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1、文书处理教材文书处理教材一、行文(一)学习目标掌握行文制度的具体内容，正确运用行文原则。(二)行文制度与行文原则1.行文制度行文制度是指单位与单位之间互相传递处理文书时必须遵守的制度，包括行文的方向和方式。按照行文制度的规定，各单位之间的行文可以分为上行、下行、平行三个方向，并根据工作需要采用不同的方式。(1)上行文。上行文是下级向所属上级的行文。根据实际工作的需要，上行文可以采用逐级行文、多级行文和越级行文三种方式。逐级行文：也叫逐级上行文。是指下级向直接上级的行文，这是上行文最基本的行文方式。多级行文：也叫多级上行文。是指下级同时向自己的直接上级和更高的上级单位的行文。这种行文方式只有在少

2、数特殊情况下才可以采用，如：直接上级布置的或问题重大需要同时报请更高的上级。越级行文：也叫越级上行文。是指下级越过自己的直接上级给更高的上级单位的行文。这种行文方式是不可以随意采用的，只有在特殊必要的情况下才可以采用。如：因情况特殊紧急，逐级传递将误失时机的问题，如发生战争、严重的自然灾害等；上级交办并指定越级上报的问题；对直接上级检举或控告的问题；经多次请示直接上级而长期没有得到解决的问题；与直接上级有争议而无法解决的问题；催办、询问与联系极个别的无需经过直接上级的具体问题，如调查、参观、运输、加工等。(2)下行文。下行文是上级向所属下级的行文。根据实际工作的需要，下行文也可采用逐级行文、多

3、级行文、直达基层组织或群众的行文三种方式。逐级行文：也叫逐级下行文。是指上级向自己的直属下级的行文。多级行文：也叫多级下行文。是指上级向下级行文时，根据需要同时下达到所属几级的下属单位，免得逐级转发，以提高时效。直达基层组织或群众的行文：即党政领导机关向下行文，直接发到最基层的党政组织或传达到人民群众。有些还采用登报、广播、张贴等形式直接与广大群众见面。(3)平行文。平行文是指凡互相没有隶属关系、业务指导关系的机关、团体、企事业单位之间的行文。具体地说，平行文可以在不分系统、级别、地区的党政机关、团体、企事业单位之间使用，这些机关单位之间相互联系工作都可以直接使用函，采取平行文的方式行文。这样

4、可以免去按系统传递、增加运转层次的麻烦，节约时间，提高办事效率。2.行文制度的重要性正确地建立行文制度对提高各单位的组织管理效能有极其重要的作用。它有助于各单位工作的正常进行，加速文书的运转和处理，提高工作效率；并可避免行文混乱，减少不必要的行文。3.行文原则行文原则是为了执行行文制度、规范各单位的行文秩序而制定的规则或准则。主要包括以下几点：第一，除非确有必要，一般不越级行文，否则会打乱正常的领导、被领导关系，使主管部门的工作陷入被动，有时会造成文书往返周转的情况，延误时间。所以，各单位在行文时，既使遇到特殊紧急的问题必须越级行文时，除了对直接上级保密的问题外，也应同时抄报给直接上级一份。同

5、样道理，如果上级遇特殊或紧急问题必须越级向下行文时，亦应同时抄送直属下级。第二，行文要精减，严格控制发文的数量和范围。可发可不发的，一律不发；可以用电话、面谈等办法解决问题的，就不必行文；同样内容或内容基本相同的已发过一次就不必再发。为了控制发文范围，应尽量直接对口行文，减少中间运转环节。第三，注意行文常规。行文时要分清党与政、领导与指导关系。上级党委可以向政府机关和群众团体的党组党委行文，但不宜直接向政府机关发指示；政府机关也不得对党组织作指示、交任务。单位内部的业务部门一般不可对上级或下级单位行文。等等。这些都是行文常规，每一个文秘工作者都必须熟悉和掌握。第四，正确确定主送单位和抄送单位。

6、请示或要求答复的问题，只应主送一个单位，切莫多头主送；受双重领导的单位向上级行文，应根据内容写明主报单位和抄报单位；向上级的请示，不要同时向下级抄送；接受抄送件的单位，不应再向其它单位抄送。第五，同级单位可以联合行文，但注意必须是确有必要，且联合单位不宜过多。二、文书立卷与归档(一)学习目标掌握文书立卷的步骤与方法、归档的基本概念。(二)文书立卷与归档1.文书立卷的步骤与方法文书立卷是整理与保存文书的一种方法，即将已经处理完毕的并且具有保存价值的文书组合为一个一个的案卷。其程序是：第一，按照文书的特征和联系进行组卷。按照文书的特征组卷的含义，就是将具有某些共同特征的文书组合在一起立卷。文书的特

7、征，是从文书的组成结构中概括出来的文书所共有的特点，其中最基本的、最能够说明文书面貌的是：作者、内容、文种、日期和地点。由此可概括出文书的六个特征：作者特征、问题特征、文种特征、时间特征、通讯者特征(作者的转化形式)和地区特征。如果文书具有相同的特征，它们之间就有着特定的联系，可据此特征将文书组成案卷。作者特征与按作者特征组卷：作者指制发文书的单位或个人。按作者特征组卷，就是将同一作者的文书组合在一个卷内。按作者特征组卷，便于反映同一个作者的活动。问题特征与按问题特征组卷：问题指文书内容反映的主题，包括事件、人物、事物、具体问题、某项业务等。按问题特征组卷，就是将内容反映同一问题的文书组合在一

8、起立卷。问题特征是组卷时运用最多的特征。文种特征与按文种特征组卷：文种是指文书的名称，如：函、通知、计划等。按文种特征组卷，就是将文种相同的文书放在一起组卷。合同类文书适合按文种特征组卷。时间特征与按时间特征组卷：时间指文书内容针对的时间和文书形成的时间。按时间特征组卷，就是将内容针对同一时间或形成于同一时间的文书集中立卷。如：公司1998年生产情况统计表。通讯者特征与按通讯者特征组卷：通讯者特征指的是文书的收发单位共同构成的特征，即行文相互往来问复的双方单位构成一对通讯者，将一对通讯者的问复文书组合立卷，叫作按通讯者特征立卷。如公司与公司关于联合开发产品问题的来往函件。地区特征与按地区特征组

9、卷：地区特征(又叫地理特征)，一是指文书内容所针对或涉及的地区，一是指文书作者所在地区。按地区特征组卷，就是将文书内容针对同一地区或文书责任者属于同一地区的文书放在一起组卷。如上海市各县粮、棉增产情况的调查统计材料。第二，结合运用、灵活运用六个特征组卷。文书之间在某一方面具有共同特征，反映了某一方面的联系。如果结合运用两个以上的特征组卷，则可以使卷内文书具有两个以上方面的共同点与联系，它们之间的联系就更为紧密，检索和利用时会更为方便。结合运用立卷特征组卷的具体方法，通常采用以问题特征为主，结合其它各种特征来组卷。一个单位一年内形成的文书材料很多，可以根据不同类型的文书材料，灵活使用不同的特征进

10、行组卷。例如：上级来文，就适合按作者特征结合其它特征组卷；合同类文书，就适合按名称特征结合其它特征组卷；计划、总结类文书，就适合按时间特征结合其它特征组卷。等等。第三，适当照顾文书的价值和数量。每份文书的重要程度及对本单位所起的作用是不相同的，因此需要保存的期限也不一样。为了便于将来档案的保管和鉴定工作，应把保存价值不同的文书，适当分开组卷。根据国家档案局关于文书档案保管期限的规定，案卷应划分为永久保管、长期保管、短期保管三种保管期限。划分的原则和标准是：凡是记载和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对于本单位工作及国家的经济建设、政治斗争、科学研究、文化建设具有长远利用价值的，应当永久保

11、管；凡是反映本单位的工作活动，在相当长的时间内本单位需要查考的，应当长期保存(保管年限16-50年)；只对本单位工作具有短期查考价值的，应列入短期保存(保管年限1-15年)。另外，组卷时案卷不宜太厚或太薄，否则不便于保管和利用。厚的不能超过200张，薄的张数不应少到不便翻阅的程度。第四，编目定卷。编目定卷，是指案卷正式成立后再对案卷进行一系列的加工编目和装订工作，使案卷最后固定下来，这是文书立卷的最后步骤。(1)编页号。卷内文书材料经过系统化排列后，应即编号。整卷装订的案卷，在每页的右上角编页码。双面均有文字或图表的，其页码正面写在右上角，背面写在左上角。页码用阿拉伯数字书写。暂不装订的案卷或

12、使用卷盒(不装订)的案卷，应在每份文书首页的右上角盖档号章，按文书排列顺序填写件号。(2)填写卷内文书目录。卷内文书目录，应放在一卷开首，要求逐份登记卷内文书的主要内容和成份，以便于查阅。主要项目包括：顺序号、文号、作者、标题、日期、页号、备注等。国家标准文书档案案卷格式规定卷内文件目录格式如图1。(3)填写备考表。备考表放在全卷的末尾，用来注明卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。其格式如图2。(4)案卷装订。方法是去掉文书上的金属物，并将卷内文书理齐，用线绳、麻绳或不锈钢钉订牢。(5)填写案卷卷皮。应用毛笔或钢笔填写。国家标准规定的案卷封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内

13、文书起止日期、保管期限、总件数、页数、归档号、档号。其格式如图3。案卷标题的拟写要求：一是结构完整，一般由作者、问题、名称三部分组成；二是对卷内文书内容的概括要准确；三是简练、通顺，一般不能超过50个字。2.归档案卷装订好以后，要按规定的制度向本单位的档案室移交，称为归档。这项工作往往是在第二年的上半年内进行。案卷归档前，要编制案卷目录(又叫移交目录)。案卷目录是全年形成的案卷的花名册，主要项目包括顺序号、案卷标题、卷内文书起止日期、件数、页数、保管期限、备注等。其格式如图4。案卷目录一式三份，一份留底备查，二份随档案移交。案 卷 号题 名年度页数期限备注档案室编档案馆编图4 案卷目录文书处理

14、工作高级 文书处理工作(一)学习目标掌握文书处理的基本原则；学会审核文稿；能够对文书进行查办；掌握文书会商及汇编文书的方法；掌握文书的借阅、翻印、存放方法。(二)文书处理1.文稿的审核把关工作文稿的审核把关工作是指文书草稿写成之后，由文书拟稿部门的负责人或单位综合办公部门的文秘人员对其内容、文字、体式等方面进行的全面审核修改工作。从一定意义上说它既是拟稿工作的延续，又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作对控制文书的数量与质量有着重要意义。同时，还可以节省领导人在签发审批文书上的时间和精力。核稿的重点是文稿的内容、文字表达和体式。文稿内容方面的审核主要包括三查：一是查矛盾抵触。即检查文稿的内容

15、与党和政府现行的方针政策、法律、法令以及上级的指示、决定有无矛盾抵触的地方；与本单位过去发过的文书有无矛盾和提法不一样的地方；与同系统其它单位的规定有无矛盾的地方；文书本身前后提法有无矛盾的地方。二是查政策界限。即检查文稿的内容有无该划界限而没有划或界限不清、交待不明的情况；有无行政部门向党的机关作指示、交任务的现象；有无应该内外有别而内外不分的现象。三是查措施落实。即文中提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；涉及其它部门或单位的问题，是否已协商一致。文字表达方面的审核主要包括四个方面的内容：一是文字表达是否反映了发文意图，是否简明扼要，通俗易懂；二是是否符合语法，选词造句是否符合逻辑，标点

16、符号的使用是否正确；三是有无错字、漏字、别字；四是字迹是否工整清晰规范。文稿体式方面的审核主要包括以下内容：文书名称是否使用得当；标题是否符合要求；主送和抄送单位的确定是否准确；密级、缓急时限、主题词等是否标注并恰当。核稿之后，如果文稿的改动不大，可直接送领导人签发。如果文稿改动较大或需要重写，就应退回原拟稿单位重新誊抄或拟写，经再次审核通过后，交领导人签发。2.文书查办(1)文书查办的含义文书查办是指核查重要文书的执行情况，并督促与协助承办单位全面、具体地落实文书精神，解决有关问题的活动。文书查办是监督控制文书处理的一种管理活动，其功能在于推动和保障文书效用的尽快实现，使文书的内容按时、按质

17、、按量地办毕。文书查办的一般过程是：确定查办范围和重点：查办范围包括对内查办和对外查办两个方面。对内查办是指对本单位文书办理、执行情况的督促检查；对外查办是指对本单位发出的文书的办复情况的催询。查办的重点是急件、重要件和拟文、签发环节。交办：即向有关部门布置查办任务、落实查办人和查办要求，并履行注册登记手续。催办：即向有关部门催询办理情况，核查办理结果。可采用电话催办、派人催办，也可发信(适合对外查办)催办。结办：将查办结果向有关领导汇报。销办：即注销已获结果的查办文书。(2)如何搞好文书的查办工作第一，要建立切实可行的查办工作制度，并指定专人负责。必要时，可设置专门机构负责文书的查办落实工作

18、。第二，正确选择查办对象。需要查办的文书应该是重要的、紧急的文书，或是久拖不决、无人过问的文书。为了保证查办工作有目标地进行，应确定文书办理的原则和期限，其原则是，除关系政策原则问题或牵涉面广，内容复杂，需要调查研究，或指定了承办期限的文书外，一般规定急件的承办期应短于普通文书。凡是不能及时答复的文书，应先通知来文单位。承办期限规定为：紧急件一日内办毕，急件不超过三天，一般文书不超过一周。第三，加强检查和汇报。收发单位在一定时期内，根据收发登记和统计材料，对尚未办理结束的文书进行检查登记，并将检查结果分类列表向领导汇报，并作为对未办结的文书进行查办的依据。对于一些内容重要，拖延很久和屡查不办的

19、文书，除将积压、拖延情况及时汇报外，可请领导亲自查办。3.文书会商处理涉及两个以上单位或部门的问题时，主办单位或部门应准备好处理意见，会同有关单位或部门研究解决，并负责归纳整理，文稿拟好后，负责送会办单位或部门签注会商意见，这项工作就叫会商。会商的作用是维护文书的合法性、有效性、统一性。对于为依法依制必须在有关单位或部门取得一致意见的文书而言，这是文书形成过程中的重要步骤。会商时应注意以下问题：第一，协商的对象应齐全没有遗漏。为保证文书合法并有效，被其内容所涉及的所有单位和部门都在协商范围之列，应逐一征求他们的意见。第二，协商过程中，如果有些问题没有取得一致意见，不得写入文书中。第三，协商的方

20、式很多，可根据不同情况采用面会或函会。4.汇编文书汇编文书是指秘书部门将保管的文书按着一定的题目进行收集、挑选，汇编成册，以利提供利用的一项工作。这种文书管理形式已被很多秘书部门采用。(1)汇编文书的要求汇编文书要有审批手续。汇编本单位制发的文书要经主管领导批准；汇编上级文件应报原发文单位批准。汇编本的使用应严格管理制度，发放数量应严格控制，发放及阅读范围应按汇编中密级最高的文书办理。注明不准翻印或密级较高的文书，应遵照保密要求，不应选入汇编。(2)汇编文书的类型秘书部门编制的文书汇编类型主要有以下几种：现行文书汇编。即将本单位当年的收发文书按一定的题目编辑成册。这是汇编文书常用的形式。这种文

21、书汇编主要是供单位领导决策和业务部门日常工作使用，具有较强的现实效用。会议文书汇编。就是把反映某一次会议的文书集中起来汇编成册。其目的是，便于传达、学习会议精神，了解会议全貌，并方便查找。政策法令汇编。就是将一定时期内党和国家或本系统、本单位颁发的有关方针政策性的决定、决议、命令、指示、条例、办法、规定等汇集起来，装钉成册。这类汇编对领导了解掌握有关政策法令及业务部门执行政策都有很大的作用。专题文书汇编。就是把反映某一专门问题的文书收集起来汇编成册。这类汇编不仅对单位领导掌握基本情况，总结经验和指导工作，具有现实意义，而且对于积累某一方面的统计资料，进行各种专题研究具有长远的参考价值。(3)汇

22、编文书的步骤与方法汇编文书是一项政治性、科学性、技术性很强的文书管理工作。必须要有严肃认真的态度和科学的工作方法。选题。这是汇编文书的第一个步骤。单位的收发文书很多，但并不是每种或每份文书都要汇编成册，究竟汇编哪些文书，自然要有所选择，这项工作就叫选题。选题是否恰当，直接影响着汇编文书作用的发挥程度。选题的依据有两个：一是要根据本单位工作的需要，特别是要注重对现实工作、现实生产有用；二是要考虑材料基础，即本单位有无这方面的文书，如果仅仅考虑实际工作的需要，而没有相应的文书作基础，再有用的题目也不可能编辑成功。选材。确定了汇编文书的题目之后，就应围绕题目挑选有关的文书。首先要拟制选材大纲，然后根

23、据选材大纲的要求和范围来查找和挑选有关文书。选材要经过初选、复选、定选三个步骤。初选的原则是从宽防漏，就是要查找本单位所有可能保存有关文书的地方，如办公室、机要室、档案室等，并根据汇编题目要求的范围，收集的有关文书宁可多一些，对那些可选可不选的文书在初选阶段都应选上，以防漏掉有用的文书。复选，是选材的第二个步骤。这一步重点解决初选阶段未解决的问题，如确定有争议的文书的取舍，通篇考虑各类项之间材料的平衡等。这一步要求从严防杂，是选材的关键步骤。通过复选的文书基本上就可以确定选入汇编了，可以将它们记入选材登记卡。选材的最后一个步骤是定选，即将所有选入汇编的文书交由主要编辑者或有关领导作最后审定。文

24、书的编排。根据汇编题目的要求将文书选定之后，必须按一定的原则和方法将它们编排起来，以便使汇编中收入的文书组成一个具有某种逻辑联系的有机整体，从而固定每份文书在汇编中的位置。汇编内文书的编排主要包括文书的分类、排列、编目等。文书的分类、排列方法主要有不设类编排、单层分类编排和多层分类编排。不设类编排指汇编中收录的全部文书按成文时间顺序排列；单层分类编排是指汇编内的文书只设一级分类，如：将汇编内的文书按作者分成若干类，每一类下面再按时间顺序排列，可表示为：作者-时间；多层分类编排是指汇编内的文书设两级以上分类层次，如：国务院文件汇编，一级分类为工业、农业、交通等大类，在工业类下又分国有大中型企业管

25、理、乡镇企业管理等若干属类，每一属类下面的文书再按时间顺序排列。汇编内文书的编排必须在充分掌握文书内容的基础上进行，否则，容易排乱。汇编内的文书排好之后，就要进行编目工作，包括为汇编内的文书统一编页号(如果送印刷厂重新排版，可不编页号)，及编制汇编目录两项内容。汇编目录一般包括标题、文号、成文时间、所在页号几部分。汇编目录置于汇编编辑说明之后，正文之前。拟写编辑说明。编辑说明也叫序言、引言或序。拟写编辑说明是汇编文书的最后一个步骤。主要是阐述汇编的目的、意义，选入文书的状况、价值，以及其它需要说明的问题，以供使用者参考。5.文书的借阅、翻印、存放(1)文书的借阅文书处理完毕后，要集中于秘书部门

26、保管。单位领导或业务部门需要查用时，应向秘书部门借阅。文书借阅是文书管理的重要内容。为了保证本单位文书的齐全完整，确保文书的安全，充分发挥文书的作用，秘书部门应做好下列工作：第一，建立文书的借阅登记制度，对文书借阅的审批、登记、归还等作出明确规定。借阅登记一般包括：借阅时间、文书标题、文书字号、份数、借阅人、批准人、退回时间等项。文秘人员既要热情服务，为借阅者提供方便，又要严格按借阅制度办事，不能怕麻烦、图省事，或因借阅人是领导、朋友就不好意思让其登记签字。不管在任何情况下，文秘人员都应坚持借阅登记制度，以确保文书的安全。第二，确定借阅范围。一般情况下，文书的借阅范围与文书的阅读范围一致，不属

27、应阅范围的人须经有关领导批准方可借阅。第三，借阅文书人员必须做到确保文书的安全，不得丢失、翻印或复印，不得抽页、剪裁或涂改，不得转借他人。(2)文书的翻印按照原正式文书原文、规格、版式印制文书称为翻印。翻印文书有严格的制度规定：凡绝密件和党中央发的机密件、资料及中央领导同志的内部讲话记录稿等，不得自行翻印，确因工作需要翻印时，须经原制文单位同意，并经主管单位领导批准；地方党委的文件如需翻印，也应取得原制文单位的同意。国务院的发文，除绝密件以外，经省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部门的秘书长或办公厅主任批准可以翻印。下级对上级的业务性文书，经本级领导批准即可翻印。经过批准翻印的文书与正式文书

28、具有同等效力。为此，翻印文书时要保持原貌，在内容上不允许出现差错，还应在翻印文书的文尾注明翻印单位名称、翻印时间、份数以及发放范围，并向原制文单位备案。翻印的文书下发时要登记、编号，按正式文书管理。(3)文书的存放保管文书的存放保管是文书管理工作的内容之一，包括文书保存方法和文书存贮设备两个方面。文书保存方法的要求：一是分类有条理地存放。无论办毕或未办毕的文书，都应有条有理。已办毕的文书，可按预先拟制的立卷类目按时归卷；未办毕或未归卷的文书，一般采用硬壳容器分类存放，每个容器应有目录，以便查找；二是专库、专柜存放。为保证文书的安全，文书的存放最好有专门的房间，并购置专门用于保存文书的铁皮柜。柜

29、内存贮的文书，应用盒、夹、袋等装具盛装，并在装具上标明文书所属年度、类别、文号等检索标识，以便查找；三是文秘人员对所管文书要勤理、勤翻。勤理就是勤整理，定期对所管文书进行清点、对账，做到文账相符，件件有着落。勤翻就是经常翻阅，可起到熟悉文书内容、发现问题、解决问题的效用。文书存放设备是指库房、柜架、包装材料等。专门存放文书的库房首先应符合安全要求，其次应该符合温湿度标准(温度是14-20；相对湿度50%-65%)，并避免灰尘和有害气体的侵扰，门窗要坚固。柜架也要坚固耐用，最好使用铁皮柜，并安装保险锁。(三)相应知识1.文书处理的基本原则文书处理的基本原则是：及时、准确、安全、统一、简化。及时。

30、在文书处理工作中遵循及时原则有两点含义：一是快速，即要珍惜时间，要根据文书内容的轻重缓急及时办理，做到不积压、不拖延、不误时、不误事。二是适时，即注意寻找和把握有效时机。文书处理过程也是一个不断形成和积累文书生效条件的过程，忽视这一点一味求快而不考虑条件是否具备，时机是否成熟，其结果往往是欲速则不达。准确。是指在文书处理过程中要注意精确性，办文和处理要保证质量。准确原则体现在文书处理的各个基本环节上。拟文时，要求观点正确，文字通顺，符合体式要求；在文书处理的各个环节上，要求全面领会；正确执行，防止差错；在文书的管理上，要求准确划分立卷范围与保存价值，保证文书的齐全完整，迅速地提供利用。只有在文

31、书处理工作中贯彻准确性原则，才能确保文书工作的高质量。安全。其内涵是在文书处理活动中，要确立保密观念，严格执行保密规定。文书是机关单位办事的工具，许多文书中体现着本单位的重大决策、技术秘密。这些机密一旦泄露出去，会带来无法挽回的损失。所以，必须采取有效措施，在文书处理的各个环节上杜绝失密、泄密现象。统一。是对文书处理工作管理体制的要求。在文书处理活动中，各级各类工作人员要接受本部门或本系统集中统一的领导，要遵循统一的文书处理制度。任何单位和个人不得违反统一原则另搞一套。简化。是指在文书处理活动中，为提高工作效率，应在保证文书处理具有相同功能的前提下，尽量简化文书的拟写，简化文书处理的程序和手续，简化文书处理办法。事实证明，像文书和文书处理这类工具性、手段性的事物，如能简单而功能强，则更易掌握，更有活力，更实用，运用起来也更为经济方便。同时，