房地产公司-采购内控制度Word文件下载.doc

1、公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。二、一般授权由公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。这种权力授予的时间较长，一旦授予，被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。（一）、采购经理的授权范围1、主持采购部全面工作，在计划部门提出物资采购计划后，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成。2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。 3、统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有

2、效的资金，保证最大的物资供应。 4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。 5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。 9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好

3、的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。（二）、国际公司总经理审批金额1、大型机器设总价在 50万以上；材料物资总价在 50万以上2、紧急采购在 20万以上3、其他大宗、重要采购及计划外采购（三）、国际公司经总经理授权的副总经理审批权限1、计划内、不需招标的设备物资（1）、直接采购的设备物资（低值易耗品、办公用品）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单上直接签字审批。（2）、合同或订单采购物资（小型机具、备品备件、大型设备）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款通知单、合同上

4、直接签字审批。注：同一项目部一次提请的所有请购单金额合计超过100万元还需总经理审批。2、紧急采购若发生紧急采购，总经理无法亲自审批，采购额度20万元以内由副总审批。3、计划外采购一律经总经理签字审批。三、特别授权1、在特殊紧急情况下，总经理可以授权某部门负责人必要的谈判权力，明确谈判的范围，可以承诺的内容等。2、在紧急采购情况下，授予副总经理直接审批紧急物资的采购。第三章 角色与责任一、关键相关人员请购者（项目部及各管理部门）采购一部费用、资产批准者供应商付款者接受者合同管理者二、不相融职责的分离1、请购者无权批准资金，无权在中国境内不经批准独立采购。2、批准者无权申请采购，执行订单，接受材

5、料物资。3、采购员无权执行未经事先批准的请购单，接收物资和开具发票。4、采购业务的询价岗位与确定供应商岗位应当分离。5、采购合同的谈判岗位与合同的审批岗位应当分离。6、付款人无权执行上述任何事宜。三、采购责任1、收集市场和产品的相关信息：包括对施工过程的基本了解，发展潜在的供应商以及对目前和未来供需平衡的了解。2、估计市场形势，从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。3、与业务人员一起，就来自每个潜在供应商或已批准供货商的报价、服务和质量等方面制订采购策略，并达成合同，以减少零星订单的数量。4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。5、更新供货商名单。6、实施和监督招标过程。7

6、、建立供货商基本数据库，向财务部门提供必要的供货商信息。8、在下订单之前确认单价。第四章 采购流程图解第一节 预算流程图执行日期预算流程图项目编制人计划编制人修改日期批 准审 核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录合同中标预算委员会项目部计划部市场开发部主管领导及相关人员办理相关中标手续及合同。中标通知书、合同项目部经理技术员 计划员根据合同、及施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。项目部经理签字项目部计划员签字计划部主任计划主任修改审核，并通知生产部召开计划内采购清单确认会。计划主任签字委员会部门组成：生产部财务部进出口部国际公司领导班子纪检委部门人员组成：组 长：韩 强副组长

7、：南宫孝 李晓东 杨建立成 员：刘志平王 勇 廉 钢刘大力杨素梅王艳阳项目部人员投标相关人员1）对中标工程施工预算及物资实需计划进行全面审核。对计划进行审增审减。2）确定设备及材料等物资在国内国外采购目录。3）确定需要招标的设备及物资目录。1、“材料实需明细表”，格式见附件一2、由预算委员会成员在审定的预算上签字3、评审小组人员及项目部留存最终的原材料计划（预算）实需统计表，并作为执行采购流程的依据。附件一：原材料计划（预算）实需统计表项目部： 年 月 日序号计划数（预算）国内采购国外备注材料名称单位规格数量单价金额总经理主管财务副总经理主管生产主任制表人：第二节 请购流程图请购流程图批 准项

8、目部及其他部门经手人填写请购单项目部经理及部门主管审核主管生产副总审核生产部主任审核主管财务副总项目部及其他科室经办人要严格按照预算及实际需要如实填写，不得多报、虚报。1、在请购单经办人栏目签字2、请购单格式见附件一项目部经理及部门主任对提出请购的物资是否属于预算内进行审核。1、在请购单申购负责人处签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注生产部门主任对所请购的物资的数量、品种是否符合预算进行核对。1、请购单上签字主管生产副总经理1）对所列物资是否属预算内进行审核。2）对其合理性、合规性进行全面审核。1、 请购单上签字副总财务副总1）审核请购单签字手续是否完备2）是否符合预算及采购常规。进出口部

9、进出口部主任1）复核签字手续是否完备2）组织采购副总授权范围之外请购单 请购单编号： 日期： 年 月 日申请人申请日期项目部/部门币 种资产名称：设备名称规格型号估计金额需求日期预算内： 是 否 合计推荐供应商：运至：采购原因/说明：备注：主管生产副总纪检部门生产部主任申购部门负责人请购单一式五联 第一联项目部 第二联进出口部 第三联财务部 第四联生产部 第五联市场开发部采购流程图审核单据的合规性。采购员1、已确定合格供应商在由采购委员会确定合格供应商中询价、比价。将询价结果以书面报告形式报送进出口部主任。2、若初次询价需采购委员会新确定合格供应商名单。3、价格审核员有权要求进出口部门提供3个

10、供应商。如果价格审核员对其价格有异议，有权向其他供应商询价。4、如果价格审核员和进出口部有异议，则由上级审批人对异议进行裁决。询价结果以书面形式记录采购员报送的询价结果予以审核，初步确定若干家供应商。书记1、谈判分工：计划部从预算；生产部从技术、质量方面予以审核进出口部从价格财务部从付款条件予以审核。2、不相容职责分询价岗位与确定供应商岗位分离。确定供应商岗位与合同审批岗位分离。3、进出口部门无权执行未经事先批准的请购单、接收物资、开具发票。谈判会议记录副总在授权范围内（50万以下无需招标）签订合同，合同额在50万以上由总经理签字保证合同的真实性、合法性、有效性。合同采购员 价格审核员1、填写

11、订单。2、监督、审核订单的签订符合流程。3、对订单所列物资价格进行审核。4、进出口部主任具体执行购买事宜。订单格式见：附件一在订单签字询价确定供应商与供应商谈判合同签订与审批收到请购单下订单 第三节 采购流程图 附件一：订购单订购单编号:订购日期: 年 月 日物资名称金额 要求到货日期请购单编号:说明卖方买方价格审核审批签字加盖公章注: 一式四联 供应商 进出口部门 生产部门 财务部门第四节 验收流程图验收流程图执行岗位及人员供应商将货物运到接收地生产部门核对单据核对数量检查质量填制验收单项目部最终接收资产检查员复核人办理接收“验收单格式”见附件一检察员核对内容：1、订货单2、装箱单3、交货通

12、知单 4、其他单据单据之间是否一致书面记录传真记录电子邮件1、单据与实物是否相符2、若出现数量、质量存在问题，应及时上报进出口部，应按合同约定的处理。验收单1、将验收结果填入“验收单”。2、一式四联，生产部留一联。见“验收单格式”两人分别签字各部门审核人员其余三联分别报送财务，项目部和进出口部。经手人1、填制收货单2、填制固定资产卡片1、“收货单“格式见附件二2、“接收单签字”验收单格式附件二：接收单格式验收单编号： 日期： 年 月 日名称订货单编号交货厂商订购数量本次交验量实际交验量实收数量退回数量判定验收部门主管一式四联：第一联财务部门 第二联进出口部门第三联生产部门 第四联项目部门接 收

13、 货 单接收单编号： 日期： 年 月 日质量状况 项目部经理： 接收人： 保管人一式两联：第一联项目部 第二联生产部第五节 付款流程图付款（报销）流程图生产部报送验收单进出口部报送已审核的发票和订单财务部稽核人员财务部主任主管财务的副总或总经理生产部核对验收单并报送到财务。进出口部将供应商提供的发票与订单核对并报送到财务。订单稽核人员1、单据核对内容发票验收单订购单或合同请购单2、核对的目的合法性完整性数字、金额合计的准确性在报销单上稽核栏目下签字在稽核人员复核基础上：1、对付款原始凭证进行总复核。2、决定是否应付款。在报销单上财务部主任一栏内签字在授权核决权限内审批支付货款。在报销单上签字（

14、见“授权额度表”）总经理：计划外采购紧急采购（20万元以上）重大事项采购（50万元以上）紧急采购订单出纳员1、财务部主任负责核实领导签字2、指令出纳员付款第六节 国外采购流程图国外采购流程图项目部经办人提出申请项目经理生产副总生产部经理付款通知项目部按照程序报销根据预算及实需填制请购单。见“请购单格式”对请购单的真实性，合理性进行审核。在“请购单”上签字1、审核所请购的物资是否符合预算委员会确定的国外采购物资目录。2、审核所请购的物资及设备的品种、数量是否符合进度的实际需要。3、对请购的物品价格的合理性进行审核。全面审核。主管部门在副总权限内直接审批。计划外紧急采购重大事项根据领导签字下达付款通知单。填制付款通知单并签字总经理或经授权的副总签字执行国际公司远程报销程序报销单等付款通知单付款通知单 付款通知单编号： 项目部 日期： 年 月 日用途预算内预算外申请金额批准金额批准人请购单编号第五章 操作细则第一节 请购流程一、请购主体公司的任何部门及项目都可以填写“请购单”而提出物资或服务的采购申请。二、请购的开立、递送1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参考库存情况开立计划内或计划外请购单，并注明材料的品名、规格、数量需求日期，得到各部门授权主管的批准后，