学籍管理作业办法.docx

1、学籍管理作业办法台北科技大学文件名称：学籍管理作业办法文件编号：F01W13制定部门：进修部教务组制定日期：89.6.16分发单位教务学务总务秘书会计人事技研图书电算进修部进修学院安环中心军训系所修订纪录修订日期单据编号修订内容摘要页次版本90.2.14进修推广部更名为进修部B91.2.193.7原注册人数统计修订为注册人数统计：教务组删除5.1.1.3中的注册程序单5.1.1.4原核对注册程序单上总务组之缴费章修订为核对出纳组缴费总表清单1/5C91.2.19删除5.2.1.7中的申请人须于编码簿上签名领回5.2.2原人工书写方式，将学生姓名、入学资格核格文号书写于空白证明书上。修订为计算机

2、输入学生姓名及入学资格核准文号。增订5.3.2.4以电话及书面通知学生本人或家长2/5C91.2.195.4.2.1原休学通知单修订为复学通知单5.4.2.2.1原亲洽教务组及通讯报到两种修订为5.4.2.1.1亲洽教务组办理复学者应发给注册注意事项。删除5.4.2.2.2及5.4.2.2.33/5C91.2.195.6.7原国立台北科技大学进修部换发学生证申请单修订为国立台北科技大学换（补）发学生证申请单5.7.1原开学二周后各系承办人将注册程序单与出纳组缴费总表清单核对修订为开学二周后各系承办人核对出纳组缴费总表清单4/5C91.2.197.5原国立台北科技大学进修部换发学生证申请单修订为

3、国立台北科技大学换（补）发学生证申请单5/5C92.3.285.1.1.3将此名单之计算机档案送出纳组制发缴费四联单，出纳组另行寄发缴费四联单。修订为将此名单之计算机档案送银行制发缴费四联单，并另行寄发缴费四联单。1/5D92.3.285.4.2.1应持复学通知单到校申请复学。修订为应持复学通知单于开学当日到校申请复学。3/5D92.3.285.4.2.2复学生如为延修生开学后选课后再缴费。修订为先至教务组以加退选单办理选课。3/5D92.3.285.4.2.3缮造复学生名单并入在学生姓名资料文件内一份送出纳组印缴费单。修订为复学生凭教务组于加退选单上所核之章及选课时数径至总务组缴交学费。3/

4、5D92.3.28删除5.4.2.43/5D 92.3.28原5.4.3寄发缴费单。删除。原5.4.4修订为5.4.3；原5.4.5修订为5.4.4；原5.4.6修订为5.4.5；5.4.7修订为5.4.6；原5.4.7.1修订为5.4.6.1；原5.4.7.1.1修订为5.4.6.1.1；原5.4.7.1.2修订为5.4.6.1.2；原5.4.7.1.2.1修订为5.4.6.1.2.1；原5.4.7.2修订为5.4.6.2；原5.4.7.3修订为5.4.6.3。3/5D92.3.28原5.4.8学籍表与休学登录簿之注记修订为5.4.7学籍表之注记；原5.4.8.1修订为5.4.7.1；原5.

5、4.8.2本学期复学生应在前一学年休学登录簿内姓名上方填注已复学。修订为5.4.7.2不复学依个别情况在学籍表备注栏填注二休续休自动退学或未复学。4/5D92.3.285.6.1由教务组核发学生证每人一枚修订为由教务组核发学生证每人一张4/5D F01W13-01A文件编号F01W13文件名称版本D制定单位教务组学籍管理作业办法页数1/5一、目的：为规范学籍管理作业标准二、范围：凡本校进修部教务组职员及学生均适用三、权责：3.1注册程序及学籍管理：教务、学务组 3.2修业证明之核发：教务组 3.3退学作业：教务、学务组 3.4休学及复学：教务、学务组 3.5更改姓名年籍之办理：教务组 3.6学

6、生证之制发：教务组 3.7注册人数统计：教务组四、定义：依据国立台北科技大学进修部学生手册五、作业内容： 5.1注册作业及学籍管理 5.1.1注册作业 5.1.1.1注册通知单拟定及发放:学期末为办理次学期开学注册事宜本组应先拟定开学日期及学生应注意事项。 5.1.1.2未本组拟草案后会签相相关单位经过长官核阅即进行意见整合与草案之修正送印制定案之报表。 5.1.1.3期末考前二三周将注册注意事项转发各班班代发各班同学。注册之办理准备工作将休退复学毕业等异动数据输入于计算机数据中完成应注册名单将此名单之计算机档案送银行制发缴费四联单，并另行寄发缴费四联单。 5.1.1.4核对缴费总表清单无误后

7、则盖注册章于学生证。 5.1.2学籍管理 5.1.2.1当本校有二年制在职进修班新生入学需设置学籍时应由教务组及电算中心编排学号后键入计算机中。 5.1.2.2当新生被录取到本校时,应由教务组依据新生资料寄本部新生入学通知通知新生入学及注册。 5.1.2.3新生于入学当天需依据本部新生入学通知缴交相关资料，并由教务组分发国立台北科技大学进修部学生学籍记载表于三天后收回，教务组核对学生所缴教务组核对学生所缴资料无误后按系别归档于学籍簿。 5.1.2.4经本校研究所在职专班入学考试录取后，至教务组办理报到手续，报到资料送教务组。 5.1.2.5新生入学需设置学籍时应由教务组及电算中心编排学号后教务

8、组核对学生所缴键入计算机中建文件，教务组核对学生所缴资料无误后按系别归档于学籍簿。 5.1.2.6制作学生证开学后交班代发下。 5.1.3.7新生学籍表依组别活页装订成册，即学籍簿。 5.1.2.7新生学籍簿首页之前应放置点名单以便检调。 5.1.2.8在学生学籍簿由各承办人管理。文件编号F01W13文件名称版本D制定单位教务组学籍管理作业办法页数2/5 5.1.2.9历届毕业生学籍簿依毕业学年度放置资料室由教务组统筹保管。 5.2修业证明之核发 5.2.1核发流程 5.2.1.1受理申请单:收受申请单。 5.2.1.2确定退学学生学籍簿资料:包括姓名、出生年、月、日、退学年、月，肄业系组查核

9、。 5.2.1.3印制国立台北科技大学进修部修业证明书:根据退学学生学籍簿填写制作修业证明书。 5.2.1.4编号:每件受理修业证明案，连同申请人姓名等数据输入于编码簿，以方便业务考察，以学期加流水号逐一编列，编列于证明书右下方。 5.2.1.5代判:由部主任代判即送文书组。 5.2.1.6用印: 即送文书组用印。 5.2.1.7发放:学生于三个工作天之后发给申请人。 5.2.2制作方式:系采计算机输入学生姓名、出生年、月、日，退学年月肄业系组、年级及入学资格核准文号。 5.3退学作业 5.3.1退学生依形成方式可分四类：学业不及格退学、自动申请退学、未注册未复学而自动退学、操行成绩不及格退学

10、。分别订定其管理程序。 5.3.2学业成绩未达标准学生。 5.3.2.1学期学业成绩不及格科目学分数，达该学期修习学分总数二分之一者。 5.3.2.2修业年限届满，依规定延长年限内仍未修足应修之科目与学分者。 5.3.2.3外国学生、侨生、蒙藏生、原住民学生、视障、听障学生、派外人员子女学生及大陆地区来台学生，其学期学业成绩不及格科目之学分数，达该学期修昔学分总数三分之二者。 5.3.2.4以电话及书面通知学生本人或家长。 5.3.3自动申请退学学生 5.3.3.1教务组受理申请 5.3.3.1.1学生因不得已事故申请退学，须向教务组领取国立台北科技大学进修部休退学申请表。 5.3.3.1.2

11、提出退学申请时应办妥离校手续，并缴交离校应办事项之各单位核章退学申请表及学生证。 5.3.3.1.3各单位核章之退学申请表送至部主任核准。 5.3.3.2经核准之自动退学案应随时将姓名、学号、退学日期、等事项书写登录于学籍簿。 5.3.3.3汇集各系退学生名单，提供相关单位参考。 5.3.4逾期未注册及未复学之自动退学 5.3.4.1注册结束时进行清查： 5.3.4.1.1未注册者，指无故不到校注册，亦未于规定期间请准休学。 5.3.4.1.2未复学者，休学期间已满，未申请继续休学者。 5.3.4.2注记及登册文件编号F01W13文件名称版本D制定单位教务组学籍管理作业办法页数3/5 5.3.

12、4.2.1未复学者，注记于休学登录表。5.3.4.2.2未注册及未复学之学生，依学则规定应予退学，均须登录于退学簿上或计算机退学文件内。 5.3.4.3以电话通知学生本人或家长。 5.3.5操行不及格退学：教务组收到学务组之会办案应登录于簿册。 5.3.6年度结束后各类退学生名单应合并，再依年制、系组、学号编排，缮制退学生名册及统计表存查。 5.4休学及复学 5.4.1休学作业 5.4.1.1学生如因重病（须经公立医院证明）或特殊事故（须经学生事务组查证），得至教务组领取国立台北科技大学进修部休退学申请表申请休学；经各单位核章后，向教务组申请办理休学。如无特殊原因，休学申请表应于期末考前办妥（

13、毕业生须于毕业考之前办理休学）。 5.4.1.2学生每次得申请休学一学年。休学累计以二次为原则，期满因重病或特殊事故等原因需再申请休学者，得酌予延长休学一次。 5.4.1.3休学手续完成后，由教务组收回休学申请表及学生证。 5.4.1.4休学学生学籍表由承办人暂时保管。 5.4.1.5休学学生学籍表集中后按该学期申请单日期整编再活页夹订。 5.4.2复学作业 5.4.2.1受理复学：申请休学学生应持复学通知单于开学当日到校申请复学。 5.4.2.1.1亲洽教务组办理复学者应发给注册注意事项。 5.4.2.2先至教务组以加退选单办理选课。 5.4.2.3复学生凭教务组于加退选单上所核之章及选课时

14、数径至总务组缴交学费。 5.4.3查核已复学名单开学后查证复学生是否完成选课及缴费。 5.4.4学生申请复学，复学时仍应在原肄业之学系及相衔接年级肄业。休学时，学期未结束者，复学时不得申请补考，并应入原休学之学年或学期肄业。该休学期间已有之成绩概不计算。 5.4.5复学手续完成后，将学生证归还复学生。 5.4.6办理不复学之休学生相关事项 5.4.6.1受理登记下列各类情况： 5.4.6.1.1于复学报到期间自动申请退学之学生，应收验退学申请表。 5.4.6.1.2申请展期延休之学生应收验其相关证明文件。 5.4.6.1.2.1续休者应检相关证明；各承办人电话确定二休复学意向。5.4.6.2将

15、自请退学及二休、续休之学生缮造清册备查。 5.4.6.3未按时复学之休学生视自动退学，不再另行寄发退学通知。文件编号F01W13文件名称版本D制定单位教务组学籍管理作业办法页数4/55.4.7学籍表之注记5.4.7.1学籍表之复学登记事项上，应做某学年某学期复学之登记。 5.4.7.2不复学依个别情况在学籍表备注栏填注二休续休自动退学或未复学。 5.5更改姓名、年籍作业5.5.1受理对象：凡本部在学生或毕业之校友，其姓名经户政机关核定更改者得要求更改姓名、年籍。5.5.2 查验表件：提出姓名更改者需国立台北科技大学进修部姓名更改申请单及户籍誊本，已毕业者连同毕业证书。经查阅确定即予受理。 5.

16、5.3各项数据之更改： 5.5.3.1已毕业者：更改毕业证书、学籍簿之成绩登记册姓名、年籍和计算机数据。 5.5.3.2在学生：更改学籍簿和计算机数据。5.5.4汇编 5.5.4.1汇集所有申请表件每学期造册留存。 5.5.4.2各学年名册存查。 5.6学生证之制发 5.6.1新生完成注册手续者，由教务组核发学生证每人一张，作为本部学生身份证明之用。 5.6.2旧生每学期完成注册手续者，应持学生证至教务组加盖注册之章章。 5.6.3旧生注册时未携带学生证不得办理注册，其因而延误注册时间者，依学生手册规定处理 5.6.4学生毕业或休业、退学时，应将学生证缴回教务组存销。 5.6.5学生证不得转借

17、他人或作其它不正当使用，亦不得涂改。 5.6.6学生证如因污损不堪使用时，应填具换发学生证遗失补发申请表，连同旧证、手续费伍拾元缴费收费及最近一吋半身照片一张，报请教务组换发新证。 5.6.7学生证如因故遗失，应填具国立台北科技大学换（补）发学生证申请单，连同手续费壹佰元缴费收据及最近一吋半身照片一张，报请教务组补发新证，自申请后三个工作天前来领取。 5.6.8学生证的使用说明,系依照学生证之背面磁条录码: 5.6.8.1条形码部分为学生图书馆借书使用。 5.7注册人数统计 5.7.1开学二周后各系承办人核对出纳组缴费总表清单。 5.7.2与出纳组缴费总表清单及学务组核对是否缴费或办理助贷，未

18、缴费应洽该学生催缴。 5.7.3将未注册或未缴费者视为未注册者，应洽该学生本人原因再依学则规定文件编号F01W13文件名称版本D制定单位教务组学籍管理作业办法页数5/5处理。5.7.4各系承办人将未注册名单自应注册中删除，查核该系注册学生并统计该系注册同学学生数。 5.7.5将注册人数依男女性别、系别、系级编排并缮打注册学生人数统计表，提供相关单位参考。六、相关文件： 6.1国立台北科技大学大学学则七、使用窗体： 7.1国立台北科技大学进修部学生学籍记载表 7.2国立台北科技大学进修部修业证明书7.3国立台北科技大学进修部休退学申请表 7.4国立台北科技大学进修部姓名更改申请单7.5国立台北科技大学换（补）发学生证申请单至教務組填具申請單至總務組繳交工本費並拿收據於三個工作天後至承辦人處領件作业流程24.1.5