办公室人员培训课程-学员版2.0.ppt

1、办公室人员培训课程,我们要做的：OPEN开放的空杯心态，积极参与，踊跃参与课堂互动，你会得到加分。鬼谷子：听易忘，观能记，动开悟，悟生慧。CLOSE封闭的环境，不要受外界干扰。请将手机关闭，如有必须接的电话，请改成振动状态，并出去接听。,2,课程内容安排,第一讲：角色定位第二讲：商务礼仪第三讲：有效沟通第四讲：高效会议第五讲：公文写作,开篇的话我对办公室工作的基本认识,办公室参与政务、管理事务、搞好服务。主要职能是：办文文章就是咱的脸办事打杂也是生产力办会难忘1998办公室人员的角色定位参谋助手服务,4,广博综合性,灵巧、熟练复合性,理性明智,修为、涵养自我约束,详细内容,秘书的基本能力,应具

2、备合理的知识结构横向知识的广博性纵向专业的深入性应具备优良的智能结构要具有较强的反映能力要具有较强的创造能力要具有较强的研究能力要具有较强的表达能力要具有较强的协调能力,6,心里有阳光，生命就会开花 消极的态度会严重伤害你自己 拥有必胜信念，可以让你绝路逢生 不要在困难面前变成矮子 每天都进步，成功变简单,态度决定一切,命运流程图：,心态决定一切：没有正确的心态，就算用尽各种良法妙方也是徒劳,态度决定一切,8,心态变 变观念变 变行为变 变习惯变 变性格变 变,办公室人员应有的十大心态,9,的心态 的心态 的心态 的心态 的心态,的心态 的心态 的心态 的心态 的心态,调整好心态的五个信念,1

3、0,第一个信念：我有必定成功公式,第二个信念：过去不等于未来,第三个信念：做事先做人,第四个信念：是的我已经准备好了,第五个信念：让工作充满热情,忠诚企业，保守秘密正确待薪，尊重上司恪守信用，非常勤奋自觉主动，专注精通认真仔细，不断改善,敬业心,11,二意服务意识竞争意识,办公室人员应有的职业品质,进取心不断提升自我能力=学识+生活经历+工作经历+长者的传授,工作就意味着责任。权力越大，责任越重。在其位，谋其政别人没有为你承担失职的义务从自身找原因,责任心,课程内容安排,第一讲：角色定位第二讲：商务礼仪第三讲：有效沟通第四讲：高效会议第五讲：公文写作,您不可能有第二次机会来重建您的第一印象 卡

4、耐基,“对于商务活动而言，有教养比拿到文凭更重要”。,无论你愿意与否，你都在留给别人一个关于你形象的印象，这将在很大程度上决定你的商务活动的成败，接受人和接受产品紧密相连。,不学礼，无以立 孔子,礼仪是人际交往的艺术礼仪是有效沟通的技巧礼仪是约定俗成的规范想一想：学习礼仪有哪些好处？,礼仪就在您身边,内强素质外塑形象增进交往,维护企业形象的四要素！一、理念 以对方为中心行为必须合法二、行为 案例：市长热线三、视觉 案例：看头与看腰四、态度尊重自身尊重自己的职业尊重自己的单位尊重对象,用正确的礼仪维护企业形象,卡耐基说：你人怎么对你，你就应该首先如此去对待对方。亚历山德拉博士的白金法则：别人希望

5、你怎样对待他，那么就请你在合法的前提下去满足他。,规范化着装的好处树立形象。易于辨识。整齐划一。集体荣誉。自我约束。等级差异。,仪表礼仪,规范化着装四忌：忌讳过分杂乱。忌讳肮脏不堪。忌讳又残又破。忌讳衣冠不整。,商务着装之男士西装（职业装）一、着装原则 三色法则 三一定律 三大禁忌二、着装搭配 衬衫和西装的搭配领带和西装的搭配鞋袜和西装的搭配饰品和西装的搭配,仪表礼仪,色彩：以单色、深色，首选蓝色（黑色可作礼服，如宴会、新郞）款示：面料：纯毛为宜，休闲场合可皮制、麻、条绒三色法则全身颜色不能多于三种,上衣、下衣、鞋子、领带、衬衫。正式场合深西装、白衬衫，社交场合同色衬衫。易于辨识。三一定律鞋子

6、、腰带、公文包是黑色的。三大禁忌：忌袖子上的商标没有拆。忌穿夹克打领带。（制服除外）忌袜子存在问题。（不穿袜子、不是一双、尼龙丝袜、白袜子）。,仪表礼仪,商务着装之男士西装（职业装）衬衫和西装的搭配长袖衬衫（夏天时可着短袖制服）多备几件（至少是两件白的，1件与西装同色系）注意领子和袖口西装、领带、衬衫的搭配：由深入浅或由浅入深注意色彩注意领形（方领适合正式西装，扣领、立领适合休闲西装，翼领适合打蝴蝶结、穿燕尾服）穿长袖衬衫可以打领带，但只在室内；穿短袖最好不要打领带户外一定要穿外套袖子不要卷起来贴身穿衬衫（内衣至少是U或V领）,仪表礼仪,商务着装之男士西装（职业装）领带和西装的搭配注意领带的颜

7、色（商务交往注重保守，最好是单色，与西装同一色系为佳，图案大花哨反光不好看，喜庆场合可以打红色，大红一般不常打，格子、条纹、点的领带可以考虑）注意领带的质地（真丝或纯毛）注意领带的款式（箭头与平头）注意领带的长度（皮带扣的上端）,仪表礼仪,商务着装之男士西装（职业装）鞋袜和西装的搭配光面皮鞋（磨毛的、磨砂的、艳色的、打眼的、多种色彩拼接的不合适，黑色为宜）大小要合脚尽量不要用鞋垫（最起码要防止它滑出来）注意色彩（正式场合应着黑色，休闲场合可与裤子同一颜色）袜子首选黑色、纯棉或纯毛袜筒稍高（忌飞毛腿）,仪表礼仪,商务着装之男士西装（职业装）饰品和西装的搭配表（宜机械表、庄重，忌电子表、时装表、大

8、腕表、太空表、潜水表，劣表不如不带）包（正式场合首选真皮、手提式、黑色的公文包，社交、休闲场合可以使用手包。钱包、手机、名片、通讯录等都宜放入包中，都应是黑色的）装饰性袖扣与领带夹（领带夹一般可以不用。两种人要用领带夹：VIP和穿制服的人。领带夹的位置应在三分之二处。正式场合可用装饰性袖扣，一般贵金属质材，如宝石、纯金、纯银、甚至白金之类的。）,仪表礼仪,商务着装之职业女装一、四个禁忌 有些裙子是不能穿的忽略裙鞋袜之间的搭配 在重要场合穿套裙套装时不能光腿三截腿注意：职业女装面料选择宜纯毛、纯棉、纯麻、纯丝，忌发光、发亮、过分透的着装应扬长避短：X型适合于腰比较细的，A型适合于腿比较粗的，Y型

9、适合于长腿、但上身不太好的，H型适合于身材比较苗条的，O型只适合于休闲装。,仪表礼仪,商务着装之职业女装二、着装搭配最重要的行头：首饰、包、丝巾 干什么象什么，忌过分招摇、超低空 远看头，近看脚，不远不近看中腰 首饰宜：以少为佳。不戴有碍工作的不戴展示性别魅力的不戴耳环和脚链,仪表礼仪,商务着装之职业女装二、着装搭配鞋 黑色制式皮鞋，船形，高跟或半高跟忌？忌：系带、丁字、旅游鞋，靴子 忌：露趾、露跟、装饰过多 忌：响底袜 穿套裙时，宜高筒袜或连裤袜 宜：肉色或浅色。忌：发光发亮、色彩鲜艳、网眼袜，健美裤,仪表礼仪,商务人员仪表修饰的重点-面部 要注意无异物。要强调无异响。面部不能有创伤。注意面

10、部毛发的修饰。商务人员仪表修饰的重点-发部无异味（注意干净）。无异物（修饰宜少，不宜艳丽）。不染彩色发（不能太时尚）。长短适度。（过肩应该束起来）商务人员仪表修饰的重点-手部。手部要清洁。不涂彩色指甲。手部没有创伤。注意指甲的长度。,仪表礼仪,站 站如松：平视，肩平，胸挺，腹收，双腿并拢，两手垂放。忌：贼眉鼠眼，端手，倚靠，两腿过分岔开。坐尊卑有序坐不宜满 手脚到位（不分，不翘，不晃）走 尽量直行 保持匀速 不出声响 步幅得体指点：不宜实指,体姿礼仪,微笑是商务人员最好的名片,微笑表现出乐业敬业,微 笑,微笑的训练（1）对镜练习。（2）诱导练习。（3）众人面前练习。（4）讲话练习。,微笑标准：

11、颗牙,日常礼仪,日常礼仪,沟通礼仪,商务注视区域：多用于商务谈判、上级、长辈、异性交谈,社交注视区域：多用于社交场合。,亲密注视区域：多用于恋人、至爱亲朋之间。,目 光,不恰当的目光,直视对方,左顾右盼,低眉偷看,冷漠傲慢,嫉妒,狡诈,规范的手势应当是:手掌自然伸直，掌心略内向上，手指并拢拇指自然稍稍分开，手腕伸直，使手与小臂成一直线，肘关节自然弯曲，大小臂弯曲角度以140度为宜。出手时，讲究柔美、流畅，一般用右手，同时配合眼神、表情和其他姿态，使手势更显协调大方,手 势,横摆式,曲臂式,斜下式,直臂式,日常礼仪,上级与下级，上级先伸手；职位高者与职位低者，职位高者先伸手；长辈与晚辈，长辈先伸

12、手；男女见面，女士先伸手；主宾见面，先伸手；主客分别，先伸手；已婚妇女与未婚小姐，先伸手。,握 手,握手的基本原则,社交场合，可适当迎合对方习惯。公务场合、实业界，握手的次序主要取决于职位、身份。,总原则：让 先伸手,日常礼仪,不要贸然伸手；不要拒绝对方主动要求握手不要戴着手套与人握手；不要一面握手一面东张西望；不要坐着与人握手；不要握手后立即用手帕擦手；不要握手后立即转身背对；不要多人同时交叉握手；不要脏手与对方相握；不要在握手时争先恐后；不要在握手时戴着墨镜；不要长时间、紧握女士手；不要用左手与他人握手，阿拉伯人、印度人认为左手不洁,握 手,握手时要注意的相关事项,日常礼仪,（1）先下级，

13、后上级（2）先晚辈，后长辈（3）先幼者，后长者。（4）先男士，后女士（5）先未婚，后已婚（6）先家人，后友人（7）先主人，后来宾（8）先介绍后来者，后介绍先到者。,介绍顺序：,介 绍,日常礼仪,你是不是经常如此？,电话礼仪,1.接听电话的程序,自报公司名称及科室名称,确认对方姓名及单位,寒暄问候,商谈有关事项、确认注意事项,礼貌地道别，轻轻放好话筒,按重要程度整理谈话内容并记录,确认对方工作单位、姓名及电话,自报公司名称及本人姓名,寒暄问候,商谈有关事项、确认注意事项,礼貌地道别，轻轻放好话筒,2拨打电话的程序,电话礼仪,3、转达电话的技巧,1、据你所知，告诉对方科长回公司的时间，并询问对方：

14、“要我转达什么吗?”对方可能会说出下列几种愿望：稍后，再打电话；想尽快与科长通话；请转告科长2、如果科长暂时不能回公司，则可告诉对方：“科长出差在外，暂时无法联系，如有要紧事，由我负责与科长联系行吗?”当不便告知具体事项时，要留下他的姓名、电话、公司的名称。若受对方委托转告，则应边听对方讲边复述，并按5W2H内容，认真记录。给科长打电话联系时，应告诉科长：对方的姓名、公司名称、电话号码、打来电话的时间，并与科长一一确认。无论如何，都必须复述对方姓名及所讲事项。通话结束应道别：“我叫，如果科长回来，定会立刻转告”。自报姓名，其目的是让对方感到自己很有责任感，办事踏实可靠，使对方放心。,电话礼仪,

15、时间选择 效率高的时间、别人不讨厌你的时间 忌：休息时间、用餐时间、隐私时间 注意：与国外通电话的时差空间选择 忌：占公家便宜、公众场合通话长度 宜：三分钟通话的终止 暗示电话结束（重复要点法）挂电话的礼仪-长者、地位高的人、被求的人先挂,打电话注意,电话礼仪,电话掉线时的处理 信号不好可以约个时间另谈 万一掉线地位低的人先打回 适当解释拨错电话的处理 告知对方错误和本单位电话以便于对方查证多个来电的接听 告知对方现在不宜通话 请对方选择时间，打回电话,接电话注意,电话礼仪,安全使用 移动电话不适合传递商业秘密-以防偷听或监听 开车、飞行时不打 加油站、病房、公众之前等不适合的场所不打 文明使

16、用 公众场合用振动或静音 公众之下不宜频频响起 不使用过于个性的铃音 不发容易引起麻烦的短信（如：黄段子）拍照征求对方同意规范使用 讲究礼貌 不宜借用 携带到位-忌胸部、腰部,移动电话注意,你们中国移动电话是不是在公众场合更容易打通？,电话礼仪,1、提前了解对方的基本情况。2、预约在先，选择合适的拜访时间。定时间，定地点，定人数，定形式3、提前出发，提前5分钟或准时到达。4、特殊情况不能前往，应及时通知。6、初次登门，考虑适当携带礼品。,1、访前准备,访问礼仪,1、名片的准备：名片不要和钱包、笔记本等放在一起，原则上应该使用名片夹。2、接受名片：必须起身接收名片。应用双手接收接收的名片不要在上

17、面作标记或写字。接收的名片不可来回摆弄。3、接收名片时，要认真地看一遍。不要将对方的名片遗忘在座位上，或存放时不注意落在地上。4、索取名片交易法明示法（能交换 一下吗）谦恭法（以后有没有机会向您继续请教）联络法（不知道怎样跟您联系比较方便）,2.名片,访问礼仪,1、礼貌敲门2、听从引导3、下座等候4、有效交谈5、控制时间6、适时告辞7、拜后谢函,3、拜访,访问礼仪,4、陌生拜访之注意事项,切忌唯唯诺诺，底气不足，东张西望，贼眉鼠眼反应迟钝，心不在焉，一问三不知避免与客户争论，斗争要有理有利有节，以退为进决不主动说竞争对手坏话，不要贬低敌人抬高自己办公室公对公，建立专业形象，切忌不合时宜的乱抛糖

18、球对客户抱怨或异议，积极化解，不要慌张，以诚取信不要过多承诺，轻易答复，慎重考虑,访问礼仪,最为重要的有五项内容。即 一是接待方式；二是接待人员；三是接待时间；四是接待地点；五是后勤保障。,加拿大海军“里贾纳”号护卫舰访问上海,对等接待、高格接待、低格接待,接待礼仪,接待必须遵守规则 平衡的规则（适用于多位客人）惯例的规则（例如顺时针干杯）对等的规则接待必须关注细节 不问开放性的问题 例：喝点什么？客人不喜欢什么？首先：要把客人的身份搞清楚 其次：接待规格要对等,接待礼仪,（1）。Accept（接受）-不抱怨（2）。Attention（重视）-大人物 记姓名 用尊称 重视客人特别爱好 提高接待

19、等级（3）Admire（赞美）-符合人性的法则,敬人三A,接待礼仪,其一，服务距离。0.5米至1.5米之间。其二，展示距离。1米至3米之间为宜。其三，引导距离。在服务对象左前方 1.5米左右。其四，待命距离。3米之外。其五，信任距离。其六，禁忌距离。不小于0.5米。,零度干扰,保持适度的距离,接待服务小节,接待礼仪,其一，应注意的语言。一是不适当的征询。二是不适当的邀请。三是不适当的推介。其二，应注意的表情。一是不佳的眼神。二是不佳的笑容。其三，应注意的举止。一是不卫生的举止。二是不文明的举止。三是不敬人的举止。四是不负责的举止。,热情服务无干扰,接待服务小节,接待礼仪,道路上行走时遵守交通规

20、则二人行，；男左女右三人行中间最大，其次为右，再次为左多人行,以最前面为大,依前后秩序,越后越小 引导来宾者，在来宾前，右前方 一公尺处引导一般性原则是：前为尊,后为卑；右为大,左为小.,上下楼梯上楼时,客人走在前，主人走在后下楼时,主人走在前，客人走在后，协助他人出入房门 敲门、轻入、引导者在前，来宾于其后。出入电梯无人操作：陪同人员。有人操作：陪同人员。,上车:车停稳,主人或男士、晚辈,宜先打开后排右边的门,请客人上车，并为其护顶。等其坐好后,方可关门（宜轻)。位低者、晚辈或主人再从右前门或左门后上车,接待礼仪,总体原则：以远为上，面门为上。以右为上，以中为上。观景为上，靠墙为上。,餐饮礼

21、仪,座位位次：主宾双方交错而坐；越近首席，位次越高；同等距离，右高左低。,主人,2,3,7,8,4,5,1,6,第二主人,主人,第二主人,2,4,6,8,7,5,3,1,吃东西、吃特色、吃环境,课程内容安排,第一讲：角色定位第二讲：商务礼仪第三讲：有效沟通第四讲：高效会议第五讲：公文写作,沟通的双向性,传送者,接受者,信 息,反 馈,只有双向的才叫做沟通,表达方-说到听者想听 受话方-听到说者想说,沟通衡量标准,沟通的定义,沟通基础,为了一个设定的目标，把信息（包括事实、知识、思想和情感等）在个人或群体间传递，并达成共同协议的过程。,沟通的定义,沟通是一个双向互动的过程，是将个人整体的内在想法

22、表现于外，让双方能充分了解彼此，进而达成具有建设性的共识。,99%的矛盾是由误会造成的，99%的误会是由于沟通不畅造成的,徐三请客旅馆服务生,沟通基础,可视性的,外表的：55%（非语言的）眼神身体语言手势面部表情,语调 38%音频/音调/音量/音质语速、顿挫声音的吸引力声音的可信度,语言（即说出的话）7%,德鲁克说：“人无法只靠一句话来沟通，总是得靠整个人来沟通。”,沟通的两条渠道,(例：我没说你偷了他的钱）,要有一个明确的目标,达成共同的协议,沟通信息、思想和情感,这次我找你的目的是,非常感谢你，通过刚才交流我们现在达成了这样的协议，你看是这样的一个协议吗？,事实上我们在沟通过程中，传递更多

23、的是彼此之间的思想，而信息的内容并不是主要的内容,沟通三大要素,沟通基础,A：准确性原则表达的意思要准确无误B：完整性原则表达的内容要全面完整C：及时性原则沟通要及时、迅速、快捷D：策略性原则 注意表达的态度、技巧和效果,沟通的四大原则,对不对？全不全？快不快？好不好？,沟通基础,控制：控制成员行为，提高管理的效能改善：调动员工的积极性，提高绩效，使组织拥有团队效能理解：表达情感，增进人与人之间、人与组织之间、组织与组织之间以及个人对本身的了解与理解交流：流通信息（案例：分享挫折与成绩）收获：得到更多的帮助与支持，提升个人和团队的成功几率,沟通的五大目的,沟通基础,发送者,编码,渠道,解码,接

24、受者,信息,信息,信息,信息,反馈,沟通过程,原來是 這樣!,沟通基础,沟通漏斗:,100%,80%,60%,40%,20%,你心里想的,你嘴上说的,别人听到的,别人听懂的,别人行动的,写一个纲要,排除干扰记笔记,口头复述一遍,操作方法，监督,编码的技巧,沟通过程,沟通基础,有效的“沟通”是：A、“换位思考”；B、沟通过程中不能忘记“文化背景”；C、沟通中要借“势”、造“场”；D、沟通中要注重“质量设计”。,跟高手学沟通,大境界、大格局、大智慧,沟通基础,有效沟通的基本步骤,沟通步骤,知己知彼,知己知彼，百战不殆；不知彼而知己，一胜一负；不知彼不知己，每战必败。孙子,制订计划,列一个表格，把要

25、达到的目的，沟通的主题，方式以及时间地点对象等列举出来。,预测可能遇到的争端和异议,根据具体情况对其可能性进行详细的预测。,明确双方的优势劣势，设立一个合理的目标，大家都能接受的目标。,对情况进行SWOT分析,步骤一：事前准备,沟通步骤,4.决定沟通方法 电话/面谈/会议/信函/备忘录,6.何时沟通 时间是否恰当提前预约,2.确定沟通内容 简洁/强调重点/熟悉的语言,How?,When?,What?,Who?,Where?,3.与谁沟通？先获得接受者的注意接受者的观念/需要/情绪,5.何处沟通？地点不被干扰设备设施,why?,1.确定沟通目的 顶线/底线/现实目标,制订计划,沟通步骤,制订计划

26、,沟通步骤,要用心和脑去听，要设身处地的去听，目的是了解对方的意思。,及时确认,有效提问,积极聆听,通过提问更明确的了解对方的需求和目的。,当你没听清楚，或者没有理解时，要及时沟通，一定要完全理解对方所要表达的意思，做到有效沟通。,步骤二：确认需求,巧问,聆听,+,沟通步骤,步 骤 三：阐 述 观 点,阐述计划 简单描述符合既定需求的建议 描述细节为什么提出建议如何实现你的建议 信息转化描述特点(Features)转化优势(Advantages)强调利益(Benefits),简洁的语言便于理解的方式正面描述观点帮助对方看到带来的好处,阐述观点的原则,沟通步骤,在表达观点的时候，有一个非常重要的

27、原则，就是FAB原则。,Feature,Advantage,Benefit,特点,优势,利益,例：,技巧我的提议被别人反对的时候，永远不要表现出焦虑提问题：这是一个好问题 你能说的再具体一点么？你能举个例子吗？辨认是“真实反对”还是“烟雾式反对”“真实反对”:他们需要更多的信息,能够用具体的问题就每个细节提问“烟雾式反对”:他们反对的原因不是他们所说,笼统表达，而没有具体原因。,步骤四：处理异议,沟通步骤,发表自己的观点：我理解你的感受，曾经我也有过相同的体验，后来发现 我知道你想，然而，你认为呢？别人的提议我不愿意接受时，直接说“不”违反国家的法律、法规违反公司的政策和章程缺货不可能做到的事

28、情,沟通步骤,步 骤 五：达 成 协 议,感谢 善于发现别人的支持，并表达感谢 对别人的结果表示感谢 愿和合作伙伴、同事分享工作成果 积极转达内外部的反馈意见 对合作者的杰出工作给以回报 赞美 庆祝,沟通步骤,步 骤 六：共 同 实 施,积极合作的态度 按既定方针处理 发现变化及时沟通,沟通步骤,人际沟通图解,表达,倾听,反馈,人际沟通三技巧,沟通技巧,听而不闻,假装聆听,选择性的聆听,专注的聆听,设身处地的聆听,倾听的五个层次,设身处地的聆听要做到“五到”，不仅要“耳到”，更要“口到”(声调)、“手到”(用肢体表达)、“眼到”(观察肢体)、“心到”(用心灵体会)。,沟通技巧,停止交谈。不要打

29、岔。注视、反应并表现兴趣。想象别人的观点。观察言语之外的行为。下面回应。重述要点。,聚精会神，用“心”听注重情态，用“情”听注重思考，听其“音”注重落实，用“行”听,有效倾听的技法,人际沟通三技巧,沟通技巧,有效表达（说）的要点,1、考虑对方情绪2、准确、简明扼要和完整的说明3、强调重点4、与肢体语言表达一致5、不断检查对方理解程度6、建立互信气氛,人际沟通三技巧,沟通技巧,如何给予反馈,一、针对对方的需求二、反馈应当是明确、具体、提供实例来进行三、尽可能多一些正面、有建设性的反馈四、把握时机五、集中于对方可以改变的行为六、对事不对人七、考虑对方的接受程度,人际沟通三技巧,沟通技巧,如何接受反

30、馈,一、倾听，不打断二、避免自卫三、提出问题四、总结接收到的信息五、向对方表明你将采取的行动六、尽力理解对方的目的,人际沟通三技巧,沟通技巧,上行沟通的策略,一定要准备答案出选择题,图表化数据化,多提建议,复杂事务简单化,了解上级尊重上级,换位思考坚决执行,注重时机和场合,沟通艺术,平行沟通的策略,主动,协作,谦让,体谅,双赢,关心,沟通艺术,下行沟通的策略,尊重人格,个人风度,心胸开阔,接纳他人,推己及人,说服力,待人仁慈,耐心,沟通艺术,课程内容安排,第一讲：角色定位第二讲：商务礼仪第三讲：有效沟通第四讲：高效会议第五讲：公文写作,无效的会议为何开不完没有人去在意会议的成本。为了满足发表欲

31、。为了社交活动。为了躲避效益，替延迟找借口。习以为常。为了推卸责任。愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。,你在会议中是否具有以下行为？,会议的计划和准备。A.先决定是否要举行会议。B.拟订议程计划。C.会议资料要齐全，且要事先发给与会人员。D.会议之会场布置。,会议的程序 A.导入议程。B.让与会人员发表意见。C.导出结论。D.总结。会议后之反省检讨及执行追踪 A.与会人员的自我检讨及反省（检讨表如附页）。B.决议事项的执行与追踪。,有效开会的5W1P：WHY WHAT WHO WHEN WHERE PREPARING,会议的安排,与会者（3M的例子）解决问题和做决策：5人 问题识别或鼓励

32、创意：10人 相互研讨和培训会：15人信息发布会：30人 正式的发表或汇报会：不限,主持人 会前：确定目的、议程、参会人员、时间、地点、会议种类、资料、用品、器材等。会中：创造和谐的气氛、宣布开会、控制 议程、鼓励发言、控制发言、总结发言、做出决议、确认行动与责任、安排下次会议、宣布闭会。会后：对本次会议进行回顾与总结、汇报会 议的决议、督导会议决议的执行。,参会人员的责任与义务,会议的安排,90,参会人员的责任与义务,会议秘书 会前：检查会场情况、确认会议时间、通知 参会人员、准备必要的文件、资料、茶点、座位和视听设备。会中：记录会议备忘录、与会人数和名单、应采取的行动、具体实施人员和实施的

33、时间 与期限。会后：把备忘录整理成文、核对必要的事实 与数据、向主持人提交备忘录并与其达成一 致意见、散发备忘录。,会议的安排,参会人员的责任与义务,参会人员 会前：明确会议目的、议程及自己在本次 会议上要担当的角色、研究问题准备自己 要在会议上的要表明的观点与论证材料。会中：聆听他人的观点、积极发表自己的见 解、关注正在讨论的事项、与主持人默契 配合，避免不良冲突、严格按议程开会、使 会议充满生气，从而达致会议目标。会后：努力完成会上所分派的任务。,会议的安排,92,圆满的结束会议,在会议结束时应该重新回顾一下目标、达成的共识和成果。1、会议的主要决定和行动方案 2、回顾会议的议程，表明已经完成的事项和待完成的事项 3、给每位与会者一点时间说最后一句话 4、就下次会议的日期地点、如何贯彻落实本次会议精神等事项达成一致意见 5、对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。,主持人自我检讨表