大学课程《数据库Access 2003 应用教程》教学PPT课件：第6章报表.ppt

1、第6章 报 表报报表表是是Access的的对对象象之之一一，是是打打印印后后的的成成果果，也也是是数数据据库库应应用用的的最最后后目目的的。我我们们可可以以控控制制报报表表上上每每个个控控件件的的大大小小和和外外观观，按按照照所所需需的的方方式式显显示示信信息息便便于于查查看看结结果果。在在Access报报表表设设计计中中，还还可可以以实实现现一一些些复复杂杂的的计计算算，如如对对数数据据进进行行分分组组、统统计计、汇汇总总等，这些都是非常实用的功能。等，这些都是非常实用的功能。报表的基本概念报表的基本概念6.1快速创建报表快速创建报表6.2使用设计视图创建报表使用设计视图创建报表6.3报报

2、表表 打打 印印6.46.1 报表的基本概念6.1.1 6.1.1 报表的类型报表的类型1纵栏式报表2表格式报表3图表报表 4标签报表 6.1.2 6.1.2 报表的组成报表的组成在在报报表表设设计计窗窗口口中中包包含含了了7个个节节，数数据据可可置置于于任任一一节节。每每一一节节任任务务不不同同，适适合合放放置置不不同的数据。同的数据。1主体 2页面页眉、页面页脚 3报表页眉、报表页脚 4组页眉、组页脚6.1.3 6.1.3 报表和窗体的区别报表和窗体的区别窗窗体体是是交交互互式式界界面面，可可用用于于屏屏幕幕显显示示。用用户户通通过过窗窗体体可可以以对对数数据据进进行行筛筛选选、分分析析，

3、也也可可以以对对数数据据进进行行输输入入和和编编辑辑。而而报报表表是是数数据据的的打打印印结结果果，不不具有交互性。具有交互性。窗窗体体可可以以用用于于控控制制程程序序流流程程操操作作，其其中中包包含含一一部部分分功功能能控控件件，如如命命令令按按钮钮、单单选选按按钮钮、复复选选框框等等，这这些些是是报报表表所所不不具具备备的的。报报表表中中包包含含较较多多控控件件的的是是文文本本框框和和标标签签，以以实实现现报报表表的的分分类类、汇汇总总等等功功能。能。6.2 快速创建报表6.2.1 6.2.1 自动创建报表自动创建报表使使用用“自自动动创创建建报报表表”，可可以以创创建建纵纵栏栏式式或或表

4、表格格式式两两种种类类型型的的报报表表。纵纵栏栏式式报报表表每每个个字字段段占占1行行，这这类类报报表表将将耗耗费费大大量量的的纸纸张张；表表格格式式报报表表每每条条记记录录占占1行行，是是最最常常用用的的形形式。式。1使用“自动创建报表”创建纵栏式报表【例例6-1】使用使用“自动创建报表自动创建报表”创建如图创建如图6-1所示的所示的“课程名称课程名称”（纵栏式）报表。（纵栏式）报表。2使用“自动创建报表”创建表格式报表 6.2.2 6.2.2 使用向导创建报表使用向导创建报表1建立邮寄标签【例例6-3】使使用用“自自动动创创建建报报表表”创创建建如如图图6-4所示的所示的“学生通知学生通知

5、”（标签）报表。（标签）报表。2使用报表向导【例例6-4】使使用用报报表表向向导导创创建建如如图图6-13所所示示的的“学生信息学生信息”报表。报表。6.3 使用设计视图创建报表6.3.1 6.3.1 丰富报表内容丰富报表内容使用报表向导创建的报表，自动在页面页使用报表向导创建的报表，自动在页面页脚加入页码和日期。脚加入页码和日期。同理可以插入日期。同理可以插入日期。6.3.2 6.3.2 使用设计视图创建排序和分组使用设计视图创建排序和分组报表报表分分组组和和计计算算是是报报表表的的重重要要功功能能。分分组组的的目目的的是是以以某某指指定定字字段段为为依依据据，将将与与此此字字段段有有关关的

6、的记记录录打打印印在在一一起起。计计算算功功能能则则可可使使用用在在任任意意报报表表，不不一一定定非非与与分分组组功功能能共共同同设设置置。但但是是，常常在在分分组组报报表表中中加加入入更更多多计计算算功能，这样的计算才有分析意义。功能，这样的计算才有分析意义。1以学号为分组打印成绩单【例例6-5】使使用用报报表表向向导导创创建建分分组组的的“学学生成绩单生成绩单”报表，如图报表，如图6-28所示。所示。2以日期字段为分组【例例6-6】为为“学学生生信信息息”报报表表添添加加分分组组设置，如图设置，如图6-30所示。所示。图图630 按年分组后的学生信息按年分组后的学生信息 3在分组报表使用函

7、数【例例6-7】为为“学生信息学生信息”报表分组页眉报表分组页眉添加含有函数的控件，如图添加含有函数的控件，如图6-31所示。所示。图图631 分组页眉中使用函数分组页眉中使用函数 6.4 报报 表表 打打 印印 报表每页打印的记录数与每条记录的高度报表每页打印的记录数与每条记录的高度有关，若高度越高，则可打印记录数愈少，有关，若高度越高，则可打印记录数愈少，每条记录的高度等于主体的高度。每条记录的高度等于主体的高度。6.4.1 6.4.1 报表页面设置报表页面设置版版面面指指的的是是报报表表页页面面在在打打印印时时的的设设置置，如如纸纸张张大大小小、打打印印方方向向等等。由由于于报报表表必必

8、须须通通过过打打印印机机输输出出，所所以以也也可可以以在在报报表表中中针针对对打印机做打印前的更改。打印机做打印前的更改。1更改报表边界【例例6-8】为为“学生信息学生信息”报表设置页面。报表设置页面。2计算及更改报表宽度3更改打印方向 6.4.2 6.4.2 分页打印报表分页打印报表在在默默认认情情况况下下，报报表表会会依依纸纸张张大大小小及及各各节节高高度度自自动动分分页页，若若本本页页不不够够打打印印时时，即即移移至至下下页页。当当然然，也也可可为为报报表表指指定定固固定定分分页页的位置或方式。的位置或方式。1强制分页2保持同页3分页控件 6.4.3 6.4.3 分列打印报表分列打印报表

9、在在报报表表中中，分分列列打打印印主主要要用用于于字字段段数数较较少少的的报报表表中中，其其目目的的是是为为节节省省纸纸张张，重重复复打打印印。如如果果要要多多列列打打印印，先先要要将将页页眉眉中中的的字字段段标标签签复复制制、粘粘贴贴，再再将将粘粘贴贴的的标标签签移移动动到到适适当当的的位位置置（页页眉眉的的右右半半部部分分），然然后后调调整整好好布布局局，如如图图6-38所所示示，设设置置相相应应的的列数、列宽，列布局。列数、列宽，列布局。6.4.4 6.4.4 打印报表打印报表打打印印报报表表的的操操作作相相当当简简单单，只只需需要要指指定定打打印机并执行打印即可。印机并执行打印即可。1打印前先预览 2指定打印机及执行打印 3报表打印中的常见问题l没有每页打印记录数没有每页打印记录数 l没有空白表格线没有空白表格线