档案管理系统业务需求规格书大学论文Word格式文档下载.docx

1、C01经营决策管理C02经营业务管理C03服务质量管理C04计划管理C05财务管理C06股票管理D生产技术管理类D01运行维护管理D02基本建设管理D03科技工作管理E基本建设类E01通信工程E02基建工程E03建筑工程F设备仪器类F01生产设备F02非生产设备G电信产品类G01电信产品G02通用产品G03其它产品H科学技术研究类H01电信基础理论研究H02电信技术研究H03软科学研究I会计档案类I01账簿I02凭证I03报表I04其它J员工档案类J 01公司人员J 02死亡员工K声像档案类KGP光盘档案KLX录像带档案KLY录音带档案KZP照片档案L实物档案类LJB奖杯LJNP纪念品LJP奖

2、牌LJQ锦旗LJZ奖章LZS证书M图书资料档案类M01书籍M02杂志M03图册M04信息Q全宗卷Q01档案管理Q02档案收集Q03档案整理Q04档案鉴定Q05档案统计Q06档案保管Q07档案利用ZM专门档案ZY重要档案LT联通划转WT卫通划转HS华盛划转2.1.1.3档案库配置 档案类别档案库名称备注原系统历史数据文书档案传统立卷科技档案会计档案实物档案声像档案待组卷档案电子档案划转档案联通划转-工程档案卫通划转-文书档案卫通划转-工程档案华盛划转-财务档案传统立卷，分公司无此类档案一文一件全宗卷档案合同档案审计档案工程档案项目库工程档案案卷库工程档案卷内库设备仪器档案项目库设备仪器档案案卷库

3、设备仪器档案卷内库会计凭证档案一文一件，分公司无会计档案库。会计报表档案会计账簿档案会计其他档案特殊载体档案权证档案图书档案员工档案2.1.1.4数据字典配置名称数据编码保管期限永久01密级明文长期02秘密短期03机密5年05绝密0410年10企业秘密15年15企业机密0625年25实物类别30年30文件类型公司收文公司发文部门收文部门发文签报印鉴07传真电报资料类型任免通知合同08审计材料09会计类别编研类型组织机构沿革大事记文件汇编其他年鉴载体类型纸质权证类别土地证电子房产证胶片营业执照磁盘组织机构代码证实物2.1.2流程管理2.1.2.1文书档案 移交工作流程文员（申请）-本部门领导（审

4、批）-综合档案管理员（审批）具体说明如下：1、OA系统定时推送文书档案到档案管理系统文书档案收集库。2、各部门收发文文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、纸质档案移交过程不在系统中体现。5、对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。 鉴定销毁审批流程档案管理员（申请）-鉴定小组（审批）-综合档案管理员（销毁）档案管

5、理员提交申请到鉴定小组进行审批，鉴定小组所有人员审批通过后再提交到综合部领导进行审批，审批通过后销毁人进行销毁。鉴定小组成员包括：办公室主任、文件所属部门的负责人、分管总经理等。 电子借阅审批流程借阅人（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）备注：对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 实体借阅审批流程2.1.2.2合同档案合同管理员（申请）-本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）1、合同系统定时推送合同档案到档案管理系统合同档案收集库。2、合同管理员对合同文件应于次年3月份前在档

6、案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后合同管理员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。1、对于综合档案管理员决定不下的借阅由综合档案管理员根据实际情况提请档案主管或其他领导审批，对于其他的档案借阅综合档案管理员可直接审批。 2、只显示部分合同著录项，如：合同名称，年度，经办人，经办部门，合同编号。2.1.2.3科技档案工程兼职档案员（申请）-本部门领导（审批）-综合档案管理员（审批）1、工程系统定时推送工程档案到档案管理系统工程档

7、案收集库。2、各部门工程兼职档案员对本部门文件应于竣工3月后在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、审批通过后各部门工程兼职档案员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。2.1.2.4会计档案无档案系统移交工作流程。无电子借阅流程。条目不挂接原文。财务共享中心/财务管理部（申请）-借阅人部门领导（审批）-综合档案管理员（审批） 2、实体借阅不提供对其他部门人员的直接借阅申请，由财务共享中心/财务管理部的人发起申请。2.1.2.5声像档案2.

8、1.2.6实物档案2.1.2.7权证档案2.1.2.8图书档案2.1.2.9专门档案2.1.2.10重要档案2.1.2.11全宗卷档案无实体借阅流程。2.1.2.12审计档案1、 审计部门的文员在档案系统的收集状态下录入审计档案的条目信息，然后把电子文件挂接到条目上（纸质需扫描）。2、 审计部门文员对本部门文件应于次年3月份前在档案管理系统中提起移交申请 ，由本部门领导进行审批，审批通过后由档案馆综合档案管理员进行审批。3、 审批通过后文员带着纸质档案去档案馆，综合档案管理员根据移交的电子档案检查纸质档案，无误后打印移交清单，并在移交清单上双方手工签字，档案馆接收纸质档案。4、 纸质档案移交过

9、程不在系统中体现。5、 对于没有人移交的电子条目数据，由综合档案管理员自行从收集库移交到整理库。2.1.2.13员工档案无流程无流程。2.1.3权限管理权限管理分为两类：对系统功能的操作权限和对档案数据的查看权限。权限管理涉及系统中的所有模块的功能使用及数据呈现。综合档案管理员对角色进行授权，将相应的角色分配给用户。用户进入系统后，根据不同的角色权限，转到不同的工作模块。用户进入系统后，根据自己的相应权限，查看相应的数据。对于档案的利用查询，都是在档案的已归档基础上进行的，收集移交整理过程中的数据不对外提供利用查询。2.1.3.1老系统数据 老系统的历史数据条目默认全部可见，原文默认全部不公开

10、，需走借阅流程。 公司领导和档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。2.1.3.2文书档案 文书档案条目默认全部可见。 文书档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；其他全部走借阅流程。2.1.3.3合同档案 合同档案条目默认全部可见。对著录项要进行可见筛选。 合同档案原文全部不公开，全部走借阅流程。 档案室人员可以直接查看条目和原文，不需要借阅。2.1.3.4科技档案 科技档案条目默认全部可见。 科技档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；2.1.3.5会计档案 会计档案条目默认财务管理部、财务共享中心、审计部可见。 会计档案不挂接原文。2.1.3

11、.6声像档案 声像档案条目默认全部可见。 声像档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；2.1.3.7实物档案 实物档案条目、原文默认全部公开，不需要借阅。2.1.3.8权证档案 权证档案条目默认全部可见。 权证档案不挂接原文。2.1.3.9图书档案 图书档案条目默认全部可见。 图书档案不挂接原文。2.1.3.10专门档案 专门档案条目默认全部可见。 专门档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；2.1.3.11重要档案 重要档案条目默认全部可见。 重要档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；2.1.3.12全宗卷档案 全宗卷档案对外不开

12、放。条目和原文都不公开。2.1.3.13审计档案 审计档案条目默认全部可见。 审计档案著录项密级为“明文”的条目，原文公开，不需要走借阅流程；2.1.3.14员工档案 员工档案对外不开放。2.1.3.15人员权限 在收集库中做收集整理的人员，只能看本公司本部门内的条目和原文。 省公司领导拥有省公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。 省公司综合档案管理员拥有省公司及各分公司所有档案的条目和原文查看权限。 分公司领导拥有分公司文书、声像、实物已归档档案的条目和原文查看权限。 分公司综合档案管理员拥有本分公司所有档案的条目和原文查看权限。 省公司及各分公司的普通用户只能看本公司所有已归

13、档且条目公开密级为“明文”的档案原文，其他不公开的档案原文需要走借阅。2.2档案业务配置需求2.2.1文书档案2.2.1.1整理规则一文一件整理方式2.2.1.2档号规则 档号规则：年度-分类代码-保管期限-件号 档号例子： 2012-A01-01-0001 流水号长度：四位 排序关键字：按档号规则和成文日期排序2.2.1.3文书档案著录项序号字段名大小1全宗名称60默认值为公司名称。OA导入。2档号90根据规则自动生成或手工输入3件号8自动生成或手工输入，4位数字如00014年度默认为当前年度。5分类代码100选填。显示：代码+文字6文号128必填。OA中的收文导入时导入原文号。收文编号7文件题名