电子商务部规章管理办法.docx

1、电子商务部规章管理办法欢迎您来到广州汉明箱包有限公司（电子商务部）工作，本手册将帮助您了解广州汉明箱包有限公司（电子商务部）的组织结构、部门职责以及有关规章制度。祝您在汉明箱包电子商务部工作愉快！经2011年3月1日第一次股东会议决议暂行，本公司（电子商务部）属于总经理制管理模式。公司管理体系共分成四大部分，其组织架构如下页：行政管理制度录第一节 制定与修订规章制度第二节 印章管理第三节 车辆管理第四节 办公用品管理第五节 电话（IP卡）、传真机、管理第六节 电脑管理第七节 办公场所管理第八节 档案管理第九节 公司行文规定第一十节 文件传阅规定第十一节保密规定第十二节邮件、报刊管理第十三节固定

2、资产管理制度第十四节对外赠送礼品的管理办法 第一节制定与修订规章制度一、公司根据国家法律、法规、公司章程，结合公司实际情况和需要，制定规章制度，以规范各项工作程序和行为准则。二、制定与修订程序管理部负责收集、整理意见并提出制定、修改意见，总经理核准后公布实施。三、自管理部正式上报制定、修订文件一周内，总经理应予以批示。四、管理部负责规章制度的制定、修订、执行/解释。公司各部门应共同执行。五、在新的规章制度或公司的单项决定公布之前，仍按本规章制度执行。第二节 印章管理一、印章制作公司印章或部门印章的刻制或变更，须由用章部门递交书面报告，经总经理批准后，由管理部联系制作。二、领取制作印章刻制后，由

3、管理部登记备案后交有关部门领取使用。登记内容包括：印鉴、启用时间、使用部门与保管人等。三、印章的保管1. 公司印章由管理部负责管理,部门印章由各部门指定专人管理.只有印章管理人和部门负责人方可启用.2. 各类印章应加锁予以谨慎保管,不得随意放置,不得随意交给非指定人员代管或私自外借。四、印章适用应具备条件1、启用公司印章所有文件、资料等需经相关批准程序后方可盖公司印章。一般的证明、介绍信、文件资料盖公司印章需经管理部经理审批；重要的证明、文件（包括呈政府部门的报告、一切合同、担保书等）、资料需总经理批准。特殊的证明、文件盖章，需批准人在复印件签字保留管理部。2、启用部门印章部门印章经部门经理批

4、准后方可启用。五、盖章登记盖公司印章后，申请盖章人应在公章使用登记本上登记。六、印章管理员职责1、检查需盖章的文件材料是否符合相关签发批准程序,不符者,应予拒盖。2、盖章前认真检查文件内容，如发现问题应及时向批准人反映，经批准人重新核准后再予盖章。3、保持印章清洁、印鉴清晰。4、印章放在指定的地方，不得擅自携带外出。5、不得擅自使用公司印章和部门印章。第三节车辆管理一、管理部门公司本部车辆由管理部管理，由专职驾驶员负责驾驶。二、车辆调度各部门用车需填写车辆调度单，经管理部经理批准签字后，由乘车人提前送交管理部调度员统筹安排，司机凭车辆调度单发车，未经管理部调度员许可不准用车。三、优先派车情况1

5、.高层管理用车2.客户、财务提存现金用车四、可派车情形1.办事地点乘公交车不便且离公司远；2.公司员工与政府职能部门工作人员共同外出工作；3.出现紧急情况用车4.公司组织活动用车5.公司邀请的客人用车；6.财务人员前往银行提、存现金用车五、用车人必须遵守事项1.同一线路的数人应同乘一辆车,并应主动与司机取得协调。2.用车外出办事在同一地点逗留1小时以上的,不留车等候,返程自行解决.3.应按派车单上的出车时间出车,超出半小时还未出车的,该派车单视为作废。六、限制派车地点1.自行车程在30分钟以内,2.乘公交车辆往返方便的地点(无须两次换车)限制派车。七、禁止公车办私事1.以工作为名派车办私事,司

6、机有权拒绝并向管理部或上级主管举报。2.节假日、下班后，驾驶员应将车辆停放于公司指定车位，不允许各级员工公车私用。八、外单位借车外单位借用公司车辆需总经理批准。九、员工借车员工因私事向公司借车时，需说明事由，在不影响工作的前提下，厦门岛内由管理部批准；岛外由总经理批准，由此产生的长途耗油和可能发生的费用，由借车人负责。缴费标准为油资每公里0.6元,长途通行费自付,油费由公司报销。十、驾驶员工作误餐、加班用车1.驾驶员工作误餐是司机随同公司领导或业务部前往应酬用餐时,没有安排参加就餐而自行解决的用餐的情况(单程接送不含在内),每次给予误餐补贴10元。2.超出工作时间加班用车,需由用车人在驾驶员行

7、车记录本上签字,确认用车时间。3.节假日值班用车,由管理部安排和确认。4.高层管理加班用车,月终由管理部汇总汇报用车领导审核。十一、驾驶员必须遵守事项1.驾驶员应遵守中华人民共和国交通安全法；2.驾驶员应保持车貌整洁,出车前经检查车辆是否达到行驶要求,如发现车有故障应及时向负责人汇报,根据管理部统一定点安排修理。3.若无出车任务,驾驶员应将各自负责驾驶的汽车按指定地点停放,以利于管理；未按指定地点停放造成的事故及车辆损失，将追究个人责任，并按公司有关规定处罚。4.驾驶员须经管理部同意后方可出车,若私自出车造成的伤亡事故及车辆损失,将追究个人责任,并按公司有关规定处罚。5.车辆使用汽油由驾驶员统

8、一按管理部指定加油站加油，管理部统一发放加油卡，统一结算，如遇特殊情况(长途出车等)需要用现金加油，经管理部审核后,按有关规定报销。6.驾驶员发现汽车需要维修故障、定期保养及购置汽车用品等，应事先填报汽车费用使用申请单，由管理部签署具体意见，报公司总经理批准。驾驶员未在公司指定维修厂家维修车辆，自行承担维修费用，造成车辆损坏的，应赔偿损失，同时公司对违反者给予盘点；易耗品属正常损耗可予以注销，非易耗品属无正当理由发生的丢失的损坏，由责任人按价赔偿。7.管理部每月定期公布汽车月使用情况报表，内容包括行驶公里数，每一百公里耗油量，停车费用，洗车费用、故障维修费用、正常保养费用、购置汽车用品费用等。

9、此报表将作为考核驾驶员的依据之一，并作为管理部控制车辆费用的参考。第四节办公用品管理一、管理部门管理部负责公司办公用品的购置、保管、发放工作。二、领用计划与购置各部门每周五前应拟定下周办公用品领用计划表，经部门经理审核，报管理部审批，管理部依审批结果购置办公用品。三、领取时间、手续每周一为办公用品领取时间，各部门由内勤人员统一领取。四、爱护办公用品公司员工应妥善保管、合理使用办公用品，杜绝浪费。五、非易耗办公用品再领非易耗品以旧换新。调换工作岗位或离开公司应将非易耗办公用品退还，遗失照价赔偿。六、印制名片1. 印制名片需由职员申请,部门负责人核准后报管理部统一印刷。2. 职员名片采用统一格式，

10、按公司规定职务、职称印刷。3. 名片印制后，管理部通知有关人员办理签领手续。4. 员工离开公司或职务变化应将剩余名片交还管理部，不得继续使用。第五节电话（IP卡）、传真机、管理一、管理部门管理部负责各种电话（含IP卡）、传真机等管理事宜。二、电话管理1.公司各部门所需电话及无线对讲机均由IT部负责采购和配备。2.话机使用者应妥善保管,发现故障不得自行拆卸,应由管理员联系专业人员检查维修。3.不准利用通讯工具闲聊或谈论保密事项。4.长途电话密码有专人管理,掌握长途电话密码者只限于工作使用,不得将密码告诉他人。5.长途电话需要在电话登记本上登记。6.电讯管理员发现公司本月话费或单机话费异常,应及时

11、进行查询,并向部门经理报告,对违规者,负责提交处理意见。三、电话IP卡的管理1. 公司所需的电话IP卡由管理部负责选购,各部门向电讯管理员领取,用完的IP卡需交还IT部电讯管理员查备。2. 拨打长途电话，如与已开通IP的电话的国家和地区、国内城市通话，必须用电话IP拨打，以节省办公费用。四、传真机的管理1.拟写传真文件必须认真严谨,符合规范。2.传真文件必须与工作有关并经部门经理批准。3.使用传真机后，应在传真文件登记本上登记，传真件应存档备查。电讯管理员月终将费用分部门结算。4.传真来件需登记、签收。五、故障外单位、员工借用电话、IP卡、传真机发送个人资料，需经管理部批准，并收取费用。六、附

12、则凡盗用或利用长途电话密码，电话IP卡、电子信箱上网，用于非工作需要的通话、通信，将依公司奖惩规定给予警告、罚款直至除名。第六节电脑管理一、管理部门IT部负责对公司所有电脑及其外部设备和软件系统进行统一购置和管理。二、管理规则1. 电脑主机、电源、保险等硬件设备应妥善保管，操作人员应严格按照电脑操作规范开、关机器，注意开机前的检查，加强机械养护，保证正常操作运行。2. 各类电脑、外部设备和软件属公司财产，必要时公司交重新分配使用。IT部建立各台电脑的档案，并负责管理。必要时有权调用、查核公司的每一台电脑。3. 因工作需要配置电脑及附属设备的部门，应书面报告IT部，IT部进行核查，提出调配意见或

13、购置申请，获准后由IT部指定的电脑主管人员负责选型购置。4. 配备在各部门使用的电脑,由部门经理指定培训合格的职员任该机主要操作员,负责该机的日常维护和保养。其它人员因工作需要使用电脑时，须经操作员同意。5. 电脑出现故障,操作员须立即报告IT部,使用部门应主动配合维修事项。6. 电脑随机配置的参数、软件不许擅自改动，若有较大幅度的修改，如硬盘重新格式化、重要软件删除等须书面报告IT部，并存档备查。7. 必须为重要文件添加密码，定期整理个人资料，并做备份；经常擦拭电脑设备的壳，注意保持电脑周围环境的整洁。8. 每月IT部定期对电脑系统、各部门重要文件备份、电脑保洁等进行检查；不定期对电脑系统进

14、行设备检修，以保证系统的安全运行和稳定运行。9. IT部及各部门电脑使用人员对公司网络资料及电脑文件负有保密义务，遵守保密规定。三、电脑保密规定1. 各个部门必须为部门的电脑设定开机口令，定期修改开机口令帐号和密码。2. 严禁将开机口令随意告知他人。3. 非本部门人员未经同意，严禁随意上机。4. 为安全起见，在不使用或暂时离开电脑时，请将正处理的文件关闭。5. 未经许可，严厉禁止随意打开电脑机箱、或对电脑及其外部设备进行任何物理上的改变及电脑及外部设备借给非公司人员使用。6. 禁止上班时使用与工作无关的软件。7. 未经许可，不得随意进入机房。四、网络的管理1.电子信箱、上网由IT部网络管理员进

15、行统一规划设置，密码有网络管理员统一管理。2.公司所配置的互联网是为员工提供查阅与工作相关的网络资料、信息以及互联网通讯的工具，为加强公司互联网的使用管理，提高公司互联网的使用效率，保障公司局域网上网速度，员工必须严格遵守有关规定。3.公司的服务器,贮存公司全面业务活动数据和重要材料,非操作人员严禁擅自操作。4.所有上网者必须严格遵守计算机信息系统国际互联网安全保护管理办法和厦门市计算机信息系统安全保护暂行办法。5.上班时间内员工必须做好本职工作,在工作完成情况下方可上网收集所需的信息资料。6.上网人员一经完成浏览、下载信息，必须及时关闭所有网站，保障局域网上网速度。7.员工不得利用公司互联网

16、从事以下活动,一经发现,由其部门负责人对其进行批评教育;累计达三次者,由公司通报批评,并按有关规定处理。(1)在上班时间利用公司互联网浏览与本职工作无关的网站、或进行网上聊天等与工作无关的活动；(2)在上班时间上网查询股市行情者。8.各部门责任人应负责本部门人员的教育和监督工作,引导其充分利用与本岗位业务有关的网上信息资源。9.凡因不正确使用计算机网络,参照公司有关规定依情节轻重，给予不同程度的处分，直至除名。五、电脑管理处罚细则1.未经许可擅自安装软件的初犯者以口头警告；若造成电脑感染病毒的，将通报批语，若造成公司网络感染病毒的，将自行承担由此而引起的所有后果，严重者将以除名处理；2.XX擅

17、自盗取参数利用电脑上网聊天或利用授权上网查阅黄色网站并且在上班时间玩各种游戏的，发现一次罚款人民币100元；3.未经许可擅自拆装电脑及外设备的，并造成电脑设备损坏或影响部门工作开展的，将承担由此而引发的一切后果，严重者以除名处理；4.未经许可将电脑及外设擅自带给非公司人员使用的，将承担由此而引发的一切后果，严重者以除名处理；5.未经许可擅自进入电脑总机房，擅自操作机房电脑查阅有关资料的,以除名处理；7.IT部例行检查中要求使用者更正现有的问题（例如电脑保洁、）在限期内不执行的，将通报批评。8.未经许可擅自复制资料引起公司机密泄露的，公司有权依情节轻重，给予不同程度的处分，直至除名。第七节办公场

18、所管理一、保安工作办公楼保安由大楼物业管理处负责，管理部负责公司内部安全防范和对外联系。二、总台值班设立总台值班员，守卫公司大门，防火防盗，保护公司财产。负责外来电话的接受、登记与处理，来访人员的接待，人员出入的登记，邮件的收发。三、风纪仪容1.公司办公楼工作的员工，需按公司的要求佩带工作卡，衣着整洁端庄，保持良好的仪容、仪表，上班时间不得穿无领T恤、短裤、拖鞋、男式凉鞋和运动鞋。服务人员按规定统一着装。2.员工在各种场合，以端庄、洒脱、精干的形象出现，谈吐文雅，坐立行姿规范。3.以诚待人，以善交友。与同事、客人主动招呼，时时保持微笑。四、工作秩序1.遵守国家的各项法律、法规、政策和公司的各项

19、规章制度。2.热爱企业，发扬努力工作的敬业精神，坚守岗位，工作积极，主动，不断提高自己人的业务水平和工作能力。3.不断改进工作，提高工作效率，服从领导，服从管理，自觉维护公司信誉和形象。4.上班按时进入岗位，外出办事应交待。上班时间不得喝酒，因业务应酬，酒后失态者，禁止进入工作岗位。驾驶员当班期间不得喝酒，违者予以除名。5.工作时间非工作需要，不得随意串岗，不得闲聊、喧哗、嬉闹。6.接听或拨打电话，须谈话礼貌，长话短说，不得拨打与工作无关的信息台或打私人电话。7.未经许可，不得私自翻阅非自己管理的文件、资料及书籍。8.未经许可，不得动用非自己专用的电脑设备。9.报纸、杂志只供休息时间阅览，非工

20、作需要，上班时间不得翻阅报纸、杂志。不得私自将书报带回家。10.长途电话、传真与复印文件资料，需经管理部总台同意，拨打长途电话、传真与复印后应登记。传真机长途加密管理，电讯管理员下班应锁机，上班开机。私人传真和复印资料，应事先经管理部同意，并交纳纸张成本费和传真费。五、安全管理1.公司所有员工须树立安全意识，杜绝火、盗、伤等恶性事故发生。（1）员工不得携带易燃易爆等危险品进入办公大楼，更不得擅自在大楼内使用明火、焚烧物品，特殊情况需要使用明火，需经管理部批准，并备好灭火器。不在靠近火、电源处堆放杂物。发现各种隐患时向管理部报告。（2）任何人不得擅自移动及动用灭火器材、火警按钮。（3）新员工需接

21、受有关消防措施，电器设备的使用培训。（4）电源开关及照明电器设备故障均报告管理部，由管理部派专业人员进行维修，非专业人员不得进行操作。（5）员工下班前须认真检查本岗位办公场所的设备安全，切断各类设备电源，总台值班人员下班前应总巡查。（6）发现火警要保持镇静，迅速拨动附近火灾报警器，呼唤援助并及时拨打基础119火警电话，注意准确报告起火位置、燃烧物品等，接到疏散通知后，切勿搭乘电梯，应从容打开消防通道，由安全梯转移。（7）除电工外，其它员工严禁在电源裸露附近作业或站立。（8）管理部应定时对消防及电器设备进行检查，消除隐患。（9）上、下班人员一律从电梯大堂通道门口出入，领导层区域未经许可不得随便进

22、入。除紧急情况，任何人不得走消防通道。(10)员工上下班时应将重要资料和贵重物品放置专橱柜内，个人贵重物品不要存放办公场所过夜。上班时间若遇员工亲朋好友探访，可在会议室接待；但时间不得超过30分钟。（11）下班后，员工延时工作，需向总台报告登记，但不得进入其它部门工作场所。2.发现被盗应保护现场，并立即通知部门经理和管理部，在事故未处理前，应作好保密工作。3.节假日值班，由管理部统一负责安排，值班人员负责接听电话，接待来客来访、并作好值班记录。六、卫生管理1.员工有义务保持办公场所整洁、舒适。2.保持办公桌椅、文具等办公用品摆放整体。3.不随地吐痰、不乱扔纸屑等杂物，不乱倒茶渣，烟等。4.保持

23、厕所清洁无味，卫生纸用后应投入指定的纸缕，不向各种管道乱扔杂物，以防管道堵塞。5.不在办公室内存放食品，以防止滋生或引致老鼠、苍蝇和虫害。6.各部门办公室内禁止吸烟，吸烟者只能在指定的地点，禁止在办公区域用餐。7.节约使用卫生纸，不得用于擦手，擦桌子等。8.办公场所未经许可不准擅自张贴广告,宣传画及标语,不随意堆放或悬挂物品。七、布局与客人来访1.办公室的分割、划分、分配、布局和装潢风格由公司统一规划，未经允许不得擅自改变办公室的布局。2.办公位置及设备由公司分配，任何人不得随意转移位置。3.员工午休，只限于办公场所休息，禁止在会议室、培训室卧睡。4.办公楼内会议室，接待室等公用场所统一由管理

24、部管理，所有来访客人需经总台安排引见方可进入办公室，请勿让其私自入内。八、办公场所搬迁1.办公场所物品的搬出与迁入须由管理部负责协调。2.搬迁过程中应确保公司财产和文件资料不受损失。九、社区关系1.公司所有员工须处理好与大楼物管处及社区内各单位的相邻关系，维护祥和气氛。2.公司管理部负责保障办公场所的水、电、气、停车场等良好运转。十、附则1.公司员工除遵守本规定外，还须自觉遵守莲花广场用户守则，服从物业管理公司的管理，各部门经理有责任督导本部门员工认真执行。2.违反本规定将视情节轻重给予批评、罚款、警告、除名之处分。第八节档案管理一、管理部门公司档案工作由管理部管理，各部门指定人员负责本部门形

25、成的文件资料的收集、整理、建档工作。二、公司文件、材料的归档范围1.公司或相关子、分公司的设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括公司章程、投资各方签订的合资合同、协议等）；2.董事会形成的决议、决定、会议记录、纪要等文件材料；3. 行政管理中形成的工作计划、总结、报告、重要提示、批复、各种年检、登记、会议记录、纪要、年度及月份工作报告、汇报等文件材料；4. 人事、劳动工资、福利、奖惩、安全保卫、法律事物、教育宣传、培训、信息档案等方面的文件材料；5. 财务会计、审计、统计等工作中形成的文件材料；6. 项目开发计划、报批、经营过程中形成的文件材料（包括文字、声像材

26、料）；7. 项目报价、预算、招投标资料；8. 项目经营方面的文件材料；9. 产品销售方面的文件材料；10. 以公司名义印发的重要文件以及报呈政府部门的报告和批复；11. 政府分发、本公司应贯彻执行的法律、法规、通知等；12. 所属基层单位、相关单位来往文件材料；13. 报刊杂志上刊登的有关本公司情况的文章、材料的剪报；14. 公司高层及各部、室、子/分公司工作人员和负责人员，以公司名义参加上级召开的各种会议文件资料、录音、录像、照片等载体、出国考察等项目、合同协议及情况汇报资料等；15. 与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书、照片等资料。三、归档的基本要求1.政府有关部门发文的文件、批文、

27、批复、证书等，收文后立即交管理部文档管理员登记和编号，原件由档案室统一管理；2.以公司名义发文的文件会议纪要，管理部档案室一律存档；3.新项目经营档案管理部档案室保存一份；4.公司各部门形成的文件材料，由本部门兼职档案人员负责收集、整理和建档，纳入公司档案室统一管理范畴，任何个人不得据为己有；5.归档的文件材料必须用原件，作到完整、准确、齐全（包括正本与定稿、请示与批复、正文和附件等）6.归档的文件材料要求纸质优良、字迹牢固、书写工整，不准使用铅笔、圆珠笔、红墨水等易褪色的书写工具；7.归档的文件材料应符合国家公文规范要求，签署手续应完备。四、文件材料归档时间1.各部门管理工作中形成的文字材料

28、，由部门兼职档案管理人员收集、整理、立卷、装订、建档，与第二年第一季度完成；2.会计档案由财务部按归档要求负责整理、立卷、装订成册，在财务部保管二年，期满后由财务部编造清册移交管理部档案室；3.项目经营档案由负责部门整理一套完整的档案交管理部档案室；4.工程报价、招投标完成后整理、建档，密封后移交管理部档案室；5.产品销售档案由销售部收集、整理、建档、保管，每年度整理一份完整的档案交管理部档案室存档。五、档案的管理1. 公司所形成的各类档案，按照国家标准规范进行科学的分类、整理、编目。2. 根据档案的实际价值和国家有关规定，档案保管期限为永久、长期、短期三种。3. 归档的有关文件、批文，政府有

29、关部门需要收回原件的，领用时列出文件清单报总经理批准，原件复印留存并注明原件的用途，去处，连同收回文件回执一起存档。4. 档案应存入专用档案柜和需持单位介绍信,并经总经理批准.如果复印档案资料,应按规定价格付款.六、档案的鉴定公司对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作由总经理专业人员和档案保管人员组成鉴定小组负责，对于失去保存价值列出销毁清单，报董事会批准后销毁，销毁清单七、阅借档案1 公司职员查阅档案需本部门经理批准后报管理部批准，必需在管理部指定的地点查阅，并在（档案借阅登记本）上登记；2 查阅或借出公司保密档案需总经理批准；3 档案资料原则上不准借出的，如需借用出办事，必须办理档案交接清单，

30、于借阅当天归还。4 外单位查阅或索取档案资料，需持单位介绍信，并经总经理批准。如需复印档案资料，应按规定价格付款。5 复印公司档案，需报本部门经理批准，经管理部审批，由档案管理员操作，按所需分数复印，不得多印。八、有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚；造成损失的，根据档案的价值和数量，责令赔偿；构成犯罪的，应当依法追究当事人的责任。1 损坏、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料；2 涂改、伪造档案；3 私自出卖、盗卖档案；4 擅自占有和非法携带档案出境；5 档案工作人员玩忽职守造成损失。九.保密查阅、借出档案应严格遵守公司的保密规定。第九节公司行文规定一、公司行文规定1.以公司名

31、义对外发文文件，首页用公司印制的文件会稿笺拟定、会签，并注明打印份数，主送、抄送单位、文件密级等，送管理部编写文件、打印、盖章。若有抄送，文件末尾注明，文件首页须打印在印有公司标志的稿纸上，文件会签稿及正本一份由管理部存档。2.以公司名义对内发文或以部门名义对内发文文件，不必使用文件会稿笺，直接在文件首页稿头打印拟搞、核稿、签发格式，由拟稿、核稿、签发人签名。公司文件文号由管理部编写，部门文件文号由各部门自行编写（参考文档管理代码建立文档号及日期）。3.公司内部下级向上请示，报告，按行文格式，不必盖章。4.有关会议纪要拟稿、签发、发文规定如下：（1）会议纪要须写出时间、地点、主持人、出席、记录、报送等内容；签发、会稿、核稿、及报送直接拟在纪要的正文前。会议纪要须分发给每位与会者及公司领导，并抄送相关人员。（2）部门会议纪要由部门经理签发，部门自行编写部门文件字号、发文；