公文写作照虎画猫.docx

1、公文写作照虎画猫公文“照虎画猫”三步骤试谈公文写作入门的窍门、捷径一、本文写作的缘由这是一位年轻人给我出的题目。这位年轻同志问我：我没学过中文，也从来没写过公文。但是，现在，领导要我起草文件。我就是现学，也不跟趟。我该怎么办？公文写作有什么的捷径、窍门没有？说老实话，面对提问，一时真把我难住了。我虽然学的是中文专业，在年轻的时侯，也曾提过类似的问题。为寻找答案，请教过很多人，也翻过很多书。大家们的回答有两种，一种是肯定的，叫“文有定法”，一种是否定的，叫“文无定法”。我向来认为，这两个答案都是有一定道理的。但是，其中的道理，让我一两句话说不清。面对年轻人的提问，一来，年轻人向你请教，是看得起你

2、。我不能因为一时说不清而不回答；二来，我心中似乎有答案，但又不敢信口开河，怕误人子弟；三来，我也是握了几十年笔杆子，写下了许多文字了。如果回答不了年轻人的这个提问，岂不是太没有面子了。沉思良久。我回顾自己写作的经历，把我学习写作公文的体会，总结为四个字：“照虎画猫”。我认为，这就是公文写作入门的捷径，或者说是窍门。于是，我便不避“好为人师”之嫌，写下了本文的题目以及下面的文字。既是对这位年轻人所提问题的回答，或许，对初学公文写作者有些许帮助；既然是“试谈”，可能会有不到之处，甚至谬误，写出来也是商讨，恳请同行指正，以便提高。二、为什么说“照虎画猫”？什么是虎？什么是猫？领导要求起草的文件，就是

3、我们将要画的“猫”。但是，我们没画过猫，怎么办？好办。你去找一只“虎”来，照“虎”画“猫”就行了。“虎”是什么？“虎”就是公文的规范文本。为什么说“照虎画猫”？人们都说“照猫画虎”。“照猫画虎”，是我们非常熟悉的一个成语，意思就是照葫芦画瓢。我为什么反过来说“照虎画猫”呢？因为，一则，虎和猫属于同一类，都是猫科动物。古人，比如水浒传上就把老虎称之为大猫。二则，我把“虎”比做是规范的公文文本，是大家的范例。而把“猫”比做为初学公文写作者的习作。在我看来，“虎”比“猫”要难画一些。我们每个人，在写作上，总要经过由易到难、由浅入深这么一个过程。对我们初学写作者来说，“照虎画猫”有三个好处：第一个好处

4、是，可以使我们在公文写作起步时，有个规范的高标准的榜样。第二个好处是，有“虎”作参照，可以使我们在画“猫”时不走大样，防止画虎不成反类犬，使我们画出来的“猫”有一些虎形虎气。第三个好处是，便于我们由“照虎画猫”逐步发展到“照虎画虎”，最后达到胸有成虎，画出有自已个性的、风格的虎。那么，怎么“照虎画猫”呢？三、“照虎画猫”步骤之一那么，怎样“照虎画猫”呢？三个步骤：首先，了解画猫的规则；其次，了解画猫的技法；第三，进行画猫的临摹实战。下面，我们就“照虎画猫”的三个步骤，进行探讨。首先，需要了解画猫的规则。规则，就是规矩。俗话说，无规矩不成方圆。任何一个行业、职业，都有本行业、本职业的规则、规矩。

5、你要学习开车，首先要了解、熟悉、遵守交通规则。我们学习公文写作，同样，也要了解、熟悉、遵守公文的规则。这个规则，就是公文处理的规章制度。这方面，学习的资料，主要是中国共产党机关公文处理条例(中办发199614号)和国家行政机关公文处理办法(国发200023号)。学习遵守公文处理的规则，其目的有二：一是使我们从事的公文处理工作，做到科学化、制度化、规范化。因为，公文是党政机关、企事业单位在党务、政务、经济技术、经营管理等活动中，处理公务的有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题、报告和交流情况的工具。公文的性质，要求这项工作必须科学化

6、、制度化、规范化。二是使我们培养良好的职业习惯，提升职业素质。条例和办法，明确了公文处理的统一标准和规则。执行公文处理的标准，遵守公文处理的规则，会使我们形成良好的、正确的职业习惯，良好习惯一旦形成，就会化为内在的素质。条例和办法，作为公文处理的规则，内容系统而全面，包括公文种类、公文格式、行文规则、公文的起草、校核、签发、办理传递、管理、立卷归档和保密等内容。应该全面了解、熟悉并遵照执行。从公文起草的角度来讲，应该重点掌握的是：公文文种、行文规则和公文格式。重点之一，要熟悉公文的种类。中国共产党机关公文处理条例规定，党的机关公文种类主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示

7、、批复、条例、规定、函、会议纪要等14种。国家行政机关公文处理办法规定，行政机关的公文种类主要有：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。熟悉公文文种的目的，其一是，了解在实际工作中，常用的公文文种有那些。我们学习公文写作，就从这些常用公文入手。这样，会使我们少走弯路，省时省力，提高效率。看起来，党政机关的公文有27种之多。实际上，其中有9种是重复的或相同的。它们是：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。党政机关的27种公文，除去相同的，也就是18种公文。而从公文写作的实际看，使用频率较高的文种不过五、六种：通知、决定、请

8、示、报告、通报、及函等。除了上述主要文种以外，在实际工作中，经常使用的还有：计划(工作要点)、总结、会议记录、会议纪要、简报等文种。而其中最常用的是通知。在公文中，通知的比例，占到百分亡七、八十之多。因此，对于初学公文写作者来说，先从学写通知入手，打好基础，再逐步学习上边所说的常用的十余种公文，然后再学习其他公文。其二，熟悉公文种类的目的，还在于使我们掌握不同公文文种的适用范围、文种的区别，避免相似文种的混淆。条例和办法的第二章公文种类，对党政机关的27种公文文种各自的适用范围和用途，做出了明确的规定。只要我们认真研读，就可以明确不同文种的适用范围和用途；把不同文种的适用范围和用途相互对照，找

9、出不同之处，就会发现文种的区别。在文种实际运用中，容易混淆的有，请示和报告；不太注意用途和区别的有，决定和通报；以及如何正确使用函。几乎所有公文写作的书籍，都对此有论述。这里，就不说了。重点之二，要熟悉公文的行文规则。在工作中，经常会遇到这种情况：领导把秘书或工作人员叫去，说有个什么什么事，你给起个文。就是这么一两句话，领导把工作布置完了，再没有别的指示。你怎么起这个文呢？首先，要解决的问题是，要起草的这个公文，发给谁，采用什么文种？这，就需要我们了解公文的行文规则。什么是行文规则？行文规则，就是行文的关系、行文的方向。行文关系，指的是发文机关和收文机关的级别关系，是上下级关系还是平级关系，或

10、者相互间没有隶属关系。由于行文关系不同，行文方向也不同。从行文关系和行文方向的角度，公文就分为了上行文、平行文、下行文三种类型。与行文规则相关的，是行文的文种。或者说，行文规则，决定着行文采用的文种。公文的上行文、平行文、下行文这三种类型，各有相应的文种范围。1、上行文上行文，指的是本级机关向所属的上级机关呈送的公文。相应的文种有：请示、报告、意见等。办法规定，“行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告”。也就是说，本级机关只向直接主管的上级机关行文，特殊情况下才可越级行文，但“应当同时抄送被越过的上级机关”(条例)。2、平行文平行文，是指本级机关与同级机关或者没有隶属关系的

11、机关之间往来的公文。相应的文种有：函、通知等。同级行政机关、社会团体、企事业单位之间，不管隶属关系和地区、系统，都可以采用函的文种商洽工作，询问和答复问题、审批事项，也可以采用通知。3、下行文下行文，是指上级机关向下级机关下发的公文。相应的文种有：命令(令)、决定、决议、布告、公告、通告、通报、批复、意见、工作要点、通知等。重点之三，要熟悉公文的格式。公文的格式，分为两类。一类是，外在的、形式上的文本格式。公文的文本格式，是针对所有公文的，不分文种。我们阅读文件，第一印象，就是文件的外在的、形式上的文本格式。严格、规范的文本格式，体现了文件的庄重、整洁、权威性和严肃性。条例和办法的第三章公文格

12、式，分别对党的机关和行政机关公文的文本格式，做了统一的规定。以党的机关公文的文本格式为例，条例规定，党的机关的公文格式，包括十七个部分。我把这十七部分，分为文头格式、文干格式和文尾格式三大部分。文头，由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人六部分组成。文干，由标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印发传达范围八部分组成。文尾，由主题词、抄送机关和印制版记三部分组成。条例还规定了，党的机关六种公文版头的形式和适用范围，也是应该熟悉和掌握的。为什么要强调公文的文本格式呢？我们说，熟悉并规范地运用公文的文本格式，是为了做到“形似”。照“虎”画“猫”，起码，在外观上、形式上要像。以

13、上，我们围绕着“照虎画猫”的第一个步骤，了解画猫-公文处理、写作的规则，进行了探讨。把第一个步骤小结如下：第一，熟悉公文的种类；第二，熟悉公文的行文规则；第三，熟悉公文的文本格式。经过的第一个步骤，可以使我们对公文处理、写作的规则，有了一个初步的、较系统的理性认识。但是，仅仅如此，是不夠的。还得有感性认识。这就是我们紧接着要探讨的， “照虎画猫”的第二个步骤。四、“照虎画猫”步骤之二“照虎画猫”步骤之二，就是要了解画猫的技法，也就是公文写作的方法。要探讨公文的写法，就不能不探讨公文的第二种格式：文种格式。公文的写法，不同于一般文章，更不同于小说、诗歌、散文、戏剧等文艺创作。公文写作的一个突出特

14、点是：规范化的格式。公文规范化的格式，体现在两个方面，一个方面是外观上、形式上的文本格式。这种文本格式，我们已经讲过了。另一个方面是，文种格式，是公文内在的、内容的格式。公文，在标题、正文的写作上，有规范化、格式化的要求。这种以格式体现的规范化的要求，是在长期的公文写作实践中形成的，是公文作者都必须遵守的。文种格式，是分文种的。也就是说，不同的文种，有不同的格式。请示，有请示的格式；批复，有批复的格式。可以说，有多少个文种，就起码有多少类文种格式。这，就是人们常说的“文有定法”。有的同志可能会说，人家都说“文无定法”，你怎么说“文有定法”呢？确实如此。对于文章的写法，自古从来，就有这样两种争论

15、。并且，还会继续争论下去。在我看来，两种说法，都有道理。什么叫“法”，两种说法对此理解有所不同。“文有定法”的“法”，指的是文章写作的基本规律、基本规则。“文无定法”的“法”，指的是僵化的、死板的、一成不变的、毫无生气的模式，也就是毛主席批评的“八股文”。“文有定法”，是对写作的基本要求，对初学写作者特别重要，离开了“法”的指导，写作就无从起步，更难以提高。“文无定法”，是经过长期的写作实践，对“法”的运用达到了烂熟于心、得心应手、不受限制的境界，也是对有一定水平的写作者的要求。对于初学写作者来说，总是从“文有定法”起步的，学习写作的基本规律、基本规则，从循规蹈矩，到熟悉掌握，达到一定水平后，

16、走向“文无定法”。 “文无定法”，不是无法无天，是“定法”和“无法”的高度统一；是随心所欲，不逾距。公文写作之“法”，在哪里？就在文种格式里。研究文种格式，要结合相应文种的公文范本，对每一个文种逐一研读。研读，不是一般的读书，更不是一目十行，看过拉倒。研读，是在读的时侯，要啄磨、要研究，要领会。研究什么呢？我们以“请示”为例，予以说明。一是研究标题的格式请示的标题，通常有两种格式：一种是由发文机关名称、事由、文种构成。如“中共*局委员会关于变更*公司党组织隶属关系的请示”。另一种是，省略发文机关名称，由事由、文种构成。二是研究对主送机关的要求请示的主送机关，应该是发文机关的直属上级机关，也就是

17、负责接受并答复请示的机关。如前边所例举的“请示”的主送机关，应该是“中共*市委组织部”。并且，只能主送一个上级机关，不能多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。三是研究正文的结构、内容和写法正文由开头、主体、结尾三部分构成。开头部分，要写明请示理由，即为什么要请示并简明扼要地说明请示亊项，给上级机关一个总括印象，提起下文。主体部分，应写清楚请示的问题、亊项，说明理由。即要解决什么问题，为什么要解决这一问题，对解决该问题的意见。便于上级机关批复时参考。结尾部分，一般使用惯用语。但是，经过仔细研究，就会发现，惯用语的使用，因请示的类别不同，而有所

18、区别。请求指示性的请示，一般使用“妥否，请批示”、 “以上意见妥否，请批示”等。请求批准性的请示，一般使用“以上请示，请予审批”、“特此请示，请予审批”等。请求批转性的请示，一般使用“以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门贯彻执行”等。四是要研究段落划分、表述方式和语言使用。在段落安排上，请示正文的三个部分，既可以分为三个段落，也可以篇段合一，还可以把开头和主体合为一个段落。在表述方式上，请示以概括陈述为主，加以必要的说明。一般不加过多议论。在语言使用上，请示属于上行文。凡上行文，讲究言辞、语气的恳切、委婉、谦和，不宜使用指令性的语言。例如，前例“请示”的正文和结尾：我局所属*公司，根据市人民

19、政府市政200812号文件规定，已划归*区。该公司系中型国有企业，现有职工*名，其中党员*名，设立党的基层委员会。为了加强党的领导领导，便于党组织活动，我们的意见，将该公司党的关系划归*区委领导。妥否，请批示。五是落款要规范。落款包括：发文机关名称、(加盖公章)；发文日期。应写全年、月、日，用阿拉伯数字。这方面的学习资料，可以参考有关公文写作的书籍。公文写作的书籍很多，在选择上要注意两点，一是选择与自己所在单位和工作性质一致的，至少是贴近行业、贴近职业、贴进工作的；二是选择既有理论阐述，又有写法指导，更有范文可供借鉴的。现在，把“照虎画猫”的第二个步骤“学习画猫的技法”小结如下：1、选择一本合

20、适的公文写作书籍。2、结合公文范本，研究具体公文文种格式。3、主要是研究该文种的正文的结构、内容、写法。好了，有了第一步的理性认识和第二步的感性认识垫底，我们就可以进入第三个步骤了。五、“照虎画猫”步骤之三“照虎画猫”步骤之三，临摹实战。实战，是学习公文写作，提髙写作水平的最重要的方法。正如毛主席所指出的，“从战争学习战争-这是我们的主要方法”，“常常不是先学好了再干，而是干起来再学习，干就是学习。”(中国革命战争的战略问题毛泽东选集第1卷)实战，从那入手呢？临摹。说起临摹，凡是学习过书画的人，都很熟悉。临摹，是学习书画，特别是书画入门的重要方法。其实，也是学习写作，特别是学习公文写作的重要方

21、法。我们说，“照虎画猫”，就是临摹。公文临摹，也有三个小步骤：选“虎”、研“虎”、临“虎”。第一步，选“虎”。选择作为临摹的范本的“虎”，要符合以下两个条件：一是同一文种或相近的文种。同一文种，指的是要画的猫是“通知”，临摹的范本“虎”也是“通知”。相近的文种，需要做一些解释。比如，同为指导性公文的文种，有：指示、意见、实施意见、实施方案、通知等等。这类文种，都属于指导性公文。它们都可以用来布置工作、阐明工作活动的指导原则、内容、方法措施、要求。又如，同为计划性公文的文种，有：规划、计划、方案、要点等等。同为规定性的公文的文种：规定、规则、办法、条例等等。二是同一内容或基本相近的内容。如果，你

22、要写一个表彰先进基层党组织、优秀共产党员、优秀党务工作者的通报，那么，你选择的临摹蓝本，最好是同一内容，起码是基本相近的，此如是表彰先进集体、先进个人类的。依据我个人的体会，符合以上两个条件的“虎”有：上级文件、过去的同类文件、书上的范文等三类：第一类是上级文件。这类文件，通常选用直接上级机关的。因为，一般来说，直接上级机关的文件，比其他上级机关的文件，在内容上更贴近所在机关、单位的实际。假如，你是代局里起草文件，部署同一项工作的上级文件，如果有中央的、省上的、市上的，那么，选用市上的文件做为临摹的蓝本为佳。第二类是过去的同类文件。通常选择距离现在较近的。在实践中，有不少经常性的常务工作，在内

23、容、要求方面，基本上没有多大变化。你就可以选择过去的同类文件，作为临摹的蓝本。第三类是公文写作书上的范文。一般来讲，你要撰写篇幅较大的文件，在书上不太好找到合适的临摹蓝本。因为受到出书的篇幅字数限制，书上很少全文刊载大篇幅的范文。往往是开头、结尾全文刊载，中间正文部分只有每段的标题。小型的、简单的，好找一点。比如，会议通知、请示、批复、介绍信、证明、申请、鉴定，等等。临摹的“虎”，根据需要，既可选一只，也可选几只。如果是几只的话，一只作为主要的，其他作为辅助的。比如，你要起草当年的工作要点，可以选择去年的工作要点为主要蓝本，以上级当年的工作要点为辅助蓝本。选准了蓝本之后，就可以进行公文临摹的第

24、二步，研“虎”。研“虎”，就是研读蓝本，是为下一步进入临摹做准备的。我们“照虎画猫”，只有把“虎”研究好了，做到心中有数了，才能画出一只合格的“猫”来。怎么研读呢？八个字：“研读三遍，吃透三情”。第一遍，吃透上情，第二遍，吃透已情，第三遍，吃透下情。假如，我们选择的“虎”，是上级部署某项工作的文件。要画的“猫”，是对这项工作在本机关单位进行安排、落实。第一遍，吃透上情。怎样才算吃透了上情呢？在于能否回答出三个问题：是什么、为什么、怎么办。“是什么”，指的是这项工作的内容。“为什么”，指的是开展这项工作的指导思想、意义和目的。“怎么办”，指的是开展工作的阶段、措施和要求。第二遍，吃透已情。“已情

25、”，是本级机关的相关情况。要根据上级要求，结合本机关的实际，提出有针对性的工作思路、意见和办法措施。吃透已情，也有三个问题要回答。一是本级机关领导对开展这项工作的要求。二是是否有类似的经验、或教训。如果有，经验是什么，教训又是什么。三是开展工作的结合点、切入点、着力点。第三遍，吃透下情。吃透下情，也要啄磨三个问题：下级开展这项工作时，有利条件是什么？是否有困难和不利因素？采取什么措施，克服困难，使工作得到落实？“研虎”的过程，同时也是为“画猫”搜集材料的过程。俗话说，巧妇难为无米之炊。对于我们初学公文写作的人来讲，还谈不上巧，更需要把“米”准备的充分一些。把开展这项工作的相关材料：上级的、本级

26、的、下级的，统统装进我们的大脑里，装进我们的电脑里，摆在我们的案头上。待到我们对临摹的蓝本，“研读三遍，吃透三情”之后，上边的9个？号，就会拉直，变成！这些个，就是写作的激情，就是灵感！现在，就可以进入公文临摹的第三步，“临虎”。“临虎”的具体操作，有三个方法：一套、二减、三加。先说一“套”。人们谈论文章写作，常说“天下文章一大套，看你套得妙不妙”。具体落实到公文写作“照虎画猫”的“套”，就是：首先，保留蓝本文件的基本面貌，同时，缩小尺码。“照虎画猫”嘛，不保留基本面貌，就不叫“照虎”；大“老虎”变成小“猫”了，自然要瘦身，要缩小尺码。保留蓝本文件的基本面貌，就是一方面，保留上级文件的基本的、

27、主要的内容，另一方面，保留上级文件的结构写法。缩小尺码，就是要使制作的文件，符合本级机关的职权范围。相对上级，下级的职权范围小。因此，要缩小发文的范围，与本机关、单位的管辖范围相一致。有人可能会问，你说的“套”，不就是“抄”吗？你问得很对。“套”，就是照抄上级文件。那么，“套”或者“抄”有什么依据吗？有。其一，有理论法规依据。条例指出，党的机关公文，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置工作的工具。条例对“公文起草”的第一条要求是：“符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图”。其二，实践依据。我们经常看到，对同一项重大工作的部署安排，从中央

28、到省、市、县、乡，直至基层企亊业单位，各级的文件，无论内容还是形式，大同小异，基本一致。再说，二“减”。这里说的“减”，就是“减法”，就是“删减”、“删改”。面对蓝本，删减掉什么内容呢？一般来讲，上级文件对一项工作的安排部署，往往比较全面，涉及到各个地区、部门，工农商学兵各行各业，有城市、农村、机关、学校、社区、新闻媒体、企事业单位等等。既有普遍的共性要求，也有针对性的个性要求。这些有针对性的个性要求，是对特定对象提出的。它们对于你所在的机关、单位来讲，未必适用，未必需要，甚至没有关系。既然不适用、不需要，没有关系，那就大笔一挥，删掉就是了。因此，“减法”运用的原则之一是：删减掉与“我”无关的

29、，删减掉“我”不需要的。在“减法”运用的实践中，我们往往发现，蓝本文件中的有些内容、有些句子段落，对“我”来说，既有适用的地方，也有不适用的地方。不能简单地或取或舍，一减了之。对于这种情况，就要运用“删改”之法。将蓝本文件中，于“我”不适合之处，予以改造，改为适合我的。因此，“减法”运用的原则之二是：将与“我”无关的改为有关的，将不适合“我”的改为适合的。三说三“加”。经过对蓝本文件的“一套”、“二减”之后，我们照“虎”画的“猫”，就有了一个基本模样了。在沾沾自喜之余，再仔细端祥，就会发现，我们画的“猫”，不夠完善。表现在：一是，大框架有了，但不夠具体、丰满。二是，有些地方内容较多，有些地方内

30、容较少。不匀称。三是，有的地方，缺了一块、两块。这个时侯，就要用到“加法”了。“加”什么？总的原则是：缺什么，加什么。缺的是什么呢？我们依据上级蓝本文件制作的这个文件，现在应该说，基本上体现了上级机关的意图，也就是体现了“上情”。一般情况下，缺的是“已情”和“下情”。这，就是需要增加的部分。具体来讲，有“三加”：一加，本级机关领导的意图。凡部署一项较大的工作，本级机关领导往往有自已的考虑。你或在起草文件之前，向领导请示；或在基本完成文件草稿之后，向领导汇报，从而征得领导的指示和意见。二加，结合本机关单位实际的具体措施和要求。有时侯，依据上级文件做蓝本起草的文件，只有原则性的规定，而缺乏针对本单位实际的思路意见和具体措施、具体要求。也许，你会说，我参加工作时间短，对这项工作接触少，不太了解情况。这也好办。虚心向熟悉情况的同事请教就是了。三加，类似的经验和自己的想法。任何工作，都有连续性。都有以往的经验、做法、措施可以借鉴。作为起草者，也会有对开展这项工作的设想。这些，都是加的内容。