会议接待.ppt

1、会议接待,徐珊岚,讲课提纲（四要）,一、会议筹备要精细二、会议服务要周到三、会议管理要规范四、会议善后要跟上,对联上联：你开会我开会大家都开会，下联：你发文我发文大家都发文。横批：谁来落实。（习近平2012年3月1日在党校的讲话中引用一副对联）顺口溜会前定调子，会上排位子，会中念稿子，会后拿筷子。（在幽默中反映出会议筹备所包含的诸多内容）,一、会议筹备要精细,1、会议的概念 会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，比如全国人民代表大会、党委会、校长办公会、系务会、专业建设研讨会、招生工作总结会、新学期教职工大会等；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，比如中国人民政

2、治协商会议等。我们这里讲的是指前一种。它至少包含四个要素：1、有组织；2、有领导；3、商议事情；4、集会。四个要素缺一不可，否则就不成其为会议。会议是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常的广泛的活动形式。开会，同人们关系极为密切。,2、会务的概念 会务，从字面上来解释就是对会议进行服务，本身其实是一个短语，现在会务已经逐渐成为了一个词语，很多人现在说的会务，其实就是指会议或会议筹备，它包括会议接待、会议服务、会议安排、会议管理等。3、会议接待的概念 会议接待是指会议筹办方与主办方商谈，确定、签订会议接待标准合同，对约定的事项提供全程的服务活动。会议接待贯穿整个会议流程，涉及的服务范围广泛

3、，包括会前工作、会中工作、会后工作三个环节，每个环节都囊括了众多的接待内容。,4、怎样筹备会议第一步：拿方案。由办公室根据主要领导意图，制定会议方案，包括会议主题、时间、参加人、议程、预算及人员分工等。第二步：定盘子。确定会议主题、时间、参加人、议程、预算等。领导口授确定主题（一般性会议）；领导班子召开会议讨论确定主题（重要会议）。由办公室修订方案。第三步：上请示。因有些会议涉及上级较高级别领导参加，或涉及本地重要工作，需要本地有关领导出面接待陪同，或需要本地政府安排用餐或拨付会议费用。所以必须向本地上级部门请示。,第四步：定会场。根据人数、条件等确定。搞好卫生。第五步：发通知。对下级发通知，

4、对平级或上级及嘉宾发邀请函。文字通知到单位或个人，电话通知到单位或个人。认真记录，确定是否能到会或是否有更换等，告知有关事宜。对远道而来的要提前告知本地天气、路线等情况。,第六步：备食宿。联系宾馆，根据确定的参会人数、性别确定房间。对上级领导和重要嘉宾要安排单间。较大会议人数较多时，要用彩纸将姓名打印贴在房间门上。并作详细登记；联系最近地或就宾馆安排餐饮。每十人一桌。确定菜单。备好酒水。每桌要有本地本单位人员陪席。领导要妥善安排，但领导席的菜和酒水要与其他与会人员一致。,第七步：搞布置1）排座次一是一般与会人员。用彩纸将姓名贴在座椅上，或用座位牌放在会议桌或茶机前方。二是主席台。领导为单数时：

5、主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在l号领导右手位置。,中共中央政治局常委在十六届四中 全会的座次排列图,领导为双数时（多于2人时）。第一种摆放桌签方法：1、2号领导同时居中，左为上，1号领导偏左，2号领导在1号领导右手位置，3号领导依然在l号领导左手位置。根据左为上的说法。,2,1,3,5,4,第二种摆放桌签方法：1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在l号领导右手位置。如中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图：因为当时胡锦涛任总书记，排名为一，江泽民做为老领导，排名为二。,第三种摆放桌签方法：在具体排座次时可以根据当地的习惯顺序排列。会议

6、主席台领导为偶数时的座次排列，有两种截然不同的方法(均指面向观众时)：8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。两种方法没有正确不正确之分，只是各个地区习惯不同。因此，在实际情况中，可根据1号领导习惯，参照原来次序摆放桌签。综上所述，一般应参照第一种摆放次序（理由左为上）。当然也有按习惯，如果以前惯例1号领导是按第二种，就按此摆放桌签。,领导为双数只有2人时。通常主席台为一名领导讲话或讲课，另一名主持；或签字仪式，签字双方主人在左边，客人在主人的右边；或会谈（面对观众）。,2,1,三是长方形会议桌排位。最高领导，一般坐在长方形的短边的里边，如图则是离门最远屋内最深的那边。

7、即比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的左边，而客人坐在会议桌的右边。一般来讲适当考虑重要的人物越靠近领导就坐。（其他依次对应排列）,四是餐桌座次。在包厢宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。,A市人大常委会办公室秘书科科长老王。老王报到上班不久，时逢市人大常委会会议召开，会议的主要议程是决定任命一名A市副市长并代理市长，为摆放好领导的座位牌，老王查阅了有关书籍资料，并虚心向机关原先

8、负责办会的老人大请教后才安排妥当。领导依次落座时，那位市长拟任候选人很尴尬地坐在列席位上，脸上浮现一种难以名状的苦笑。当时，老王没怎么介意。后来，代市长名正言顺在人代会上当选为市长，再后来又顺理成章任了市委书记。尽管不少领导和同事说老王工作扎实勤恳、德才谦备，市人大常委会党组多次向市委推荐他交流到某副处级单位任主职，书记却摇着头说:他这个人，工作倒是干得不错;只有为人处事过于精细了些，磨炼磨炼再说吧！十多年后，换届后的A市人大常委会召开第次会议，这时那位书记已调走，这次会议的主要议程是听取人代会新当选的市长的工作汇报。老王有了上次的教训，因此，这次他将市长的座位牌与人大常委会主任并列摆在主席台

9、中心。谁知到会议召开时，市长把自己座位牌移到了主席台旁的政府列席席上，而且市长还批评老主:你今天的座位牌放错了位置。人大是权力机关，市政府的工作应该自觉接受人大及其常委会的监督，我今天的身份是市长，是来向人大常委会汇报工作的，我应该自己找准自己的位置!,2）制挂会标如岳阳职业技术学院2013年新学期教职工大会暨校庆动员大会 注意：一是紧扣会议主题；二是把握尺寸；三是庄重严肃、字体合适；四是色彩要准（一般是红底白字。只有追悼会和宣判大会及以前的批斗会就用白底黑字）。五是悬挂端正。,3）调试电器设备。一是调试话筒。二是调试音响。安排专人适时播放国歌、校歌或发奖时的音乐等。三是调试空调，提前开放，保

10、证效果。四是检查电源电线和插板。五是安放调式投影仪和手提电脑。4）备好发言席。发言席一般在主席台右前方。席上放鲜花。或在主席台上除领导之外安排发言席。,5）摆放资料。将会议资料按会议议程顺序依次装袋，再将资料袋放与会人员座位上或桌签内侧。有些会议不需要资料袋时，要将资料依次放在桌签内侧，并备好铅笔，规范放置在资料一侧或前面。（尤其要重视主席台的资料）6）备好茶水。矿泉水或泡茶。要提前准备，规范摆放。,7）准备标语、横幅或对联。一是上级领导来单位检查工作。有电子屏的要打出欢迎标语，或在办公楼进门处摆放欢迎标语。二是在会议室用投影打出欢迎标语。,三是本地区、本单位召开重要会议，为加油鼓劲，有的要制

11、作悬挂横幅，或在会场主席台两侧贴对联。,学校开学对联：送报晓金鸡看今年硕果飘香迎佳绩迎吉祥犬吠待明朝笑傲高考创辉煌良辰美景惜时如金敢与金鸡争晨晖书山学海甘之若饴誓同峨眉共比高 知天文通地理莘莘学子携手共进鱼跃龙门培栋梁育英才代代园丁含辛茹苦花香桃林 效苏秦之刺股折桂还需苦战学陶侃之惜时付出必有回报,第八步：购物资。一是准备礼品。以节约和富有代表意义为原则，选取适当的礼品。二是采购胸花或制作代表证。三是采购茶叶、一次性杯子、资料袋及印字、铅笔等物品。,第九步：搞布展。有些重大会议需要重点向与会者推介本地本单位的工作业绩和有关情况时，就需要制作宣传板进行宣传布展。如校企合作大会、产品展销会等。,第

12、十步：预备会。就是为保证会议圆满，先召集相关负责人开会，作好充分准备。第十一步：安排合影。有些会议会安排与会人员合影。所以要提前选定合影地点、安排合影时间、联系摄影人员、布置合影场。,二、会议服务要周到,1、生活服务。主要是食宿报务。一是要住得好。卫生条件好、设备齐全。有时房内要备有水果。要坚持以人为本，服务至上。对同一地或同一单位的或明确提出要求的要安排住在同一房间。对打鼾的人要及时调整。二是吃得好。本着节约、好吃的原则，合理科学安排菜谱。必要时每桌要放置菜单、桌席卡及就餐人姓名。多餐的会议要考虑调整口味和餐馆。三是要玩得好。要适当安排娱乐活动。如唱歌、观看演出、参观景点等。,2、接待服务（

13、细节决定成败）一是要热情。找得到，有人接站、接待，笑脸相迎。二是要温暖。有领导到房间看望或致祝酒辞。三是要具体。解决具体问题。如有外国朋友或少数民族，在用餐上要根据不同习俗单独准备。四是要节俭。中央八项规定第二条；要精简会议活动，切实改进会风，严格控制以中央名义召开的各类全国性会议和举行的重大活动，不开泛泛部署工作和提要求的会，未经中央批准一律不出席各类剪彩、奠基活动和庆祝会、纪念会、表彰会、博览会、研讨会及各类论坛；提高会议实效，开短会、讲短话，力戒空话、套话。3、摄影服务。摄像、摄影。,4、车辆服务一是接站时，提前等候，随叫随到二是参观时，提前编号，清点人数三是散会时，提前送达，不误时点,

14、5、文字服务一是方案。二是请示。三是议程。四是通知（邀请函、请柬）。五是会议须知（含就餐、住宿安排）。六是主持词。六是祝酒辞。七是领导讲话（工作报告、强调性讲话）。八是通报。九是典型材料（表态性发言）。十是会议记录、纪要。十一是政务信息。十二是新闻报道。十三是会议贯彻情况综合。十四是决议、公报、合同等。十五是通讯录。,6、医疗服务。设立临时医务室，安排专人和相关应急药品，随时进行医疗救护。7、危机服务。联系救护车、救火车待命。三级两会等重大会议要安排人员接访劝返。,三、会议管理要规范,一是会议签到要规范。二是与会督查要规范。三是情况讨论要规范。四是会议记录要规范。五是经费使用要规范。六是礼品发放要规范。七是就餐安排要规范。八是车辆调配要规范。九是会场布置要规范。十是参观娱乐要规范。,四、会议善后要跟上,1、高高兴兴送走。2、诚诚恳恳祝福。3、干干净净清场。4、块块分分算清。5、认认真真总结。6、仔仔细细归档。,