机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表.docx

1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表机关文件材料归档范围和文书档案保管期限审批表送审单位*联系电话*简文述书本档机案关保文管件期材限料表归编档制范情围况 为便于我单位正确界定文件材料归档范围，确定划分档案保管期限，使所保管的档案既能反映*主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定要求，制定本规定。 2011年4月18日档部案门行审政批管意理见 盖章 年 月 日*文件材料归档范围和文书档案保管期限规定第一条 为正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映我

2、局主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、河南省机关档案工作规范化管理认证办法和河南省机关档案工作规范化管理认证标准，制定本规定。第二条 本规定中的文件材料是指我局在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。第三条 文件材料归档范围是：(一)上级机关下达的1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；2、上级机关颁发的属于本局主管业务的文件材料；3、上级机关颁发的非本局主管业务，但要执行的文件材料；4、上级机关普发的、非本局主管业务，但需要贯彻执行的法规性文件；5、上级机关制发的关于本局机构设置、领导任免、人员编制等

3、文件材料；6、上级机关领导人视察、检查本系统、本局工作时重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；7、上级机关转发本单位的文件。(二)本局机关的1、本局制发的方针政策性、法规性、普发性业务文件材料及中长期规划、纲要；2、本局的请示与上级的批复、批示；3、本局代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿；4、本局年度计划、年度总结、行政办公会议记录；5、局党组、纪检、工会会议文件及请示、报告、通知和上级批复；6、本局机构设置、人员编制、干部任免、培训、奖惩，聘任、党员名册等文件材料；7、本局的历史沿革、人事变迁、工作职责、规章制度、反映重大活动的材料、照片、声象等；8、本局机关财产、物资

4、、档案等的交接凭证、清册；9、本局（股、室）与有关单位、个人签订的各种合同、协议书；10、人大、政协提案处理及内容重要的人民来信来访调查处理报告、领导批示、结案情况、统计分析材料等；11、本局机关经费年度预算、决算、账簿、凭证等文件。财务、统计中的有关报表、簿册、请示及批复等材料；12、本局领导人出国考察、接待外宾来访等形式的重要文件资料,本局干部出国出境政审材料；13、本局印发的信息及其他公开发行或内部刊物等的原稿和印刷件；14、本局召开的重要会议及其他重要活动中形成照片、录音、录像等材料；15、本局在行政管理、执法活动中形成的文件材料；16、本局在事故调查与处理工作中形成的批复、报告及各种

5、证据材料。(三)同级机关和非隶属机关的1、同级机关和非隶属机关颁发的非本局主管业务但需要执行的法规性文件；2、同级机关和非隶属机关与本局联系、协商工作的重要来往文件。(四)各镇（街道）、成员单位的1、各镇（街道）、成员单位有关的重要工作计划、总结、报告、请示、典型材料等。(五)其他具有史料价值的文件。第四条 机关文件材料不归档范围是：(一)上级机关的文件材料中，普发性不需我局办理的文件材料，任免、奖惩非我局工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；(二)我局文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信

6、、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，我局负责人兼任外单位职务形成的与我局无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；(三)同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；第五条 凡属我局归档范围的文件材料，必须按有关规定向我局负责档案工作的部门（办公室）移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条 文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。第七条 永久保管的文书档案主要包括：(一)我局制定的法规政策性文件材料；(二)我局召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)我局职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)我局关于重要问

7、题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)我局机构演变、人事任免等文件材料；(六)我局重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于我局主管业务的重要文件材料；(八)同级机关关于重要业务问题的来函与本机关的复函等文件材料。第八条 定期保管的文书档案主要包括：(一)我局职能活动中形成的一般性业务文件材料；(二)我局召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；(三)我局人事管理工作形成的一般性文件材料；(四)我局一般性事务管理文件材料；(五)我局关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；(六)上级机关制发的属于我局

8、主管业务的一般性文件材料；(七)上级机关和同级机关制发的非我局主管业务但要贯彻执行的文件材料；(八)同级机关关于一般性业务问题的来函与本机关的复函等文件材料；(九) 各镇（街道）、开发区报送的有关的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。第九条 我局形成的人事、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。第十条 我局对应归档电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。我局应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，协办机关将相应的复制件或其他形式的

9、副本归档。第十二条 本规定经县档案局审查同意后执行。 附件：文书档案保管期限表附件：文书档案保管期限表1 本机关党组会议和民主生活会、行政办公会议的记录、纪要、讨论通过的文件材料 永久2 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年3 机关联合召开会议的文件材料3.1 本机关为主办的3.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、重要的声像材料 永久3.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、信息30年3.2 本机关为

10、协办的3.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、信息的复制件或副本 10年4 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料4.1 重要的 永久4.2 一般的 30年4.3 本地区、本机关工作汇报材料 30年5 本机关业务文件材料5.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久5.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示5.2.1 重要业务问题的 永久5.2.2 一般业务问题的 30年5.3 同级机关的来函与本机关的复函等文件材料5.3.1

11、 重要业务问题的 永久5.3.2 一般业务问题的 30年5.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年5.5 机关联合行文的文件材料5.5.1 本机关为主办的5.5.1.1 重要业务问题的 永久5.5.1.2 一般业务问题的 30年5.5.2 本机关为协办的5.5.2.1 重要业务问题的 30年5.5.2.2 一般业务问题的 10年5.6 本机关编辑、编写的文件材料5.6.1 大事记、组织沿革等 永久5.6.2 简报、情况反映等 10年5.7 本机关行政管理、执法活动中形成的文件材料5.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料永久5.7.2 执法检查

12、、专项督查过程中形成的执法文书 永久5.7.3 执法检查情况汇总、通报 永久5.7.4 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料5.7.4.1 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理材料 永久5.7.4.2 20年以下有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理材料 30年5.7.5 行政管理工作中形成的备案材料 10年5.7.6 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料5.7.6.1 重要的 永久5.7.6.2 一般的 30年5.8 本机关在执法检查、专项督查、专项整治工作中形成的管理性文件5.8.1 重要的法规性

13、30年5.8.2 一般事务性问题的 10年5.9发展规划、科技规划5.9.1 长期的 30年5.9.2 短期的 10年5.10 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料5.10.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久5.10.2 年度以下的计划、总结、统计材料 10年5.10.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久5.10.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料10年5.11 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料5.11.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久5.11.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记

14、录 30年6 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、信访工作文件材料6.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久6.2 人事工作制度、规定、办法等文件 30年6.3 人事任免文件 永久6.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料6.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久6.4.2 受县级以下表彰、奖励的 30年6.5 对本机关有关人员的处分材料6.5.1 受到警告（不含）以上处分的 永久6.5.2 受到警告处分的 30年6.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久6.7 人事考核、职称评

15、审工作文件材料 永久6.8 干部、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久6.9 干部、职工名册 永久6.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料6.10.1 工作报告、总结，换届选举结果 永久6.10.2 重要专项活动的报告、总结等 永久6.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料 永久6.10.4 情况反映、工作简报 10年6.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料6.11.1 重要的 永久6.11.2 一般的 30年6.12 本机关处理人民来信来访的文件材料6.12.1 有领导重要批示和处理结果的 永久6.12.2 其他有处理结果的

16、30年7 本机关事务管理文件材料7.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久7.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料7.2.1 重要的 永久7.2.2 一般的 10年7.3 接待工作的计划、方案7.3.1 重要的 30年7.3.2 一般的 10年7.4 机关财务预算 30年7.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 ，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年7.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料7.6.1 重要的 永久7.6.2 一般的 10年8 上级机关制发的文件材料8.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料8.1.1 重要的 永久8.1.2 一般的 10年8.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年8.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久9 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年10 各镇（街道）、有关部门报送的有关的文件材料10.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料 10年