华为秘书任职资格管理.docx

1、华为秘书任职资格管理说明：下面所列的是英国的国家文秘人员职业资格标准。这套标准非常详尽，共分4个级别，由低到高依次为1级到4级。每个级别代表不同难度和要求的工作。这套标准是由个别的、独立的单元组成的，所谓单元（unit）是指在文秘工作中某个特殊领域的个别的要求，每个单元都有一段描述信息，简要说明该单元的具体内容。单元是由元素（element）组成的，元素是指在工作中个人能够完成的一系列内容。每个元素包括：绩效标准：用结论性术语编写的说明，展示文秘人员的工作应达到的标准。范围说明：用来说明上述标准和要求所适用的条件。知识和理解力：对完成文秘工作所必需的。现将这套标准的大纲译出来，供大家在讨论秘书

2、体系时参考。1级单元一 对工作流程的效率作出贡献元素1.1 计划和组织自己的工作元素1.2 不断开发自己以改进工作绩效元素1.3 维护自己的工作领域以支持工作流程单元二 对工作现场的健康、安全和保密的贡献元素2.1 防止工作场所的危险元素2.2 在事故或紧急情况下降低可能对人或资产的危害元素2.3 维护工作场所及其内容的保密性单元三 操作和保养设备元素3.1 遵循操作说明书操作设备元素3.2 保持设备清洁，运行状况良好单元四 开发有效的工作关系元素4.1 与同事建立和维持有效的工作关系元素4.2 给参观、访问者提供支持和帮助单元五 处理信息元素5.1 处理进来和出去的通讯信息元素5.2 提供信

3、息以满足不同的需求元素5.3 检查和处理常规、数字的信息单元六 使用已建立的存储系统存储和调用信息元素6.1 用已建立的存储系统存储信息元素6.2 从已建立的存储系统中获取信息单元七 遵照指令编制文件元素7.1 用键盘生成文件元素7.2 用复制设备生成复印件（拷贝）单元八 处理邮件元素8.1 接受、分类和分发邮件元素8.2 邮寄dispated mail分寄邮件单元九 监控和签发办公用品元素9.1 监控办公用品需求情况元素9.2 签发办公用品需求2级单元一 开发自己以改善绩效元素1.1 澄清并承认自己的开发需要元素1.2 准备开发自我的行动计划元素1.3 实施和回顾个人开发计划单元二 监督控并

4、维持健康、安全和保密的工作场所元素2.1 监控和维持工作场所的健康和安全元素2.2 监控和维持工作场所的保密性单元三 对工作流程的有效性作出贡献元素3.1 计划和组织自己的工作日程元素3.2 获得和组织对自己的工作活动有支持作用的信息元素3.3 获得并维持完成自己的工作所需的物质资源单元四 建立并维持有效的工作关系元素4.1 形成并维持与同事的工作关系元素4.2 接待和帮助参观、访问者单元五 存储、提取和提供信息元素5.1 维护已建立的存储系统元素5.2 为特定的需要提供信息单元六 维持计算机系统中的资料元素6.1 把资料和文件输入计算机系统元素6.2 从计算机系统找到并提取资料元素6.3 用

5、计算机系统打印文件单元七 准备文件元素7.1 回复来函元素7.2 准备各种文件单元八 接受和传递信息元素8.1 用电子手段接受和传递信息元素8.2 接受和发送邮件单元九 保持和签发办公用品元素9.1 预定、监控和保持办公用品元素9.2 根据需要分发办公用品单元十 处理与物品和服务元素10.1 预定物品和服务元素10.2 处理报销事务单元十一 组织施行与住宿安排元素11.1 为别人安排旅行元素11.2 为具体目的预订食宿单元十二 对事件安排的贡献元素12.1 协助安排事件中的支持设备和材料元素12.2 协助安排有关事件的到场人员元素12.3 协助安排有关事件的服务需求单元十三 从现有的材料中形成

6、和呈现业务文件元素13.1 用键盘从给定的材料中形成业务文件元素13.2 用键盘以各种格式呈现业务文件单元十四 从录音材料中生成并呈现业务文件元素14.1 从录音指令中用键盘形成业务文件元素14.2 用键盘以各种格式呈现业务文件单元十五 从听写的材料中形成和呈现业务文件元素15.1 从听写的信息中用键盘形成业务文件元素15.2 用键盘以各种格式呈现业务文件3级单元一 对绩效改进的贡献元素1.1 开发自己以提高绩效元素1.2 为改善同事的绩效作出贡献单元二 对保持健康、安全和有效的工作环境作出贡献元素2.1 监控、保持安全、健康和保密的工作场所元素2.2 保持有效的工作条件单元三 对工作的计划、

7、组织和监控作出贡献元素3.1 计划和认可工作元素3.2 监控并控制认可目标的达成元素3.3 管理开会单元四 创建、开发和保持有效的工作关系元素4.1 与同事创建、开发和保持有效的工作关系元素4.2 与外界人员创建、开发和保持有效的工作关系单元五 研究、准备和提供信息元素5.1 研究、检索和选择信息以满足特殊需要元素5.2 准备并提供信息以满足特殊需要单元六 用计算机系统输入和整理资料并呈现信息元素6.1 综合、整理不同类型的资料元素6.2 以各种格式呈现信息单元七 起草与准备文件元素7.1 起草文件以满足具体的要求元素7.2 发出和回复函件单元八 开发、实施和保持程序元素8.1 开发程序以满足

8、具体需要元素8.2 实施和保持程序单元九 获得、组织和监控材料及设备的使用元素9.1 获得和组织材料及设备元素9.2 监控材料及设备的使用元素十 组织和记录会议元素10.1 安全和准备会议元素10.2 出席、支持并记录会议元素10.3 形成和完善会议记录单元十一 安排和监控旅行及食宿元素11.1 组织旅行及食宿安排元素11.2 监控并确认旅行及食宿安排单元十二 对掌握和控制财务条文作出贡献元素12.1 对掌握财务条文作出贡献元素12.2 对控制财务条文作出贡献单元十三 用各种各样的信息准备、形成和呈现文件元素13.1 研究与准备信息元素13.2 用键盘形成和呈现文件单元十四 根据自己的记录准备

9、、形成和呈现文件元素14.1 作记录并准备信息元素14.2 用键盘编制和呈现文件单元十五 根据讲话录音准备、编制和呈现文件元素15.1 根据不同质量的讲话录音准备信息元素15.2 用键盘编制和呈现文件4级单元一 促进个人与团队绩效的改进元素1.1 开发自己和个人以改进绩效元素1.2 对协作与团队活动的成绩作出贡献单元二 组织和保持高工作效率的条件元素2.1 保持高生产率的工作条件元素2.2 获得、分配和控制资源以保证维持高生产率的工作单元三 计划和控制活动以满足目标元素3.1 准备和更新作业计划元素3.2 实施作业计划元素3.3 监控和评估工作活动单元四 建立和保持高生产率的工作关系元素4.1

10、 与同事建立和保持高生产率的工作关系元素4.2 与组织外部的人建立和保持高生产率的工作关系单元五 影响和促进决策元素5.1 领导会议，促进决策元素5.2 通信信息的交换影响决策元素5.3 准备和呈现管理信息以促进决策单元六 计划和设计系统及程序以满足组织的需要元素6.1 确定组织对于系统和程序的需要元素6.2 设计和认可系统和程序以满足组织需要单元七 实施、评价和改进组织系统和程序元素7.1 组织系统的程序的实施元素7.2 评估系统和程序的有效性，找出改进的机会单元八 为提供资源和服务订立合同元素8.1 为资源和服务合同谈判元素8.2 为资源和服务订立合同元素8.3 监控合同的执行单元九 谈判

11、和控制财务资源以实现组织计划元素9.1 准备财务预算和资源以实现作业计划元素9.2 监控和控制财务资源举例：对单元的说明单元1 对工作流程的效率作出贡献本单元是关于考核对象对工作现场的全面的、有效的贡献和主管人设置的目标成就的。在主管人的指令和讨论下，考核对象应寻求改进个人的操作，组织自己的工作流程，协调自己与同事之间的工作，在工作持续有效的条件下照管自己的工作区域。元素1.1 组织自己的工作元素1.2 自我发展以改进操作元素1.3 保持自己的工作区域以帮助工作流程单元2 对工作现场的健康状况、安全和保密作出贡献元素2.1 对预防工作现场的危险作出的贡献元素2.2 对在偶然事故或者紧急事件中控

12、制对人或财产的破坏方面作出的贡献元素2.3 对工作现场保密作出的贡献及其内容单元3 操作和管理设备本单元是关于考核对象操作设备，作为自己活动的一部分的能力的。它要求按照指令操作设备来配合程序。它也要求按照指令清洁设备，如：键盘和屏幕及消耗品的补充。元素3.1 根据指令操作设备元素3.2 保持设备的清洁和工作条件单元4 发展有效的工作关系本单元是关于考核对象在工作现场与其他人一起和谐有效工作的能力的。它也表明他们对工作区域的来访者的问候，并且在考核对象自己的职权范围内，通过查明他们的需要和与他们会悟、安排来访者见适当的人等来帮助来访者的能力。元素4.1 建立与保持与员工中的其它人员有效工作的关系

13、元素4.2 问候和帮助来访者单元5 处理信息本单元关于信息的各种各样处理方法。它表明考核对象使用电讯设备，接收以及发送信息的能力，包括根据自己的目的和根据其它方面的需要。它也表明通过发现信息需要对信息申请作出反应的能力，以及随后在同意的时间内以一种可接受和适当的方法如原物、从原物得到的拷贝、口述等提供信息的能力。元素5.1 处理输入和输出的电讯元素5.2 提供符合特定要求的信息元素5.3 检查和处理日常的数字信息单元6 利用一个已建立的存储系统存储和调用信息本单元是关于考核对象利用一个已建立的存储系统存储和调用信息的能力的，也就是通过其它系统来发展一个系统。该存储系统可能装满各种目的物，例如：

14、纸基文件或者计算机文件，或者对于书、杂志和其它参考材料的存储。考核对象的能力将包括项目的预约和借出登记，例如：文件、书、丢失项目的追踪、分类和信息的相互关系。元素6.1 利用一个已建立的存储系统存储信息0元素6.2 从一个已建立的存储系统中调用信息举例：对元素的说明单元1 对工作流程的效率作出贡献要素1.1 组织自己的工作一、绩效标准A）最有效利用时间的自己特有的工作方法B）根据同事的工作协调自己的工作C）材料的损耗量最小D）依据已建立的程序进行工作二、范围说明组织：根据指导和指令安排、协调并且实施自己的工作活动。三、知识和理解力A) 自己工作的作用和责任B) 单位的活动C) 将要实现的任务D

15、) 将要达到的质量标准E) 工作方法和时间的有效利用F) 作为小组成员进行工作G) 工作的序列H) 材料的最小损耗量I) 安全工作的实践J) 单位的程序K) 相关的法律需求要素1.2 自我开发以改进绩效一、绩效标准A）一项经主管人同意，并与其定期回顾自学行动计划B）一个建立并保持的个人学习和经验的卷宗C）掌握经适当人同意的改进自己能力的机会D）与适当人确定和讨论自己对信息和意见的需要二、范围说明发展的方法：A) 实施和中止职业训练B) 与要好的同事和主管人的讨论C) 有关文件的学习三、知识和理解力A) 自己工作的作用和责任B) 介入自己的训练需要鉴定C) 自评D) 对行动计划的准备和利用E)

16、准备和保养个人成就证明的卷宗F) 发展的有关方法G) 有关文献H) 组织机构训练专家I) 组织机构训练程序秘书工作的职责等级（讨论稿）秘书工作的宗旨是提供服务，保证公司的运作畅通无阻，这也是建立秘书系统最根本目的。根据这一目的，我们认为首先对秘书的工作进行分等级是很有必要的。秘书体系的建立，是要完善秘书的等级制度、绩效标准和任职资格，为此，对秘书现在所从事的工作进行分等分类是保证后期工作顺利进行的前提。只有对秘书实际从事的工作划分出等级，才能制定相应的任职等级和任职资格。由于目前公司秘书所从事的工作十分繁杂，所以对工作的分等分级是相当困难的，现在，我们只能根据前一阶段的调查结果，在经验分析的基

17、础上，对秘书的工作划分出初步的等级。划分等级的标准是工作任务的复杂程度，所需技能的难易程度。一级秘书（相当于文员）他们所从事的大多属于常规性、事务性的工作，或者更具体的讲，是属于跑腿、动手的工作。这些工作不需要太多的心智活动，只需要熟练，尤其需要认真、仔细、勤劳的工作态度。这些工作，很大部分可以进一步量化。1、打字、复印2、订阅报刊杂志3、制作宣传材料、胶片4、办公室食品设备维修的联系5、借款、报帐6、收发传真、信件7、办公室环境管理二级秘书他们所从事的工作有一定的复杂性和临时性，需要一定的心智活动，如记忆、推理、想象等。既要动手，又要动脑，既要熟练，又要机敏。其中有相当一部分是不能量化的。1

18、、接打电话（以部门或部门成员的名义）2、固定资产的管理3、考勤管理4、办公用品及用具的申批5、会务管理6、制作文件，提交报表7、为本部门人员办理各种证卡8、为本部门人员办理出差手续9、与其它部门（各办事处、客户等）联系10、指导、监督、借款、报帐手续11、指导、帮助一级秘书三级秘书他们所从事的工作相当复杂且有一定的难度，对一般技能和心智能力都有很高的要求，这些工作更多地包含计划、组织、分析、判断、综合、概括的心智能力和表达、倾听、动作反应、速记等具体技能。他们的工作相当于经理助理的角色。1、文档管理2、组织学习3、会务监督、指导、管理4、起草文件5、接打电话6、安排部门外出活动7、与部门外部的

19、联系和协调8、固定资产的报批9、监督、保证文件、报表及时完成上述等级的划分不一定合适，特提出来供大家讨论。在讨论的过程中，还要进一步把各项工作任务具体化，以保证将来等级职责的可操作性。秘书等级设计的规范 一、从目前公司秘书的实际工作来看，秘书的工作任务非常繁杂，不同级别部门的秘书在工作内容上有很多重叠。导致这种状况的原因，我们认为主要是秘书的职责没有界定清楚。秘书该做什么事没有明确。因而，秘书的技能要求和任职资格也不明确。要对秘书体系进行分等分级，就必须界定哪些工作是秘书必须做的，哪些是可以不做的，哪些是重要的，哪些是次要的。在此基础上，进一步确定完成这些工作需要什么技能和条件。西方的秘书体系

20、是建立在对主管负责的基础上，即只为主管服务。而华为公司的秘书体系是建立在对部门负责的基础上，他们不仅要为主管服务，而且要为部门成员服务，这就带来了工作上的复杂性，有时可能会产生冲突。为此，我们建议，现在秘书所从事的工作的一部分，应独立出来，交由专人负责。这个人，可以是秘书体系内的人，也算秘书，但只做具体的总务、后勤之类的工作。如打字、复印、考勤、固定资产管理、订阅报刊等。二、在工作任务分开的基础上，可以根据秘书所从事的工作对秘书进行分等分级这样做需要两个条件：1、必须保证不同级别部门的秘书所从事的工作，在内容和职责上是具有差异的；2、秘书的任命和选拔、晋升，必须依据秘书任职资格的规定和原则，真

21、正做到逐级晋升。三、在工作任务分开的基础上，也可以根据工作任务对秘书的能力和条件要求，根据秘书的能力水平来进行分等分级。这样做需要严格界定秘书的能力范畴及其含义，并且制定客观的、可操作的等级标准。我们可以借鉴英国的秘书系统。相应的会产生一个问题：不同等级的秘书可能从事同样的工作，甚至会出现低等级部门的秘书在能力等级上比高级别部门的秘书还高的现象。 四、把工作任务和工作能力结合起来，形成职务、职能系列的综合等级。把工作任务作为等，在同样的工作任务之内再分级，可以形成三等、九级系列。一等文员：（1）一级文员；（2）二级文员；（3）三级文员二等秘书：（1）一级秘书；（2）二级秘书；（3）三级秘书三等

22、助理：（1）一级助理；（2）二级助理；（3）三级助理秘书的工作职责1、文档的处理和管理包括业务文档和行政文档。2、考勤管理包括部门人员变动情况。3、固定资产管理4、办公用品及用具的管理5、会务管理6、制作文件和提交报表7、办公室环境管理8、接打电话9、收发传真、信件10、借款、报帐11、仪器设备维修的联系12、为本部门人员办理各种卡证13、与办事处、客户、研究机构联系包括汇款、汇资料、发传真。14、打字、复印资料15、为部门人员办理出差手续包括订机票、联系接送车辆、准备资料。16、安排部门外出活动17、制作宣传材料、胶片18、督促本部门人员上交报表、文档和总结19、订阅报刊杂志20、组织部门内

23、部成员学习一、文档管理I）文件管理：流程：文件签收预处理送交相关部门与领导阅批分类存放、归档II）信息档案管理：III）修改文档所需知识技能：1、相关计算机以及办公软件知识；2、熟练网络之能力；3、相关业务知识；4、有条理的把文件归类与保存；5、有效地与各部门相关人员进行协调、沟通；6、熟练使用办公设备；7、口头、书面表达清晰、准确、有效、熟练；8、合理利用时间，提高工作效率；9、处理事务时耐心、细心；10、熟悉文件处理业务流程。二、固定资产之管理所需知识技能：1、熟悉公司固定资产之文件及业务流程；2、细心、耐心地作好固定资产的保管与维护；3、督促使用者在使用中履行节约原则；4、熟悉所管固定资

24、产之性能及使用情况。三、办公用品之管理所需知识技能：1、对办公用品、用具的申购、领用有计划；2、合理使用、履行节约、物尽其用；4、有条理的管理各种办公用品。四、考核与监督I）考勤II）对本部门、人员之文档、报表等上交与规范进行督促与指导。所需知识技能：1、与相关部门人员进行良好的、有成效的沟通与协调；2、清晰、准确的口头表达能力；3、有服务意识与责任心；4、熟悉文档、报表的规范与知识；5、耐心地对有关人员进行指导；6、主动、细心地对待工作。五、日常办公事务接打电话、收发传真、收发信件、复印、打字。所需知识技能：1、熟练应用打字机、复印机、传真机等办公设备；2、熟悉接电话、收发传真之流程；3、有

25、应变能力，善于决断；4、熟练使用电脑进行图文处理，辅助办公；5、有沟通、协调能力；6、了解本公司产品状况与工作相关之专业技术；7、知道自己处理突发事件时之权限；8、合理利用时间，提高工作效率。六、建立良好的办公环境I）维护办公环境这卫生；II）联系维修办公设备；III）协调部门人际关系，调节办公室气氛。所需知识技能：1、了解相关部门及有关人员；2、有较强责任心；3、积极主动建立良好的工作环境；4、沟通协调能力。七、收集统计各类数据与信息I）人力资源库的维护；II）表格填写、收集、统计；III）收集各部门信息，并进行分类。所需知识技能：1、熟练运用计算机进行统计分析；2、细心处理各类数据、信息；

26、3、熟知各类信息资料之来源；4、有一定计算、分析能力；5、熟知各部门组织结构；6、有协调、沟通能力。八、组织会议发通知准备相关资料会场布置会议记录会议纪要之整理部分存档、重要文件填写会签单、发文件。所需知识技能：1、有沟通、协调能力，有效协调各种资源，完成会议组织；2、统筹、安排各项活动；3、组织能力；4、应变能力；5、有相关专业知识；6、文字表达能力；7、有一定决策能力；8、细心处理各项事务；9、具有保密意识；10、理解领悟能力强；11、熟知会议议程。九、办理各类手续、证件、信用卡I）办理休假出差手续；II）办理人事变动手续；所需知识技能：1、熟悉办理各类手续、证件之流程。2、有沟通、协调能力。十、处理有关费用I）制订用款计划、申请；II）报销单据、借款。所需知识技能：1、熟悉财务制度、法规；2、有沟通、协调能力；3、合理利用时间，分清轻重缓急。十一、其他参与秘书处工作；来客接待：住宿、客餐、派车；琐碎事务；突发事件。所需知识技能：1、处事灵活，善解人意，有责任心；2、沟通、协调能力；3、合理安排时间；4、细心地处理各类事务。