物控管理程序-外购入库作业流程-正文.doc

1、作业指导书文件编号发行日期外购入库作业流程版 次页 码制订部门1. 目的：通过规范本公司外购入库作业步骤、流程、责任，确保外购入库物料质量合格、帐目清晰、处理及时。2. 范围：适用于本公司所有对外采购物料。3. 权责：3.1. PMC部：生成、审核K3外购作业单据；处理采购异常；3.2. 采购部：生成采购作业单据；分发收货通知；处理采购异常；3.3. 中心仓：点收、确认收货数量；来料送检；单据传递；物料保存；3.4. 品管部：来料检验；质量异常处理；4. 定义：4.1. 手工单据：指不是K3系统生成或制作的，普通印刷的纸质单据。4.2. K3单据：指在K3系统生成或制作的单据，包含：4.2.1

2、. K3关联单据：指在K3系统中，由销售订单或生产任务推动，通过MRP运算生成，与上下游单据关联的单据。4.2.2. K3手工单据：指在K3系统中，非由销售订单或生产任务推动，不通过MRP运算生成，无上游关联的单据。4.3. 单据审核：指不通过电脑信息系统，在普通手工单据或K3手工单据上进行的审核。4.4. 系统审核：指通过电脑信息系统，在K3系统中进行的审核。5. 内容：5.1. 安排送货：5.1.1. 通知送货：采购跟单员根据PMC部PC的采购交期要求，至少提前1天，通知供应商送货。5.1.2. ：采购跟单员在K3系统中，下推生成。5.2. 准备送货：接我司采购跟单员送货要求后，供应商复印

3、我司该批物料的，制作（须填写正确的物料名称与代码）。两单一物准备齐全后，方可送货。5.3. 通知收货：5.3.1. 手工：每日下午4点前，采购部文员汇整第2天的到料信息，制作手工电子表格，并通过电子邮件发送给中心仓、PMC部、制造部、品管部经理。5.3.2. 特殊情形：逢周六，采购部文员制作涵盖下周日、周一2天的手工电子表格。对于特别紧急要求当日到料的物料，可电话通知中心仓和PMC部经理。5.4. 安排收货：5.4.1. 安排仓位：根据手工电子表格的到料信息，中心仓经理（或主管，以下同）安排相应的收货仓位，将仓位和仓管员安排填入手工电子表格。5.4.2. 传递安排：每日下午5点前，中心仓经理将

4、该手工电子表格，通过电子邮件发送给PMC部单务MC、品管部IQC组长和PMC部、制造部、品管部、采购部经理。5.5. 准备收货：5.5.1. 仓管员准备：每日早会时，中心仓经理将收货安排通知责任仓管员。仓管员清理库位、调整人员，准备接收。5.5.2. IQC准备：根据手工的到料和仓位信息，每日早会时，IQC组长将收货安排通知责任IQC，准备相应的进料检验作业指导书，明确检验要求。5.6. 确认：5.6.1. 接收单据：外购物料送到我司后，供应商送货员在36栋公司门卫接待室等待。保安员立即电话通知PMC单务MC（或经理、经理助理）到接待室接收。5.6.2. 核对单据：PMC部单务MC须在10分钟

5、内到达36栋公司门卫接待室，根据我司复印件，核对供应商，确认物料名称、料号、单据数量、供应商名称等。A. 如确认无误，进入本程序5.6.3章节。B. 如确认有误，PMC部单务MC要求供应商送货员在上修改不符合项，并签名确认后，进入本程序5.6.3章节。C. 如确认有误，但供应商送货员拒绝在上修改不符合项，PMC部单务MC将此信息反馈给采购部跟单员（或经理）和PMC部经理，暂停收货。D. 核对单据与处理异常的时间，应控制在15分钟内。5.6.3. 确认单据：单据核对无误后，PMC部单务MC在供应商上加盖“PMC章”，签注收货仓位、仓管员信息、到货时间，并复印1份，传递给PMC部审单员。5.6.4

6、. 通知到料：同时，PMC部单务MC电话通知中心仓责任仓管员（或主管）和品管部IQC组长（或经理）到料信息。5.6.5. 返还单据：随后，将返还给供应商送货员。5.7. 通知接收：5.7.1. 通知仓管员：根据仓位信息，供应商送货员将货物送到相应指定厂区。根据仓管员信息，各厂区保安员立即电话通知责任仓管员（或仓库主管）准备接收，并禁止供应商送货员进入各厂区生产区域。5.7.2. 通知IQC：同时，责任仓管员口头或电话通知各库区IQC（或IQC组长）。双方同步到达，相互配合进行现场检验。5.8. 现场检验：5.8.1. 检验依据：品管部责任IQC根据产品检验管理程序、对应产品进料检验作业指导书的

7、要求，在外购物料到达指定收货区15分钟内进行现场抽检。5.8.2. 抽检合格：如现场抽检合格，进入本程序5.9章节。5.8.3. 抽检不合格：如现场抽检不合格，则进入以下程序。5.8.3.1. 复检：责任IQC立即电话汇报给IQC组长，进行现场复检。如IQC组长判定合格，则进入本程序5.9章节。如IQC组长判定不合格，则进入下程序。5.8.3.2. 让步判定：IQC组长电话汇报给PMC部经理（或经理助理，以下同），后者确认是否为生产急需用料。有如下情形：A. 如为急需用料，则按照让步接收作业流程，经权限主管口头核准后，进入本程序5.9章节。B. 如虽为急需用料，但按照让步接收作业流程，权限主管

8、不同意让步接收，则IQC组长通知中心仓仓管员不点收物料，直接退货给供应商送货员。C. 如为不急需用料，则IQC组长通知中心仓仓管员不点收物料，直接退货给供应商送货员。5.8.4. 现场检验时间：初检时间应控制在40分钟内，最终判定应在60分钟内完成。5.9. 物料点收：5.9.1. 核对单据：现场检验合格（或让步接收）后，库区IQC通知相应责任仓管员。后者根据我司复印件和送货实物，再次核对供应商，确认物料名称、料号、供应商名称等。A. 如确认无误，仓管员开始点收物料。B. 如确认有误，仓管员要求供应商送货员在上修改不符合项。修改后，仓管员开始点收物料。C. 如确认有误，但供应商送货员拒绝在上修

9、改不符合项，则责任仓管员拒绝收货，并电话反馈给中心仓经理和采购部跟单员（或经理）。D. 核对单据与处理异常的时间，应控制在10分钟内。5.9.2. 清点实物：根据来料的特性，中心仓责任仓管员采用“点数”或“磅重”的方法清点实物。A. 如清点数量与数量不符，而供应商送货员拒绝确认或签认实际数量，则责任仓管员拒绝收货，并电话反馈给中心仓经理和采购部跟单员（或经理）。B. 如清点数量与数量不符，经供应商送货员确认，并在上签认实际数量后，责任仓管员按照双方签认数量办理入库手续。C. 如清点数量与数量相符，责任仓管员按照数量办理入库手续。D. 一般要求责任仓管员在2个小时内，完成清点实物。5.9.3.

10、来料送检：实物数量清点完成后，责任仓管员以双方签认的实收数量，在10分钟内填报送检项，送相应库区IQC出具报告。5.10. IQC检验：5.10.1. 检验范围：A. 全检物料：根据产品检验管理程序和对应产品进料检验作业指导书的要求，全检物料在现场抽验完成后，还需要进行全检。B. 抽检物料：尽管现场检验已判定合格，但检验结果不良率偏大或对检验结果有怀疑，可加大比例再次进行IQC检验。5.10.2. 检验区域：在各库区的IQC区域进行检验。5.10.3. 检验与挑选：IQC全检时，对不合格物料同步进行挑选、标识、隔离。隔离出的不合格物料，不计入合格物料数量，并按退货作业流程办理退货。5.11.

11、来料标识：按照产品标识与追溯管理程序的要求，品管部IQC对需要进行追溯管理的重要物料进行可追溯标识，对产品检验结果进行品管标识。5.12. 检验报告与传递：5.12.1. 检验合格：5.12.1.1. 如现场检验合格，IQC接收仓管员送检后，在30分钟内，以当批检验合格数，出具合格意见，并送IQC组长审核。5.12.1.2. 如须进行IQC检验，IQC在每日上午11点和下午3点前，以当时已检验合格数量，出具合格意见，并送IQC组长审核。5.12.1.3. IQC组长审核后，于每日上午12点和下午4点前，将“财务部联”、“中心仓联”直接传递给中心仓责任仓管员，将“采购部联”、“品管部联”传递给品

12、管部文员。5.12.1.4. 责任仓管员每日上午9点和下午2点前，将我司复印件、原始、“财务部联”三单合并粘贴，传递给PMC部外购MC。5.12.1.5. 品管部文员传递“采购部联”给采购部文员归档，“品管部联”自行归档。5.12.2. 检验不合格：5.12.2.1. 不合格物料来源：A. 现场检验：在现场检验判定不合格，但经权限主管口头核准，同意让步接收的物料。B. IQC检验：在IQC检验过程中，依AQL标准判定的全批不合格物料。5.12.2.2. 不合格报告：A. 来料检验不合格时，责任IQC立即出具不合格意见，IQC组长确认后，于30分钟内送品管部、总经办审核。B. 总经办、品管部会同

13、各相关部门，最终判定并签批该批物料的处理方式：退货或让步接收。C. 随后，总经办将该，返还给品管部文员。5.12.2.3. 退货：如判定退货，A. 品管部文员于60分钟内，分别传递此退货意见的“中心仓联”、“财务部联”、“采购部联”给中心仓文员、PMC部审单员、采购部文员，将“品管部联”自行归档。B. 中心仓文员将“中心仓联”报中心仓经理知悉，于30分钟内传递给责任仓管员。C. 责任仓管员将原始、我司复印件、“中心仓联”三单合并粘贴、归档，并依退货作业流程，跟催退货。D. 采购部文员依“采购部联”通知责任采购跟单员后归档。后者依退货作业流程规定，执行退货。E. PMC部审单员将“财务部联”、供

14、应商复印件两单合并粘贴、归档。此批货无K3入库记录。5.12.2.4. 让步申请：如判定可让步接收。A. 根据让步接收作业流程，采购部责任跟单员于30分钟内开具，采购部经理审批。B. 根据来料质量问题特点，研发部、制造部、PMC部、品管部相关负责人，会签让步接收意见。C. 根据会签意见，权限主管最终签批该，并将该传递给品管部文员。5.12.2.5. 让步接收：A. 品管部文员于30分钟内，将已核准和不合格意见“采购部联”传递给给采购部文员，将“中心仓联”、“财务部联”传递给中心仓文员，将“品管部联”自行归档。并电话通知品管部IQC组长。B. 按照产品标识与追溯管理程序，IQC在判定让步接收的来

15、料上，粘贴品管“让步接收标”。C. 采购部文员将和“采购部联”，两单合并粘贴、归档。D. 中心仓文员报中心仓经理知悉后，于30分钟内，将和“财务部联”、“中心仓联”传递给责任仓管员。E. 责任仓管员每日上午9点和下午2点前，将我司复印件、原始、和“财务部联”四单合并粘贴，传递给PMC部外购MC。并将和“中心仓联”两单合并粘贴，归档。5.13. 制单：PMC部外购MC根据我司复印件、原始、（或有，以下同）“财务部联”，核对实际合格送货数量是否超出数量。5.13.1. 如实际合格送货数量未超出数量：5.13.1.1. PMC部外购MC选择相应的采购订单号，以实际合格送货数量入K3外购库，制作并打印

16、、签认。5.13.1.2. 每日上午10点和下午3点前，PMC部外购MC将“各联”、原始、“财务部联”，三单（或有四单）合并粘贴后，传递给PMC部审单员，将我司复印件报废处理。5.13.2. 如实际合格送货数量超出数量：5.13.2.1. PMC部外购MC选择相应的采购订单号，以数量入K3外购库，制做并打印、签认。5.13.2.2. PMC部外购MC选择上述单号，以实际合格送货数量扣除该批数量的余数入K3赠品库，制做并打印、签认。5.13.2.3. 每日上午10点和下午3点前，外购MC将、原始、“财务部联”四单（或有五单）合并粘贴后，传递给PMC部审单员。并将我司复印件报废处理。5.14. 审

17、核：5.14.1. 审单：5.14.1.1. PMC部审单员核对（或有，以下同）、“财务部联”、原始无误后，在上做单据审核、签认，在K3系统中做系统审核。将供应商复印件报废处理。5.14.1.2. PMC部审单员应于每日下午4点前，审核完成当日上午10点前制作的所有。5.14.2. 送单：每日下午4点半前，5.14.2.1. PMC部审单员将原始、已审核、“财务部联”合并粘贴后，送财务部成本会计存档。5.14.2.2. PMC部审单员分别传递已审核“采购部联”、“中心仓联”给采购部和中心仓文员，并将“PMC部联”自行归档。5.14.2.3. 中心仓文员在1个工作日内，将“中心仓联”传递给各责任

18、仓管员归档。5.14.3. 未送单报告：5.14.3.1. PMC部报告：当日下午3点后，审单员核对前日下午3点前的供应商复印件，清查所有未送达的到料单据，于下午4点半前提交，详列未送达到料单据，经PMC部经理审核后，复印分发中心仓、品管部、财务部、总经办各部负责人。5.14.3.2. 财务部报告：当日下午4点后，信息管理主管核对K3系统，清查前日制作的所有未审核，于下午5点前提交，详列未审核，经财务部经理（或总经办）审核后，复印分发中心仓、品管部、PMC部、总经办各部负责人。5.14.3.3. 报告反馈：A. PMC部报告：当日下午5点前，中心仓、品管部部门负责人须在PMC部上，逐项回复未送

19、单原因、对策，并督促和协助下属完成工作。B. 财务部报告：当日下午5点半前，PMC部负责人须在财务部上，逐项回复未审核原因、对策，并督促和协助下属完成工作。5.15. 责任：根据两部，对未能按规定时间完成工作或频繁出错的个人和部门主管，视情节轻重，给予如下处罚：5.15.1. 部门经理：给予批评、通报批评、警告处分，并处相应经济处罚。5.15.2. 间接责任主管：给予批评、通报批评、警告处分，并处相应经济处罚。5.15.3. 直接责任人员：给予批评、通报批评、警告处分、严重警告，并处相应经济处罚。6. 相关程序：6.1. 产品检验管理程序6.2. 产品检验作业指导书6.3. 让步接收作业流程6.4. 退货作业流程7. 相关表单：7.1. 7.2. 手工7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. 7.9. 8. 流程图：见附件1