办公用品管理制度.pdf

1、 办公用品管理制度办公用品管理制度 文件编号：文件编号：XQNY0XQNY09 9-0606-20152015 编编 制：制：审审 核：核：批批 准：准：实施日期：实施日期：20152015 年年 0101 月月 0101 日日 办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 第 1 页 共 10 页 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 办公用品管理制度修改记录办公用品管理制度修改记录 序号 修改通知文号 主要内容及页码 修订人 审核人 批准人 生效日期 办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第

2、 0 次修改 更改时间：文件页码 第 2 页 共 10 页 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 1、目的 规范办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率。2、适用范围 本制度适用于办公用品及低值易耗品的管理。3、定义和术语 办公用品：指人们在日常工作中所使用的辅助用品，办公用品主要被应用于企业单位。它涵盖的种类非常广泛，包括：文件档案用品、桌面用品、耗材等一系列与工作相关的用品。4、职责和权限 4.1 财务部负责费用核算，统计与考核。4.2 供应部负责采购，保管及发放。4.3 综合管理办公室负责申购、领用、保管及发放。5、工作程序和内容 5.1 办公用品分类 一、

3、耗材用品 1、办公用品 复印纸、传真纸、电脑打印纸、相片纸等 2、打印用品 色带、墨盒、碳粉等 3、装订用品 装订夹条、装订胶圈、装订透片等 二、文具事务用品 1、笔具用品 白板笔、水笔、毛笔、笔芯、铅笔、圆珠笔等 2、文件档案用品 抽杆夹、文件夹、资料册、档案盒、账册等 3、桌面办公用品 起钉器、装订机、剪刀、订针系列、打孔机、计算器、碎纸机、透明胶、双面胶等 三、其它用品 不能作为固定资产的劳动用品，如：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具 办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华

4、能源集团有限公司 第 3 页 共 10 页 5.2 办公用品申购 5.2.1 各领用部室/车间每年 11 月前，根据实际工作需要，预算下年度本部室/车间所需办公用品及低值易耗品数量、规格、型号的统计表经部室/车间领导审核后交至综合管理办公室汇总为新疆庆华集团 XX 年度办公用品及低值易耗品预算定额总表，公司分管领导审核后，提交财务部进行审核确定。5.2.2 计划外办公用品申购:凡在 新疆庆华集团XX 年度办公用品及低值易耗品预算定额总表计划之外的办公用品及低值易耗品一律不予申购。如临时急需或专项工作（如年度总结、大型接待、大型文体活动、职工培训等）需要的办公用品、器材等，由需求部室/车间提交专

5、项采购申请报告并填写20*年各单位（部门）低值易耗品申报计划表（见表 1）经综合管理办公室核实向公司总经理呈报，获得批准后填写申购表（见表 2），在备注栏内注明急需或专项工作原因，由需求部室/车间负责人审核签字供应部领导审核分管副总经理审核总经理审批财务部领导审批，供应部门方可购买。5.2.3 计划内办公用品申购:综合管理办公室根据集团下发新疆庆华集团 XX 年度办公用品及低值易耗品预算定额总表实施申购，经综合管理办公室填写申购表、由本部室领导审核签字供应部领导审核分管副总经理审核总经理审批财务部领导审批，供应部门方可购买。5.3 办公用品使用 5.3.1 办公用品领用及存储：综合管理办公室凭

6、新疆庆华集团 XX 年度办公用品及低值易耗品预算定额总表填写领料单（见表 3），到供应部领取申领的办公用品，入库并建账登记办公用品明细表（见表 4）。5.3.2办公用品发放:综合管理办公室应对各部室/车间领用的办公用品按新疆庆华集团XX年度办公用品及低值易耗品预算定额总表进行分配发放，综合管理办公室应对各部室/车间的办公用品领用、发放建账登记办公用品明细表。5.3.3 办公用品使用要求 a)对价值较大且非一次性耗用物品，由各部室/车间统一建立备查台帐。员工离职、调动时，须将个人所领办公用品一并移交本部室/车间（消耗品除外）负责人验收保管，并由部室/车间领导审批后调配其他员工使用，不再另行采购；

7、b)严禁员工将办公用品带出公司挪作私用；c)凡属各部室/车间内员工共用的办公用品应由本部室/车间负责管理；办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 第 4 页 共 10 页 d)公司员工应本着节约的原则使用办公用品；e)办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 第 5 页 共 10 页 5.4 工作流程图 办公用品工作流程综合办公室

8、分管领导各车间、部门供应部阶段开始每年11月前提交下年度办公用品预算汇总下年度办公用品预算表审核报财务部审核确定下年度办公用品预算定额表办理申购手续填写申购表负责采购，入库，发放办理物品领用手续，物品领用入库建账填写领用单下发领取办公用品登记建账结束 办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 第 6 页 共 10 页 6、危害描述和控制要求 管理管理/作业活动作业活动 风险类别风险类别 风险所在节点风险所在节点 办公用品管理 职业健康安全风险 环境影响风险 7、检查和考核 无 8、支

9、持性文件 无 9、工作记录 记录名称记录名称 记录编号记录编号 存档部门存档部门/岗位岗位 保存期限保存期限 备注备注 20*年各单位（部门）低值易耗品申报计划表 XQNY09-06-JL01 综合办公室 申购表 XQNY09-06-JL02 综合办公室 领料单 XQNY09-06-JL03 综合办公室 办公用品明细表 XQNY09-06-JL04 综合办公室 10、附录 10.1 危害分析和评价清单 无 10.2 记录格式 办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 第 7 页 共

10、10 页 表 1 新疆庆华集团新疆庆华集团 20*20*年各单位（部门）低值易耗品申报计划表年各单位（部门）低值易耗品申报计划表 XQNY09-06-JL01 申报单位：现有人数：序号序号 物资名称物资名称 规格型号规格型号 计量单位计量单位 部门申购数量部门申购数量 备注备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 单位负责人：主管领导：办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 第 8 页

11、共 10 页 表 2 申购表申购表 XQNY09-06-JL02 申请部门:申请时间：序号 品名 规格型号 单位 数量 备注（用途）1 2 3 4 5 6 7 库管人员意见 供应部负责人意见 财务部意见 公司申购部门主管领导意见 供应部主管领导意见 总经理审批意见 需求部门负责人签名：需求部门负责人签名：承办人签名：承办人签名：办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 第 9 页 共 10 页 表 3 领料单领料单 XQNY09-06-JL03 出库单号：出库日期：部门：仓库：出库类别：制单人：用途：材料编号材料编号码码 材料名称材料名称 规格型号规格型号 单位单位 数量数量 单价单价 金额金额 小计：主管副总：供应部经理：领料部门经理：保管：领料人：第一联：供应第二联财务第三联保管记账 办公用品管理制度 文件编号 XQNY09-06-2015 文件版次 第 0 次修改 更改时间：文件页码 新疆庆华能源集团有限公司新疆庆华能源集团有限公司 第 10 页 共 10 页 表 4 办公用品明细表办公用品明细表 XQNY09-06-JL04 序号 材料名称 材料型号 总数量 领取数量 入库日期 领取单位 领取日期 备注