人事档案管理制度Word文件下载.docx

1、1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。2、档案的查、借阅2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写查、借阅人事档案单（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还

2、损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在人事档案借阅登记本签字登记（附件三）。3、查、借阅档案注意事项3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。4、档案的销毁4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写公司员工人事档案销毁审批登记（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准

3、的公司员工人事档案销毁登记和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。四、制定、修订、废除与实施本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。人事档案管理制度2第一条为加强和规范员工档案管理依据中华人民共和国档案法和企业职工档案管理工作规定及干部档案工作条例，制定本细则。第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地劳动行政部门保存。对国家和企业有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案由公司档案室按规定向有关档案馆移交。第四条人事档案管理员的职责（一）、保管员工档案；（二）、及

4、时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料；（三）、办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续；（四）、登记员工工作、工资、奖惩情况；（五）、为领导和有关部门提供员工的情况；（六）、做好员工档案的安全、保密、保护工作；（七）、定期向档案室等部门移交档案；（八）、办理其它有关事项。第五条人事档案的内容及分类归档（一）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；（二）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；（三）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；（四）、政治历史审查及甄别复查材料；（五）、员工参入党、团材料；（六）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；（七）、入伍、退伍

5、、辞退职、出国等材料；（八）、处分、取消处分的材料；（九）、任免、工资、职称等材料；（十）、学历和评定的技能等材料；（十一）、其它有较大价值的可供参考的材料。第六条人事档案材料的分类严格按干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定的规定办理。第七条人事档案的收集、保管和销毁一、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的档案都应造册登记。二、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。三、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。四、人事

6、档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。五、按规定需要销毁档案材料时，必须经部门负责人、分管领导批准，并编制销毁清册。六、人事档案存放应配备档案库房、档案橱窗等设施。档案要做到防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染。七、人事档案材料应分类，整理装订成册后方能入卷存档，不得直接入卷。每年要对档案进行一次整理、校对工作。八、档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。第七条人事档案的利用和传递一、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。二、本公司各部门因工作需要

7、查阅员工档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。三、公司级领导、党委办公室、人力资源部可不经审批查阅员工档案。四、建立档案查阅登记制度，对查阅职工档案的情况做好记录。五、档案一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应提交报告，分管领导批准，严格履行登记手续。六、任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。七、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案。八、员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内移交其档案。九、员工调动、辞职，解除劳动合同或被开除、辞退等，已办理离公司手续者，应在一个月内将其档案移交新单位或户口所在

8、地的街道办事处。十、转递档案应通过机要通讯或派专人送取，并履行登记手续，不准邮寄或交本人自带。十一、对转出的档案，必须按统一规定的.“员工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装，加盖公章和经办人印章。第八条新接收档案，档案材料不全，可不予接收。接收档案后，应将基本档案资料录入计算机内。员工调出，档案材料转出时，应从计算机内注销员工基本档案情况。第九条本细则未尽事宜按企业职工档案管理工作规定和干部档案工作条例办理。第十条本管理细则由公司人力资源部负责解释。人事档案管理制度3为了提高档案管理水平，有效地保护和利用人事档案，更好地为我校人事工作服务，根据党的干部工作方针、政策和中华人民共和国档案法、

9、干部档案工作条例，特制定本制度。一、保密制度1.认真贯彻执行党和国家有关保密工作的方针、政策和规定，严格按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法，做好人事档案的保密工作。2.加强组织纪律，坚守工作岗位。3.人事档案管理部门应设立专用档案库房（室），配备铁质档案柜，妥善保管人事档案。4.人事档案库房（室）必须具有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应当经常检查，保持库房的清洁和温、湿度，发现问题，立即报告，及时采取措施。5.人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员变动时，必须办理好交接手续。6.无关人员一律不得进入档案库房（室）。7.严禁用电话、电报索取或提

10、供有关人员的全面材料和涉及个人政治历史问题或其他重要问题的材料，严禁任何人携带人事档案材料进入公共场合和娱乐场合，不得在电话或公共场所中谈论或汲及到有关人事档案材料的内容。8.对利用人事档案的人员，进行保密宣传，以防边阅档案边议论档案内容。9.人事档案材料的转递，严格密封，通过机要传递或专人送达，尽量避免本人自带。10.人事档案工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一律按密纸处理或销毁。11.人事档案一般不外借，但领导或有关人员因工作需要借阅时，要严格办理借阅手续，借阅期限一般不得超过五天。12.属归档的材料，及时转入本人档案，须转递的档案，做好移交签字登记手续。13.严禁任何人私自保

11、管他人档案，人事档案管理人员不得保管本人和亲属的档案。14.发现泄密事件，认真处理。二、归档制度1.按照干部人事档案收集归档规定，经常通过有关部门收集工作调配、干部任免、组织发展、职称评聘、考察、考核、培训、奖惩、学历变更、工资套改等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩、廉的文件材料，充实档案内容。相关部门应配合人事处及时做好人事档案材料的整理、归档工作;材料归档范围具体见附件。2.校属各单位要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并确定1-2名专兼职人员负责收集本单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档。3.每年引进毕业生及调入人员的人事档

12、案必须在报到之日起两个月内转至我校，没有特殊情况而逾期不到或材料不全的，学校将缓发其工资与津贴，并暂停兑现其他相关待遇。4.收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，格式规范、文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存备查价值。需经有关部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归档。5.不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料需经人事处负责人批准，由专人负责监销。6.人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。7.每年引进人员要填写干部履历表或补充表，充实干部人事内容。8

13、.对收集的材料，要做好收集登记和交接手续。三、鉴别制度1.收集的材料必须经过鉴别，未经鉴别，不得随意归档或擅自销毁。2.鉴别工作分别在接收材料归档时和整理过程中进行。3.鉴别要以有关文件规定为依据，严肃认真，确保真实、完整、精炼、实用。4.归档的材料必须真实完整，字迹清楚，对象明确，手续完备;对不该归档的材料，要区别处理，凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。5.人事档案材料应按照干部档案整理工作细则进行整理立卷。四、整理制度1.整理人事档案，要先对缺少的干部人事档案材料进行补充，并备齐卷皮（盒）、目录纸、衬纸、切纸打孔机（缝纫机）等必备的物品和设备。2.整理要做到：干部人事档案材

14、料鉴别和分类准确，编排有序，目录清楚，装订整齐。3.整档人员必须熟悉党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，掌握整理人事档案的有关规定和基本方法技能，认真负责地做好整理工作。4.必须认真执行档案法、保密法、干部档案工作条例等有关法规，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。5.人事档案按新条例和干部档案整理工作细则规范地整理，零材料及时装订入卷。6.不得擅自涂改、抽取或伪造档案材料。按规定剔出的档案材料，必须认真登记，需销毁的材料，经主管领导批准按规定销毁。7.整档过程中，要切实做好防火安全保密工作，整理室内严格吸烟，严防丢失和汇漏档案内容。五、借阅制度1.查（借）阅人事档案的人员原则上

15、是党委组织部、人事处干部或二级单位书记、主任，必须是中共正式党员。2.查（借）阅人应在借阅前认真填写干部人事档案查（借）阅登记表。3.复印借出人事档案材料应认真核实签署意见并加盖“河南城建学院人事处”公章，方能有效。校外单位和本校工作需要查用档案，须在人事处领导同意后，方可查（借）阅。4.查（借）阅档案，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅时不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照中华人民共和国档案法处理。5.查阅档案的单位或个人，不得擅自-拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。6.

16、档案不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人。六、转递制度1.递人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。2.人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，一般情况下，不准公开邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事部门出具的介绍信，一般介绍信不予办理。3.递档案时，必在转出手续完备的前提下，须经人事处有关负责人同意签署意见并由主管人事工作校领导同意后方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递，不得扣留材料或分批转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信或电话催回，

17、以防丢失。4.使人事档案能够随着我校的人事变动，干部职务变动而及时调整，人事处及组织部应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人事处有关负责人应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门负责人应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。5.职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到接收单位人力资源管理部门转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管;但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。自动离职人员的人事档案必须在外调手续完备的情况下，方可转出。6.校各部门应积极配合人事档案室做

18、好教工档案的转递工作。7.不属于在职人员的代管人事档案，在档案转出时，按照学校有关文件规定收取管理费用和其他费用。8.是转出的干部人事档案或材料要严密包封，并加盖机密章，有关人员认真填写干部人事档案转出登记表。七、核查制度1.事档案管理部门对所管理的档案要定期的进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。2.提供利用的人事档案，再回收时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。3.理好的人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现错误，及时纠正。4.出和接收人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。5.收集的人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否齐

19、全完整，是否符合归档要求，是否手续完备。人事档案管理制度4一、干部人事档案查（借）阅制度1、查（借）阅人员必须是2名中共党员，持有查阅干部档案审批表和查阅干部档案介绍信，不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。2、干部人事档案管理部门，应根据规定，确定是否提供和提借什么材料，并对提供查阅的档案进行登记。3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。4、查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布档案内容。5、查阅人员要爱护干部人事档案，严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠，不得抽换、拆散档案材料。6、未经档案主管部门同意不得复制干部人事档案材料，

20、不允许把档案内容抄在笔记本上。摘录的材料要细致核对，经档案主管部门签署意见盖公章后，方可使用。7、干部人事档案一般不借出。因特殊需要（干部死亡、办理退休允许借一次）须按查（借）阅干部人事档案的审批手续办理（必须是正科级单位政工人员），并填写借出登记。借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借，不得复制，限期归还。（最多不超过15天）二、干部人事档案计算机管理制度1、爱护机器设备，熟悉机器性能，按程序规范操作。2、充分发挥干部人事档案管理信息系统的功能，建立完整的档案信息数据库，利用该系统完成档案查借阅、转递、目录及零散材料的管理和“四统一”管理。3、以干部人事档案和干部人事工作中形成的

21、正式文件为依据采集信息并及时维护，确保信息内容的准确、完整和新鲜。4、新进干部档案和零散材料的信息录入在三个月内完成；干部档案索引每半年打印一次；日常管理信息每年汇总一次，并做好有关资料的立卷工作。5、对新维护的档案管理信息要及时备份，并登记备份的时间和主要内容。6、不得随意使用外来磁盘，确需要使用时要进行病毒检查，防止机器故障造成信息的损坏或丢失。7、未经批准不得提供、复制干部信息，无关人员不得查看干部信息，贮有保密信息的载体严禁外传。软件应由专人保管。8、利用干档信息对干部队伍进行综合分析，为领导决策提供服务。三、干部人事档案材料收集补充制度1、按照中组部干部人事档案收集归档规定，经常通过

22、有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩、工资、入党等工作中新形成的干部材料，充实档案内容。2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的，或者是组织上审定认可的材料，未经组织同意，个人提供的材料不得收集。3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部，都应填写“干部履历表”和“干部自传”，审核后，补充进干部人事档案。4、干部人事档案材料的形成部门，在材料形成后的一个月内，将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。5、掌握形成干部人事档案材料的信息，及时、主动地向有关部门索要应归档材料。6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料内容。7、认真办理干部人事档案材料收集登记和交

23、接手续。四、干部人事档案材料鉴别归档制度1、对收集的干部档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别，不属归档的材料不得擅自归档。2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚，对象明确，手续完备。3、不属归档范围的材料，可分别情况，予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报主管负责人审查批准。4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。凡圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写的材料，必须经过复制方可归档。5、归入的干部人事档案材料均应按照干部档案整理工作细则进行整理立卷。五、干部人事档案转递制度1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。2、县及相当于县经上的党委组

24、织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。3、转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。4、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带。5、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”，办理登记手续。6、接受单位收到档案后，应认真核对，并在“干部人事档案转递通知单”的回执上签名盖章，立即退回。逾期一个月未退回，转出单位要查询，以防丢失。7、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递，避免人档分离。8、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封，并加盖机密章。六、干部人事档案检查核对制度1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地

25、进行检查核对，一般每半年核对一次，发现问题，及时解决。2、凡提供利用的干部人事档案，在收回时，要严格检查，经核对无误后，方可入库。3、整理好的干部人事档案入库前，要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对，发现差错，及时纠正。4、转出和接受干部人事档案时，应将材料与目录检查核对一遍，防止张冠李戴或缺少材料。5、凡收集的干部人事档案材料，应检查是否属于归档材料，是否完整齐全，是否符合归档要求，是否手续完备。6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。七、干部人事档案保管保密制度1、严禁按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法，做好干部人事档案的保管保密工作。2、干部人事档

26、案管理部门，应设立专用档案库房（室），配置铁质档案柜，妥善保管干部人事档案。3、干部人事档案库房（室）必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。安全措施应经常检查，保持库房的清洁和适宜的温、湿度。4、干部人事档案库房（室）和档案柜，应明确专人管理。管理人员工作变动时，必须办理好交接手续。5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房（室）。6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。7、不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。9、在工作中形成的各种草稿、废纸等，不得乱扔、乱抛，一

27、律按保密纸处理或销毁。八、送交干部人事档案材料制度1、各组织人事、纪检监察、教育培训、审计、统战等部门，应建立送交干部人事档案材料归档的工作制度。2、干部人事档案材料的形成部门，应在材料形成的一个月内，主动送交干部人事档案管理部门归档。3、任何组织与个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。4、干部人事档案管理部门，应与各有关部门建立联系制度，保持收集材料的渠道畅通。5、干部人事档案管理部门，对未能按时递交档案材料的部门，应主动与有关部门联系。6、发现递交归档的材料，不符合归档要求的，及时通知有关部门补送或补办手续。九、干部人事档案管理人员职责1、按照干部管理权限，保管应管干部的人事档案，为国家积累档案史料；2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料。3、办理干部人事档案的查阅、借阅的转递；4、登记干部职务、工资的变动情况；5、为有关部门提供干部的情况；6、做好干部人事档案的安全保密、保护工作；7、调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和