060210CTGPNRV2经营性支出物资采购内控手册v69.docx

1、060210CTGPNRV2经营性支出物资采购内控手册v692 经营性支出物资采购业务流程一、业务流程范围1 所涉及的业务范围选择供应商；签订合同并对合同的执行和存档进行管理；组织维修和管理用物资的采购；对入库物资的数量、质量和单价金额进行检验并对相关应付帐款进行记录；在会计核算期末，对已验收入库但未收到完整单据的存货和单据完整而物资未到的情况按公司会计政策进行相关帐务处理；与供应商对帐；向供应商支付货款。2 所涉及的部门范围采购部门、综合管理部门、审计部门、纪检监察部门、计划部门、财务部门、运行维护部门，仓库以及所有有采购需求的部门3 所涉及的计算机系统和相关维护部门预算管理系统、物资系统、

2、物资管理系统、维护项目管理系统、财务管理系统、办公自动化系统、网上报销系统资源调配中心、战略策划部门、企业信息化部门、网络运行部门二、目标1 保证经营性支出物资采购所涉及的相关资产、预付帐款、应付帐款和成本费用的记录符合有关会计准则的要求，做到及时、真实、准确和完整；2 经营性物资采购及相关招标行为规范、过程公开、竞争公平、裁决公正，符合公司管理制度、国家法律、法规和有关国际惯例的要求。三、风险1 多记、错记、漏记物资入库、预付帐款、成本费用或应付帐款，导致财务报告失真、不准确、不完整；2 其他不符合有关会计准则的会计处理；3 未遵守合同条款要求；未遵循有关法律、法规，导致合同索赔、项目停滞或

3、政府处罚。四、相关会计科目存货，应付帐款，预付帐款，银行存款，管理费用，销售费用，通信业务成本，材料成本差异，物资采购五、流程概述经营性支出物资指运行维护、开展市场业务以及一般日常管理工作中所需的物资,在会计处理上包括已经记录进成本而实际尚未使用的物资以及已经记录进待摊费用但尚未完成摊销的低值易耗品。1 编制下年度成本费用预算按照预算编制的时间要求，股份公司、省市子公司、地市分公司应编制下年度成本费用预算。成本费用预算中含有经营性支出物资采购的预算。预算编制见流程11。年度预算审批以后，由财务部门根据相关指标将成本费用预算在本公司各部门、下级公司和本公司直属单位之间进行分解。经营性物资采购支出

4、是通过预算进行总量控制。2 申请采购各部门在有采购需求时应填制物资需求申请单，并经该部门负责人审核批准，按照物资采购性质的不同，交由主管部门负责人或其授权人员会同财务部门相关人员审批。另外，材料管理人员在现有库存达到再订购点时，编制物资采购清单，按照物资采购性质的不同，交由主管部门负责人或其授权人员会同财务部门相关人员审批。相关IT流程：(1) 物资需求部门在预算管理系统/办公自动化系统/维护项目管理系统中录入需求申请单，在系统中由相关部门人员审批。(2) 若预算管理系统与物资系统存在接口，在预算管理系统上审批后的申请单通过系统接口自动转入物资系统。物资系统自动对需求申请单进行物资匹配后由材料

5、管理人员在系统中确认，生成采购清单。(3) 审批后的需求申请单在物资系统上不得再更改。(4) 领用物资，若物资系统与预算管理系统之间存在接口，物资系统生成发料单，通过系统接口将领用数据传输至预算管理系统。由部门负责人在预算管理系统中确认发料单。(5) 若预算管理系统/模块与财务管理系统/模块存在系统接口，经财务人员在系统/模块中确认后，通过系统接口自动在财务管理系统/模块中入帐。(6) 更改预算管理系统/财务管理系统会计科目的映射匹配关系，经财务部门审批后由系统管理员在预算管理系统/财务管理系统中进行更改。3 选择供应商，签订采购合同物资采购申请表通过审批后，经需求部门交由采购部门或者其指定的

6、单位或者部门操作具体的采购流程。按规定需要采用招标方式确定供应商的，应采用招标方式，具体情况参见流程1.1。按规定无需采用招标方式确定供应商的，根据采购的物资类别，由采购部门或者其指定的单位或者部门选定意向供应商。按照采购物资性质和金额的不同，由相应的权限机构对选定的意向供应商进行审批。确定供应商以后，需要签订采购合同的，由采购部门或者委托需求单位组织合同的签订。合同签订见流程1.1。下级公司在办理采购业务时，要遵循上级公司集中采购有关规定，在框架协议规定的范围内签订采购合同。对于在一定金额以下的物资采购，经需求部门负责人批准后，由需求部门人员直接进行采购。办理采购时，如果需要预借采购款的，经

7、办人员应填制借款申请单，经其所在部门负责人审核、相关部门和财务部门授权人员审批后，方可向财务部门办理借款。各级公司采购部门应会同相关部门建立健全物资供货商审查制度，并定期更新供应商信息库。上述部门相关人员应定期对供货商进行资格审查。4 验收入库及相关帐务处理材料物资到货后，由使用部门、采购部门和仓库管理人员验收。验收后，验收人员应编制验收单，并将其分别交采购部门和仓库留存。仓库管理人员需要填制连续编号的入库单，并根据入库单登记库存实物帐，同时将入库单其中一联交财务部门登记入帐。财务人员应根据入库单、相关合同及发票及时记录存货和应付帐款。在会计核算期末，对已验收入库但未收到完整单据的存货和单据完

8、整而物资未到的情况按公司会计政策进行相关帐务处理处理。对于在一定金额以下的零星采购，且经批准由需求部门直接采购和使用的，可以由需求部门经办人员验收，并在相关的发票等凭证上签字，不需办理入库手续。相关IT流程：(1) 物资管理部门人员核对验收入库相关资料与实物后，在物资系统/模块中录入入库单或登记收货的信息。(2) 经财务人员审核验收入库相关资料后在财务管理系统/模块中入帐。(3) 物资管理系统及系统数据由物资管理部门定期备份。5 付款采购经办人员应对发票、订货单、相关合同、入库单和验收单等相关文件进行核对，并根据发票金额填制付款通知书，连同相关文件等，交由本部门及相关部门负责人或其授权人员审批

9、。审批后交由财务部门负责人或其授权人员审核支付款项，同时会计人员做相关会计处理。付款后在原始凭证上加盖“付讫”章以避免重复付款。如果物资采购在一定金额以下，则由采购经办人员向财务部门办理预借款，然后进行采购。采购完成后，凭发票到财务部门报销，财务部门做相关会计处理。相关IT流程：(1) 综合部人员复核领用相关信息后，在网上报销系统录入报销单，由综合部和财务部门相关领导在系统中审批。(2) 经财务人员从网上报销系统中导出报销专用文件，再导入财务管理系统入帐或手工入帐。6 对帐财务部门定期(或者在月末滚动进行)与有频繁往来交易的供应商进行书面对帐，并将书面对帐单据妥善存档保存。如果存在差异，应由财

10、务部门会同采购部门和需求部门等相关部门找出差异原因，并起草差异分析报告，交上述部门负责人审批。审批通过后，财务部门按审批意见进行会计处理，并将经审批的差异分析报告留档备查。六、 控制点及监督检查方法控制点手工/自动原有/新增监督检查方法1编制下年度成本费用预算手工原有2申请采购2.1物资需求申请单须经申请部门负责人审核后，按照物资采购性质的不同，交主管部门负责人或其授权人会同财务部门相关人员审批。手工原有2.1检查部门负责人、主管部门负责人或其授权人、财务部门相关人员对物资需求申请单的审核意见及签字；将物资采购性质、审批人与权限列表进行核对。2.2材料管理人员编制的物资采购清单，按照物资采购性

11、质的不同交主管部门负责人或其授权人会同财务部门相关人员审批。手工原有2.2检查主管部门负责人或其授权人、财务部门相关人员对材料管理人员编制的物资采购清单的审批意见及签字；检查编制清单时的库存量是否达到采购点；将物资采购性质、审批人与权限列表进行核对。2.3只有物资需求部门授权人员能够在预算管理系统/办公自动化系统/维护项目管理系统中审批需求申请单。自动新增2.3 检查只有物资需求部门授权人员能够在预算管理系统/办公自动化系统/维护项目管理系统中审批需求申请单。 2.4 若预算管理系统与物资系统存在接口，审批后的申请单通过系统接口自动转入物资系统。物资系统自动对需求申请单进行匹配后由材料管理人员

12、在系统中确认后，生成采购清单。自动新增2.4检查物资系统是否能够自动对需求申请单进行匹配并只有材料管理人员能够在系统中确认后才生成采购清单。2.5 审批后的需求申请单在物资系统上不得再更改。自动新增2.5 检查审批后的需求申请单是否在物资系统上不能再更改。2.6 领用物资时，若物资系统与预算管理系统之间存在接口，物资系统生成发料单，通过系统接口将领用数据传输至预算管理系统。由部门负责人在预算管理系统中确认发料单。自动新增2.6 检查在预算管理系统中经接口自动传输的物资领用数据信息的完整性和准确性。检查只有部门负责人才可在预算管理系统中确认发料单。2.7 若预算管理系统/模块与财务管理系统/模块

13、存在系统接口，只有经授权的财务人员能够在系统/模块中确认后，通过系统接口自动在财务管理系统/模块中入帐。自动新增2.7 检查只有经授权的财务人员才可在系统/模块确认并触发通过系统接口自动在财务管理系统/模块中入帐。2.8 更改预算管理系统/财务管理系统会计科目的映射匹配关系，只有财务部门授权人员审批后系统管理员才可在预算管理系统/财务管理系统中进行更改。自动新增2.8 检查只有财务部门授权人员审批后系统管理员才可在预算管理系统/财务管理系统中更改会计科目的映射匹配关系。3选择供应商，签订采购合同3.1不需要采用招标方式的，由采购部门或者其指定的单位或者部门确定意向供应商，按照采购物资性质和金额

14、的不同，由相应的权限机构对选定的意向供应商进行审批。手工原有3.1检查相应权限机构对选定的意向供应商的审批意见及签字；将采购物资性质和金额、审批人与权限列表进行核对。3.2一定金额以下由需求部门直接进行的零星采购，需有需求部门负责人审批。手工原有3.2对一定金额以下的零星采购，检查需求部门负责人的审批意见及签字。3.3办理采购时，如果需要预借采购款的，经办人员应填制借款申请单，经其所在部门负责人审核、相关部门和财务部门授权人员审批后，方可向财务部门办理借款。手工原有3.3检查采购经办人员所在部门负责人、相关部门和财务部门授权人员对借款申请单的审批签字。3.4采购部门会同相关建立供应商审查制度，

15、定期对供应商进行资格审查，建立并及时更新供应商信息库。手工原有3.4根据供应商审查制度检查供应商信息库的建立及更新情况；检查对供应商进行资格审查过程的书面记录和对审查结果的审批意见及签字。4验收入库及相关帐务处理4.1使用部门、采购部门和仓库管理人员对材料物资进行验收，并由验收人员出具验收单。手工原有4.1检查验收单上的验收意见和签字。4.2仓库管理人员填制连续编号的入库单，并根据入库单登记库存实物帐。手工原有4.2检查入库单是否连续编号及库存实物帐是否与入库单相符。4.3物资管理部门人员核对验收入库物资后，只有物资管理部门授权人员能够在物资系统/模块中录入入库单或登记收货的信息。自动新增4.

16、3 检查只有物资管理部门授权人员能够在物资系统/模块中录入入库单或登记收货的信息。4.4 只有经授权的财务人员审核验收入库相关资料后在财务管理系统/模块中入帐。自动新增4.4 检查只有经授权的财务人员能够在财务管理系统/模块中入帐。4.5 物资管理系统及系统数据由物资管理部门定期备份。自动新增4.5 检查物资管理系统及系统数据由物资管理部门定期备份。5付款5.1采购经办人员在填制付款通知书时应确定相关合同、订货单、入库单、验收单、发票中的数量、规格和金额一致。手工原有5.1检查付款通知书与相关合同、订货单、入库单、验收单、合同、发票中的数量、规格和金额是否一致；检查付款通知书上经办人员的签字。

17、5.2由采购经办部门、相关部门、财务部门负责人或其授权人审批付款通知书。手工原有5.2检查采购经办部门、相关部门、财务部门负责人或其授权人对付款通知单的审批意见及签字。5.3付款后的原始凭证上加盖“付讫”章以避免重复付款。手工原有5.3检查付款后的原始凭证上是否加盖“付讫”章。5.4 只有综合部授权人员复核付款相关信息后，才能够在网上报销系统录入物资领用报销单。自动新增5.4 检查只有综合部授权人员能够才可在网上报销系统录入报销单。5.5只有综合部和财务部门相关领导能够在网上报销系统中审批报销单。自动新增5.5检查只有综合部和财务部门相关领导才能够在系统中审批报销单。6对账帐6.1财务部门在期

18、末与有频繁往来交易或者有较大应付款余额的供应商进行书面对账帐，并将书面对账帐证据妥善保存。手工原有6.1检查财务部门与供应商的书面对账帐单据。6.2对账帐如存在差异，应由财务部门会同相关部门起草差异分析报告，上交部门负责人审批。审批通过后，财务部门按审批意见进行会计处理，并将经审批的差异分析报告留档备查。手工原有6.2检查差异分析报告及相关部门负责人的审批意见及签字；检查差异的处理结果是否与经审批的处理意见相符。七、 主要控制点相关文件1 现金流量预算 (成本费用流量预算)2 授权供应商名单/合格服务/采购供方名录3 省公司与供应商签订的框架协议4 市级公司签订的购买协议 5 零星采购采购部门负责人的批准6 物资需用申请单7 合同相关文件8 验收单9 入库单10 采购单11 发票12 与供应商书面对帐材料13 相关明细帐14 相关凭证八、 相关制度及备查文件