业务操作手册word版 可编辑8p.docx

1、业务操作手册word版 可编辑8p目 录（TOC Heading）第1章 文件管理 1-11.1 文件管理的概念 1-11.2 文件登记模块操作说明 1-21.2.1 文件录入操作说明 1-21.3 文件归档操作说明 1-241.3.1 文件归档 1-241.3.2 归档项设置 1-291.4 打印报表操作说明 1-39第2章 档案管理 2-12.1 档案管理的概念 2-12.2 档案录入模块操作说明 2-12.2.1 档案录入基本功能说明 2-32.2.2 档案数据录入 2-122.2.3 原文管理 2-322.2.4 自动组卷 2-482.3 归档操作说明 2-522.4 档案调整操作说明

2、 2-522.4.2 分卷调整 2-552.4.3 合卷调整 2-582.4.4 拆卷调整 2-602.4.5 案卷顺序调整 2-622.4.6 件号顺序调整 2-642.5 打印报表 2-872.6 制作目录操作说明 2-892.6.1 目录打印 2-902.6.3 设置排序条件 2-92第3章 检索利用 3-963.1 档案检索及利用的概念 3-963.2 档案检索模块操作说明 3-973.2.1 分类查询操作说明 3-983.2.2 自定义查询 3-993.2.3 多表查询 3-1073.3 利用登记模块操作说明 3-1103.4 利用归还模块操作说明 3-1173.4.1 按利用人查询

3、 3-1173.4.2 按利用文件查询 3-1183.4.3 打印借阅审批单 3-1203.4.4 打印催还单 3-1213.4.5 打印清册单 3-1223.5 利用查询 3-1263.6.1 统计报表 3-1293.6.2 统计图表 3-130第4章 保管鉴定 4-1344.1 档案保管及鉴定的概念 4-1344.2 档案保管模块操作说明 4-1344.2.1 保管操作说明 4-1354.3 档案鉴定模块操作说明 4-1564.3.1 鉴定操作说明 4-156第5章 编研统计 5-1655.1 档案编研及统计的概念 5-1655.2 档案编研模块操作说明 5-1655.2.1 编研模块简介

4、 5-1665.2.2 编研操作说明 5-1675.3 专题目录模块操作说明 5-1815.5 档案统计模块操作说明 5-1885.5.1 统计模块简介 5-188第6章 移交接收 6-1986.1 档案移交及接收的概念 6-1986.2 档案移交模块操作说明 6-1996.2.1 移交操作说明 6-1996.3 档案接收模块操作说明 6-2116.3.1 接收操作说明 6-211第7章 移动档案 7-2177.1 移动档案的概念 7-2177.2 移动档案模块操作说明 7-2177.2.1 发布管理操作说明 7-2187.2.2 发布信息操作说明 7-222第1章 文件管理1.1 文件管理的

5、概念文件是档案的最主要的来源，文件管理指对公文（包括收文、发文、内部文件）的管理。在本系统中，加入文件管理功能，是实现文档一体化的需要。文件管理模块包括文件登记、文件归档以及报表打印三部分。文件管理主要是提供发文和收文进行登记和归档的操作。图1-1文件管理模块主界面1.2 文件登记模块操作说明图1-2文件录入主界面窗体说明：窗体左边是要进行登记的文件类目，其右边是数据浏览区，选择不同类目（来文、发文和内部文件），其相应的文件表就会显示在数据浏览区。在当前窗体中，系统提供文件目录的管理、原文的管理、报表的打印功能等。目录的管理包括对记录的添加、修改、删除以及批量修改；原文的管理包括对原文的添加、

6、删除、浏览等；通过报表打印可打印发文登记薄、收文登记薄和内部文件登记薄。1.2.1 文件录入操作说明文件登记即对机关、企事业的公文（包括来文、发文和内部文件）摘取其中的相关信息进行逐项录入的过程。其中发文登记和收文登记的操作类似，只是发文的项为发文日期，题名，字号，责任者，页数等。而收文的项为成文日期，题名，来文机关，签收人，页数等。对文件的操作都是一样。下面以收文的登记操作为例：实例1-1：将登记号1，年度为2006，成文日期为2006-1-3，文号为深档字2006第1号，题名为：深圳市世纪科怡公司关于某某的任免通知，登记到收文中，操作如下：第1步：点击“文件管理”模块“文件登记”，随即弹出

7、“文件录入”框，如图1-2，再将光标放置在目录树“来文”上，点击“新增”按钮，随即弹出“数据操作来文”对话框，如图1-3：图1-3数据操作来文界面第2步：将上述相关信息，输入，完成后点击“保存”，如果需要添加下一条，可以点击“添加”，如果想保存的同时并添加下一条，可以直接点击“存加”。1.2.1.1 文件录入特殊录入方式说明1文号选择文号即由机关代字、年度和顺序号三部分组成的，机关代字是在辅助字典中设置的，年度取机关代字的最大年度，顺序号按某一机代字进行累加。通过文号选择可提高录入的速度。实例1-2：将文号为深档字2006第1号第1步：同实例1-1第1步；第2步：在录入文号时，点击文号旁的按钮

8、，系统弹出提示信息，如图1-3，选择“是”，系统随即将打开如下“机关代字选择”对话框，先选择“文号符设置”将文号符设置为“”如图1-4：图1-4提示信息是否添加机关代字图1-5文号符选择对话框第3步：点击“设置”，随即弹出“辅助字典维护”可在辅助字典中添加机关代字，添加完成后在机关代字信息列表中便可选择想要添加的机关代字信息，再点击“确定”按钮，系统返回“数据操作”窗体，并将此机关代字+年度+顺序号置于文号输入框中。如图1-6、1-7、1-8：图1-6机关代字选择对话框图1-7辅助字典机关代字增加详细信息图1-8辅助字典界面 注意：（1） 在第一次设置文号是，系统会弹出提示信息，询问是否需要添

9、加机关代字；（2） 关于辅助字典的设置，详见第11章系统维护辅助字典的设置。2全宗号选择实例1-3：将全宗号设为INFO。第1步：点击“全宗号”输入框旁的子 按钮，系统会打开全宗号选择列表，如图1-9：图1-9全宗号选择对话框第2步：在列表中选中“INFO 世纪科怡”,再点击“确定”按钮，点击“取消”按钮则取消此次操作退出。 注意：（1） 如果在全宗号列表中没有可选择的全宗号，说明此全宗号还未定义，那么请您到参数设置向导中进行添加设置。3实体分类号选择实例1-4：将实体分类号设为01。第1步：点击“实体分类号”输入框旁的子 按钮，系统会打开实体分类号选择列表，如图1-10图1-10实体分类号选

10、择对话框第2步：在分类列表中选中“01文书档案”,再点击“确定”按钮，点击“取消”按钮则取消此次操作退出。1.2.1.2 文件排序及设置目录序列 文件排序即按条目信息中某一关键字段的顺序排列；设置目录序列则是按条目信息中某一关键字段进行分类，以方便查询。实例1-5：将来文按年度排序。第1步：将光标选择中左边目录树的“来文”，点击“排序”按钮，随即弹出“数据排序”对话框，在左边数据源中找到“年度”字段并单击，如图1-11：图1-11数据排序选择年度字段第2步：点击“添加”，“年度”字段随即列入右边框，同时选择“升序”或“降序”如图1-12：图1-12数据排序对年度进行升/降序选择第3步：完成升/

11、降序的选择后，点击确定，即完成此项设置，再回到文件目录列表，即可发现所有的文件都已按年度排序。 注意：（1） 在数据排序对话框中左边为数据源，即所有条目信息所录入的相关字段，右边为选中的排序字段，可按升/降序排序；实例1-6：将来文以年度为设置目录序列项。第1步：在“系统维护门类定制”定义“来文”字段“年度”为“作为目录序字段”方法如下：点击“系统维护门类定制”模块，弹出“信息门类结构定义”对话框，如图1-13，图1-13信息门类结构定义第2步：在上图1-13点击“修改”按钮，弹出“修改底层门类来文”对话框，如图1-14，点击“结构”按钮，弹出“定义表结构来文”对话框，如图1-15图1-14修

12、改底层门类来文图1-15定义表结构来文第3步：在上图1-15左边“字段列表”中选中“年度”字段，点击“修改”按钮，弹出“字段属性”对话框，将属性中“作为目录序列字段”选中（即在该项属性前空白格划勾），点击“确定”即可完成，退回文件录入界面。图1-16字段属性年度第4步：在文件录入界面，将光标选择中左边目录树的“来文”，点击菜单“设置设置目录序列”，如图1-17，随即弹出“数据排序”对话框，在左边数据源中找到“年度”字段并单击，如图1-18：图1-17设置目录序列第5步：点击“添加”，“年度”字段随即列入右边框，同时选择“升序”或“降序”，图1-18设置目录序列设置年度字段为目录序列项第6步：完

13、成升/降序的选择后，点击确定，即完成此项设置，再回到文件目录列表，即可发现所有的文件都已按年度排序，并在左边目录树“来文”前面出现“+”，点开可发现“来文”下面多出“2006”的年度目录如图1-19：图1-19设置目录序列完成1.2.1.3 文件处理文件处理是对文件分部门或人员进行文件流转处理的过程，具体操作说明如下：先将需处理的文件选中，点击“主菜单工具转入文件处理”，再点击“主菜单工具文件处理”，系统随即打开“文件处理”窗体，在该窗体可进行文件流转处理并打印文件处理单。实例1-7：将来文中字号为科怡2006第1号的文件，转入文件处理并打印文件处理单。第1步：进入文件登记界面后，在左边目录树

14、选择“文书档案简化方法整理”，查找 出字号“科怡2006第1号”的文件，用光标选中，点击“主菜单工具转入文件处理”如图1-20：图1-20转入文件处理来文第2步：转入成功后，系统弹出提示框，点击确定即可，再点击“主菜单工具文件处理”，进入“文件处理”窗体，在该窗体对“科怡2006第1号”文件进行流转，先将光标选中该份文件，再点击工具条中的“明细”按钮如图1-21，图1-21文件处理来文第3步：在“文件处理增加处理项”填写相关信息后，点击“保存”即可将处理结果进行保存，再点击“返回”即返回到文件处理窗体，在该窗体下半部分即可出现一项处理结果，同时处理状态由“未处理”变为“处理中”，如图1-22，

15、图1-22文件处理列出处理结果第4步：如果还需要对该份文件处理，直接点击工具条中的“添加”按钮，如需修改处理内容，则点击“修改”按钮，打印文件处理单，点击“菜单文件打印文件处理单”即可预览并打印文件处理单，如图1-23图1-23文件处理打印文件处理单1.2.1.4 文件传阅分发文件传阅分发为各单位对文件传阅分发情况的登记，数据操作可分为传阅分发情况录入和传阅分发维护两部分。（1）传阅分发情况录入： 点击分发情况或传阅情况旁的按钮，系统打开如下“分发/传阅单位选择”窗体:在可供选择的分发/传阅单位列表栏中选择要进行添加的单位名称，再点击“添加”按钮，此单位就会移至已选择单位列表栏中。如果选择“全

16、部添加”，则将该类目下的下一级类目的所有单位添加至已选择单位列表中。如果要从已选择单位列表中移出某一单位，则只要选中该单位名称，再点击“移出”按钮即可；如果想要全部移出，则只要点击“全部移出”按钮。选择完成后，点击“确定”按钮则可保存以上操作返回“数据操作”窗体，并且所选择单位的代号将会列于相应项目框中。实例1-8：将深档字2006第1号文件分发给深圳市世纪科怡公司，并交深圳市档案局传阅。第1步：同实例1-1的第1步；第2步：录完其他相关信息后，点击“分发情况”旁边的按钮，随即弹出“分发单位选择”对话框，在左边“可供选择单位”列表中选择“深圳市世纪科怡公司”后，点击“添加”，再点击“确定”即完

17、成此项操作，系统返回“数据操作”窗体，在分发情况中即出现“深圳市世纪科怡公司”字样，如图1-24、1-25：图1-24文件分发选择分发单位图1-25文件分发分发完成第3步：点击“传阅情况”旁边的按钮，随即弹出“传阅单位选择”对话框，在左边“可供选择单位”列表中选择“深圳市档案局”后，点击“添加”，再点击“确定”即完成此项操作，系统返回“数据操作”窗体，在分发情况中即出现“深圳市档案局”字样，点击保存，此项操作完成如图1-26、1-27：图1-26文件传阅传阅单位选择图1-27文件传阅传阅完成（2）传阅分发维护分发/传阅单位维护说明：与辅助字典性质相同，为了方便录入，系统对要录入的分发、传阅单位

18、在这里进行维护，也就是对其相关信息进行登记，对于登记过的单位信息录入人员只要在下拉列表中进行选择即可。分发单位和传阅单位维护操作方法相同，下面以传阅单位维护为例进行说明：在“系统维护”业务流程中选择“传阅单位维护”按钮系统将打开以下“传阅单位维护”窗体，在此窗体中，系统不仅提供了对传阅单位的增加、修改、删除功能，还提供了传阅单位数据的导入、导出功能，通过导入功能您可以将系统外的已定义好的传阅单位直接拷贝到本系统中，并提供利用；通过导出功能您可以将本机器上的传阅单位数据备份到本系统之外，供不同用户使用。在以上窗体中，窗体右边的是传阅单位树型结构列表，右边是单位的详细信息操作区。一、增加1.增加一

19、级传阅单位：选中“传阅单位”项，点击“增加”按钮，此时右边详细信息输入框中的“序号”、“名称”和“备注”文本框就会被清空，在其中输入要增加的信息，点击“保存”按钮进行保存,其新增加的传阅单位项就会列于传阅单位列表区的一级类目中。2.增加二级传阅单位：选中以上传阅单位的一级类目，再点击“增加”按钮，接下来操作方法与以增加一级类目操作方法相同，增加的传阅单位就会列于这一级传阅单位名称的下方。以下增加三级、四级传阅单位依此类推二、修改无论哪一级的传阅单位，其修改方式都是一样的，即：展开右边的树型结构列表，选中要进行修改的传阅单位，其详细信息就会列于右边的详细信息操作区，您只要直接在输入框中进行修改，

20、再进行保存即可。三、删除无论哪一级的传阅单位，其删除的方法也是相同的，即：展开树型结构列表，选中要删除的传阅单位，点击“删除”按钮，系统会出现一个提示框，再点击“确定”按钮即可。四、导入如果您有一个现成的传阅单位Dat文件，这时您就不必再花费大力气一个一个输入了,只要直接通过导入功能就可将此文件中的传阅单位信息导入到本模块中。五、导出与导入相反，导出则是将当前的传阅单的文件备份到系统之外，以备其它机器或本系统使用。 注意：（1） 删除要从最底层的节点开始进行，即要删除的节点下面如果还有节点则不能删除。实例1-9：设置分发单位和传阅单位有“深圳市档案局”、“深圳市世纪科怡公司”第1步：同实例1-

21、1的第1步；第2步：录完其他相关信息后，点击“分发情况”旁边的按钮，随即弹出“分发单位选择”对话框，在下方点击“单位设置”，随即弹出“分发单位维护”对话框，点击“增加”，右边“详细信息”由灰色变为可录入的黑色，即可在“序号”中录入“01”，“名称”中录入“深圳市世纪科怡公司”，点击“保存”，如图1-28，图1-28文件分发维护增加分发单位第3步：点击“传阅情况”旁边的按钮，随即弹出“传阅单位选择”对话框，在下方点击“单位设置”，随即弹出“传阅单位维护”对话框，点击“增加”，右边“详细信息”由灰色变为可录入的黑色，即可在“序号”中录入“02”，“名称”中录入“深圳市档案局”，点击“保存”，完成此

22、项操作，如图1-29，图1-29文件传阅维护增加传阅单位实例1-10：将分发单位情况导出到D:/kydoc，导出文件名为分发单位情子况.dat第1步：同实例1-1的第1步；第2步：录完其他相关信息后，点击“分发情况”旁边的按钮，随即弹出“分发单位选择”对话框，在下方点击“单位设置”，随即弹出“分发单位维护”对话框，点击“导出”随即弹出“另存为”对话框，选择保存在“D：/kydoc”，在“文件名”处录入“分发单位情况”，点击保存，即完成此项操作，如图1-30，图1-30文件分发维护导出分发单位1.3 文件归档操作说明 1.3.1 文件归档文件归档是指办理完毕的文件，经过系统整理后，进行归档保存的

23、过程。在本系统中就是对文件数据（包括来文、发文和内部文件的数据）进行归档，将其文件目录数据转移到档案库中作为某一门类档案的过程。基本操作方法说明：1. 在窗体中右边的文件类目列表中选择要组卷的文件类型，即内部文件、发文或来文；2. 利用查询功能查找出要进行组卷的文件记录，方法是：先将全宗号，归档年度、保管期限等相关信息填写完整后，点击工具条中的“查询”按钮或选择菜单“记录”-“查询”，系统将会显示符合以上查询条件的未归档文件在列表中列出。此时“归档”和“下移”按钮被激活。3. 如果你想要对以上未归档文件列表中的记录的次序进行调整，就可以点击工具条中的“排序”按钮或选择菜单“记录”-“排序”。4

24、. 选择需归档的文件是将未归档文件的条目数据双击，或是选中点击“下移”按钮，需归档文件就被移至列表区下半部分的需归档文件列表中，如果您选择错误，可点击“上移”按钮，将选择错误的文件，移至未归档文件列表中。5. 接着点击“归档”按钮，系统将会对以上选中的记录进行归档操作，并根据档号定义的组成项自动生成档号。6. 在归档的同时，系统还可以将这些文件所附加的原文信息同时归到档案中，窗体左上角有“年度归档”、“形成档号”、“接收原文”复选框，系统默认为选中状态，如果您不想按年度归档/不想在归档后形成档号/不想接收原文，则可点击清空它。归档操作完成之后,表中的记录就会消失,同时在档案检索中的文件记录中的

25、归档标识就会由“未归档”更新为“已归档”。7. 归档完成之后，“查看情况”按钮就会被激活，您就可以查看当前文件归档的情况。方法点击“查看情况”按钮，系统将如下打开“查看组卷情况”列表框，显示被归档的文件目录信息。 注意：（1） 在进行归档操作之前，还必须设置好归档的档号格式。一般来说，系统已经定义好了相应的档号格式。如果系统还未定义，或者根据本单位的实际归档情况，您还要对当前的档号格式进行修改。（具体操作请参阅系统维护中的档号格式定义）（2） 本系统中，系统默认归档项目对照表是将发文、来文和内部文件都归档到“文书档案”中的“简化整理”文件表。（3） 归档完成后，如果您还需要归档后的文件记录的相

26、关项目信息进行修改。系统在这里设置了一个修改数据的捷径，只要在“归档文件列表”中选中要进行修改的记录，点击“修改”按钮，直接修改记录。（4） 系统根据当前组卷信息制作了相应检索工具组卷索引报表，如果你想打印或预览组卷索引报表信息，可点击“打印组卷索引”按钮，点击“退出”按钮关闭此窗口。实例1-11：将来文中全宗号为INFO，归档年度为2006的文件进行归档。 第1步：在文件管理流程图中点击“文件归档”图标，系统就弹出如下“归档项对应关系设置”对话框，点击“退出”，即可进入“文件归档“界面，再点击左边目录树中的“来文”，即可进行来文的归档，如图1-31，图1-31文件归档来文第2步：将列表区中间

27、部分的“全宗号”、“归档年度”分别填写为“INFO”、“2006”后，点击工具条中的“查询”按钮，系统将全宗号为INFO，归档年度为2006的未归档文件在未归档列表中列出，如图1-32，图1-32文件归档未归档文件列出第3步：将未归档文件中需要归档的文件选中，或按shift全部选中，点击中间部分的“下移”按钮，将需要归档的文件移至下半部分的需归档文件列表中，如图1-33，图1-33文件归档需归档文件列出第4步：检查无误，点击“归档”按钮，系统将执行归档操作。如图1-34图1-34文件归档归档完成1.3.2 归档项设置在文件管理流程图中点击“文件归档”图标，系统就弹出如下“归档项对应关系设置”对

28、话框，提示不同的文件（包括发文、来文和内部文件）应归档到档案库中的哪种门类的档案中去，以及如何确定它们之间的字段对应关系。点击“设置”按钮进入表名对照设置窗口进入文件归档项设置。（1）文件归档项设置系统打开如下“主记录-表名对照”窗体，如图所示。在这里设置归档项之间的表名及其字段间的一一对应关系。图1-35 文件归档项设置主界面 注意：（1） 上图所示的是一个主从对照表：上表为主表，它所显示的是源表与目标表之间的对应关系，即不同文件（包括来文、发文和内部文件）应归到哪种档案类型中去；下表为从表，它表示的是与主表相对应的源表与目标表字段之间的对应关系。（2）归档项目维护文件归档项目添加设置：点击

29、工具条中的“添加”按钮进入“对照表维护”窗口，进行归档项目设置，所有文件与档案，及其它们字段之间的对应关系都在这里进行添加和设置的。档项目设置中的主表表名对照和从表字段对照都是在这里添加和设置的。点击菜单项“记录”-“添加”，系统打开“对照表维护-添加”窗体，如下图所示。您可以通过两个按钮来设置源表和目标表名，在下面的列表中设置源表字段对应的目标表字段名。实例1-12：将发文的对应关系由文书（简化方法整理）修改为文书（传统方法整理）第1步：在“文件管理”点击“文件归档”，随即弹出“归档项对应关系设置”对话框，点击“设置”按钮，随即进入“文件归档项设置主界面”如图1-36图1- 36 归档项对应

30、关系设置提示框第2步：将光标放在源表名“nwdj”（即内部文件），点击工具条中按钮，随即弹出“对照表维护主记录修改”，点击目标表旁边的按钮，弹出“选择表”对话框，选择文书（传统方法整理）图1-37 对照表维护主记录修改图1-38 选择表对话框第3步：选择目录表后，回到“对照表维护主记录修改”界面，对所有字段进行对应关系设置，以“实体分类号”这个字段为例，点击实体分类号这一行的“目标表字段中文名”随即出现下拉条，选择“实体分类号”即可（如图1-39），其他字段也是如此设置，当所有字段全部设置完成，则点击“确定”即完成本次操作。图1-39 完成实体分类号设置画图实例1-13：以设置“其他文件”与“

31、简化方法整理”之间的对应关系为例进行说明：第1步：首先要在“系统维护门类定制”模块定制“其他文件”门类，详见门类定制。第2步：在归档项设置界面任意选择一个文件类型，如选内部文件，点击工具条中的“修改”按钮，进入对照表维护界面；点击“源表”后面的按钮,系统打开一个“选择表”对话框,对话框中显示的是“文件”树型目录表，逐级展开它，选择“其他文件”，点击“确定”按钮，如图1-40图1-40 归档项设置选择源表第3步：点击“目标表”后面的按钮，系统同样也打开一个“选择表”对话框，对话框中显示的是“档案”树型结构目录表，逐级展开它，选择“文书档案”中“传统方法整理”，再点击“确定”按钮，如图1-41图1-41 归档项设置选择目标表第4步：源表和目标表选择完毕后，在“目标表中文字段名”列的每个表格框中都有一个下拉列表框，列表框中的字段是组成“文书卷内文件目录表”的所有字段名，您只需用鼠标点击表格，使之