云图管家操作说明书.docx

1、云图管家操作说明书云图管家图档管理模块操作说明书(标准版)目录第一章 文档管理模块 21.01 文件夹安全权限设置 21.02 文件上传及删除 31.03 文件入库及查找 51.04 预览器的安装及使用 71.05 文件发布设置及操作说明 81.06 发布文件签出及版本升级 111.07 管理图档设置 12第二章 系统管理（管理员） 132.01 文件服务器 132.02 组织管理 142.03 进程定义 142.04 权限管理-功能权限 152.05 权限管理-底层权限 162.06 权限管理-进程策略 172.07 权限管理-授权范围 182.08 权限管理-同步盘参数 182.09 编码

2、管理 192.10 备份设置 20 文档管理模块1.01 文件夹安全权限设置在文件服务器中建立好目录树的一级目录后，我们可以通过在T盘或软件界面新建文件夹来扩张目录树，并对各级的目录进行授权，选择指定文件夹-安全权限-添加-选择指定用户-勾选权限-确定权限分为 可见、只读、修改、删除、上传、下载、重命名、授权权限（授权权限是指该用户可以对该目录授权给其他用户使用）1.02 文件上传及删除1.文件上传 方法1：打开软件界面，在左边的目录中选择上传目标路径，右键 上传文件，选则 文件夹 或文件 点击上传。 方法2：右键目标路径 打开 或打开 计算机-网络位置-T盘-找到目标路径-直接将文件或文件夹

3、拷贝或剪切进去，也可以在T盘内直接新建文件或文件夹进行操作2.文件删除在企业使用过程中，我们对企业的文件删除做了一个人性化的设置，在系统设置-权限管理-底层权限中有一个参数设置-文件删除时间参数设定，它的含义是，在T盘内新建 或上传的文件在文件防删除时间内的 都可以直接在T盘内直接删除（为防止用户错误操作或工作内容突然更改，要对对某些新文件进行删除），如果超过文件防删除时间之后，T盘内的文件就无法删除了，必须到软件界面 右键-删除， 删除的内容会在回收站保留一段时间，用户可以根据公司的情况设定防删除时间的间隔，设置成0时 文件从创建开始就无法删除。1.03 文件入库及查找三、文件入库及查找文件

4、入库文件上传到服务器时文件是没有任何属性的当我们在软件界面对该文件进行操作（剪切移动、入库、发布等）后，文件记录到数据库，会对该文件附加一层属性当文件附加完属性之后，可以在软件界面右上角对文件进行搜索，新上传的文件可以对文件的目录右键-批量入库，或选择文件 点击入库修改，可以对文件进行编码 或直接点击确定，让文件入库文件查找：文件查找分为普通搜索和高级搜索，可以选择，高级搜索采用XX等搜索引擎模式，可以对文件任意属性进行查找1.04 预览器的安装及使用客户端在安装软件时一般会自动安装预览器，若未安装成功，我们就需要手动安装打开预览器E:Program FilesHGVDMAutoViewer-

5、AutoVueX.Bat 双击运行软件界面-主菜单-预览器-老版本云图管家的预览器采用的集成模式，将比较稳定的文件预览器集成到软件预览工具中，支持工作中绝大多数的文件预览1.05 文件发布设置及操作说明发布的概念：针对文件的正式使用版本，云图管家专门设计的专属的文件发布区，在系统管理，文件服务器中新建发布区，重新登陆软件后，找到发布区的文件夹 发布区的文件夹只能在软件界面右键新建，发布区的文件无法被删除，不能随意修改，只能将文件签出后修改，并生成版本记录，文件升级在下一章节会说到。文件发布设置系统管理-权限管理-选择用户或分组-菜单权限-勾选快速升版选项-保存快速升版权限可以让用户试用文件快速

6、发布和正式文件升级功能，勾选了该设置后，被选择的用户登录软件后可以对文件或文件夹进行发布，发布分为文件发布和文件夹发布。文件发布：选择文件-右键-快速发布-发布至发布区-选择发布路径-确定文件发布后前面图标改变文件夹发布：当需要一次性发布整个工程文件，文件比较多 比较大时可以使用文件夹发布，针对各个公司对文件发布的需求不同，云图管家将文件夹发布分为三种类型，文件夹发布（少量） 文件夹发布（海量） 文件批量发布三种发布的区别如下：文件夹发布(少量)：对整个文件夹发布，自动入库、并同时转移权限，写入保护，无法删除修改，权限转移时相对较慢。文件夹发布(海量)：对整个文件夹发布，自动入库，写入保护，无

7、法删除修改。快速文件批量发布：可以指定选择文件夹内需要发布的文件，自动入库、并同时转移权限，写入保护，无法删除修改，权限转移时相对较慢1.06 发布文件签出及版本升级发布区内的文件无法随意修改、删除，当该文件需要更新时，我们可以对这个文件进行版本升级，操作方法如下：选择需要升级的发布的文件右键-快速签出-签出至另外路径-选择路径-确定-提示“签出成功”这时我们发现 发布区的源文件前面有个 修改中图标，签出目标路径内文件带回撤图标，这时，我们就可以直接打开签出的文件进行修改，修改完成后在软件界面右键-快速发布，文件自动发布到原来的路径。选择正式版本模块，我们会发现，这个文件已经在我们软件商已经有

8、两个版本了，新的文件自动变成版本2.0，我们可以对每个文件的版本进行备注，比如修改了什么内容等，可以直接在此查看文件的历史版本1.07 管理图档设置在文件编辑过程中，我们有的公司需要用到关联图文档功能，比如说，某一个主文件，其中，有引用到其他文件，我们可以在软件界面对这个文件添加关联属性，将几个文件关联起来，方便自己查找，操作方法如下：选择主文件-点击关联图档模块-添加关联-选择需要添加关联的文件-确定 系统管理（管理员）2.01 文件服务器在软件安装完成后，我们要在服务器上创建一个文件服务器，操作如下：选择系统管理-文件服务器-左边窗口文件服务器右键-添加文件服务器-配置文件服务器信息-确定

9、 退出软件， 配置完成后需要打开服务器服务选项 选择HGVDMServices 右键 重新启动，重启软件的主服务，使新配置的文件服务器生效，具体操作请参考软件安装说明重启服务后，登陆软件，我们会看到文档中心里多了个T盘(注：T盘是虚拟出来的硬盘，不能与公司内有在使用的盘符名称重复)，回到系统管理内文件服务器，我们可以对添加的文件服务器添加一级目录，选择已添加的文件服务器右键-添加空间（个人区：为已存在的组织管理内的用户按分组为每个用户建立一个已经分配好权限的工作区，部署时不建议使用），添加完成后 注销软件，重新登陆即可文件服务器下的空间是文档中心的一级目录，必须在文件服务器中添加，可以建立多个

10、草稿区和发布区，以方便工作。(文件服务器的具体操作请参考软件安装说明)2.02 组织管理组织管理可以对公司的员工信息进行设置，给每个员工设置一个登陆账号密码，及所属部门，我们在分配权限和管理的时候可以对整个部门或单个员工进行授权，支持组织管理批量导入导出，也可在软件界面进行单个用户的添加和信息修改。当公司员工比较多时，建议使用编码代替登陆账号，如：hg001 hg0022.03 进程定义进程定义中定义的是每个软件所附带的文件格式，我们可以定义，通过什么软件生成的文件不能保存在本地，或某个软件只有什么格式的文件可以存放在本地，与进程策略相关2.04 权限管理-功能权限功能权限分为系统权限和菜单权

11、限两种，说明如下：系统权限：系统管理内各个模块的管理权限，分配了系统权限的用户能看到系统管理内的模块，并可以进行设置菜单权限：文档管理内对文档的操作菜单的权限，比如文件发布，编码修改等，都需要拥有菜单权限才可以进行操作分配权限时，可以按分组，直接分配权限，减少工作量2.05 权限管理-底层权限底层权限内可以设置放开底层权限，在客户端安装完软件后需要再安装底层，底层是用来执行管理员设置的权限的，当我们选择了用户 勾选放开底层权限时，这个用户登录的客户端，本地保存文件，新建等都能正常使用，底层权限不生效当没有放开底层权限，且进程策略里程序被禁止，这时，客户端就无法在本地存储、新建、另存，且打开受控

12、文件自动进入只读状态2.06 权限管理-进程策略进程策略可以控制客户端各个用户在本地能保存和不能保存的文件类型，是我们强制集中的关键所在，如我们想控制某个用户word 和CAD图纸不能保存在本地 必须上传到服务器，设置如下：文件不能存在本地，就只能存放到服务器上了，从服务器上打开文件时，自动调用本地程序，对文件进行操作，文件存在服务器上，强调了文件资料的归属性，也不用担心因为电脑系统损坏或人为因素删除文件2.07 权限管理-授权范围授权范围是指在文档中心-安全权限 对文件开放了授权权限的用户，只能对特定的用户进行授权，如果没有设置授权权限并且拥有授权权限，则可以给所有人进行授权。2.08 权限

13、管理-同步盘参数此功能正在调整优化中 (敬请期待)2.09 编码管理编码管理有部分公司企业会用到，我们可以根据已经设定好的编码规则新建一个编码方案，可添加类别 编码 流水号，可选值等，设置编码长度、累加数，开始和终止值编辑好编码规则后，我们在文档管理-文件属性-选择文件-入库修改-编码-选择编码规则节点-确定-提示编码生成成功，这样 第一个编码就成功了然后可以继续对其他文件进行编码2.10 备份设置为防止因磁盘损坏，或人为因素（员工离职前将文件删除等）将文件服务器内的资料销毁，我们可以在备份设置里添加备份方案，将设定的源路径增量备份到目的文件夹内，并可自行设置备份时间，按每天 每周 每月 时间可以自己设置