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1、24基建档案管理办法24、基建档案管理办法1 目的为规范与加强公司(以下简称公司)基建档案管理,确保基建档案的完整、准确、有效与安全,特制定本办法。2 范围本办法明确了基建档案的管理要求、管理职责,规定了基建档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。适用于公司基建档案的管理。3 依据本办法依据下列标准、规范制定(其最新版本亦适用于本办法):企业档案工作规范(DA/T42-2009)科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)国家重点建设项目文件归档要求与档案整理规范(DA/T28-2002)建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)建筑工程资料管理规程(DB1

2、1/T695-2009)4 定义4、1 基建档案就是指公司建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式与载体的基建项目文件。4、2 项目前期文件就是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计及工程准备过程中形成的文件。4、3 项目竣工文件就是指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程与项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、监理文件与项目竣工图组成。4、3、1 项目施工文件就是指项目在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。4、3、2 监理文件就是指监理单位对工程质量、进度与建设资金使用等进行控制的文件。4

3、、3、3 竣工图就是指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。4、4项目竣工验收文件就是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。5 管理要求5、1 公司基建档案管理遵循“谁主办、谁形成、谁负责”与“统一领导、分级管理、统一标准”的原则,实行“前端控制、同步归档、分阶段移交”的管理方式,确保建设项目档案的完整、准确、规范与安全。5、2 项目建设单位负责组织、协调勘察设计单位、施工单位与监理单位编制项目竣工文件与整理项目文件。5、3 在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应设立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。5、4 项目文件的收集、整理、归档应与项目的立项准

4、备、建设与竣工验收同步进行,应完整、准确、系统。5、5 建设单位与各参建单位应根据本规范的要求,完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制与项目文件整理、归档工作。6 管理职责6、1 档案室为公司基建档案管理部门,负责本公司作为项目法人或建设单位的基建档案管理。6、2 档案室负责基建档案的接收、整理、编目、保管、鉴定销毁、统计与提供利用等工作,确保基建档案的齐全、完整、准确、有效与规范,负责对项目文件的形成、积累、整理、归档工作进行指导、监督与检查。6、3 工程项目部负责基建项目前期文件、竣工文件、竣工验收文件的积累、收集、整理、移交与归档工作,保证项目文件的完整、有序。7 归档范围与保管期限

5、7、1凡就是在工程项目建设过程中形成的具有保存价值的文件材料都应作为基建档案的归档范围,包括项目的提出、可研、评估、审批、计划、勘测、设计、招投标、施工、监理、安装、调试、竣工验收、工程决算等工作中形成的文字、图表等文件材料,详见基建档案分类、归档范围与保管期限表(附1)。7、2 归档范围应随着基建项目管理内容的发展变化做出相应调整。7、3 保管期限根据国家有关基建档案管理规范的规定,结合公司实际情况,分为永久与定期,定期分为30年与10年。不同保管期限的文件为一卷时,保管期限从长。8 归档要求8、1 归档时间:基建项目文件归档工作按工程的进程分阶段进行,工程完成一个阶段,收集、鉴定、整理、移

6、交归档一个阶段的档案,竣工后三个月内应完成竣工档案的验收移交。项目立项文件、设计文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件分别在该阶段工作结束后一至二个月内收集、整理、移交归档。8、2 归档文件应齐全、系统、完整,内容真实、准确,与工程实际相符。文件的内容与深度应符合国家有关建设项目档案管理规范、标准。(1)凡具有依据与凭证作用的文件及建设单位的发文均要求原件归档;属对方主送与抄送公司的收文,均应以红头文件归档;直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档;间接关系的转发文件可用清晰复印件归档。厂家成批材料的质量证明等若没原件的,施工单位可用复印件归档(在归档的复印件左上角空白处注明原件的存放处,加盖供应

7、商印章,以便归档文件的核实)。(2)凡合同、协议、招投标文件、竣工验收证书等文件材料均应为正本(即应有各代表方符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还应加盖单位公章)归档,签字方不得用副本或复印件归档。(3)工程施工过程中的各种原材料应说明该材料在工程项目中使用部位,应具有可追溯性。(4)设计变更、施工质量处理、缺陷处理,要形成闭环记录。8、3 项目文件的信息著录应真实、准确、完整揭示文件内容与形式特征。8、4 质量要求8、4、1 字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签章手续完备。8、4、2 需永久、30年保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。8、4

8、、3 竣工图图纸应就是蓝图或绘图仪绘制的白图,不得使用复印的图纸。8、5 归档数量8、5、1 前期文件、竣工验收文件等由建设单位形成或主办的文件至少归档一套。8、5、2 施工文件、监理文件、竣工图等由参建单位形成的项目竣工文件一般不少于二套(含城建局一套),还应提供电子版并附文件、图纸明细目录一套,有签名的文件应扫描原件形成电子版。8、5、3 项目中形成的声像材料按实际情况归档一套。9 项目竣工文件的编制9、1 竣工文件编制要求9、1、1 竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。施工单位、监理单位应根据工程实际情况以及合同规定的要求编制项目竣工文件。9、1、2 凡为易褪色材料(如复写纸、

9、热敏纸等)形成的并需要永久与30年保存的文件,应附一份复印件。9、2 竣工图编制要求与更改方法9、2、1 竣工图应由施工单位负责编制。9、2、2 竣工图应完整、准确、清晰、规范,修改到位,真实反映项目竣工时的实际情况。9、2、3 按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。9、2、4 一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更,可在原图上更改,加盖并签署竣工图章。9、2、5 涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35的,应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。9、2、6 同一建筑物、

10、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明;不同建筑物、构筑物应分别编制。9、2、7 竣工图图幅应按GBT10609、3要求统一折叠。9、2、8 编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。9、2、9 竣工图的更改方法按相关规定执行。9、3 竣工图章的使用9、3、1 竣工图章内容、尺寸如图1所示。单位为毫米图1 竣工图章样式9、3、2 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章,竣工图章中的内容填写应齐全、清楚,不得代签。9、3、3 竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。10 归档程序归档

11、程序包括归档文件的收集、审核、移交接收、整理与入库环节。归档流程图见附2。10、1 收集文件材料应收集齐全、完整。建设单位及参建单位应按照本规定附1中的归档范围进行项目文件的收集,包括文字、图表等应当归档保存的全部项目文件。10、2 审核建设单位基建档案形成部门或主办部门负责对项目文件的完整、准确及案卷质量进行审核并经部门负责人签字确认。10、3 移交接收(1)建设单位项目文件形成部门或主办部门兼职档案员将项目文件整理、编制案卷/文件移交目录(式样见附3),并将本部门审核通过的案卷/文件一并移交到本单位档案管理部门。(2)各参建单位应将审核通过的项目文件整理、组卷后编制案卷移交目录,移交到建设

12、单位档案管理部门归档。(3)建设单位档案管理部门依据案卷/文件移交目录对归档案卷/文件进行清点、检查、验收,对不符合要求的案卷/文件退回整改,案卷/文件全部符合要求后,在档案交接文据(式样见附4)上签字确认后接收。(4)案卷/文件移交目录一式两份,移交单位与档案管理部门各存一份。(5)对列入城建档案馆(室)接收范围的工程,工程竣工验收后六个月内,由建设单位向当地城建档案馆(室)移交一套(原件)符合规定的基建档案。10、4 整理档案管理员按照整理要求对归档项目文件进行分类、组卷、排列、编号、编目等。10、5 入库档案管理员将符合入库要求的档案安排存放位置,登记入库并记录存址。11 整理整理工作包

13、括分类、组卷、排列、编号、编目等工作。11、1 分类分类就是指依据分类办法标识归档文件分类并确定其保管期限的工作。11、1、1 分类原则以基建项目归档文件为对象,按照项目阶段,结合文件内容与形成特征,保持文件之间的有机联系,便于管理与开发利用。11、1、2 分类方法根据基建项目管理特点,结合基建档案内容与特征,基建档案类目设置如下:一级类目:B基建档案。二级类目:1、项目前期文件;2、项目竣工文件;3、项目竣工验收、决算文件;4、其她。三级类目:1、项目前期文件分为立项文件,建设用地文件,勘察、测绘、设计文件,招投标文件,合同、协议,开工审批文件;2、项目竣工文件分为工程管理文件,施工文件,监

14、理、质量监督文件,竣工图。11、2 组卷组卷就是指依据分类表将同一类目下的归档文件依据组卷原则组织在一起的过程。11、2、1 组卷原则11、2、1、1 组卷应遵循工程建设各阶段项目文件材料的形成规律,保持卷内文件材料的有机联系与案卷的成套、系统,便于基建档案的保管与利用。11、2、1、2 一个项目由多个单项工程或单位工程组成时,项目文件应按单项工程或单位工程的文件多少组成若干案卷。11、2、2 组卷方法与要求(1)依据本规范附1中三级类目进行组卷,同一类目下的归档文件根据数量的多少可以组成一卷或多卷,案卷及卷内文件不应重份。(2)项目前期文件一般应按问题、时间组卷。设计文件一般应按专业、卷册组

15、卷。(3)施工文件一般按单项工程、单位工程或装置、阶段、专业组卷。原材料质量证明文件一般应按专业、品种、型号组卷,同一个单项工程、单位工程共用的施工文件可以组为一卷,不同的单项、单位工程不可组为一卷。(4)监理文件一般应按专业或时间、文种组卷。(5)成册、成套的项目文件宜保持其原有形态。11、2、3 案卷排列按分类表类目顺序依次排列。同一单项工程、单位工程的文件应排列在一起。11、2、4 卷内文件排列(1)文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、正文与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,正文在前、附件在后,译文在前、原文在后的顺序排列。(2)施工文件按施工阶段、工序等进行排列。(

16、3)竣工图按专业、图号顺序排列。(4)既有文字材料又有图纸的案卷,一般按文字材料在前、图纸材料在后的顺序排列。11、3 编号依据公司档案分类办法编制档号的过程。档号由项目代号、分类号、案卷号组成。组成形式:项目代号-分类号-案卷号。(1)项目代号:用两位阿拉伯数字表示,项目顺序号由本单位按其基建项目顺序确定,经确定后不可随意改动。(2)分类号:根据基建档案分类表确定,由一级、二级与三级类目号组成(共5位)。(3)案卷号在同一项目、同一分类前提下,依据组卷方法排列案卷流水号,不应有空号、重号。11、4 编目根据基建档案实体编制页号、案卷封面、案卷脊背、卷内目录、卷内备考表与案卷目录的过程。11、

17、4、1 卷内文件页号编写(1)卷内文件以件为单位编写页号,以有效内容的一面为一页。(2)单面书写的文件材料在其右下角编写页号,双面书写的文件材料,正面在其右下角、背面在其左下角编写页号;图样页号编写在标题栏外。(3)已有页号的文件可不再重新编写页号。(4)卷内目录、卷内备考表不编写页号。11、4、2 案卷封面编制(1)案卷封面粘贴在卷盒正表面,式样见附5。(2)案卷题名:应简明、准确揭示卷内文件的内容,主要包括项目名称、问题、文件类型名称等。(3)立卷单位:应填写负责组卷部门或单位。(4)起止时间:应填写案卷内文件形成的最早与最晚的日期,如2012-01-01至2012-01-31。(5)保管

18、期限:应填写组卷时划定的保管期限。(6)密级:应填写卷内文件的最高密级。(7)档号:应填写项目代号-分类号-案卷号。11、4、3 案卷脊背编制(1)案卷脊背粘贴在卷盒侧面,式样见附6。(2)包括案卷题名、保管期限、档号,填写方法同11、4、2。11、4、4 卷内目录编制(1)卷内目录应排列在卷内文件首页之前,式样见附7。(2)序号:依次标注卷内文件排列顺序号。(3)文件编号:应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。(4)责任者:应填写文件形成者或第一责任者。(5)文件题名:应填写文件标题全称。文件没有题名的,应由立卷人根据文件内容拟写题名。(6)时间:应填写文件形成的日期,如20120720

19、。(7)页数:应填写每件文件总页数。(8)备注:可根据实际填写需注明的情况。(9)档号:填写方法同11、4、2。11、4、5 卷内备考表编制(1)卷内备考表主要说明卷内全部文件总件数、总页数、卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及在组卷与案卷提供使用过程中需要说明的问题,式样见附8。(2)立卷人:应由立卷责任者签名。(3)立卷时间:应填写完成立卷的日期。(4)检查人:应由案卷质量审核者签名。(5)检查时间:应填写案卷质量审核的日期。(6)互见号:应填写反映同一内容的不同载体档案的档号,并注明载体类型。(7)档号:填写方法同11、4、2。(8)卷内备考表应排列在卷内全部文件之后。11、4

20、、6 案卷目录编制 (1)案卷目录式样见附9。(2)序号:应填写登录案卷的流水顺序号。(3)档号、案卷题名、保管期限,填写方法同11、4、2。(4)总页数:应填写案卷内全部文件的页数之与。(5)备注:根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。11、5 案卷装订11、5、1 卷内文件以件为单位装订,应在卷内每件文件首页上方空白处加盖档号章(式样见附10)。档号章内容包括档号与序号,档号填写方法同11、4、2,序号填写方法同11、4、4。11、5、2案卷内超出卷盒幅面的文件应折叠。折叠方法见GBT10609、3。11、5、3 装订前剔除文件上的金属物。12 信息著录12、1 项目级信息著

21、录项包括:项目代号、项目名称、备注等。12、2 案卷级信息著录项包括:单位代码、项目代号、分类号、分类名称、案卷号、档号、案卷题名、立卷单位、年度、起止时间、保管期限、密级、总件数、总页数、归档时间、立卷人、检查人、立卷时间、检查时间、本卷情况说明、卷盒规格、库位号、互见号、移交部门、备注等。12、3 文件级信息著录项包括:项目代号、分类号、分类名称、案卷号、档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、移交部门、主题词、年度、时间、页数、保管期限、密级、备注等。附:1、基建档案分类、归档范围与保管期限表2、归档流程图3、基建档案案卷/文件移交目录4、基建档案交接文据式样 5、案卷封面式样6、案卷脊

22、背式样7、卷内目录式样8、卷内备考表式样9、基建档案案卷目录式样10、档号章式样附1基建档案分类、归档范围与保管期限表二级类目三级类目分类号归档范围保管期限01项目前期文件01立项文件B0101项目建议书及审批文件;可行性研究报告、项目评估、投资估算及审批文件;环保、消防、人防、节能、安全、交通、园林、市政、文物、通讯、卫生等评审、备案文件及政府批文;专项申请及批复;关于立项有关会议纪要、决议、决策文件等;专家对项目的有关建议文件永久02建设用地文件B0102选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及建设用地批准书、建设用地规划许可证及其附件、国有土地使用证等永久拆迁安置意见、协议、方案等3

23、0年03勘察测绘设计文件B0103工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查;建设用地钉桩通知单(书)、验线合格文件;规划设计条件与设计通知书;初步设计文件及审查会议纪要、意见、批文;初步设计图纸与说明(含概算书),审定设计方案通知书及设计计算书;消防设计审核意见;政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久施工图及其说明(含预算)30年04招投标文件B0104勘察、设计、施工、监理等招标文件、投标文件、开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告、中标通知书等永久未中标的投标文件10年05合同协议B0105关于项目的勘察、设计、施工、监理、设备采购等合

24、同、协议;与有关行政主管部门签订的关于环保、消防、人防、交通、园林、市政、文物、通讯、卫生等协议、合同及合同变更永久06开工审批文件B0106规划许可证、附件及附图;开工审查表、施工许可证永久02项目竣工文件01工程管理文件B0201建设单位与设计、施工、监理、质检、设备制造等单位来往文件;建设单位组织的工程会议等工程管理文件30年工程进度网络计划、工程节点(里程碑)等工程管理文件10年02施工文件B0202施工技术文件:设计变更通知单、工程变更洽商单/记录,工程变更费用报审表、图纸会审文件永久施工测量记录:工程定位测量记录,基槽平面及标高实测记录,楼层平面放线及标高实测记录,楼层平面标高抄测

25、记录,建筑物垂直度、标高测量记录永久施工记录:隐蔽工程验收记录,交接检查记录,地基验槽记录、地基处理记录、地基钎探记录(应附图),混凝土浇灌申请书、拆模申请单、搅拌、养护测温记录(应附图),构件吊装记录,焊接材料烘培记录,通风(烟)道检查记录,防水工程试水检查记录,预应力筋张拉记录、有粘结预应力结构灌浆记录,智能建筑工程安装质量检查记录、施工检查记录,幕墙注胶检查记录,基坑支护变形监测记录,桩(地)基施工记录,网架(索膜)施工记录,钢结构施工记录永久过程验收记录:结构实体混凝土强度验收记录,结构实体钢筋保护层厚度验收记录,钢筋保护层厚度试验报告,检验批质量验收记录表,分项工程质量验收记录表,分

26、部(子分部)工程验收记录表永久竣工质量验收文件:单位(子单位)工程质量竣工验收记录表,单位(子单位)工程质量控制资料核查记录,单位(子单位)工程安全与功能检查资料核查及主要功能抽查记录,单位(子单位)工程观感质量检查记录,室内环境检测报告,建筑节能工程现场实体检验报告,工程竣工质量报告,智能建筑工程资料审查,智能建筑工程竣工验收结论汇总,工程概况表永久工程质量事故调(勘)查笔录、质量事故报告永久施工管理文件:施工进度计划报审表、工程开工/复工报审表、报告、月工程进度款报审表、费用索赔申请表、工程款支付申请表、工程延期申请表、见证记录30年施工试验文件:回填土、基桩性能、钢筋连接、埋件(植筋)拉

27、拔、混凝土(砂浆)性能、施工工艺参数、饰面砖拉拔、钢结构焊缝质量检测、探伤报告、记录及水暖、机电系统运转测试报告或测试记录等30年施工物资文件:钢材、水泥等各种产品质量合格证、主要产品性能检测报告、试验报告、复试报告、试验委托单(见证取样单)等30年工程物质选样送审表、进场报验表、批次汇总表、设备开箱检验记录(机电通用)、设备及管道附件试验记录(机电通用)、管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录10年03监理质量监督文件B0203监理规划,监理月报、年报、会议纪要、监理通知、监理工作联系单、工程变更单、工程暂停令、工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、质量事故报告及处理文件、工程质量评估报告

28、、监理总结(专题、阶段与竣工总结)、竣工移交证书;质量监督文件30年04竣工图B0204建筑、结构、钢结构、幕墙、建筑给排水与采暖、建筑电气、燃气、智能建筑、通风空调、工艺布置、室外工程等竣工图永久03项目竣工验收决算文件B03建设工程竣工验收备案表、工程竣工验收报告、专项竣工验收文件、备案表、竣工测量报告、工程竣工决算报告、工程结算永久04其她B04评优、创优文件等永久附2归档流程图附3基建档案案卷/文件移交目录项目名称:序号题 名份数页数立卷单位/责任者时间保管期限备注第 / 页附4基建档案交接文据移交单位名称接收单位名称交接性质档案所属年度 年 月至 年 月项目名称文字材料数量共 卷 件竣工图数量共 卷 件光盘总数共 张其中竣工图光盘 张 照片档案数量共 卷 件项目情况说明备注说明接收意见移交单位(印章)负责人:经办人:移交时间: 年 月 日接收单位(印章)负责人:经办人:接收时间: 年 月 日附5 案卷封面式样档号:案卷题名立卷单位 起止时间 保管期限 密 级 附6案卷脊背式样保管期限档号案卷题名附7 卷内目录档号: 序号文件编号责任者文件题名时间页数备注附8卷内备考表档号:互见号:本卷情况说明:立卷人: 年 月 日 检查人: 年 月 日附9 基建档案案卷目录序号档号案卷题名总页数保管期限备注