杭州草根新闻办公室管理手册.docx

1、杭州草根新闻办公室管理手册办公室管理手 册 2010-4试行版目 录第一章 办公室管理制度3第二章 办公室管理3第三章 办公室物资管理4第四章 办公行为规范5第五章 保密制度6第六章 档案管理规定7第七章 办公室电话使用条例8第八章 公司文书处理制度9第九章 会议管理制度12第十章 网络早会制度13第十一章 培训室、会议室管理制度15第十二章 培训室乐捐制度16第十三章 图书管理制度16第十四章 文件收发程序17第十五章 印章管理办法18第十六章 5S 管理19第一章 办公室管理制度一、不得在办公室大声喧哗；二、严禁在办公室吃瓜子，发现一次处罚10元；三、严禁在办公区域吸烟、嚼槟榔，发现一次处

2、罚10元；四、办公室钥匙管理制度： 1、严禁私配办公室钥匙，发现处罚50元/次；2、办公室所有钥匙（包括每个房间的钥匙及柜门钥匙）留存一份由办公室主任负责保管；3、办公室大门钥匙总经理一片，办公室主任一片，财务经理一片、文员一片；4、总经理办公室钥匙总经理一片，办公室主任一片；5、财务办公室钥匙财务部经理一片、财务经理指定下级一片；6、培训室钥匙人力资源部经理一片，文员一片；7、各文件柜分配到个人，钥匙为文件柜使用人一片；8，如钥匙遗失，请到办公室主任处申请配置，配置费用由自己承担，并处罚10元/次。五、办公室物品使用制度1、办公用品请到财务部领取；2、办公室所有办公设备（包括文件柜及空调等）

3、都分配到部门及个人,因人为原因导致损坏的，由部门或个人负责承担赔偿；3、办公室所有办公设备如有故障问题，请与网络管理员联系，由网络管理员负责维修。六、办公室加班制度1、办公室常备加班登记本，办公室文员每天正常下班时，对所有需要在办公室加班的人员进行登记备案；2、加班人员离开时，必须认真填写下班检查表，并将下班检查表与大门钥匙于第二天交给文员；七、办公室卫生制度1、办公室每个座位下备字纸篓一个，每天下班时，各自负责将自己的垃圾袋带走，并自行套上垃圾袋，未按要求操作处罚责任人2元/次；2、办公室卫生以个人为单位进行清扫，个人负责个人区域的卫生，总经理办公室及公共部分卫生由文员负责打扫；3、办公室地

4、面上不得有水渍、泥点，发现一处处罚责任人2元；4、办公桌面要求摆放整齐，非办公时间，办公桌上不得有任何杂乱物品，发现一样处罚责任人2元/样；八、办公室办公纪律1、工作时间，不允许听歌，看电影，翻阅QQ空间等类似网页，发现处罚5元/次；2、工作时间，不允许讨论与工作无关的话题；3、工作时间，不允许吃东西，发现处罚5元/次；4、工作时间，离岗要向直接上级请假，否则处罚5元/次，离岗超过30分钟而未请假者，按旷工半日处理；5、办公室文员无论任何事情离开，都必须向直接上级请假，否则处罚5元/次，离岗超过30分钟而未请假者，按旷工半日处理；第二章 办公室管理二、原则 办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的

5、理念规范:以制度规范办公管理效率：有助于提高整体工作效率效益：减少资源耗费，降低成本三、办公现场管理（一）员工形象的基本要求1 衣冠整洁、得体，按规定佩带公司工号牌2 男员工不得留长发、胡须，女员工应化淡妆（二）工作行为要求1 坐立规范，举止文雅大方2 不聊天喧哗3 不随意串岗4 不用电话闲聊5 不做与工作无关的事6 参加重要会议注意关闭手提电话、BP机（或置震动档）（三）办公环境要求1 每天下班前整理一次办公环境2 办公桌上摆放物品简洁、整齐3 办公区内洁净有序4 办公区内不任意悬挂、张贴物品5 办公区内除会客室外严禁吸烟每天晚上下班前，清理办公室卫生： 1 清理办公室所有垃圾桶，将有垃圾的

6、垃圾袋倒掉，换上心的垃圾袋； 2 打扫地面卫生，地面无垃圾，纸屑等； 3 拖地，保持地面污渍，泥点。 4 整理各办公桌面，文件摆放整齐，桌面卫生干净，无灰尘；第三章 办公室物资管理条例一、总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为办公室。二、 物资分类本制度所称办公文具分为消耗品，管理消耗品及管理品三种。1、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、碳素笔、钉书针等、文件夹。2、管理消耗品：签字笔、白板笔、文件栏、笔筒、垃圾筒、笔式搽、荧光笔、涂改液、电话、激光笔

7、、电池等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、打印机、姓名章、计算机、印泥、传真机、饮水机、VCD、投影仪、音响等、微波炉、冰箱、摄影机、照相机、办公桌等。三、 物资采购1. 公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经总经办同意，可由申购部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室主任批准；300元以上（含300元）部门经理同意，办公室主任批准，总经理批准。2. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 定点：公司定大型超市进行物品采购。定时：每月月初进行物品采购。定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。特殊物品：选择多方厂家的产品

8、进行比较，择优选用。四、 物资领用管理1、公司根据物资分类，进行不同的领用方式：低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用贵重物品：根据戴字规范文件实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状五、 公司物资借用1. 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可2. 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿六、 附则1. 新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。2

9、. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。3、新入职办公室人员打印或复印文件，必须征得部门经理同意，方可执行。第四章 办公行为规范一、 总则为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。二、 细则服务规范：1、仪 表：公司职员工应仪表整洁、大方。2、微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求在任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3、用 语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4、现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过

10、三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。第三条 办公秩序1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4. 各部门专用的设备由部指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、装饰等）损坏或发生故障时，员工应立即向

11、办公室报修，以便及时解决问题。三、责任本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予5元100元的乐捐处理。 第五章 保密制度一、 总则第一条 为了维护公司利益，特制订本规定，公司全体员工必须严格遵守。第二条 秘密分为三等级：绝密、机密、密。二、细则第三条 严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。第四条 不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。第五条 严格遵守文件（包括传真、电脑盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。不准带机密文件到与工作

12、无关的场所。不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。第六条 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。并按规定办理借用登记手续。第七条 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经办公室批准后办理。复制件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。第八条 会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经办公室批准不得外借。第九条 调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员

13、。第十条 公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。三、 责任第十一条 发现失密、泄密现象 ，要及时报告，认真处理。对失密、泄密者，给予 100-200元的处罚；视情节轻重，给予一定行政处分；造成公司严重损失的，送有关机关处理。第六章 档案管理规定一、总则1、 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。2、 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、公司及各部门、门店

14、、员工有保护档案的义务。4、档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。5、 档案机构及其职责。6、公司各部门指定专人负责档案管理工作。7、档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各门店档案工作。8、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。二 整理办法：1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。2. 步骤：A. 收集文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。B. 整理 根据分类

15、和成立时间整理。C. 分类 根据下述分类方法分类D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。三 过程管理：1. 属于公司保管的档案：公司及各各门店、各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作。2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。四、监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。五、销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档

16、案分类及编号要求操作。五、在业务中对外签署的各种经济合同按合同管理规定处理。六、借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。七、 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。八、公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。九、 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，按计算机管理办法管理。十、备份盘与源盘应分开存放，公司的备份

17、盘应在公司外保存。十一、 有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案3. 涂改、伪造档案4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）二十二、本制度适用于戴氏餐饮管理有限公司各员工各部门。二十三、本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资料管理员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。第七章 办公室电话使用条例第一条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，不提倡员工在公司内打私人电话。 第二条 凡本

18、公司员工打电话，用语应尽量简明扼要，尽量减少通话时间，以免耗时占线。 第三条 电话响声不超过三次，如对方拨错号码，应有礼貌回绝，如：“对不起，您打错了”。第三条 接听外线电话的标准用语为：您好，戴氏餐饮管理咨询有限公司，或xxx 店，有什么可以帮您其他内容视情回答，接听内线电话标准首语为：“您好，”。总的要求是规范、简洁、礼貌。第四条 话归的管理由办公室负责，使用则由各部门主管或经理负责促导与控制，如非正常损坏，照价赔偿。第五条 凡属本公司内报销的电话费用，将报销单交办公室，统一由办公室主任负责登记审核。第六条 本公司所配外线电话，原则上只限业务使用，但必须控制话费，每个部、室的负责人为电话管

19、理人员，对电话的使用、保管、话费等直接负责。每个月所超出的话费由该部门支付。第七条：凡本公司所属电话只允许内部员工使用，未经中层以上领导同意，外来人员不得使用公司电话。第八条：不得利用公司电话办理个人充值业务，一旦发现除追偿经济损失外，还要视情节加倍处罚，直至辞退的处理。第九条：电话使用须知：(一)辖区内的洽公。(二)时间以三分钟为限，自我控制。(三)注意礼节，长话短说，简洁扼要，以免耗时又占线。(四)使用前应对讨论、商洽事情稍加构思或略作记录。(五)员工不准使用公司电话挂私人电话，如需打长途电话必须说明理由，征得其上级或办公室主任的同意，方可使用，使用完后要至文员处或门店电话管理人处做好长途

20、电话使用登记（注明使用时间、打到何处、被叫电话号码、通话时间、使用人、并签字确认）；第八章 公司文书处理制度（一）总则第一条 范围本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理，事后也须按本制度补齐有关手续。第二条 定义本制度所指文书，包括以下内容：1高层决策文书以及基层下达的文件。2部门会议文书与转阅文件。3合同书、证书和劳动协议书、责任承诺书、保证书等。4往来公文、专利证明和注册登记文书。5收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。6往来书信、电报、传真、任命书、意见书。7各种报告、各种统计表。其中“1”与“2”项文书的处理，原则上按会议决定处理。第三条 类别划

21、分上述文书按机密程度、可划分为以下几类：1机密文书（1）绝密。（2）秘密。（3）保密。2普通文书，即机密文书以外的文书。3其他文书，如公开发行的书籍、杂志、报纸，以及调查资料类的印刷品或复印写作物品的。（二）文书的收发第四条 收发到达本公司的文书，原则上由人力资源部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发：1普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时，编上文书的收发编号，注明收发日期；在文书登记簿上作好登记；由接受部门的负责人，或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员；文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书，可以简化登记手续。2绝密文书或亲启文书，必须直接送交

22、当事者，由文书当事者开封与处置。第五条 制度时间外的处理1值班人员能够判定为是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应立即通知秘书组；其他次重要文书，只需通知收发部门的负责人，并按其指示处理。2所有到达的文书，当班人员都必须一一作好登记，在第一时间转交到接收人。 第六条 收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜，都必须由人力资源部做出决定与指示。（三）文书的处理第七条 处理原则文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，并且明确文书处理的责任者。第八条 成文原则凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或形成记录，即使情况特殊，也必须事后追忆，形成“备忘录”。第九条 特例对那些并不重要的事

23、项，或者通过电话、会面等简单形式处理的事项，只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。第十条 处理手续领取文书的部门，按下列规定及时予以处理。1凡重要事项，或者异常事项，应立即向所在部门负责人做出报告，并逐级向上请示，必要情况下必须与其他部门取得联系，等候并按照上级指示，处理文书中涉及的有关事项。2如果文书中涉及的事项，与其他部门有关，必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。3在具体处理时，如果认为有必要请其他部门做出配合，并且其他部门提供配合需要一定的时间，在这种情况下，应事先征得对方的意见。第十一条 防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项，以防止文书的处理延迟或停顿，

24、如发生延迟或停顿现象，应立即交文书档案部门处理。第十二条 重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件，必须存放在带锁的档案文件柜中，予以严格保管。文件柜的存放，必须选择在发生意外时，能够安全、迅速转移出去，放在容易发现的醒目位置。（四）文书的制作第十三条 用纸的规格制作文书的用纸，除特殊情况外，原则上采用规格。第十四条 字句文书应以简单明了的文体记述，采用标准的简体汉字，避免使用艰涩的词句。第十五条 文体全部文书一律采用书面文体。第十六条 复印绝密文书、注册证件等未经办公室主任认可不得擅自制作或复印副本，在特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门，并在复印件上注明“仅

25、限本次使用，再复印无效”等等。第十七条 署名在文书发送与转交时必须按下列要求署名，特殊情况或有专项指示的情况除外。1代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向政府机构提交的报告，全部署名“董事会代表”。2对外广告及宣传，采用公司名称。3除此之外的文书，署上相关部门名称，以及部门经理的职务与姓名。不重要的文书，只需署上经办人姓名。（五）文书整理第十八条 编写符号各种文书都必须按整理的要求编写符号，表示文书的类别，再按符号编辑数字符号，给各文书排序，以便于检索。第十九条 文书的符号与编号按下列规定使用：1表示部门名称的符号，用部门名称的第一个汉字，如财务部，用“财”或“C”表示。2文书类别直

26、接用“绝密”、“密”等字样表示。3各种文书，按先后顺序用自然数排序编号。4同一文书或同一名称的文书，追加一组自然数，用“-“隔开，如“财密0015-001”。编号按年度更新。第二十条 填写文书登记簿所有文书的符号与编号都必须填写在“文书登记簿”上。第二十一条 整理文书处理完结之后，按文书的符号与编号进行编辑整理。将大部分没有必要查询与翻阅的归为一类进行；另一类需要经常查阅的文书，尽管文书处理已经结束，但文书的效用还没有终结，仍需要单独整理。第二十二条 保管文书整理后，大量不重要的文件直接由人力资源部保管，其他少量的重要文书，在一定的期限内由责任部门妥善保管。（六）文书的送发与交接第二十三条 主

27、管部门全部文书的发送与交接，由文员负责。在特殊情况下，公司内文书的送发与交接，由相应的部门负责。第二十四条 绝密与亲启文书绝密与亲启文书必须加封，并在封面上加盖“转交”、“邮寄”与“面呈”字样的印章。第二十五条 填写送发登记簿所有送发文书，按“转交”、“传真”与“面呈”，分别填写送发登记簿。对于“面呈”文书，还必须在相应的备注栏目注明送交过程的要点，以及领取文书的当事人签名确认。（七）文书的存档与废除第二十六条 存档由公司行政人事部，按文书的整理符号与编号进行编辑归档。第二十七条 编辑行政人事部按年度把重要的、经各部门整理编号的文书，进行汇总，分编装订成册，存入档案。会计文书则按会计年度编辑成

28、册。一些不太重要的文书，不必按文书类别编辑，只需按年度汇集成册。第二十八条 分编标准存档文书按部门，以文书的符号独立分编成册。第二十九条 保存期限保存期限按下列规定确定：1永久保存。凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书，都归为“永久保存”文书。2保存十年，类似永久保存文件性质。没有必要永久保存的文书，合议书、志愿书、违约书、报告书和重要往来信函等等，可以保存十年。3保存五年。保存期从编辑日起算，次重要且没必要保存十年的文书，可保存五年。第三十条 废除1、保存期满或者在保存期内没必要继续保存的文书，应及时予以废除或销毁。废除必须经有关部门合议，报总经

29、办认可，由文秘执行。2、如果对废除没有疑义，应即刻予以废除或销毁。第九章 会议管理规定为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。第一条：公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。第二条：会议必须要有纪要，重要会议必须签到确认，会议纪要必须在两天内发送至会议主持人审阅签发。第三条：会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件许可可通过电子邮件传递）。第四条：与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序、严肃、精炼。第五条：与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。第六条：会议不得无故缺席、迟到。迟到每次或无故缺席者，违反会议制度条例者，按公司制度进行处罚。第七条