人力资源与社会保险管理制度系统使用说明.docx

1、人力资源与社会保险管理制度系统使用说明人力资源与社会保险管理系统使用说明 作者： 日期： 人力资源与社会保险管理系统使用说明 本系统为人力资源与社会保险管理系统，版本号【ZHRSS V1.00 标准版】 本系统包含了人力资源与社会保险管理的大部分内容： 【职工档案管理系统】【职工工资管理系统】 【养老保险管理系统】【企业年金管理系统】【医疗保险管理系统】【工伤保险管理系统】【失业保险管理系统】【互助金管理系统】 其中：【职工档案管理系统】为共用部分，只要人员进入职工档案，才能使用其它管理系统，也就是让其它的管理系统共同使用职工档案的人员信息。 本系统由天勤软件开发服务部开发，经与社保处协商，目

2、前只能使用职工档案、养老保险两个子系统，如各单位要使用其它子系统可与天勤软件开发服务部联系。 本使用时进入第一个界面，上面有一个工具栏 下面对每一个工具栏进行介绍使用一、系统维护 密码管理管理业务，职工档案管理、养老保险可用 原密码 为空新密码 自己设定 请牢记（最多六位）系统目录系统运行目录 本系统运行的目录子件备份目录 本系统一些文件要备份的目录数据备份目录 一些导出的数据备份目录数据上报目录 一些正常上报数据的目录数据上报目录 一些常用数据上报的目录二、职工档案管理系统进入职工档案：工作单位 工作的单位工作月份 工作的年月工作日期 工作那天的日期工作人员输入密码 在【一、系统维护】中，工

3、作人员所设的密码确定后进入【职工档案管理系统】子系统以菜单为工作流程，选中菜单中的菜单项进入指示的工作内容。【数据维护】【职工情况】【职工查询】【数据维护】【单位维护】一级单位单位编号：社保处统一的单位编号10位。二级单位在一级单位下的二级单位记住：一定要选择隶属单位，就是二级单位隶属于哪个一级单位。三级单位在二级单位下的三级单位记住：一定要选择隶属单位，就是三级单位隶属于哪个二级单位。注：二级单位和三级单位可以设定为同一个单位，但要有隶属关系。变更单位批量更改单位，原单位的三个级别单位和现单位的三个级别单位都要选择。【职工情况】是建立健全整个职工信息数据库，请为每个职工设置一个终身不变的职工

4、序号。【增加职工】点击【增加职工】菜单，进入增加职工简要数据窗口。职工增加设置：选中职工序号自动增加，职工序号紧接着现有的职工最后一个职工序号增加。选中 职工信息复制修改，可以把上一个职工的有用信息复制到新增加的职工中，把不一样的信息修改即可。职工档案姓名招工时，职工签订劳动合同的姓名姓名拼音为每个职工设置一个姓名首字母的拼音，在以后的工作中可方便查询。增加年月现工作的年月，在以后的工作中，只要输入这个年月，即可对这个增加的职工进行参保及其他工作。点击增加按钮进入增加职工详细信息，请详细填写各种信息。注意：身份证姓名一定要填写。这里的信息只有全部填写完成后才能进行以后的工作。【减少职工】职工减

5、少是职工离开本单位的管理范围。点击减少职工菜单进入职工减少，输入职工序号点击减少按钮。职工减少必须填写减少时间，去向，告知其他业务管理人员，其他业务管理人员根据减少时间进行业务管理。办理完各项手续后才能减少，有一项工作未处理则不能减少，但一定要填写减少时间，去向，告知其他业务管理人员，其他业务管理人员根据减少时间进行业务管理。【未删职工】已经离开本单位，但有一项业务未办理，还没有删除的职工。【修改职工】 修改职工的基本信息点击修改职工菜单进入全部职工修改，进入后，显示的是全部职工列表，选中某一人可进行其信息内容的修改。如果要按某一条件进行选择某一个人，请使用条件选择条件选择包括全部职工按单位按

6、职工序号按职工姓名按职工姓名拼音在条件下面的方框内输入对应的条件，点击查找即可。点击列表型页面，以另一种形式查看信息。【修改矿龄】在年初职工的矿龄要增加一年。有两种方式增加，任选其一：1、加一年，在原连续工龄增加一年。2、以现在的年度减工作时间加一年（但军龄需另计）建议：在保证职工档案中连续工龄正确的前题下，使用每年年初在原连续工龄上增加一年。【职工查询】职工人数统计：很简单【职工历年调动情况】可以查看全部历年调动的职工。也可以查看某年月调动的职工。也可以删除一个调动的职工。二、养老保险管理系统点击【养老保险】工具栏，进入养老保险工作日期。这个界面同职工档案工作日期界面相同。点击确定进入养老保

7、险管理系统有三个主菜单：【常用养老保险数据】【职工参加养老保险】【养老保险缴费管理】点击【数据维护】菜单这个一看就明白了，请每年年初一定要填好这里的数据，以供养老保险使用，如不填写，则无法进行缴费管理。【数据设置】保险号的设置请从社保处要回本单位的保险号，填好开始和结束的保险号生成这个区间的保险号，以后就增加人员使用此区间的保险号，避免重复使用保险号。【职工参加养老保险】【职工档案】中增加了职工，要参加养老保险，点击此菜单，可作此项操作。此菜单的各项功能：更新单位数据：主要更新参加养老保险人员的一至三级单位和职工姓名拼音。增加完职工参保后，请进行此菜单的操作。职工档案的单位，姓名拼音变更后，也

8、要点击此菜单操作。【增加参保职工】增加参保职工分为：1.增参保职工在【职工档案】中新增的职工，哪个年月增加按哪个年月参保，在右面的列表框中，选中要参保的职工，与左面的信息对应上一致后，点击参保按钮，进入增加参保职工保险号、参保年月窗口上面是系统设置的保险号的区间号，如果是新参保使用之；使用后，该保险号前“是否使用”被“”，下面“使用过的保险号不再显示”，选中后，使用过的保险号不再显示。职工保险号：不管是使用的区间号还是已存在的保险号，都按此保险号增加职工参保，如果是已经参保的职工一定要使用建账的保险号，千万不能错。参保年月 哪个年月参保一定要输入哪个年月，并在哪个年月上报。点击，进入增加参保职

9、工信息，其基本信息来源于职工档案的信息，需要填写的只有“来源单位编号”“视同缴费月数”参保信息，这里的信息一定要填全，需要证明的是“增加账户状态”是指该职工新参保（无账户），还是已经在省中心建账（有账户），只有无账户的职工才能上报新参保，有账户的职工只上报职工调动。实际月工资：指上年平均月工资收入。缴费月工资：指按社平工资计算后的月缴费工资基数缴费开始年月：新参保，从参保年月起，调动的职工从年初开始或从参保之年月起。缴费结束年月：当月结束。本年月应缴费：每月应扣缴养老保险金。本年个人缴费：工作年月前的缴费都要填写，新参保从当月起。已参保调动的，从年初或参保月起。本年个人缴费可职工参加养老保险信

10、息的信息填写。自动生成历年个人缴费，是生成从参保之年度至工作年度前一年度的历年缴费，按职工调动打印的历年缴费单填写。.上报增加参保【无账户新参保】上报新参保的职工“哪个月增加的按哪个月上报。先打印，后上报。点击上报进入上报导出。文件名称：可详细写清。导出路径：要保存的文件目录，在此目录下把写好的文件名称拷贝至社保处。.上报增加参保【有账户已参保】，上报已有账户，同【上报增加参保（无账户新参保）】功能类似，只是职工的调动。.【上报确认后将无账户改为有账户】新参保时为无账户，一旦报到省中心后，就变成有账户，当确认已报到省中心并在省中心建立账户后，执行此操作。此操作可以把全部无账户职工改为有账户，也

11、可以单一变更，但一定要确保：无账户：省里未建账。有账户：省里已建账。【全部参保职工】全部参加职工菜单功能是为方便查询、查看、输入信息使用的，即可查看全部职工，也可按条件查询某一批人或一个人，选中某一个人后，进入参保职工信息及缴费，可以查看信息及缴费。亦可输入“本年个人缴费”亦可预览或打印该职工信息及缴费。【职工缴费状态】职工缴费状态分：.【全部职工的缴费状态】职工缴费状态分为：正常、停缴两种情况，点击全部显示全部职工的缴费状态。点击正常显示正常的缴费的职工。点击停缴显示停缴的缴费的职工。也可按条件查找某一批人或某一个人，同时亦可修改该职工是否是“停薪留职”选中即可。【正常缴费职工停缴】如果正常

12、缴费的职工要上报停缴点击此菜单“清除上次上报的停缴数据吗”点击“否”不清除上次报停缴的数据。点击“是”清除，如果本月未完成上报请击“否”，如果要进行本月的业务请击“是”。正常变停缴时：选中“正常状态职工”中的某一个人，下面显示该职工的保险号、姓名，确认无误后，把“改变状态时间”“改变状态原因”填清楚，然后点击“确定停缴缴费状态”。该职工进入“停缴状态职工”如果选错后，可点击“返回正常缴费状态”同时找到该职工清除“改变状态时间”和“改变状态原因”。一切完成后，点击“上报停缴缴费职工”输入文件名称，根据指定的导出路径找到刚输入的文件上报社保处。.【停缴职工恢复缴费】已经停缴的职工要恢复缴费，点击此

13、菜单，其操作同“正常缴费职工停缴”菜单规则。请注意：正常变停缴或者停缴变正常都要确认已报省中心，否则此操作只限于本单位，省中心是不知道的，这样该职工的缴费就会发生严重错误。【停薪留职职工】在“职工缴费状态全部职工缴费状态”中变更为停薪留职的职工在此菜单下将全部显示出来，如果需要，可上报社保处。【保留账户职工】职工帐户的保留是指调出本单位后养老保险未转移，需要保留账户的职工。保留账户职工分三个菜单【保留职工账户】选中要保留账户的职工，把这个职工账户保留起来，也就是对这个职工的养老保险个人账户放起来，以后工作对此人进行操作。【恢复保留账户】如果需要对保留账户职工的账户进行管理，可恢复此职工的账户，

14、进入养老保险管理系统进行管理。【减少参保职工】根据职工档案减少职工的时间，进行操作，在减少参保前，要打印：职工信息表和历年缴费等，然后再进行减少。【统计参保人数】本单位参保人数统计表为Excel形式，根据导出目录找到参保人数统计xls文件，打开后，进行修改、统计。【在册未参保职工】职工档案的人员未参保在此显示出来，可查看哪些人没有参保，以便及时参保。三、养老保险缴费管理具体缴费的操作都在此菜单下完成。【初始化（每年一月）】在年初一月份可进行此项操作，但事先一定要在【数据维护】中把新的一年的数据追加进去。在初始化前一定要把上年数据转账！切记！初始化是把上年的数据清除，包括：工资、缴费数据清除，每

15、个月的数据清除。在一月份的时候，因为省里社平工资未下来，如果继续缴费“工资、缴费数据清空”可先不要选择，这样可继续按上年月缴费进行扣缴。每月数据清空在初始化时，坝上一年度每月记录的数据清空，以便新的一年开始记录每月数据。【上年工资收入录入】上年工资收入录入是指在年初填报上一年工资收入。实际月工资 上一年工资收入月平均数。本窗口可以选全部职工，停薪留职和按单位选择职工。缴费状态有正常和停缴两种。实际月工资清空：如果实际月工资有无用的数据点击此按钮。工资收入转入实际工资：本按钮利用外部数据进行录入工资。外部数据分为三种类型：1、按职工序号导入实际月工资，要有外部数据表，表名为工资收入.dbf,此表

16、数据结构为：职工序号，月工资（为汉字书写）。2、按保险号导入实际月工资，要有外部数据表，表名为工资收入.dbf，此表数据结构为：保险号，月工资（为汉字书写）。3、从工资系统导入实际月工资，使用本系统中的【工资管理系统】，可以直接从工资管理系统中导入工资。我们经常使用Excel进行操作，但操作Excel其数据类型掌握起来有一定的难度，大家可以通过Excel转换成VFP数据表，然后使用此功能进行导入，这样就非常方便。按单位打印工资：按单位打印实际月工资。实际工资导出：按保险号导出实际工资上报社保处。全部无工资职工：选中此单选框，可以查看全部无工资职工。【计算保险应缴费用】省中心下发上年社平工资后，

17、在养老保险管理系统中的常用养老数据维护数据维护添加苯年度的社平工资，个人缴费比例。以供此模块使用。根据上年社平工资计算今年的缴费工资和个人应缴费。这里要区分两个概念：实际月工资、缴费月工资。实际月工资：指上年职工工资收入的月平均数。缴费月工资：指根据实际月工资和上年社平工资计算出来的缴费基数。：本年开始年月，只能是1月。：按单位打印各单位应缴费，以便扣缴。【报省管理中心缴费】职工缴费存在两种状态：正常、停缴。凡是缴费状态为正常的，省中心不管实际个人是否扣缴，都按扣缴处理，为免去频繁上报停缴及恢复缴费，本系统设计了上报省管理中心缴费模块，本月实扣保险缴费模块，本月欠扣保险缴费模块。报省管理中心缴

18、费-本月实扣保险缴费=本月欠扣保险缴费以一年度为界限，本年度完成后，下一年度不计欠缴。当然，也可以随时报停缴。报停缴后，省管理中心不再记账，也不存在欠费了。各单位可视管理情况而定。：对上报的缴费清除。缴费状态“正常”职工应缴费记入上报缴费，此按钮把缴费状态为正常的职工进行上报缴费，停缴的不上报缴费。上报缴费后，一定要记账，操作哪个月的记到哪个月去，如不记账，当月不会产生上报缴费，记住：一定要记账！：在哪个月工作完成后，结束年月记录到哪个月，点击此按钮。【本月实扣保险缴费】调整缴费，实际上就是职工的欠费，每年一月份不会产生欠费，只存在以后的月份才会产生欠费。这两个按钮功能是平行的，也就是只能使用

19、其中一个功能。扣缴费进入实缴费是把“应缴费+调整缴费”的数据进入到实缴费。应缴费进入实缴费是把月缴费进入到实缴费。这两个按钮的功能都是为了产生实缴费，也就是这个月这个职工的实际扣款。产生实缴费后，要把实缴费记入到你工作的这个月份内，如果不点击此按钮，这个月就没有记账，记住：一定要点击实缴费记账！本月扣的实际费按按保险号、姓名、实缴费导出。【本月欠扣保险缴费】本月欠扣保险缴费指上报缴费-实扣缴费在这个模块下，需要计算欠费，查看欠费职工调整缴费数据清空，清除上一次的调整缴费，重新计算截至本月的欠费。把职工截至本月的欠费计入到调整缴费，以便下一个月进行扣缴。【年度保险缴费转账】本年112月份业务完成后，至下年业务开始前一定要将本年度的保险缴费转账，这样，就将本年度的保险缴费记入到缴费账户里去了，否则，不转账，无法将本年度的缴费记入到缴费账户。申 请西山煤电社保处：我单位退休职工胡友珍，2012年9月退休，已于2012年12月办理完毕退休审批手续，补发统内退休工资11884元至今未到账，经我公司上报省人社厅和西山煤电社保处核查结果为个人工资卡问题，现该同志已在古交马兰邮局重新办理了退休工资本，请上级领导批示，为其补发退休工资。特此申请煤气化公司社保二一三年一月二十八日