毕马威经典需求分析报告帝伯格茨电脑化管理信息系统业务需求报告.docx

1、毕马威经典需求分析报告帝伯格茨电脑化管理信息系统业务需求报告二零零零年八月二十二日毕马威华振会计师事务所刘建刚业务需求报告安庆帝伯格茨活塞环有限公司安庆帝伯格茨活塞环有限公司电脑化管理信息系统业务需求报告毕马威华振会计师事务所刘建刚二零零零年八月二十二日摘要本报告是根据安庆帝伯格茨活塞环有限公司(以下简称“ATG”)企业经营与信息系统现况，结合毕马威华振会计师事务所企业资源计划(ERP)实施的专业经验与方法论，具体阐述了ATG各职能部门进行企业信息化改造的业务需求，并就相关的管理与技术方面提出了毕马威华振会计师事务所的专业建议。本报告共分十二章。其中：n 第一章为报告摘要n 第二章为项目背景及

2、ATG经营现状与规划n 第三章为ATG信息系统现状分析n 第四章至第十二章结合各职能部门的现况分析，提出了对信息系统的具体需求，并列示了未来ERP系统应具备的功能与特性本报告的作用是通过对ATG运营现状及需求的具体分析与专业建议，可以为将来ATG信息系统的选型提供参考与依据。同时又是ATG管理信息系统规划实施的纲领性文件。项目背景介绍1.1 公司简介ATG是中日美英德三方五国共同组建的合资企业，是中国目前最大的汽车、摩托车发动机用活塞环制造公司之一。ATG总投资为4,000万美元，注册资本为2,800万美元，其中安庆活塞环厂、日本TP公司及美国Federal Mogul公司分别出资800万美元

3、、1000万美元和1000万美元。ATG建有具有现代化工艺装备的新型厂房，同时引进了多台(套)具有世界一流水准的生产、检测设备，使ATG接近了世界级的制造水平。ATG的主要生产线包括从德国Goetze引进的球铁活塞环生产线和从日本TP引进的绕制活塞环生产线。兼具东西方活塞环制造技术、工艺于一身的ATG公司目前已为国内18家汽车、发动机制造商和45家摩托车、发动机制造商提供各种型号的活塞环配套产品。1.2 组织机构ATG的最高决策层为董事会，由七人组成的董事会中有日方董事三人、美方董事二人、中方董事二人，董事长由中方派遣。ATG目前有近1,100名员工，并在全国21个地区设有办事处。ATG现行组

4、织机构图如下：ATG地区办事处由销售部负责管理，目前在北京、长春、上海、浙江、济南、重庆、天津、南京、西安、武汉、广州、郑州、太原、保定、昆明、哈尔滨、新疆、沈阳、成都及长沙设有办事机构，在兰州设有中转库，其中前八个地区的交易量较大。各办事处每月六日、十六日、二十六日分三次向ATG财务部传送交易资料。1.3 企业宗旨与经营规划ATG的企业宗旨为“中国第一，世界一流”。具体权释在产品质量、生产规模、服务水平及在确保上述目标下的成本控制能力方面达到市场领先地位。在上述企业宗旨的指导下，ATG在总体经营发展框架由董事会决定的基础上，由经营规划科具体负责企业三年规划的拟定。该企业经营规划主要涉及ATG

5、总体发展规模、销售额指标、损益实现情况及投资情况等方面，并作为其他具体预算与计划(如：财务预算、销售计划等)制定的主要依据。企业经营计划每年滚动编制，且每半年根据上半年的实际执行情况进行适当调整。现阶段ATG的主要经营与规划情况如下：n 企业经营规模在产量方面，据市场调查反映，国内市场对于各类活塞环的总需求量约为3亿片左右。根据ATG本身情况，产量达3,000万片以上才能产生规模经济效应。 ATG1999年总产量约为4,000余万片，2000年预计产量能达到约5,000余万片。但具有相当规模的国外厂商的年产量一般都在亿片以上，因此根据ATG力争世界一流的企业宗旨，远期的产量目标应为亿片以上。在

6、市场占有率方面，ATG的几大类产品的目前市场占有情况如下：摩托车环市场占有率：30%-40%汽车环市场占有率：30%-40%农机环市场占有率：10%n 目标市场根据与母公司的市场分层规划，ATG短期内不会创建自己的技术中心以求进入世界顶尖活塞环市场。而力求在巩固目前国内市场市场份额的基础上，通过国外母公司的关系进入国际中级活塞环市场。ATG预期三年内外销产量将达到总产量的10%(目前尚无大批量外销)，其目标市场主要为亚洲市场。n 投资规划ATG1999年的全年销售额为人民币1.76亿元，利润为人民币3,600万元；2000年预计销售额为人民币2.5亿，实现利润人民币6,000万元。ATG目前的

7、投资与产生的销售额增量之比约为1:1，但考虑到人才供应的相应不足与质量控制的配套情况，ATG对于加速投资持相对谨慎态度。1.4 信息系统规划的目标ATG目前使用的信息系统是由北京英克公司开发并实施的财务、销售及库存系统。该软件在普通的帐务信息收集处理中基本能满足ATG的需要，也起到了一定的促进作用。但是该软件并不是一个根据现代企业管理理念发展而来的整合管理信息系统，因此已不能满足ATG对未来企业全面现代化、信息化管理的要求。ATG对将来信息系统规划的框架目标如下：n 第一年实施整个物流系统的电脑化管理缩短月底的管理报表编制时间(月结后5日内提供所有管理报表，包括办事处)销售客户资料管理全国办事

8、处与ATG主数据库联网及流动用户上网企业Intranet建设n 第二年实施整合的ERP管理信息系统，主要包括财务、生产和物流的电脑化管理n 第三年实施设备管理、质量管理、人力资源等信息系统实现对客户、供应商开放部分资源，提供连接根据以上初步规划，ATG将实施一个整体的ERP(企业资源计划)系统来支持其生产和业务的需求，预计此ERP系统将包括以下功能模块： 财务总帐系统 固定资产管理系统 产品销售系统 采购/收货系统 存货控制系统 生产计划管理系统 生产车间管理系统 成本管理系统 人力资源管理系统 技术/质量管理系统 决策支持系统根据以上分析，ATG委托毕马威华振会计师事务所对上述系统的现状和需

9、求进行详细调研，并据此提出未来选用之ERP系统所需具有的具体功能和特性。1.5 KPMG工作方法KPMG采用对管理层进行信息系统专业培训与展开实地调研相结合的方式提供专业服务。通过进行MRPII原理及信息系统规划的简要培训使ATG副部长级以上主管对信息系统有大致了解，并在此基础上举行了一系列以ERP系统功能模块为单位，由各职能部门负责人参与的研讨会以收集资料，了解业务需求，并籍此提出KPMG的专业建议。以下是企业SWOT分析研讨会的结论，其他各研讨会的分析将在本报告三至十二章详细讨论。SWOT分析即对企业的竞争优势与劣势，面临的机遇与威胁进行分析，针对ATG的实际情况，SWOT分析的结果如下：

10、n 竞争优势技术优势，结合日本TP与德国GOETZE技术质量管理与成本管理市场营销，尤其在网络渠道和品牌上信息资料来源广，速度快能源成本低良好的地方经营环境n 竞争劣势由于所处地理位置缘故对人才的吸引力不强合资企业的管理费用相对较高本地供应商的服务能力不强技术支持对国外依赖过大，本地技术支持力量较弱n 面临的机遇成本再降低的潜力大本地员工的技术能力有大幅度提高的潜能管理手段的现代化、信息化将为ATG创造新的效益合资各方进一步的磨合、沟通能产生更大的合力n 面临的威胁客户结构及市场风险(如受主机厂的影响较大)目前较高的毛利率在竞争加剧时有下降的可能中国加入WTO的负面影响市场不公平竞争及品牌侵权

11、活塞环行业新竞争者的进入信息系统的现状1.6 电脑硬件网络系统概况ATG的网络架构为星形结构，采用传统的客户端/服务器方式，主要分为老厂与新厂两个网段。其连接通过租用的DDN专线实现，目前使用的专线带宽为64K，另一根带宽为256K的专线正在建设中。ATG的主体网络结构图如下：如上图所示中软硬件的详细配置如下：n 服务器ATG采用的惠普NetServerLH4服务器，是全面满足关键任务的企业级服务器。LH4的原本设计是针对金融、证券、保险等行业的用户，由于他们的任务都非常关键，因此系统的性能、可靠性、冗余性都有非常高的标准。LH4至多可支持四路PIIXeon400MHz处理器，并在各个子系统上

12、都采用了非常先进的技术：高达4GB的ECC校错内存，集成两个支持80MB/s传输率的Ultra2SCSI控制器，可内置12个热交换Ultra2硬盘。LH4还集成了高性能的RAID阵列控制器，支持64位PCI总线，采用了智能I/O（即I2O）技术，LH4/4r还支持冗余的电源及风扇系统。ATG使用的LH4的主要配置如下：i) 处理器：Intel PentiumII Xeon 400MHz,带有512KB高速缓存ii) 内存：256MB 50ns的ECC缓存的EDO DRAM，支持 内存清理iii) 存储器：4*9G Ultra2 SCSI硬盘驱动器iv) 硬盘阵列控制器：集成的双通道HP Net

13、RAID控制器v) I/O扩展槽：总共8个PCI插槽，包括2个64位插槽vi) 管理软件：基于浏览器界面的HP Toptools for Servers适用于设备管理 HP OpenView ManageX/SE适用于网络操作系统和应用程序管理vii) 电源：3个标准的热替换的电源viii) 风扇：总共8个标准的冷却用热交换风扇根据目前的使用状况，计划中对服务器的扩展方案如下：i) 处理器：扩展为双Intel PentiumII Xeon400MHz CPU结构ii) 内存：扩展为512MB 50ns的ECC缓存的EDO DRAMiii) 存储器：增加硬盘驱动器 添置磁带备份机 添置光盘刻录机

14、n 终端ATG目前使用的终端数为85台各式微机，其中约60%为租赁电脑，另40%为自购电脑。租赁电脑与自购电脑的主要配置分别如下：i) 租赁电脑 处理器：非Intel处理器，主频=233MHz 内存：32M 存储器：硬盘存储器，容量=4.3G租入电脑主要由安庆三超电脑租赁公司提供，租赁期为一年半至两年，租赁费为170元/台/月。租赁期间ATG不需支付押金，电脑的基本维护由出租方负责。ii) 自购电脑(台式机) 处理器：Intel Pentium 133MHz 内存：32M 存储器：硬盘储存器，容量=1Giii) 自购电脑(便携机) 486至PentiumIII主频的各种档次目前，ATG在全国的

15、二十家办事处出于成本、人员素质和维护困难的考虑均未配置微机。n 外围设备打印机业务系统：Epson LQ1600K针式普通办公：Canon家用型技术部门：激光打印机服务器不间断电源(UPS)：2千瓦/8小时n 软件使用情况服务器操作系统：Microsoft WinNT4.0中文版终端操作系统：Windows95/98中文版(其中2台为日文版，1台为英文版)数据库：Oracle8.0通用软件：Microsoft Office95/97邮件软件：Foxmail业务软件：PowerManage System V2.7版(PM系统)n 数据安全目前ATG数据备份频率为：-业务数据每日一次-完全备份每月

16、一次数据备份的方式为在同一服务器上不同目录实施备份，目前正在通过增加磁带机、光盘刻录机等高容量外部存储器实现异地备份及数据保存。1.7 企业综合管理系统-PM系统PM系统是由北京英克科技集团公司开发的基于Oracle数据库的企业综合管理系统。ATG目前使用了该软件的销售、库存及财务模块，软件版本为V2.7版。在使用PM的几年中，ATG在一定程度上简化了财务核算工作。然而，PM系统主要是面向商业批发企业开发的企业经营管理系统，运用于工艺复杂的活塞环行业有很大的局限性。以下对ATG目前使用之模块的功能和缺陷进行了分析。PM系统销售模块PM销售系统基本涵盖了与企业销售业务相关的销售接待、销售开票、帐

17、务处理以及经营业绩衡量等各个环节，其主要功能涉及单据处理、欠款管理、多种开票机制、客户管理及多种查询、分析和报告模式。ATG目前使用该模块的终端数为23台微机，同时在线数=12用户。该模块在ATG的实际使用中有如下主要缺陷：n 帐务分摊设计不合理，对于应收帐款的匹配不能分拆处理，导致无法输出准确的帐龄分析以及影响对帐n 该模块虽然具有客户合同管理及订单处理功能，却无法据此提供初步的销售计划n 可以进行不同期间的对比分析，却无法进行数据的跨年度分析n 只提供各种数据格式的数据导出功能，而无任何数据导入功能n 目前仅支持拨号及专线接入方式，不支持Internet接入方式PM系统库存模块PM系统库存

18、模块的设计理念是分别从保管帐、业务帐和商品帐三个方面来反映存货的实物管理、可销数量及商品价值情况。其主要功能包括进货合同管理、进货单据管理、商品维护、价格管理、采购计划、供应商管理及成本核算等。目前，使用库存模块的终端数为5台微机，同时在线数=4用户。由于该模块对于订单分拆及合并处理的不合理，ATG仅使用了商品维护功能。PM系统财务模块PM系统财务模块是整个PM综合管理系统的核心部分，包括财务报表系统、固定资产系统和工资管理系统(目前未使用)，并与销售系统和库存系统进行数据接口，实时接收由其提供的业务数据。PM财务系统的主要功能包括处理多套帐目、自定义凭证类型、跨年查帐、组合查询、银行对帐及访

19、问控制等。其特点是界面友好、易于掌握、数据输入便捷，并且能较好的满足财政部规定的帐簿、凭证标准格式的套打要求。PM系统财务模块已通过北京市财政局的软件评审，ATG引进该系统并于手工并行半年后也已通过安徽省财政局的评审。目前使用财务模块的终端数为8台微机，同时在线数=7用户。该模块在ATG实际使用中的不足主要表现在：n 无预算系统，不能满足ATG对多种预算的强烈需求n 仅提供外币记帐功能，无外币综合处理模块，难以满足ATG对于自动处理汇兑损益及帐务重估的要求n 只提供各种数据格式的数据导出功能，而无任何数据导入功能n 虽然提供了组合查询和报告的功能，但仅局限于已定义的数种常用参数，而无法自行按需

20、设定查询或报告参数，查询与报告的灵活性较差n 固定资产管理模块功能较弱1.8 微机部概况微机部目前与企业规划部共同隶属于总务人事部下的企划信息技术科。专门从事微机部工作的人员有2-3人，其负责的主要工作有：n 硬件维护，包括租赁机和自购机n 业务系统软件维护，对PM系统的简单修改和设置n 数据库维护、优化n 网络维护，包括企业内部通讯建设n 安全管理、数据备份n 主页管理(ATG在外的虚拟主机及电子邮件管理)目前微机部工作中存在的主要问题包括：n 相关人员对Oracle数据库的开发、维护缺乏经验n 企业内部网络系统对外依赖较大，如通过DDN实现文件数据新老厂区共享至今尚未解决技术难题n 受工作

21、环境制约导致重要的电脑设备难以实现完善的安全管理措施，如服务器、网络设备等未能单独安排机房进行隔离管理n 如要建立企业内部网(Intranet)及实施ERP系统，可能面对人手不足的情况财务总帐系统1.9 概述财务总帐系统包含了所有资产类、负债类、所有者权益类以及损益类帐户的完整的帐务结构。每个子帐务系统是用来追踪与总帐系统中某个控制帐户相关的详细交易情况。通过维护详细的子帐户过帐信息及帐户余额，财务总帐系统处于企业财务会计系统的的核心地位。因此，财务总帐系统应具备将各种帐务信息汇总至财务报表及对其有支持作用的附表的能力，并能自动地即时或按固定期间将其他应用系统的过帐信息进行积累及汇总。显而易见

22、，各子帐务系统的合计额必须与总帐系统中对应控制帐户所反映的总额保持一致。为确保这种对应关系的存在，帐务核对、调节必须经常性地进行。当然，只有在所有财务信息被完整地过帐入中心帐户和子帐户之后，帐户间的核对、调节才能顺利地进行。对于常规的总帐系统而言，其必须具有提供比较财务报表的能力，从而在当前年度、以前年度及各种预算间对期间发生额和年度累计额进行比较分析。财务总帐系统须提供用户一定自我开发各种特定财务报表及内容的能力，比如自组帐户余额及自定义报表的行与列等。对于部分用户，甚至需要提供计算并显示不同财务报表行或列之间百分比或其他一些计算关系的功能。财务总帐系统还须允许用户直接对总帐输入调整分录。这

23、些分录应能根据客户需求更新当期或以前期间的帐户余额，并且如有需要，具备在以后的会计期间进行系统自动冲回的功能。1.10 ATG财务总帐系统的现况概况ATG采用权责发生制记帐方法，目前统一使用一套符合中国会计制度分类帐，并在此基础上进行调整后提交外方所需财务报表。ATG目前通过使用PM系统的财务模块实现会计电算化，会计期间为每年一月一日至十二月三十一日，并按自然月划分为十二个会计期间。ATG财务部目前有十名员工，其职责分工如下：-财务部部长、副部长各一名：负责财务部总体管理工作及预算控制-主办会计两名：负责审核记帐工作-制证会计两名：负责原始凭证的审查录入系统工作-成本会计一名：负责各种成本计算

24、表的编制及核算-固定资产会计一名：负责固定资产帐务处理-财务分析一名：负责各种预算、统计资料的编制-财务出纳一名：负责现金保管及支付工作财务部的主要业务流程如下：会计科目表ATG的会计科目表是按国家财政部有关文件规定的标准格式制定，由长度为11个字符的纯数字代码组成，一般前四位为一级科目，中间三位为二级科目，后四位为三级科目。在现行的PM系统中对客户编码按地区进行了一定的智能编排，即中间三位定义为地区码。现系统对于会计科目表的描述长度限定为不超过21位汉字，目前仅使用一种语言即中文描述。对于会计科目表的变更必须遵循以下步骤：i) 由具体操作人员提出ii) 财务部主管批准iii) 由制定操作人员

25、执行据了解，目前的会计科目表中并无保存任何附加信息。分录输入及过帐ATG目前所有交易分录统一使用一种凭证类型，但据了解根据当地财务管理的实际情况，允许使用多种不同的凭证类型以区别不同交易种类。当前系统未提供凭证预设功能，凭证格式按国家财政部规定的标准格式设置，由系统自动产生四位数流水号作为凭证编号，并在每月初进行自动清零。公式化交易分录仅适用于销售分录中的17%增值税计算，对于其他税率的销售业务及采购业务必须手工计算税额。系统未预提分录下期自动冲回功能。所有凭证录入与过帐采用即时方式，未进行批处理预设，目前系统不支持模拟过帐操作。关帐ATG每月的凭证处理量在1000笔左右，其中月底交易量约占1

26、/4。目前会计期间结束后的关帐时间约需10天左右。ATG的外部审计日程为当年十月份进行预审，次年二月左右进行终审。由于对帐过程较长，审计报告的提交时间可能迟至次年四月以后。外币业务PM系统设置的币种有人民币、美元、英镑、马克、欧元及日元六种，外币业务按月初汇率录入，实际发生收付业务时手工计算每笔汇兑收益并记入相应损益科目。帐务重估按每月底按中国人民银行公布的月底汇率手工进行。ATG目前无任何外币报表折算需求。帐务分摊/匹配ATG对交易分摊/匹配采用月底一次性分摊的方式，并依据先进先出的原则进行勾销。对于外币业务分摊/匹配所产生的汇兑损益必须通过手工计算/录入的方式实现。相应的帐龄分析根据以上分

27、摊/匹配的结果手工编制。预算过程财务预算分为董事会预算(本年基础预算)及实际执行预算(严于董事会预算，以确保董事会预算完成)。实际执行预算之年度预算编制时间为上年度十月至十二月，月度预算编制时间为上月度十六日至二十一日。年度预算编制的主要过程如下：n 从各部门收集预算资料(销售计划、采购计划、生产计划、贷款计划、定额成本资料)n 考虑上年度实际发生数及管理层关于降低成本的要求n 制定预算初稿并提交管理层讨论n 修改预算并获得董事会最终批准财务预算每月滚动编制，由财务部对比当期的实绩衡量其执行情况并进行差异分析。分析结果将在每月的企业经营情况会上进行讨论，并提出改进措施，下月复核其成效。目前的P

28、M系统无预算功能，所有预算的编制、比较及分析均由财务分析员手工进行。关联公司ATG目前的关联公司有：n 日本TPn 美国GOETZEn 德国GOETZEn 中国安庆活塞环厂(APR)ATG与关联公司间的业务往来较多，包括采购、销售、技术转让费、商标转让费、技术指导费等。目前的系统仅提供本位币及外币计帐、核算功能。1.11 目前系统的缺陷及面临的主要问题费用查询/分析目前的费用查询/分析只能按系统原先设定的固定参数进行，如按部门查询。希望能提供多样化查询/分析类别，提供灵活的查询/分析方式，如按部门、人员、项目或其不同组合进行查询/分析。关帐报告期目前每个会计期间的关帐报告期在10天左右，报告期

29、过长直接影响了管理层及各相关部门迅速依据财务数据进行相应的分析决策和调整，也对年度外部审计工作造成了一定的影响。其主要原因是信息处理对人工的依赖程度过大，自动化程度不高，并且随着业务量的进一部扩大，相应的工作量将呈上升趋势。ATG希望将关帐报告期控制在5日以内。关联公司交易按财政部要求，关联公司交易的披露将涉及应收/应付余额、销售/采购累计发生额、各项费用(技术转让费、商标转让费、技术指导费等)累计发生额等。PM系统仅能提供相对有限的信息，导致相关要求只能通过手工归集，影响了工作的正常效率。业务分摊及相应的汇兑损益计算PM系统缺乏灵活的业务分摊/匹配功能，特别对于单笔业务的分拆、合并的处理不尽

30、合理性，导致了帐龄分析报告难以提供准确的信息。另外，对于外币业务分摊/勾销所产生的汇兑损益，PM系统不能自动予以处理而需要依靠手工进行计算及分录录入。财务预算系统ATG通常有两套财务预算(董事会预算和实际执行预算)。PM系统无预算录入功能，导致大量预算与实绩的计算、比较和分析必须依赖手工完成。ATG希望能由系统根据历史数据产生粗略预算，输出后经手工调整再通过软件接口录入系统，从而实现大量统计比较工作的电算化。报表编写工具PM系统仅能提供常规的资产负债表及利润表，而对于其他类型的财务报表，如现金流量表却无法产生。ATG希望在提供常用报表的基础上，能提供简单易学的报表编写工具(如能自定义行、列、数

31、据组合等)，以便自行开发所需专门财务报表。1.12 KPMG对财务总帐系统的建议员工现金预支控制ATG仅对常年在外的销售人员提供现金预支以做差旅费用途。目前对于此类费用财务部在年中并未进行特别控制，仅规定在年终结算销售奖金时需予以结清。KPMG建议对于以上情况增加一定的控制：n 对于不同级别的员工设定现金预支限额及归还期限设定n 提供现金预支帐龄分析包括及例外情况报告n 系统有设定现金预支限额、限期预警点并自动报警的功能会计期间建议在原有按自然月设定的12个会计期间的基础上，增加第13个虚拟会计期间，以满足年底帐务调整的需要。会计科目表建议对会计科目表添加补充信息，如状况、类型、货币等，以便于在系统中进行控制和查询。凭证处理建议设置多种凭证类型以满足数据查询与报告的要求。对常用凭证类型进行预设以提高数据录入的效率。并且对凭证录入至过帐的重复操作设置批处理方式以进一步提高工作效率。帐务审计建议新系统可以提供强大的帐务历史变动、操作的审计稽核功能