PS业务场景供应链管理.docx

1、PS业务场景供应链管理3.2采购管理3.2.1大宗原材料的采购【场景描述】对于企业采购的原料中，大宗原材料类物资占用了企业的主要采购资金，主要包括生产使用的直接原材料和主要的辅助原料，还有一些燃料等。大宗原材料物资采购有以下特点： 一般种类较少，数量级在千种以内；采购数量大，金额较大；通常按合同采购；备货式采购；供应商通常为企业主供应商，或战略供应商；采购通常需要对物资进行质量控制。【管理控制点】（1）计划采购，资金控制（2）合同采购（3）价格趋势分析，支持季节性采购和战略采购【业务流程图】【PS应用实效】（1）大宗原料的采购占用资金较大，通常进行月采购计划的安排， 根据月采购计划进行采购资金

2、的安排，以利于公司进行合理的现金流安排。采购系统支持直接录入采购计划，可以根据采购计划对采购合同、请购单、采购订单进行采购数量和金额的控制。（2）大宗原料的采购，通常有较为稳定的供应商，采购计划员与供应商签订长期采购合同，通常签订年度、半年、季度或按月的采购合同。依据合同进行采购控制：例如价格等。（3）大宗物资由于数量较大，是企业材料成本的主要构成部分，所以价格很敏感，采购系统帮助企业需要根据市场供求情况预测价格走势，进行战略采购，例如：在价格低的时候进行储备采购。3.2.2备品备件采购【场景描述】对于工业企业来说，采购的原料中，除了大宗原材料类物资，设备备品备件类物资是采购的主要物资，主要包

3、括：设备、设备维修备件、工模具、通用五金配件等。设备备品备件类物资的采购有以下特点：品种种类很多，通常在万种以上，有的有几万种到几十万种；采购数量小，年采购金额相对小；企业这一块物料编码较混乱，库存较难管理；较易发生缺料，较易发生库存积压；有些备件是专业设备，非专业人员不熟悉价格；供应商通常不是主供应商；验收通常是外观目测、点收。【管理控制点】（1）种类繁多，统一编码、命名（3）库存控制策略的执行【业务流程图】【PS应用实效】（1）由于该类物资种类很多，很容易发生重复编码现象，因此，该类物料的采购库存管理中，系统将物料做好分类和编码基础工作，避免一物两码，保证库存准确，避免错误采购。 （2）企

4、业应据情况设置安全库存预警，再定购提示，进行采购，避免关键备件的缺料引发的生产线停工。 （3）在采购、库存环节设置最高库存检查，防止多点超额储备，形成呆滞积压，在生产领料环节设置需求领用对比分析，解决由于设备更新等原因，该类物资存在的呆滞、过时物料多的现象。3.2.3办公用品采购【场景描述】办公用品等消耗类物资在企业中也叫低值易耗品，这类物资的特点是企业使用数量大、采购价格低、且不能直接参与到企业正常的生产或者销售业务中创造价值。消耗性采购的特点是采购完成通常即被消耗掉，进入企业经营或管理费用的采购业务，无需库存管理，无需进行存货成本核算。如办公用品的采购、购买的劳务费用等。也有的企业有实物的

5、库存管理，但不做存货核算。【管理控制点】（1）直接走费用，不做采购成本。（2）是否做库存管理【业务流程图】【PS应用实效】（1）消耗类物资， 作为采购费用分摊，系统提供多种分摊方式。（2）根据用户需求，可配置实现两类应用，支持实物库存管理和不做库存管理。 3.2.4生产计划分解采购【场景描述】离散制造的工业企业，特别是装配型的生产企业，主要原料的采购是依据物资需求计划进行采购的。企业通常制定每月的主生产计划，根据生产计划、BOM进行MRP计算，平衡库存，计算出净采购量进行采购。 该类物资的采购有以下特点：该类物资通常是企业主要的原材料；品种种类通常较少，属于BOM物料清单内的物料；采购数量大，

6、年采购金额大；有些行业有配套采购的要求；根据生产计划进行采购，严格库存控制；通常有采购合同；通常为主要供应商；有质检环节，主要材料有批次质量跟踪的要求【管理控制点】（1）供应商配额（2）主要原料的质量跟踪【业务流程图】【PS应用实效】（1）保证安全生产，避免缺货，获得较好的价格，帮助企业维护多个供应商的合作，进行配额分配的采购，确定较为稳定的供应商合作关系。（2）协助企业对主要原料进行批次管理，质量追踪，保证最终产品的质量。 3.2.5采购需求管理【场景描述】大型企业因为其业务的复杂性，如果管理不善就会经常出现一些意外情况的发生。在采购中也是如此，我们来看看以下几种情况：采购源头不明确。采购人

7、员不知道采购是由于仓库安全库存的需要，还是生产或者销售部门的需要，造成物资采购以后有些部门没有及时采购员根据经验进行采购，没有注意具体需求部门的实际应用情况，造成采购浪费和过多的资金占用。对于采用及时库存管理的企业，有些部门在采购截至时间没有上交采购需求申请，但是在实际生产或销售过程中出现了意外需求，于是占用其它部门的采购需求，延缓了其它订单的执行。【管理控制点】（1）严格控制采购申请（2）对采购回来的物资领用情况进行严格管理【业务流程图】【PS应用实效】（1）控制企业采购需求，规范企业的采购行为，最大限度的做到企业需要什么就采购什么，需要多少就采购多少，避免因采购原材料造成的超计划的资金占用

8、。（2）规范各部门对原材料的领用，实现对采购申请的严格控制，避免企业中出现有些部门申请物资不领用或者不申请就领用物资的现象，严格控制整个物资的采购和领用过程。3.2.6货源管理【场景描述】货源管理是以最低成本为公司提供安全可靠货源的过程。包括成本控制、风险防范、产品质量与供货商综合能力的评估（供应商的信誉评价体系）。即使在一些大企业里，也会因货源管理的非策略性占用大量的时间和工作。因此只有实现了有效的货源管理，完整的生产流程才能发挥其价值。【管理控制点】（1）货源清单维护：通过供应商报价，管理供应商提供的数量和价格比例；（2）报价单更新货源清单【业务流程图】【系统实现效果】（1）供应商的能够提

9、供的货物清单及供应商报价目录，或者换种角度说，某种物料有哪些供应商可以提供及各自的报价。记录供应商在哪一段时间内能提供哪些货，对于某一个数量段的供货量的报价多少，不同供应商可以供应相同物料时。（2）货源管理能够实现企业对供应商供价的管理，为企业实现比质比价管理提供基础。（3）货源管理管理企业长期的供应商资料，作为企业管理供应商的一部分。同时货源管理为企业管理供应商文档提供了一个平台，繁琐的供应商资料3.2.7采购价格管理【场景描述】物料的价格的高低，是采购业务中需要斤斤计较的问题。采购价格过高，使企业产品成本上升，无形中降低了企业的利润空间。另外在企业日常采购业务中，物料的多种价格也需要进行管

10、理：采购处理价格中的含税和不含税价格，采购中价格的确定。在软件的业务处理中，采取了最高限价的管理方法来管理采购物料的最高价格，对于日常采购的原材料，需要相关部门领导进行价格审批，如果超出最高限价的情况发生，需要相关领导进行解密通过才能进行采购。另外在采购中的涉及的一些关于价格的问题，我们都给了明确的处理：采购业务单据中包含了两种价格含税价格和不含税价格，根据提供的税率自动相互计算，看采购中供应商提供的报价是哪种价格，然后自动计算另一种价格；对一些经常性采购的物料，来不及确定具体价格的情况下，我们采取了自动读取上次采购订单价格的方法，暂时确定采购物料的价格。【业务流程图】【管理控制点】（1）采购

11、最高限价（2）单据中含税价格和不含税价格的相互转换（3）采购价格的确定：订单自动读取最近一次订单价格【PS应用实效】（1）通过对采购物料的最高价格的限定，在一段时间内能有效控制企业采购价格的无故上涨，控制采购风险。（2）对采购业务中含税单价和不含税单价的确认，能使企业更能清楚的管理起企业的采购物料价格，清楚供应商的报价到底是哪种价格，是含税价格还是不含税价格，对于核算企业的采购成本提供了方便。（3）企业频繁发生的主要原材料采购，有时来不及确定最终价格的情况下发生采购，可以采用读取最近一次订单价格的方式暂时确定价格，等发票到达的时候再进行确定最终价格，这样方便企业了进行成本核算。3.2.8比质比

12、价管理【场景描述】大型企业在采购过程中，针对供应商数量多，原材料价格变动频繁和供应商报价变化频繁的现象，如何选择合适的供应商，确实是一个比较棘手的问题。选择了不合适的供应商，容易造成成本、质量、交付等一些列的问题，为企业带来不必要的损失。我们针对此种情况，对供应商进行了严格的管理，通过供应商的整体考核，从质量合格率、数量准确率、外观评价、价格评价、交货准时、规格准确和售后评价七个方面按权重对供应商进行考核对比，选择综合评定较好的一家或者几家供应商进行采购。软件中通过如下进行管理：（1）供应商信誉值权重维护：通过确定供应商信誉值，管理（2）供应商信誉维护：每次交易后，可以通过本次交易的实际情况，

13、在采购入库单完成后，对供应商信誉值进行维护，作为以后交易选择供应商的依据。【管理控制点】（1）供应商信誉记录权值设定（2）货源清单维护、供应商信誉记录维护【业务流程图】【PS应用实效】（1）企业采购是占用企业资金最大的业务，选择合适的采购供应商不但能够帮助企业节约采购资金，还能提高企业采购的效率。（2）供应商交易过程中的质量合格率、数量准确率、外观评价、价格评价、交货准时、规格准确和售后评价等的维护，为企业日常采购选择适合自己的供应商提供了基础。3.2.9采购合同管理【场景描述】企业每次采购都需要执行与供应商之间的合同，随着采购次数的增多，这些具有法律效力的文件管理就成为企业头疼的问题。如何让

14、这些文件能跟每次订单每次采购联系起来，如何能直接由采购合同在系统中生成采购请购或者采购订单，都是在软件系统中需要解决的问题。【管理控制点】（1）文件管理（2）采购合同生成采购需求【业务流程图】【PS应用实效】（1）通过合同管理中的采购合同直接生成采购订单，使合同管理和采购管理紧密联系起来。（2）另外还提供了在单据中的文件管理功能，通过文件管理，把软件中相关的单据和WORD等格式的合同文档联系起来，起到管理文档的作用。3.2.10采购订单管理【场景描述】企业采购过程中，采购需求、采购价格、采购供应商都已经确定，需要向供应商下订单，这时可以通过软件的订单管理进行下订单。订单的来源控制需要理顺，通常

15、在软件中由需要控制四种来源：销售需求、生产需求、库存补库需求和其他需求。相应的需求在软件中可以达到由相关的系统直接生成或者由采购系统直接生成。订单下达后，还需要对订单进行跟踪管理，订单的执行的时间、物品的准确、物品的数量、质量、价格等多项执行标准都要进行严格的跟踪管理，以防订单执行不准确对企业的需求造成偏差，影响生产和销售。订单执行完毕后，还要根据订单执行情况【管理控制点】（1）订单下达（2）订单执行过程控制【业务流程图】【PS应用实效】（1）对订单下达时的物品名称、数量、价格、质量、需求日期等都要进行严格的管理，以便使正确的物料在正确的时间以正确的价格和正确的数量及时交付，防止出现过多占用库

16、存和生产部门停工待料的现象。（2）对订单的整个过程的跟踪，也是对供应商管理的一部分，及时发现错误，及时进行修正，订单管理总的目的就是要保证生产和销售。3.2.11采购到货验收处理【场景描述】企业在采购过程中，供应商发货到货后，需要对货物进行验收处理，如何规格、型号、质量、数量等要素符合要求，才能入库。虽说原则上如此，但是在采购入库前，执行起来如何更有效率才是关键。如何让采购部门、库存部门、质检部门在最短时间内协调配和，提高整个过程的效率是一个很重要的问题。在软件中实现上述管理过程：通过在采购到货单和采购入库单中提交质检申请，如果采购管理、库存管理和质量管理联用，质检申请直接提交质量管理部分；质

17、检人员通过对提交的采购物料进行质检，输入的质检结果直接反馈回采购管理和库存管理，合格货物入库，不合格货物退货或者直接退回。【管理控制点】（1）采购和质检合作（2）对采购订单执行情况进行检查【业务流程图】【PS应用实效】对下达的采购订单进行校对，从物料的品种、规格、数量、质量等多方面进行检验，防止多收或者少收物料；3.2.12采购入库与发票核销【场景描述】企业采购需要最终确定采购物料的价格，用来核算采购物料的账面成本。采购入库单上的价格有可能是根据其他方式获取的价格，比如上次采购的价格等，这部分价格不一定与实际成本相符。采购发票是由供应商提供的发票，上面的价格体现的是实际支付或者实际入账的物料价

18、格，通过采购入库与采购发票的核销确定采购物料的实际成本。【业务流程图】【管理控制点】（1）采购发票的确认；（2）采购入库单和采购发票的核销【PS应用实效】（1）通过采购发票，确认采购物料的实际成本；（2）能够确认采购物料的实际采购成本或者账面成本。3.2.13采购应付款管理【场景描述】企业现存的采购付款模式存在以下几种：（1）预付款：很多上游的供应商为了避免出现呆账坏账的情况，采用预付款的形式来控制企业的销售账款。这种情况比较好控制。（2）现款现结：这种情况是俗称的“一手交钱一手交货”的买卖方式，也不会出现应付账款的情况。（3）后付款：这是现在企业普遍采用的一种交易方式，供应商为企业提供一定的

19、账期，在账期期间内的任意时间，企业可以结清采购账款。我们现在讨论的就是第三种情况。企业应该学会在合理的账期内利用合理的权限进行付款管理：付款太早丧失了享有的账期的应有权利，不能达到资金的最长期限的最大有效利用；付款太晚，企业在供应商处降低了信用，有可能损害企业以后与供应商之间的交易。我们在软件中提供了现金折扣政策和应付账款管理，可以通过对应付账款的及时汇总和处理来管理应付账款，还可以对应付账款的联查，查询企业对每个供应商的应付账款情况。【管理控制点】（1）现金折扣管理（2）应付账款查询和透视联查（3）付款流程审查控制【业务流程图】【PS应用实效】（1）通过对应付账款的管理，企业可以在应付账款合

20、理的账期内有效的利用这部分资金，提高这部分资金的流动效率和使用效率，发挥最大的效用。（2）定期核对应付账款，加强对应付账款的管理，避免因人情或者其他人为因素引起的过早支付的情况。3.2.14采购发票与付款核销【场景描述】企业采购后，进行采购付款，采购付款的依据是采购发票。为了财务核算的需要，需要对采购付款进行核销。采购付款单和采购发票的核销方式也很灵活，因为在实际的付款过程中并不是每张发票都是一次性付足，有可能一次发票多次付款，也有可能一次付款多次发票金额。这样在软件使用过程中也需要能够如此灵活处理。【管理控制点】采购发票和采购付款单的核销【业务流程图】【PS应用实效】通过采购发票和采购付款单

21、的核销，让企业相关人员能清楚每笔付款的正确来源，能有效按照企业自己的资金计划去执行，提高和管理资金的使用效率。3.2.15供应商对帐管理【场景描述】采购业务发生后，供应商到底供应了多少货物，到目前为止，企业给供应商一共有多少退货发生，企业到底给供应商支付了多少货款，现在还有多少货款没有支付，等等，这些问题都需要企业和供应商之间清楚明了。这样就需要企业和供应商之间有一个行之有效的对账系统，那么在企业内部管理过程中就需要软件支持对账管理的需要。【管理控制点】（1）企业和供应商对账部分的确立（2）对账的统计【业务流程图】【PS应用实效】通过与供应商对账管理，让企业明白与供应商之间的业务往来、退货数量

22、、已付账款、应付账款的数量，使企业在原材料供应商不致出错，同时使企业能够针对现状做出针对供应商货物供应、货款支付的计划。3.2.16寄存业务管理【场景描述】供应商积存又叫VMI（Vendor Managed Inventory）。所谓VMI是一种以用户和供应商双方都获得最低成本为目的，在一个共同的协议下由供应商管理库存，并不断监督协议执行情况和修正协议内容，使库存管理得到持续地改进的合作性策略。这种库存管理策略打破了传统的各自为政的库存管理模式。体现了供应链的集成化管理思想，适应市场变化的要求，是一种新的、有代表性的库存管理思想。目前VMI在供应链中的作用十分重要，因此便被越来越多的人重视。【

23、管理控制点】库存物资归供应商所有，减少资金占用，减少库存风险。 外寄仓可以随时进行出入库库存业务管理，但不做财务处理。结算依据物资消耗情况结算，支持进行VMI消耗物料的暂估处理。【业务流程图】【PS应用实效】（1）该种采购方式通常企业会与供应商签署协议，协商采购、库存管理及结算方式。（2）采购计划、订单、到货、质检、入库等流程同其他流程，可以依据用户要求进行流程配置。（3）采购入库后，企业不做采购结算，不做成本入库，库存物资所有权依旧归供应商所有。（4）企业可以根据生产进行物料领用。（5）企业定期进行物料领用的消耗汇总，打印汇总表与供应商确认，供应商根据确认的汇总数据进行开票，价格通常根据协议

24、价格执行。（6）企业根据消耗汇总清单和发票进行VMI采购结算，确认成本和供应商应付。（7）财务部依据应付情况进行付款。3.2.17采购退货管理【场景描述】采购的货物与订单不符，通常会出现如下几种情况：（1）供应商运送的货物与订单上表明的货物不相符，这是由于供应商的疏忽造成的；（2）供应商提供的物料质量不合格、规格不相符等严重质量状况；（3）由于运输过程中的管理不善或者其他不可抗因素，造成一些货物在途中破损等等。出现如上述状况以后，企业一般采取的措施都是退货。对于前两种情况，一般都需要记入供应商评价管理体系，作为以后备考，第三种情况需要把破损的货物退回。在软件中，企业可以通过采购入库红单进行退货

25、管理；在引入了采购到货单以后，就可以在库外控制退货的管理，采购入库只控制那些能入库的物料，对于需要退货的物料可以不尽如入库环节。【管理控制点】（1）采购物料验收（2）采购退货流程【业务流程图】【PS应用实效】（1）很好的控制了实际到货和实际合格的物料，避免出现复杂的退货。（2）出现该退货的情况，能很好的控制原有需求的基础上进行，对于缺少的部分企业可以及时与供应商联系，及时补货，避免出现缺货带来的损失。3.2.18供应商档案管理评价体系【场景描述】现代企业供应链管理，更多的还是强调上游企业供应商、企业本身、下游客户作为供应链中的每一环的重要意义。无论工业企业还是流通企业，采购都是支撑企业正常业务

26、开展的来源。作为这项业务最重要的供应商选择工作，就成为企业比较重要的一个任务。如何选择供应商？特别是在市场竞争日益激烈的今天，如何选择合适的供应商？选择的供应商既要适合企业采购的需求，也要避免采购过程中的“黑金”交易，避免企业因为员工个人的失误导致损失。供应商档案管理评价体系的主要特点是：对历史供应商从质量、数量、外观、价格、交货准时、规格准确、售后等多个方面按照不同的全中进行综合评价，作为采购的主要依据；为企业采购过程中比质比价提供依据。【管理控制点】（1）供应商综合评定标准（2）供应商信用管理【业务流程图】【PS应用实效】（1）通过加强与上游供应商的管理，为企业快速实现采购奠定了基础，为企

27、业正常生产加工和销售业务的开展提供了良好的支撑。（2）企业采购占用了企业大部分的存货资金，加强供应商的管理不但能提高这部分资金的利用效率，为企业直接带来效益，还能通过加强与供应商的紧密合作，实现与供应商之间的信用管理，解决企业短期内资金不足带来的风险，为企业带来间接的投资效益。3.2.19采购员管理【场景描述】企业在采购过程中，有时候为了加强对采购人员的管理，把一些物料与采购人员进行挂钩，每个采购人员只负责采购固定的几种物料，对于其他的物料无权采购；在整个采购过程中，采购人员要对自己负责采购的物料负责，从订单下达，到到货，到物料入库，到付款，整个过程都需要进行跟踪处理，哪个环节出现了失误引起物

28、料采购出现问题都要追究相关采购人员的责任。【管理控制点】（1）采购员物料对应管理（2）采购员的应付款管理（3）采购员计划执行分析（4）采购员订单跟踪【业务流程图】【PS应用实效】通过加强对采购人员的管理，能控制企业在物料采购过程中多头采购物料的情况。每个采购人员对自己负责采购的物料从搜集确定需求开始，到订单下达，价格确认，到货检验入库，应付款管理，付款申请等整个流程的管理，使企业能切实加强对采购整个流程的控制，加强采购人员的管理，责任到人，避免因采购人员过多引起的责任不明确。3.2.20采购分析管理【场景描述】企业日常根据自己的生产和销售进度进行适当的采购，每个月采购的物料可能不尽相同，数量也

29、可能不一样，但是通过一段时间的分析，可以看出，企业采购量最大的那些物料应该与现阶段企业业务最好的一部分产品相关。那么，现在哪些物料采购的数量较大，哪些物料在采购一段时间以后长时间没有领用，这些都会为企业以后的采购做出指导作用：以后采购尽量保证消耗量大的原材料的采购，供应企业主要业务的开展，这部分业务才是企业的主要收入来源；对于一些不经常使用的物料，采用控制采购的措施。【管理控制点】（1）采购分析（2）采购需求领用对比分析【业务流程图】【PS应用实效】加强企业中各部门对物料领用的控制，通过对物料领用的分析指导企业后期的采购，避免出现重复采购或者非紧缺资源的采购；通过加强对采购分析的指导作用，使采

30、购部门能优先照顾企业的主体业务，使主体业务能顺利完成，保证企业的主要收入来源不受影响。3.2.21采购与仓库一体化【场景描述】存在统一采购模式的企业中，采购部门作为企业唯一的物料采购入口，仓库作为企业中物料的保存部门，存在直接的业务联系，原材料由采购部门采购进入企业，然后由仓库中进行存放管理。这样就直接存在了二者之间的一体化管理的必要性。在软件中，我们也同样提供了采购和仓库一体化管理的模式，软件中采购管理和库存管理启用联用功能，那么在采购系统中直接输入的采购入库单数据就自动进入到库存管理系统，整个系统应用的就是一个数据，避免了仓库管理人员的二次输入。【管理控制点】（1）采购管理和库存管理的联用

31、（2）采购入库自动进入库存管理【业务流程图】【PS应用实效】使采购部门和仓库管理部门共享数据，避免两个部门因涉及同一种采购业务却要两个部门分别输入数据，提高了企业的工作效率，加强了部门之间的协作。3.2.22采购与财务一体化【场景描述】企业的所有采购、销售等对外往来业务，最终都要以财务数据的方式体现到企业的财务账中。财务人员需要根据采购发票、应付单、付款单等单据制作凭证，这些都会最终作为企业的基本财务数据体现到财务报表中。如果财务系统和采购系统分离的话，那么就需要采购人员在采购系统维护相关的财务数据和与之相关的应付和付款数据，之后采购人员需要把原始单据提交给企业的财务人员，财务人员根据原始单据进行财务数据的维护。这样就形成了一项业务需要两次在系统中的维护，大大降低了企业员工的工作效率，也不能体现出ERP软件作为企业管理软件的优势。采购和财务的一体化要求在一套ERP软件系统中只有一个数据入口，采购人员在采购系统中进行数据维护，通过相关的设置直接生成财务人员需要的财务