公文写作基础知识.ppt.ppt

1、公文写作基础知识一、公文基础知识二、公文行文规则三、公文写作要领四、公文处理程序,一、公文基础知识,公文，就是在公务活动中形成和使用的文字材料。,公文的概念,公文是各种路线、方针、政策、法规、指令、计划、规划、信息和情况的运载者、表现者；是公文主体单位实施管理、表达意愿、反映情况的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用，贯穿于机关和单位管理工作的始终。,公文质量直接关系到机关的工作效率，关系到党和国家路线方针政策的贯彻，关系到公文本身的效用问题。因此，我们必须认真对待公文的写作问题，特别是经常从事公文写作的工作人员，一定要树立强烈的责任感和使命感，努力做到认真负责、一

2、丝不苟、精益求精。,一、公文基础知识,公文的分类,制文机关,行文方向,密级程度,紧急程度,使用范围,规范程度,党务机关公文政府机关公文军事机关公文企事业单位公文社会团体公文,上行文平行文下行文,绝密公文机密公文秘密公文内部资料普通公文,特提特急加急平急普通,通用公文专用公文,规范性公文非规范性公文,一、公文基础知识,公文的特点,普遍性特点,法定的作者,法定的权威,特定的效用,规范的体式,规定的处理程序,写作的特点,实：内容真实，反映实实在在的事情，表达实实在在的意图,准：表达准确，引用的事实、数据准确，表达的意思准确,精：文章结构要紧凑，段落层次要清楚，语言文字要精炼,平：语言朴实无华，表述准

3、确规范。采用平述的语言风格。,快：有严格的时限性和时效性，起草、办理、传递速度要快。,（一）确定文种,一、公文基础知识,公文写作的步骤,命令：公布行政法规和规章；宣布实施重大强制性行政措 施；嘉奖有关单位及人员。,决定：对重要事项或重大活动作出安排，对有关单位和人员进行奖惩，撤销或变更下级机关的决定事项。,公告：向国内外宣布重要事项或法定事项（只适用于国家高级行政机关和有关职能部门）。,一、公文基础知识,通告：公布社会有关方面应该遵守或周知的事项。,通知：批转下级机关的公文，转发上级机关或不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。,通报：表彰先进、批评错

4、误，传达重要精神或者情况。,议案：政府提请同级人大常委会或人民代表大会审议的事项。,报告：向上级报告工作、反映情况，答复上级的询问或者上报上级部署事项的办理结果。,请示：向上级机关或者当地党委、政府反映并请求指示、批准或解决某个事项。,一、公文基础知识,批复：答复下级的请示事项。,函：不相隶属机关或平级单位之间的商洽、询问或者答复，包括请求对方批准、解决、答复的事项（不受对方行政级别的影响）。,特别提示：总结、方案、规划、建议不属于公文文种，上报或下发此类公文，必须采用报告或通知。,意见：对重要问题提出见解和处理的办法。,会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,（二）规范写作,一、公文

5、基础知识,公文的写作步骤,主题要规范,集中单一、鲜明显露,用材要规范,真实典型、新鲜有力,格式要规范,结构合理、要素齐全,一、公文基础知识,公文的基本要素,文头,文号,反线（红线）,标题,制文机关,事由,文种,主送机关,正文,版记,主题词,抄送机关,印发机关,印发日期,印制份数,成文时间及行文机关印鉴,一、公文基础知识,公文的格式要求,一、公文用纸及幅面和版面规格：公文用纸一般使用纸张定量为60-80g/m2的A4胶版印刷纸或复印纸；公文用纸的幅面尺寸为210mm297mm。公文用纸天头（上白边）为37mm，订口（左白边）为28mm，版心尺寸为156mm 225mm。二、公文的字体颜色和字号规

6、格：1、未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色（文头、反线为预先设定的红色）。2、公文的字体及字号：发文字号（文号）：标题一般用3号仿宋字，居中排列。年份、序号要用阿拉伯数码标识，年份用全称并用六角括号“”括入；序号不编虚号（1号就是1号不能编”001号“），且前面不加“第”字。签发人：上报公文必须要标注签发人姓名。签发人必须是行文机关的行政主要负责 人，行政副职或内设机构的负责人不能作为签发人。签发人姓名平行排列于公文字 号的右侧，发文字号居左空1个字，签发人居右空1个字。“签发人”三字用3号仿宋 字，后面用全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。,2、公文的字体及字号公文的标题：公文标题一般采用2

7、号标宋字，居中排列。公文标题不带标点符号。主送机关和正文、版记：一般都采用3号仿宋字体。在正文中的小标题可用3号标 宋字体或黑体字。版记末尾的印制份数用小4号宋体字。三、公文的排版印制规格：1、公文除首页外，一般要求每页文字排列22行，每行28个字。2、行政公文一般要求A4纸双面印刷，页面套正，两面的误差不超过2mm。3、公文要求左侧装订，不掉页。四、落款、印章及日期的要求：1、单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标注成文日期。成文日期 居右空4个字；加盖印章时，公章上面距正文1行之内，端正、居中，下压成文 日期。印章必须用红色。2、多个机关联合发文，在成文日期上面依次排列成文机关的

8、全称或简称，并将印 章盖在机关名称上。3、印章必须压盖在成文日期或机关名称上，不能盖在公文空白处（不能出现空白 印章），不能超出文件页面控制线（版心以内）。特别注意：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，要采取调整行距、字距等措施加以解决，必须使公章与正文同处一个页面，不能采取标识“此页 无正文”的方法解决。,一、公文基础知识,二、公文行文规则,通用规则,确有必要、注重效用,根据隶属、不得越级,依据职责、不得越权,行政越级,行业越级,管理越级,上行文规则,1、上行文一般不得越级行文。2、上行文必须标注文件签发人。3、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄

9、送形式，但不得抄送其下级机关。“请示”公文在成文日期下面要标注联系人和联系电话。4、“报告”不得夹带请示事项。5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人或领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。6、政府和政府部门向同级或上级党委和党委工作部门行文一般须以党组或者党委的名义，不得以行政机关名义直接行文。,二、公文行文规则,下行文规则,1、政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。2、向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。3、部门内设机构除办公厅

10、(室)外不得对外正式行文。,联合行文规则,1、同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；2、政府与同级党委和军队机关可以联合行文；3、政府部门与相应党组织和军队机关可以联合行文；4、政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。5、政府部门不能与企业联合行文。,联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。但部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。,（一）常用规范性公文写作,三、公文写作要领,请示,请求性,报告,阅知性,意见,上行意见,平行意见,下行意见,

11、阅知性、请求性,参考性、答复性,指示性、操作性,三、公文写作要领,通知,主张清楚、要求具体、事实明了、操作性强,告知性,计划类,预见性,目标、措施、步骤,总结类,归纳性,直观、准确、明了、真实,（二）常用非规范性公文,三、公文写作要领,报告类,回顾成绩、提炼经验、分析形势、部署工作,强调类,温暖人、鼓舞人、启发人、打动人,1、讲话类,2、汇报材料或传达题纲：简明扼要、条理清晰、实事求是。,3、礼仪讲话：简短精炼、富有感情。,三、公文写作要领,（三）信息报道类,信息,抓住要害、突出特色、抢占先机,报道,热点、亮点、闪光点（一滴水里见太阳、半瓣花上说人情）,四、公文处理程序,发文办理,草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发,收文办理,签收、登记、审核、办理（拟办、批办、承办）、归档,一个口进出,主要领导阅知批示,办公室审核把关,