如何做好领导的助手.ppt

1、1,如何做好领导的助手（部门秘书行政工作）,研发部年月,2,“秘书”概说,传统的解释：掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。实际工作中：深入调查，为上司决策提供依据；领会上司意图，做好日常工作；了解上司脾性，做好协调工作。,3,秘书人员应具备的素质,基本素质（）身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。（）心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。（）思想素质：应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。,4,业务素质（）理论知识：一方面要掌握扎实的基础知识，另一方面也注意收集新的

2、信息，关注的法学领域的新的发展动态。（）实践经验：要注意总结工作中好的经验，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。（）办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。,5,文化素质（）社会科学：学好专业知识应是起码的要求，具备一定的文化素养，可对工作有所裨益。（）自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，平时要注意积累；也可从中学一学这方面的知识。（）外语：对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的

3、，“两条腿走路”的人才。,6,其它技能（）学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。（）要明确：我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。,7,要掌握一定的工作原则、方法和艺术,坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术(1)工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。(2)工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。(3)工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法,顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。,8,要掌握理事艺术（）工作要有计划 长远计

4、划：五年、三年、一年 短期计划：一个月、一个星期、每一天（）养成良好的工作习惯：今日事今日毕，能马上办的决不要等一会儿再办；一件事情要一抓到底，不要半途而废。目标明确，有始有终。（）始终把握工作的中心：工作安排要主次分明，重要的事先办，急事先办，及时处理；对大事要高度重视，一抓到底，而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。,9,要有较高的说、写能力，即语言表达能力和文字写作功夫，这也是做好秘书工作必须具备的。我们在实际工作中，都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面，既有人，又有事，千头万绪，林林总总。,10,工作守则,忠于职守，爱岗敬业 秉公办事，廉洁自律 保密制度，严格遵守,11,、文件的处理

5、时限,特急件：随到随办。急件：一天内处理完毕。普通件：三天内处理完毕。超过处理时限的文件，由秘书室催办。各级审核人员及会签人员均无原则在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。,12,、如何做好会议记录,会场的管理主要包括以下环节：会前检查会场。发现问题及时解决。签到。签到方法主要有以下几种：（1）小型日常会议由会议秘书工作人员代为签到。（2）大中型会议一般采用证件签到。（3）富有纪念意义的会议可采取簿式签到方法。（4）有条件的可以采用名片签到方法。（5）电子自动签到机签到。,13,引导就座。分发文件。制止无关人员进入会场。内外联系，传递信息。处理交办事项。会后检查会场。,14,会议记录的要求

6、；（）会议记录要求准确、真实、清楚、完整。（）记录人员应当有高度的政治责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。（）会议的主要情况，发言的主要内容和意见，必须记录完整，不要遗漏。（）记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。,15,会议记录的格式：（）会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。（）会议内容：由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，标“散会”、“结束”、“完”等均可。,16,会议记录的技巧：一快、二要、三省、

7、四代（）一快，即书写运笔要快，记得快。（）二要，即择要而记。（）三省，即在记录中正确使用省略法。（）四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。,17,演示1,18,掌握电话业务知识,要了解有那些日常事务电话。（）上司交给传达事务的电话；（）查询或催办事务的电话；（）承接上级发来通知（指示）的电话；（）接听下级向上司请示（报告）电话；（）向下级发出开会通知、受权处理某个问题，办理某项事宜等事务的电话；（）与相它部门外部协商工作事务的电话；（）紧急文件传抄的电话；（）处理秘书工作本身事务的电话；,19,做好电话往来的拟稿和记录。拟稿（）发送较多的电话，通话前把内容拟成文字简炼、语言通顺的话稿，发话时

8、要口内齿清楚、语音标准，节奏有致。（）接听电话时，要集中精力、专心致志、动作快捷，反映灵敏。记录（）来（去）电话单位、姓名及电话号码（）来（去）电话的时间（含年月日时分）（）来（去）电话内容（）处理意见（）记录人签名,20,会做电话会议工作。（）会前做好准备工作（）协助相关资讯部门保证线路畅通不间断（）会后妥善处理好一切事务（4）事项工作跟进,21,接听电话处理技巧,随时记录 自报家门 转入正题 避免将电话转给他人 避免电话中止时间过长,22,代接电话如何处理,来电时找的人不在：1、告诉对方要找的人不在；2、然后请教对方姓名；3、主动询问对方是否要留言；4、记录留言内容；5、结束电话。,23,

9、演示2,24,如何处理找领导的电话,若熟人找领导且领导在的话，就立即转告，让领导接电话。若是领导不愿接的电话，对于需要搪塞的场合，则应灵活应付，恰当地把握讲话的分寸，按领导意图妥善处理。若领导正忙或已出差无法接电话时，可让对方留话，表示会主动联系。,25,若对方要求找其他人通话时，应马上帮助传达。若对方要找的人不在时，应温和地转告对方，并可主动提出是否需要帮助，要是对方有留言，必须确实记住留言内容：（1）何时何人来的电话？（2）有何要事？（3）需要回电话吗？（4）回电话的对象是谁，如何称呼？（5）是否再打过来？（6）对方电话号码等等。记完后要复述一遍，并告其请放心，一定转告，然后把留言条放到留言对象的桌上，以便他回来的时能看到。,26,演示3,27,如何对付难缠的通话者,并非所有的人都如你所期望的那样礼貌，所以有些可能遇到的难题需要小心对付：坚持只同老板通话的人通话人的要求超出正常限度通话人是你既不想见也不想谈的人敌对的通话人。,28,演示4,29,讨论：你认为现时我部门的行政管理处于何种状态？你在工作中遇到何种困难？你期望将来的研发部/中心是怎样的工作氛围？请将你的建议写出来（3条）。,30,谢谢！,