内部管理循环.docx

1、内部管理循环東翰電子科技（昆山）有限公司內 部 管 理 循 環目 錄文件編號文件名稱發行版次/日期ABCDEAD-01印鑑管理作業AD-02票據領用管理AD-03財產管理制度-AD-04職務授權制度-AD-05職務代理制度-AD-06制度管理作業-文件編號：AD編 號作 業 項 目作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料AD-01印鑑管理作業1. 目的：有效控管公司印鑑之使用，確保用印之適當，以保護公司之法定權益，並促使公司內各單位之印鑑管理工作制度化。2. 範圍：2.1.本作業程序適用於公司內各種印鑑之鐫刻、文件用印、印鑑攜出與銷毀作業。2.2.印鑑依使用權限分二大類，第一類：平時業

2、務使用，第二類：對外具法律效力，使用需經主管核准。3 內容：3.1.刻印申請：3.1.1.流程圖號：無3.1.2.程序說明：(一)申請單位依業務需求申請印鑑鐫刻，應填立印鑑申請表，填妥印鑑用途、樣式、種類等需求，依核決權限呈核後，送印鑑管理單位審核無誤後辦理委外鐫刻。(二)印鑑刻印完成，印鑑管理單位應立即於印鑑申請表及印鑑保管清冊建立印信式樣後，印鑑申請表併同刻印廠商開立之發票收據，依採購及付款循環零用金作業或應付款項作業辦理請款。(三)印鑑管理單位應將印鑑保管清冊併同刻製完成之印鑑交印鑑保管人，經保管人簽收後，印鑑交保管人妥善存放，並依原申請用途使用，印鑑保管清冊則由印鑑管理單位依日期順序存

3、檔備查。(四)公司重要印鑑應分別由專人保管，且大小印鑑保管人不得互為職務代理人，印鑑保管人應妥善保管印鑑。(五)背書保證有關印章之保管人應報經董事會同意；變更時亦同。(六)保管人如因職務調動或離職，其所保管之印鑑必須列入工作移交清冊辦理移交，並更新印鑑保管清冊之保管人。3.2.用印及攜出：3.2.1.流程圖號：無3.2.2.程序說明：(一)申請人因執行公務需要用第二類印鑑時，應填立用印申請單，註明用途並檢附用印文件合約，依核決權限呈核後，向印鑑保管人申請。若係印鑑攜出者，應註明預計歸還時間。(二)申請文件用印者，印鑑保管人於審核相關文件無誤，方於文件用印。用印完成後，應於用印申請單登載用印式樣

4、後，文件合約交申請人據以執行公務，用印申請單則由印鑑保管人依申請日期歸檔存查。(三)印鑑須攜出者，保管人應視需求會同申請人攜出或將印鑑交付申請人執行公務，並應由攜出使用人於用印申請單簽收；公務結束歸還印鑑時，印鑑保管人於核對印鑑無誤後，應於用印申請單登載歸還紀錄，依申請日期歸檔存查。3.3.印鑑銷毀：3.3.1.流程圖號：無3.3.2.程序說明：(一)凡印鑑因遺失、損毀或因業務需要換新而申請銷毀時，印鑑保管人須填具印鑑申請書，敘明欲銷毀印鑑之原因，呈權責主管核准後，連同該印鑑送印鑑管理單位辦理。(二)印鑑管理單位接獲印鑑申請書，經與印鑑保管清冊資料核對無誤後，視情況簽註保留或銷毀意見，呈權責主

5、管核准。(三)申請銷毀之印鑑擬予保留者，印鑑管理單位應於印鑑保管清冊登錄停用記錄後，暫時保管印鑑。印鑑擬予銷毀者，印鑑管理單位應將印鑑予以截角作廢，並於印鑑申請書蓋上截角式樣後，據以於印鑑保管清冊登錄作廢日期。(四)印鑑管理單位應將印鑑申請書併同印鑑保管清冊按日期順序歸檔存查。3.4.控制重點：3.4.1印鑑須由專人保管，並登錄印鑑保管清冊予以控制。3.4.2.印鑑管理單位應妥善保存印鑑保管清冊，俾於必要時核對。3.4.3.背書保證有關印章保管人應報經董事會同意；變更時亦同。3.4.4.印鑑保管人變更時，應確實登錄保管人移交記錄。3.4.5.用印申請之用途應登錄完整並經主管核准。3.4.6印鑑

6、保管人員俟文件經權責單位主管核准後，依規定使用印鑑。3.4.7.印鑑保管人於印鑑攜出時，應依用印申請單跟催印鑑之歸還情形。3.4.8.印鑑之銷毀暫時保管應由權責主管核准，並由印鑑管理單位統籌辦理該手續。3.4.9.公司印章應詳予登記，並不定時盤點。附件：印鑑申請表印鑑保管清冊用印申請單參考文件：採購及付款循環零用金作業採購及付款循環應付款項作業編 號作 業 項 目作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料AD-02票據領用管理1. 目的：為有效控管公司空白票據之領用，特制定本作業，以供相關人員遵循。2. 範圍：本管理辦法適用於空白票據領取及使用之相關控制程序。3. 內容：3.1.流程圖號

7、：無。3.2.程序說明：3.2.1.當新開支票帳戶或支票本即將用盡時，財務單位票據保管人應填立支票領取證(格式依銀行規定)，依核決權限呈核及用印後，向銀行申請空白支票。3.2.2.票據保管人員收到銀行交付的空白支票，應確定支票號碼是否完整且連號，將所領取之空白支票起訖號碼及數量登記於票據領用控制表上。3.2.3.財務單位支票開立人員於依採購及付款循環付款作業開立支票付款後，應將支票開立情形登錄於票據領用控制表，定期呈報權責主管核閱。票據領用控制表由財務單位依銀行別及日期順序歸檔存查，以掌握票據之使用狀況。3.2.4.空白票據應按編號依序開立，同時在存根聯記錄受款人、金額、開立日及到期日等。若有

8、票據作廢，應將作廢票據號碼剪下貼於該張票根上，註明作廢字樣，並應將作廢票據號碼及數量登錄票據領用控制表。3.2.5.空白未使用之票據，應妥善存放於安全的地方。3.2.6.票據應由負責人或其授權人核准後方得簽發。3.2.7.公司不得開立空白未填寫金額之票據，且開立之金額應與送交會計記帳之金額相符。3.2.8.票據開立後至交付持票人前，應指定專人保管，以防票據被故意變造。3.2.9.空白票據保管人員應定期盤點空白票據，另應由票據保管人員及會計以外之第三人不定期盤點。3.3.控制重點：3.3.1.空白票據應由保管印鑑或會計以外之第三人負責保管。3.3.2.空白票據應妥善控制，使用時應於票據領用控制表

9、填註使用記錄，定期呈報權責主管核准。3.3.3.票據應依序開立，並於存根聯記錄受款人、金額、開立日及到期日等。3.3.4.作廢票據應將支票號碼黏貼於存根聯備查。3.3.5.不得開立空白未填寫金額之票據。3.3.6.票據之簽發應由負責人或授權人之核准方得為之。3.3.7.票據簽發完成至交付前應經適當之控管。3.3.8.票據保管人應不定期盤點空白票據，並由稽核單位不定期盤點，並向銀行函證領取數量。附件：票據領用控制表參考文件：採購及付款循環付款作業編 號作 業 項 目作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料AD-03財產管理制度1. 目的：為有效運用費用性資產，特制定本作業程序。2. 範圍

10、：本管理作業適用於非屬固定資產，但仍應登記列管之費用性資產（2,000元以下者，且耐用年限二年以上之列管性資產）之管理事宜。至於固定資產之管理，應依固定資產循環辦理。3. 內容：3.1.流程圖號：無。3.2.程序說明：3.2.1.權責單位：有關財產之採購、驗收及保管等作業之權責單位，其規定同固定資產循環。3.2.2.分類及編碼：(一)應依財產編碼原則確實辦理。(二)財產編號為10碼，其編碼原則如下： （A） （B） （C） (D)（A） 財產大分類 MA：房屋建築MB：生產器具MC：運輸設備MD：辦公器具ME：其他資產（B） 部門編號00：不分部門01：技術部02：金型部03：成型部04：品保

11、部 05：管理部06：營業部 07：涂裝部08：組立部09：財務部（C） 小類別 （D） 流水號3.2.3.取得及保管：依採購及付款循環購置之費用性列管資產，於取得後每月財務將新增明細列出交管理部總務單位編妥財產編號並印製財產標籤交由保管單位黏貼。各部門應有專人維護列管資產清冊。3.2.4.修護處理：費用性列管資產故障或受損時比照固定資產循環維修作業由各部門填制作/安裝/維修申請單經主管核准後交管理部辦理修護事宜。3.2.5.調撥：因業務上需要，得依固定資產循環調撥作業，由撥入單位與撥出單位協調後同意調撥時，填寫資產异動單經權責主管核准後由總務單位及調出入部門據以更新列管資產帳冊。3.2.6.

12、處分：費用性列管資產出售及報廢時依固定資產循環出售、報廢作業，由使用資產單位填具資產异動單，呈權責主管核准後，將報廢品交由管理部總務單位處理，或是出售該資產所得填繳款單給財務部入帳。3.2.7.盤點：總務單位得不定期根據部門別列管財產清冊，配合稽核單位抽點各部門財產使用狀況，並記錄盤點差異情形。若有差異，應追查原因，並更正列管資產清冊。3.3.控制重點：3.3.1.依規定編號並黏貼標籤識別管理。3.3.2.修護支出不得資本化。3.3.3.財產調撥或處分後應確實更新列管資產管理檔案。3.3.4.財產盤點應切實，且對各部門之抽點週期應平均。附件：無。參考文件：採購及付款循環固定資產循環編 號作 業

13、 項 目作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料AD-04職務授權制度1. 目的：制定職務授權制度的制定及修正程序，確保職務授權依法令規定及職能分工之原則制定。2. 範圍：本作業適用於公司財務運用、經營管理決策與作業執行等主管之授權規定。3. 內容：3.1.流程圖號：無。3.2.程序說明：3.2.1.制定程序：(一)應予納入職務授權規範之項目，悉依下列原則列述規範：(1) 內部控制制度規定之核決權限項目。(2) 有關法令規定應予規範之事項。(3) 基於管理需要應予規範之事項。(二)人事單位根據前述規範原則彙整職務授權之項目，並依法令規定及職能分工之原則，制定各授權項目之分層負責權限，彙

14、總編定核決權限表。(三)核決權限表依規定呈請總經理核定後，公佈施行。3.2.2.未依本授權規定行事，以致引發公司損失時，應依公司相關獎懲規定辦理。3.2.3.遇下列情形時，人事單位得修訂核決權限表，並依規定提報董事長核定。(一)管理及控制重點改變。(二)與政府有關法令相抵觸。(三)所載職務名稱已修改，或組織層級增刪。(四)業務範圍擴增或作業重組。(五)其他有修訂之必要者。3.3控制重點：3.3.1.核決權限表應經總經理核定，其修正時亦同。3.3.2.核決權限之制定，應依循法令規定及職能分工之原則。附件：核決權限表參考文件：無。編 號作 業 項 目作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料

15、AD-05職務代理制度1. 目的：制定職務代理制度，確保關鍵職務人員暫時無法執行職務時，有適當之人員可代為執行，使公司仍能維持正常運作。2. 範圍：本作業適用於公司所有關鍵職務人員，包括主管級人員及位居重要職務之人員，其不在單位執行職務時之代理程序。3. 內容：3.1.流程圖號：無。3.2.程序說明：3.2.1.本制度所稱關鍵職務人員係指：主管人員，包括部門主管、經理、副總經理、總經理、董事長。3.2.2.制定程序：(一)人事單位為職務代理制度制訂、執行部門。(1) 主管級職務代理人選，由各單位提報職務代理人名單，經人事單位彙整轉呈總經理核定。(2) 主管級職務代理原則為以下代上，由所屬部門同

16、類相當工作的主管人員代理，惟對於下列事項宜由上代下或上級指示：A. 請款核准權限。B. 付款權限。C. 其他法令規定事項。(3) 重要職務人員因職務特殊，宜由部門主管指定適任之職務代理人。(二)經核定之職務代理人名單應影印分送各單位，作為業務執行之依據。(三)修訂原則：(1) 遇有下列情況時，應修訂職務代理人名單：A.主管或單位已裁併變更。B.因應業務需求擴增單位或職務。C.所載單位名稱與現制不符。D.重要職務人員異動。E.主管人員異動。F.職務代理人員異動。G.其他情形需修訂者。(2) 職務代理人變更：各單位應定期複查職務代理人名單之正確性及適當性，如欲變更時，由修改單位填寫職務代理人變更表

17、，經單位主管核准後，交人事單位轉呈總經理核准。人事單位再依變更表修訂職務代理人名單並公布實施。人事單位至少一年檢討職務代理人名單一次，若發現有上述(1)之情事，需重擬職務代理人名單呈總經理核准後公布實施。3.2.3.代理程序：(一)員工或主管因差、假、開會或接受訓練等因素不在單位執行職務時，應依各有關規定辦理申請手續，並知會職務代理人。(二)各職務代理人若因差、假暫時無法履行代理職務時，可由上級主管暫代或另行指定，不須更改職務代理人名單。(三)主管級人員因請假、出差或其他事務致影響業務運作時，人事單位應公告職務代理事由及期間。3.2.4.注意事項：(一)該項職務涉及重大決策時，其職務代理人應有

18、處理能力。(二)代理職務以不影響原職務為原則。3.3.控制重點：3.3.1.不相容之工作不可互為代理。3.3.2.代理職務以不影響原職務為原則。附件：職務代理人名單職務代理人變更表參考文件：無。編 號作 業 項 目作 業 程 序 及 控 制 重 點依 據 資 料AD-06制度管理作業1. 目的：為有效控制本公司之各項制度、手冊、程序等書面文件及表單記錄，使其不致因各項變動有所遺漏。 2. 範圍：2.1.本作業程序適用於公司內各種手用、作業程序書、管理辦法、作業手冊、表單及記錄等。3 內容：3.1. 流程圖號：無3.2. 程序說明：3.2.1.制度部門提出制度制定修訂廢止時機：1. 上級指示2.

19、 部門間運作協調後之需求3. 因應法令或管理上需求4. 其他3.2.2.制定部門經提出與相關部門討論決議要制定新程序或辦法後，召集相關單位共同制定通過，填寫文件新增/修訂/補發/廢除申請單經權責主管核定後，由系統管理課編號發行；經審核退回申請時，則由提出單位決定終止申請或再修正申請內容。3.2.3.制度修訂應於修訂一覽表記述下列事項A. 項次B. 修訂日期C. 版本D. 頁次E. 修訂內容3.2.4.制度制定完成核准後系統管理課應編號列管。編號原則DH-X，X=AZ，若AZ已循環完，則再往後編一碼區別，並由AZ循環，舉例：若編號編至DH-Z，則下一個號碼為DH-AA，至DH-AZ後，下一號碼為

20、DH-BA。本辦法所規定之編號為不同文件系統間之編號，例如：ISO、內控書面制度、ERP上線各作業所編製之SOP，為三套不同的文件系統，其編碼依上段說明編列不同號碼。各系統內之子系統編號由各辦法自行編製。3.2.5.文件首次正式發行後之修正，應填文件新增/修訂/補發/廢除申請單經主管核准後發行各相關單位。制度分發應依業務需求決定分發對象及份數。分發部門及數量應列表管制，分發時亦應請受文部門簽收。若屬修訂制度，應收回舊版文件加以銷毀。文件之分發及回收均應記載於分發/回收記錄表做為管制。所有發行文件應記載於文件一覧表。3.4.控制重點：3.4.1制度文件應依規定編號列管並依序歸檔。附件：文件新增/修訂/補發/廢除申請單修訂一覽表分發/回收記錄表文件一覧表參考文件：無。