上海财经大学校友综合服务管理系统用户手册.docx

1、上海财经大学校友综合服务管理系统用户手册目 录第一章 系统概述 1第二章 快速入门 22.1 用户登录 22.2 系统菜单 22.3 典型页面 32.3.1 表格的操作页面 32.3.2 树图的操作页面 4第三章 主要功能 63.1 系统主要功能 6第四章 详细功能 84.1 校友信息 84.1.1 校友信息管理 84.1.2 校友综合查询 104.1.3 校友信息导入 124.1.4 校友统计分析 134.2 校友服务 144.2.1 审核校友信息 144.3 校友捐赠 154.3.1 基金类型管理 164.3.2 基金项目管理 164.3.3 捐赠信息管理 174.4 校友交往 174.4

2、.1 电话联系管理 184.4.2 来访管理 184.4.3 活动管理 194.5 邮件发送 204.5.1 邮件模板管理 204.5.2 邮件名单管理 214.5.3 邮件发送历史 224.5.4 邮件发送管理 22第一章 系统概述随着校史的延伸，校友队伍越来越壮大，为广大校友提供优质的服务、保持校友与母校的良好关系和紧密联系，逐渐成为校友会的重点工作之一。为了进一步提高校友会服务校友的水平和效率，通过开发校友综合服务管理系统，建立和完善校友信息库，在校友信息库的基础上，实现对校友服务跟踪和校友反馈跟踪，使学校可以更准确地掌握校友的动态信息，通过深入地对校友群体进行各维度的细分，提高校友服务

3、的水平和工作的有效性。校友综合服务管理系统，以下简称系统，通过梳理校友会典型工作流程，深入分析校友工作特点，提供了从校友会组织机构管理，到校友信息采集、整理和使用的一整套方法，校友信息数据实现了校友综合服务管理系统和校友社区的无缝对接，使校友工作更加有效。 针对校友数据来源广泛，时间跨度大，校友信息涉及面广并且格式十分不规范的特点，提供了多个数据整理规范工具； 通过校友总会、院系校友会、年级理事会、班级社区以及地方校友会、行业俱乐部等多种维度，实现校友会组织管理，从组织上实现了校友会的多层次管理； 通过跟踪加强母校和校友之间，校友之间的交流、沟通与互动，与校友一起为母校、为校友的发展寻找和创造

4、新的机遇与空间； 提供校友认证智能审核、校友综合查询、校友服务、校友关系分析和邮件批量发送等多种工具辅助实现校友会各项工作。 和校友社区无缝链接，实现校友注册、校友审核、校友社区和校友信息等核心数据共享。第二章 快速入门二.1 用户登录登录界面如下图：二.2 系统菜单1. 菜单操作：鼠标指到要到进入的功能模块，下方会出现此功能模块内包含的相应二级菜单，鼠标左键点击二级菜单，弹出相应的模块。2. 退出操作：点击右上角的“退出”按钮，退回到登陆界面。3. 修改个人信息操作：点击右上角的“修改个人信息”，弹出修改信息的对话框，输入要修改的信息，点击“确定”修改成功，点击“取消”关闭对话框。如图：二.

5、3 典型页面二.3.1 表格的操作页面1. 查询操作：输入查询条件，点击“查询”按钮，查询符合条件的信息。2. 重置操作：点击“重置”按钮，查询条件全部清空。3. 新增操作：点击“新增”按钮，输入新增信息的内容，点击“保存”信息新增成功；点击“重置”按钮，新增条件全部清空。4. 编辑操作：点击“编辑”按钮，修改相应信息的内容，点击“保存”信息编辑成功；点击“重置”按钮，编辑条件全部清空。5. 删除操作：点击“删除”按钮，删除相应的信息， 二.3.2 树图的操作页面1. 编辑操作：右键点击所要编辑的菜单，出现“编辑”按钮，点击“编辑”按钮，修改相应信息的内容，点击“保存”按钮，信息编辑成功；点击

6、“取消”按钮，关闭对话框。2. 添加子级操作：右键点击所要添加的菜单，出现“添加”按钮，点击“添加”按钮，添加新的菜单，点击“保存”按钮，信息添加成功；点击“取消”按钮，关闭对话框。3. 删除操作：点击“删除”按钮，删除相应的信息4. 拖拽操作： 更改菜单的显示位置，按住鼠标左键不要放开，将想要改变位置的菜单拖拽的新的位置上，放开左键，菜单拖拽到新的位置。第三章 主要功能三.1 系统主要功能子系统名称功能名称功能描述1校友注册审核校友注册审核依据校友名册审核校友注册信息,审核通过后校友即成为注册校友,获得注册校友的权限。校友信息变更审核对已注册校友的信息变化情况进行审核。“注册校友”信息和“档

7、案校友”信息的对比分析。2校友信息管理内容校友基本信息管理校友基本信息包括基本信息、联系方式、通讯地址、社会兼职、工作经历、学习经历和熟悉的老师同学七大部分。校友内部信息管理校友内部信息实现校友多维度分类，便于查询和管理。校友交往信息管理跟踪校友和学校的交往历史情况，包括邮寄、邮件、电话、来访、活动和捐赠等多种交往方式。3校友信息管理校友信息管理基于常规字段的校友信息查询。校友综合查询自定义校友字段查询，查询条件自由组合校友信息导出依据查询条件的校友可以导出为xls文件，校友信息字段可以选择。4校友新增单个校友信息新增单个校友信息可以从“校友注册”和后台直接添加的方式新增。后台数据交换系统提供

8、数据交换接口，系统依据ID和姓名唯一确定校友，能自动识别字段并分别插入相关表中。5校友捐赠管理基金类型管理实现基金类型类型的管理。基金项目管理实现基金项目的管理，基金类型相当于大类，基金项目相当于小类。捐赠信息管理实现捐赠明细管理，自动和相关校友关联。6校友交往信息电话联系管理校友电话联系管理。来访管理校友来访管理，自动和相关校友关联。活动管理校友活动管理，自动和相关校友关联。7校友统计分析按从事行业按从事行业查询校友统计信息。按工作状态按工作状态查询校友统计信息。按校友属性按校友属性查询校友统计信息。按密切度按密切度查询校友统计信息。按地区按地区查询校友统计信息。8邮件发送邮件模版管理实现邮

9、件模版管理，邮件模版支持HTML格式。邮件名单管理实现邮件组和成员管理，成员选择支持批量和单选。邮件发送管理基于”邮件模版“和”邮件名单“实现邮件批量发送，发送的邮件和校友关联。第四章 详细功能四.1 校友信息校友信息是系统最核心的模块，也是校友综合服务管理系统最重要的模块，实现了校友信息的批量导入、新增、编辑和删除功能，同时提供了校友综合查询，校友信息批量导出和校友统计分析等众多功能。四.1.1 校友信息管理4.1.1.1对校友信息进行查询，添加，编辑，删除。选择“添加”或“编辑”时将弹出校友的详细信息。详细信息包括“基本信息”、“联系方式”、“学习经历”、“工作经历”、“熟悉的同学”和“个

10、人信息”等页面，这些信息可进行相应的添加，查看，编辑，删除等操作。 校友信息是被校友会内部管理的信息。4.1.1.2校友信息打印打印操作：点击“打印”，跳转到基本信息打印页，如下图：a. 打印操作：实现校友信息的打印功能b. 关闭操作：返回“档案信息”页面。四.1.2 校友综合查询系统提供了功能强大的校友信息综合查询功能。系统提供可视化的查询界面，允许用户构建跨表的SQL查询语句，满足用户从多个维度查询校友信息的需求。1. 增加操作：新增一条查询条件。第I项：包括提高查询条件优先级与保持查询条件完整性的括号左半部分 “（”，以及忽略优先级与信息完整性的空格“ ”； 第II项：查询条件名称的单选

11、下拉框，包括“校友属性”、“校友类型”、“姓名”、“性别”、“工作单位”等多项选项；第III项：比较运算符，包括“等于”、“不等于”、“LIKE”、“大于”、“小于”、“大于等于”、“小于等于”等符号，其中“LIKE”相当于“类似”，在模糊查询时使用；第IV项：是第II项的二级子菜单，如第II项为“校友属性”，则该项包括：“行政类”、“学术类”、“高校行政类”、“中学类”等多项选项；第V项：是第IV项的二级子菜单，如第IV项为“行政类”，则该项包括：“省部级领导”、“市厅级领导”、“乡科级领导”等多项选项；第VI项：第I项的右半部分 “）”，以及忽略优先级与信息完整性的空格“ ”；第VII项：

12、查询条件的前后关系，包括“AND”、“OR”，“AND”之后一条查询属于必须匹配条件，“OR”为不一定匹配条件；第VIII项：查询条件列表，列出查询条件的具体语句。 四.1.3 校友信息导入四.1.3.1 校友导入下载导入模版，按模板格式添加导入信息，点击“导入”将名册导入系统内，点击“取消”停止导入。图中：黄色区域为必填项， 如果模板中的“所属学院”和“校友会组织机构”的“院系校友会名称”完全匹配，则该校友“所属学院”添加。校友即可以被该校友所属学院校友会管理。红字为选择项，必须和数据字典匹配，可以为空，其中“校友属性”、“校友类型”和“校友类别”最好有值，方便今后的管理。模板导入说明：“校

13、友信息导入模板”只实现校友档案信息的更新和新增，其中如果智能匹配成功，则更新该校友的信息，否则新增该校友信息。四.1.3.2 导入日志当导入出错时，出错信息将被写入导入日志，包括导入批次，成功条目、失败条目和导入的时间。如下图所示：1 批次操作：该次导入文件编号，点击后能看到具体导入信息列表，如下图：2 成功条目：导入数据成功数目；3 失败条目：导入数据失败数目；4 ：表示删除该条日志。四.1.4 校友统计分析用柱状图或饼图对校友从事的事业，关注的行业等方面进行分析。统计分析的维度四.2 校友服务校友服务提供了审核校友信息、综合服务办理、查询申请办理和邮箱申请办理等功能。四.2.1 审核校友信

14、息校友注册后，系统会生成“校友审核”事件，校友会工作人员可以查看，删除，审核校友信息。系统提供智能审核功能，充分利用毕业生名册中的信息和现有校友档案信息，实现校友注册审核智能化、系统化。四.2.1.1 审核待审核的校友与毕业生名册进行匹配比较，提示管理员是否审核通过校友注册申请。如果出现重名现象，系统提示管理员进行人工选择，系统依据选择和毕业生名册中的信息，按照系统设定的规则进行校友信息关联或者新增操作。经过人工审核的校友的自管信息和校友会的档案信息将实现关联，从而打通了校友社区和校友综合服务管理系统的数据。四.2.1.2 再次审核校友修改了自我管理信息，系统能自动捕获该动作，并生成“再次审核

15、”事件，系统可以对比校友自管信息和校友档案信息的区别，提示管理员是否同步信息或者不同步信息。四.3 校友捐赠校友捐赠实现基金类型管理、基金项目管理和捐赠信息管理等功能。四.3.1 基金类型管理实现对基金类型进行新增，编辑，查询，删除，导出和打印操作。基金类型详细四.3.2 基金项目管理实现基金的编辑，查询，删除，导出和打印操作。基金项目详细四.3.3 捐赠信息管理实现捐赠的信息进行添加，编辑，查询，删除，导出和打印操作。捐赠信息会自动和校友交往信息关联。捐赠详细四.4 校友交往校友交往管理包括电话联系管理、来访管理和活动管理等功能。四.4.1 电话联系管理实现校友会和校友间重要电话管理功能。电

16、话联系信息会自动和校友交往信息关联。电话联系详细四.4.2 来访管理实现来访、出访校友的信息的管理。来访信息会自动和校友交往信息关联。来访详细四.4.3 活动管理实现校友活动管理功能。活动信息会自动和校友交往信息关联。活动详细四.5 邮件发送邮件发送包括邮件模板管理、邮件名单管理、邮件发送历史和邮件发送等功能。四.5.1 邮件模板管理实现对邮件模板的管理。模板详细四.5.2 邮件名单管理实现邮件组和邮件组成员的管理。邮件组编辑编辑组员1. 查询：输入查询条件，查询组员信息。2. 添加组员：输入查询条件，选择邮件组成员，进行添加。四.5.3 邮件发送历史实现邮件发送历史的查询，也可以删除邮件发送记录。发送历史详细四.5.4 邮件发送管理选择要发送的“邮件模板”和“邮件组”，发送邮件。邮件信息会自动和校友交往信息关联。