著名公司公文处理管理办法.doc

1、公文处理管理办法签发主管签 名审议召集人 签 名管 理 者签 名承办单位主管签名承 办 者签 名承办单位制定时间修订通知书编 号修订纪要修 订 者修订时间 * 第1版 2006-9-10 第20/20页*有限公司公文处理管理办法目的适用范围制、修、废管理者文种请示报告通知公告通告通报函会议纪要其它公文的载体签呈签办单公告稿/公告联络单会议纪要其它公文处理流程签批流程签批层级签批层级确定原则会办单位内的签批层级会办次序母公司的会办送呈集团董事长会办意见的签署办理时限要求拟制公文的协商会议纪要的特别说明基本格式要求字体主旨签呈、签办单的架构公告稿、公告的架构联络单 的架构会议纪要附件后续处理签呈、

2、签办单联络单公告稿会议纪要对外发文种类对政府发文对协力厂商发文对金融、保险等机构的发文对外发文的文种通告通知通报报告请示意见函会议纪要文种的选用对外发文的载体传真电子邮件文件对政府发文的流程用印电子邮件发文对协力厂商发文的流程对金融、保险等机构发文的流程格式要求标题收文单位正文结构层次小标题附件落款成文日期盖章附注特殊情况会议纪要的规定标题正文会议出席人追踪外来公文种类政府来文协力厂商来文金融及保险机构来文其它收件人的规定传真收件人文件收件人电子邮件收件人来文处理人政府来文的处理协力厂商来文的处理金融及保险机构来文的处理其它时效登记相关规定传真机的设置保密规定紧急程度收发文编号呈递规范密封公文

3、夹公文夹关联文件关联表单附件1. 总则1.1为建立规范的公文处理流程，加快公文的传递速度，保证公文的正确、及时办理，特结合公司实际制定本办法。1.2 本办法适用于各种内部公文、对外发文和外来公文的处理。1.3本办法之制定、修订、废止须经推行委员会审议，呈核后由总经理签发实施。1.4 本办法之管理者为总经理室主管。2. 内部公文处理作业规定2.1 内部公文根据其内容，可以分成如下几类（文种）：2.1.1 请示：就某一事项向上级请求指示或批准而拟的公文，此类公文需得到上级的明确指示。2.1.2报告：向上级汇报工作，或者反映某一事项的具体情况，或者答复上级的询问、交办事项时所拟的公文，该公文不一定需

4、要得到上级的明确指示。2.1.3 通知，传达某一经上级同意的事项、安排或决定给其它部门（或人员）周知或者执行时所拟办的公文。2.1.4公告，某一重要事项、重要规定需要全公司同仁周知或者执行，且有必要让公司以外的单位，如相关的协力厂商等周知或者执行时所拟办的公文。2.1.5通告，某一重要事项、重要规定需要全公司同仁周知或者执行时所拟办的公文。2.1.6 通报，需要表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时所拟办的公文。2.1.7 函，某一事项需要请其它部门配合办理或者知悉，且有必要文字表达时所拟的公文，一般适用于两个部门间的沟通和协调。2.1.8 会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项，本

5、办法所指的会议包括各种形式、各种类型、各种层级的会议。2.1.9其它，主要是指票据类文件，它无须拟办但需得到上级的签批。2.2 公文的处理以 签呈、签办单、公告稿及公告、联络单、会议纪要等为载体：2.2.1 请示及报告，需呈至集团董事长审批的，用签呈。2.2.2 请示及报告，需经其它部门（含本公司各部门以及集团内其它关系企业的相关部门）会签意见，但不需呈集团董事长审批的，用签办单。2.2.3 公告，用公告稿呈核后以公告发布公告事项。2.2.4 通知、通告、通报、函，用联络单。2.2.5 会议纪要，用会议纪要2.2.6 其它类型的公文参照其它规定办理。2.3 公文处理的正常流程2.3.1 经办人

6、根据待办理的具体事项（以下简称“待办事项”），选择适用的公文载体草拟公文，并确定签批流程，签批流程一般有如下几种：（1） 签批流程一：本部门签批。（2） 签批流程二：本部门签批+会办单位会办+核决主管批示。（3） 签批流程三：本部门签批+母公司相关单位会办+核决主管批示+集团核决主管批示。（4） 签批流程四：本部门签批+会办单位会办+母公司相关单位会办+核决主管批示。（5） 签批流程五：本部门签批+会办单位会办+母公司相关单位会办+核决主管批示+集团核决主管批示。（6） 上述各流程的各个环节也可由若干签批层级组成，如：课处，课处部，又如执行副总总经理，总经理副董事长董事长等。2.3.2 经办单

7、位的签批层级依照待办事项的核准权限及经办人本身的层级决定。如签批人因休假或其它原因不能签批的，则由其职务代理人签批，具体情况参照主管职务代理办法执行。例如：（1） 经办人为管理师，待办事项的核准权限为处长的，则其签批层级为经办人股长课长处长。（2） 经办人为课长，待办事项的核准权限为处长的，则其签批层级为经办人（课长）处长。2.3.3 经办人在确定会办单位的签批层级时，遵照一个会办单位只有一个签批层级的原则，例如，待办事项需某处会办时，则会办单位的会办层级为处长，而不增加该处直属的上级（协理/助总）或下级（课长或具体人员）两个层级。2.3.4 至于会办单位内是否需再细分签批层级，由会办单位主管

8、根据其会办经办人及会办意见的核决权限决定，例如：（1） 经办单位确定某处为会办单位，且由该处处长自行经办的，则会办单位的处长根据会办意见的核决权限，可自行签准，或者呈送其直属的协理或助总签批（既有协理又有助总、副总的，则采用逐级决定呈签层级的原则，即协理决定是否需呈助总签批，助总决定是否需呈副总签批）。（2） 经办单位确定某处为会办单位，会办单位的处长指定其下属的管理师经办的，且其会办意见的核决权限为协理的，则会办单位的签批层级应为：经办人课长处长协理。以此类推。2.3.5 当需要多个单位会办时，其先后次序由经办人根据实际情况排定。2.3.6 当需送母公司相关单位会办时，由经办单位以邮寄或传真

9、方式请其会办后再返回，返回方式也可根据需要选择邮寄或传真。如先会本公司其它单位再会母公司的，则本公司最后会办的单位应将该文返回经办单位，以便经办单位将该文传递给母公司会办。2.3.7 如公文由董事长签核后需送集团董事长核准的，一般由董事长秘书以邮寄或传真呈集团董事长签批后再返回经办单位，或者在董事长签核后由董事长秘书将公文退回经办单位，由经办单位以邮寄或传真呈集团董事长签批。2.3.8会办单位的会办意见可直接签署于会办公文上，如会办公文预留的位置不足于填写会办意见时，应使用 公文会签单，并由经办人在会办公文合适位置注明“会办意见详见附件”等字样，权责主管也应签字确认。2.4内部公文办理时限要求

10、：急件须即时批复，非急件原则上一个工作日内须办理完毕，特殊情况且时间允许的可以在两个工作日内办理完毕。不能按本条时效规定会办完毕的，会办单位需以口头或E-MAIL的方式告知该公文的签出单位。2.5拟制公文的几个要求：2.5.1对涉及其他部门职权范围内的事项，原则上主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；2.5.2 如有分歧，主办部门的主管应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门会签后呈报层峰协调或裁定；2.5.3 时间紧急或其它特殊情况可以直接拟文，提出拟办意见由层峰协调或裁定。2.5.4 会议纪要拟制的特别说明（1） 经办人应将拟

11、好的会议纪要交各与会人员审议修订，以使纪要事项准确无误。但纪要事项比较急时，可无需交各与会人员审议。（2） 纪要经各与会人员审议后，经办人应将会议纪要呈会议主办单位主管校对，如纪要由会议主办单位主管拟草的，则无需再作校对。（3） 校对后的纪要应呈会议主持人签署意见。各与会人员对决议事项有异议的，由主持人做出判定。（4） 根据会议及会议决议事项的实际情况，由会议主持人决定会议纪要是否需呈层峰核准以及核准层级。2.6 内部公文的基本格式要求 2.6.1 内部公文正文采用小四宋体字，1.5倍行距，标准字间距。2.6.2 公文主旨应简要清晰，原则上要求使用“承办单位名称+事由+文种”的方式，试举范例如

12、下： （1）行政处关于年度旅游时间延迟的通知（2）总经理室关于组织修订的请示2.6.3 内部公文中的签呈、签办单，其正文一般由三部分组成： （1） 主旨，具体要求如2.6.2规定。（2） 说明，主要阐述有关呈报事项的来龙去脉及相关需说明的事项。（3） 拟办，一般针对呈报事项，经办人应在拟办中提出处理建议，且处理建议原则上应是明确的，当有多种建议时应在说明中逐一阐明各个建议的优缺点，而在拟办中提出一个建议选用的方案。2.6.4 内部公文中的 公告稿、公告，其正文一般由二部分组成，并且一般以总经理或者董事长的名义发出：（1） 主旨，具体要求如2.6.2规定。（2） 说明，主要阐述公告事项。2.6.

13、5内部公文中的联络单，其正文一般由二部分组成：（1） 主旨，具体要求如2.6.2规定。（2） 经办单位说明，主要阐述公告事项。2.6.6 内部公文中的会议纪要，其正文一般包括会议决议事项，以及决议事项的主要执行单位，一般情况下还应规定决议事项的完成时间。2.6.7 内部公文的附件（1） 内部公文如需引用附件时，可在公文正文的相关内容中备注说明“详如附近X”等字样，也可在公文后列举，具体由经办人根据实际情形使用。（2） 经办人应于附件正文右上角标注“附件”字样，有多份的应标明附件序数，并与正文的附件备注相对应。如附件不便标注“附件”字样的，可以标签纸或其它适宜的方式标明。（3） 在呈递公文时，为

14、便于主管翻阅，可以标签纸、便条纸等方式标明附件序数。2.7 签批后内部公文的后续处理： 2.7.1 签呈、签办单经权责主管签批后，由经办单位根据批示内容办理后续事宜，且应将公文及相关资料复印给相关单位。2.7.2 联络单 经权责主管签批后，由经办单位复印分发给相关单位。2.7.3 公告稿经权责主管签批后，由经办单位根据批示内容修订公告，并将公告稿及修订后的公告交行政处核对，行政处核对修订后的公告与批示内容无异后，由行政处于公告上加盖“行政处”章，并由行政处负责印发给各单位，以及办理张贴等事宜。公告稿由经办单位在行政处核对完毕后留存，但应复印一份给行政处备查。2.7.4 会议纪要经主持人签署意见

15、后（如支持人决定需呈层峰核准时，则为核准之后），经办人应将签核后的会议纪要印发给各与会人员，且经办人应追踪决议事项的落实情况，于下次会议中报告，或者直接向会议主持人报告。3. 对外发文的处理规定3.1对外发文主要包括如下几种：3.1.1 对政府发文：主要是指对各级政府或其所辖各部门，以及海关、商检、税务、工商等垂直管理的机构的发文，此类发文的主要目的是就某一事项寻求政府部门的批准或者协助解决，或者根据政府部门的要求回复某项问题，此类发文除特定情况可以具体经办单位名义发出外，一般均以公司名义发出。此外，对用水、用电、用地等代行政府管理职能的企业事业单位的发文也应视同对政府发文。3.1.2对协力厂

16、商发文：此类发文主要是指我司业务单位就某项具体业务给其协力厂商的发文，一般以业务部门的名义发出。3.1.3对金融、保险等机构的发文根据具体情形也可视同对政府发文或视同对协力厂商发文。3.2 根据国家行政机关公文处理办法的相关规定，本公司对外发文常用的文种有如下几种：3.2.1 通告，适用于向相关单位（主要指协力厂商）公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。 3.2.2 通知，适用于向相关单位（主要指协力厂商）转发其它单位（主要指政府部门）的公文，传达要求相关单位（主要指协力厂商）配合办理和需相关单位（主要指协力厂商）周知或者执行的事项。 3.2.3 通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或

17、者情况。 3.2.4 报告，适用于向相关单位（主要指政府部门）汇报工作，反映情况，答复相关单位（主要指政府部门）的询问。 3.2.5 请示，适用于向相关单位（主要指政府部门）请求指示、批准。 3.2.6 意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。 3.2.7 函，适用于与外单位的相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 3.2.8 会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。 3.3 文种的选用规定3.3.1 对政府发文，具体经办单位应根据具体事项选择适当的文种，原则上适用的文种应优先使用报告、请示、函、会议纪要。3.3.2 对协力厂商发文，具体经办单位应根据具体事项选择适当的

18、文种，原则上可优先使用的文种主要有通知、通报、通告、意见、函、会议纪要。3.3.3 对金融、保险等机构的发文，由具体经办单位根据具体事项选择适当的文种。3.4 对外发文的载体3.4.1 对外发文的载体主要有传真、电子邮件及文件三种：（1） 传真是指采用统一的传真行文格式（具体格式详如附件1）并以电传的方式将公文要表述的内容送达对方的发文方式。（2） 电子邮件：指通过互联网络发送信息的发文方式。（3） 文件（具体格式详如附件2）是指采用统一的行文格式，以专人送达或者邮寄的方式将公文要表述的内容送达对方的发文方式。无论公文采用何种文种拟写，均使用附件2的格式要求（即对外公文不同于内部公文的不同文种

19、有不同行文载体的情况）。3.4.2 原则上对政府发文，一律以文件的形式发文，但如应对方要求也可使用传真或者电子邮件的方式。3.4.3 对协力厂商发文，由业务单位根据具体事项可选择方便且能保留相关记录的方式发文，但对于重要事项的发文应采用文件的方式。3.5 对外发文的流程3.5.1对政府发文的流程（1） 经办人根据具体事项使用对外公文拟稿，阐明发文原因、公文的正式内容，并附正式公文（如以电子邮件方式发送的可不附），经本单位主管签批后，依次交总经理室、董事长特别助理会签后再呈层峰批示，经董事长核可后方可送出。（2） 如公文需会其它单位意见的，应在本单位主管签批后、交总经理室会签之前完成。（3） 对

20、政府发文的文件一律须加盖公章，传真件视情况可加或不加盖公章，但不加盖公章的传真应有处级或以上主管签字。加盖公章时，用印申请单经处级主管签批后即可，但经办人得检附董事长签批后的对外公文拟稿，且印信管理单位盖章人应予核对用印公文是否与签批的公文拟稿一致。（4） 以电子邮件方式发送公文时，经办人应根据董事长签批后的对外公文拟稿草拟电子邮件，在发送时应抄送一份给本单位主管、总经理室主管及董事长特别助理。但如公文内容事项对方要求直接以电子邮件往来的，且该公文为一般的、日常性的、具体业务性的事项，可不以对外公文内稿签批，但经办人在发送时应抄送一份给本单位主管，必要时得同时操送总经理室主管及董事长特别助理。

21、（5）时间紧急时，经办人可在拟定对外公文拟稿后直接呈层峰核准。3.5.2 对协力厂商发文的流程（1） 一般的、日常性的、具体业务性的，且是以具体业务部门名义发出的公文，由各业务部门经办人根据权限自行拟文、发文，但原则上发文时应有课级或以上主管同意。如果需要以公司名义发出，但无需用印的发文，应有处级或以上主管同意后方可发出，且经办人必须将发文复印存档。（2） 以公司名义正式发出的、需加盖公章，且金额重大或者事项重要的发文，应比照对政府发文的相关程序呈批后方可发出。但可不送董事长特别助理会签，且根据事项的具体情况由总经理或董事长核准发送。3.5.3 对金融、保险等机构发文的流程（1） 一般的、日常

22、性的、具体业务性的，且是以具体业务部门名义发出的公文，由各业务部门经办人根据权限自行拟文、发文，但原则上发文时应有处级或以上主管同意。但如果需要以公司名义发出，但无需用印的发文，应有协理级或以上主管同意后方可发出，且经办人必须将发文复印存档。（2） 以公司名义正式发出的、需加盖公章，且金额重大或者事项重要的发文，应比照对政府发文的相关程序呈批后方可发出。但可不送总经理室及董事长特别助理会签。3.6 对外公文的基本格式要求 3.6.1 标题采用2号加粗宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。如需换行，行距1.5倍。（1） 除法规、规章名称加书名号外，标题中一般

23、不加书名号；（2） 标题写法：完整的、规范的公文标题应具备发文单位名称、事由及文种等三个要素。例如，根据本公司实际，对政府的行文一般为请示或报告，故其标题应如“*有限公司关于XXXXXX的请示/报告”。（3） 特殊情况下，标题可以省略发文单位名称，但此时必须在落款处署明发文单位名称。提炼事由时应精炼、明晰。3.6.2主送机关（收文单位）：标题下空1行，左侧顶格用3号加粗宋体字，回行时仍顶格；名称后标全角冒号。3.6.3 正文：3号宋体字，位于主送机关名称之下，左空2字，回行顶格。数字、年份中间不能回行。3.6.4 结构层次：公文正文内容结构层次为“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”、“A

24、.”、“a.”的标注方式。 3.6.5 小标题：使用3号小标宋体字或黑体字，一般情况下一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。3.6.6 附件：公文如有附件，在正文下空l行，左空2字用3号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。3.6.7 落款：对外公文一般需加盖公章，故不再落款（即书写公司名称

25、）。3.6.8成文日期：用汉字（三号宋体）将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期右空4字，距正文4行距离，如有附件，则应为距附件4行距离。3.6.9 盖章：印章应盖在成文日期上，印章下底边与成文日期底边一致。印章要端正、清晰。3.6.10 附注：公文如有附注，用3号宋体字，居左空2字加圆括号，位置在成文日期下3行。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电话等。附注如有序号使用阿拉伯数码 (如“（附注）1”)；附注名称后不加标点符号。3.6.11 特殊情况说明：（1） 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，

26、不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（2） 数字：除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（3） 公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为”，再次使用时用简称。（4） 时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。（5） 会议纪要，不需标注“主送机关（收文单位）”及“落款”，也无需加盖印信。且其有如下规定：a、 标题，由事由及文种组成，例如：关于XXXX（事由

27、）的会议纪要，或者可写成“关于XXXX会议的纪要”。b、 正文：第一段应简要记述会议进行的情况，如为何召开、主持人、主要出席人、召开时间、地点等；第二段开始为纪要事项，应简要、明确、切实纪录会议纪要事项。c、 会议出席人：于成文时间之后、附注之前，上下各空两行，注明会议出席人的单位、姓名、职务，必要时得标注其联络方式。d、 其余用字的字体、大小等参照本办法3.6的相关规定。3.7 公文发出之后，经办人应追踪收文单位的处理情况，并及时报告给相关单位及主管。4. 外来公文的处理规定4.1 根据形式的不同，外来公文可分为传真、文件、电子邮件三种。4.2 根据发文人的不同，外来公文可分为政府来文、协力

28、厂商来文、金融及保险机构来文、其它单位来文等：4.2.1 政府来文：是指各级政府或其所辖各部门，海关、商检、税务、工商等垂直管理的机构，以及用水、用电、用地等代行政府管理职能的企业事业单位的来文。4.2.2 协力厂商来文：指已与我司建立业务关系的协力厂商的来文。4.2.3 金融及保险机构来文：指金融及保险机构的来文，其对口单位一般为财务部。4.2.4 其它单位来文：指以上分类之外的其它单位的来文。4.3 收件单位或收件人（以下统称收件人）的规定4.3.1 外来公文有指定收件人的，则以其指定的收件人为收件人。4.3.2 外来公文未指定收件人的，则本公司按来文形式的不同指定不同的收件人：（1） 传真收件人a、 各部门根据需要可设置专用传真机，并指定一人为传真机管理员，该管理员即为该传真机的传真收件人。b、 公司另设置一部传真机作为公司的对外传真，且指定行政处负责管理，并由行政处指派一人为传真机管理员，该员即为传真收件人。（2）文件收件人：公司指