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合同管理系统详细设计说明书.docx

1、合同管理系统详细设计说明书 合同管理系统详细设计2013.11.27系统欢迎界面待办信息要求:根据角色不同,能不能提供个性化的页面,比如今日商务待处理事宜等,任务根据实际情况指派,由当前角色进行任务或下一流程指派。1、客户基本资料管理客户为创建合同时的必选对象,基本资料共有两个部分:客户资料和关联信息。基本信息包含客户基本信息、开票信息、联系人、客户备忘、客户附件等。关联信息有多项内容,含合同信息、合同标的、审批信息等。对于客户的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。1.1客户资料1.1.1、客户基本信息对客户基本信息进行增、删、改、查功能。查询条件:客户名称、客户编号、开票名称、行

2、业等。相关字段:客户id,客户名称、客户类型、客户编号(自动生成)、行业(选择)、省(选择)、市(选择)、联系地址、邮编、公司网址、首要联系人、办公电话、职位、移动电话、传真、E-mail、QQ、法定代表、注册资本、币种、实收资本、公司类型、成立日期、经营范围、营业截至日期、负责人,备用1,备用2。(*红色为必填项)tip:客户类型:行业客户、普通客户、渠道合作伙伴【用户添加时,以下拉列表选择】客户编号:规则LJKJ+4位年份+2位月份+2位日期+001999【系统根据改天客户排序自动排好,此项可手工修改】营业截至日期:客户管理自动判断营业日期是否过期,如过期,则在页面进行提醒,及时更换营业附

3、件或进行相关更新。1.1.2、开票信息每个客户设置一条开票信息,并设置修改权限。在打印发票时,自动调取开票信息。相关字段:名称、纳税人识别号、地址、电话、开户银行及账号(必填项)功能:修改,添加(附:可与客户基本资料设置同一张表)1.1.3、客户附件客户附件是对有经营单位的客户上传三证(营业执照、税务登记证,机构代码证)和直接负责人员。并设置增、改、删功能。如图所示管理:相关字段:附件名称、附件类别、附件说明、上传日期、附件文件名、上传人。1.1.4、联系人管理客户的相关联系人,并设置增、改、删功能。相关字段:姓名、职务、办公电话、移动电话、传真、E-Mail、备注。1.1.5、客户备忘对客户

4、设置备忘录,并设置增、删功能。相关字段:说明事项、内容、提交人、提交日期。1.2 关联信息根据客户合同内容关联客户其他信息,并可打印客户信息单和导出客户信息表1.2.1 打印可对该客户的各项资料进行打印客户信息单。打印内容:客户基本资料、开票信息、相关项目、资金统计等1.2.2导出信息对所选择的客户导出.xls表2、合同管理合同基本资料共有两个部分:合同资料和关联信息。基本信息包含合同基本信息、合同文本、合同标的、合同附件、计划资金、资金条款、合同备忘等。关联信息有多项内容,含实际资金、发票、资金统计、进度、合同变更、审批记录等。对于合同的基本资料和关联信息此处设置必要的打印和查询关联。2.1

5、基本属性对合同基本信息进行增、删、改、查及合同复制功能。查询条件:合同名称、合同编号、合同对方、签约日期等。相关字段:合同名称、合同编号、对方合同编号、合同类别,签订日期、生效日期、计划完成日期、合同金额、币种、印花税额(可改为选填发票类型:增值税普通、增值税专用)、合同对方、所属项目、负责人、审批状态、合同状态、盖章状态、借阅状态tip:合同类别:采购合同、直销合同、分销合同合同编号规则(默认,可修改):LJCG(采购)/LJZX(直销)/LJFX(分销)+年(2013)+月(11)+日(04)合同排序(001),例:LJCG20131104031共15位审批状态:未提交0,审批中1,审批通

6、过2,审批拒绝-1,已作废-2,已盖章3,已归档4,合同执行5,已开票6,完结10.借阅状态:默认(在库)0,空缺-1除此之外,设置合同复制功能,点击已有合同复制后,新增一条除编号,状态不同其他内容都相同的合同。2.2关联信息根据合同内容需要设置其他相关信息2.2.1合同文本设置合同文本信息的增、删功能相关字段:文本名称、文本类别、文件、文件说明、建立人、建立日期。Tip:文本类别:合同正文、补充协议、会议纪要、设计方案、合同盖章扫描件、其他合同附件2.2.2合同标的设置合同标的信息的增、删功能相关字段:名称、规格、数量、单价、添加人、添加日期2.2.3计划资金设置合同计划资金信息的增、删功能

7、相关字段:名称、金额、结算方式、计划完成日期、备注Tip:结算方式:现金、支票、电汇。2.2.3资金条款资金条款管理。相关字段:资金条款,合同id3、合同执行3.1 合同审批及调整阶段对于已拟定无误的合同有以下操作提交审批、合同作废、合同盖章3.1.1 提交审批提交审批后,审批状态更改为审批中(1)提交审批:默认(0)审批中(1)3.1.2审批通过及拒绝 审批拒绝后,审批状态由审批中(1) 审批拒绝(-1),拒绝可填写拒绝理由。 审批同意后,审批状态由审批中(1) 审批通过(2) 审批通过的合同自动进入盖章环节3.1.3 合同作废合同作废,合同状态由默认(0),审批中(1),审批通过(2)-

8、已作废 -2注:合同作废环节可由领导操作或者销售人员操作。在归档之前,均可作废3.2、盖章管理3.2.1合同盖章合同审批通过后,由相关人员(商务)将合同文件盖章,将纸质合同扫描为pdf文件,上传服务器进行归档。用章的同时,记录用章信息。此处仅记录我公司盖章状态基本属性:用章人、用章日期、用章申请人、盖章份数、每份盖章数量、用章状态、盖章数量Tip:执行条件:审批通过(2),盖章操作后,更改合同状态为已盖章(3)合同状态:审批通过(2) 已盖章(3)3.2.1合同归档合同用章后,执行操作“合同归档”,由商务人员将纸质合同扫描成pdf文件,上传系统归档。归档后,可进行在线合同查询合同。合同状态:已

9、盖章(3) 已归档(4)归档人、归档日期、归档份数、归档说明,档案柜编号3.2.2合同借阅记录纸质合同借阅记录,合同新建借阅前,判断合同借阅状态。借阅状态:默认(在库)0,空缺-1,并可查询合同借阅记录查询条件:借阅日期,借阅人,合同名称功能:借阅增、删操作。相关字段:借阅人、借阅日期、借阅说明、借阅份数、借阅经办人、归还日期、归还人、归还经办人3.2.2 其他用章管理记录非合同类用章情况。用章记录增、删、查查询条件:印章名称、用章日期、用章申请人相关字段:用章人、用章日期、印章名称、盖章总量、用章申请人、用章情况说明。3.3、合同执行进度执行条件:合同归档合同归档后,由销售人员决定何时提交执

10、行合同,合同执行后,更改合同状态。合同归档(4) 合同执行(5),采购合同、直销合同类合同提交执行合同后,直接进入申请发货进度页面。进度提交后,由商务处理3.3.1计划进度(供货、收货、资金)合同归档后,销售人员制定相关的计划执行进度,进度属性包含三类:供货、收货、资金。对于供货进度,设置提交审批动作。提交审批后为商务人员待处理事宜。制定计划:销售人员制定不同的进度计划,用于完成规定期限内的合同内容。相关字段:进度名称、金额、进度描述、执行人、进度属性,计划开始日期、计划完成日期、备用,提交审批后,进度状态为1,升级为商务待处理状态。提交人可见。进度属性:资金(勾选后),自动出现资金额度文本框

11、,填写资金额度。同时设有进度附件。相关字段:附件名称、附件类别、上传日期、附件说明、附件文件3.3.2供货进度销售人员根据既定的供货进度计划,对合同进度的执行详细情况做进度明细登记。商务人员对已提交的供货申请,商务批复有三种:A库存 B需采购 C已到货。商务可对提交的供货申请做多次批复 ,以通知货物状态。回复内容销售可见。 相关字段:进度执行情况、开始日期、完成日期、累计完成,审批状态、提交人。Tip:系统根据进度执行情况,自动计算进度状态。非资金类的按进度执行天数。资金类的按资金完成计算完成百分比。对于采购合同、直销合同,商务可直接处理发货等操作;对于分销合同,商务在处理时,系统提醒,需收款

12、额度0时,才可对提交的进度申请处理。3.3.3收货进度当库存不足时,商务自行提交定货合同,商务收货后,可直接登记明细。修改合同状态3.3.4收(付)款进度合同归档后,对每次的收(付)款记录收(付)款操作合同收(付)款,选择合同,提交资金金额、结算方式、票据号码、结算日期提交收(付)款,收(付)款后,显示已完成、可核销余额、本次核销、全部核销金额等内容。在合同资金进度中,根据合同实际的收(付)款金额,自动计算合同款项完成情况和完成比例。合同完成100%时,自动提醒合同已完成,提交完成合同报送,合同执行结束。相关字段:资金金额、票据号码、结算方式、结算日期、备注4、创建采购合同参照2 合同管理5、

13、发票管理5.1发票管理发票管理用于发票在系统上的记录。发票按来源分为两类,接收、开具。接收类的发票根据对象不同分为合同类发票,非合同类发票,此类发票接收后,商务确认后,记录接收发票记录即可。开具类发票,根据对象不同分为合同类发票,非合同类发票,此类发票经领导审批后,才可开具,审批的同时登记开具发票记录。相关功能:发票增、删、改、查查询条件:发票类型、开票日期、发票对方、纳税识别号相关字段:发票类型、发票来源、相关合同、发票金额、开票日期、发票号、发票对方、备注、备用1Tip:发票类型(增值税发票14%,增值税专用发票7%,普通发票6%)发票来源(开具、接收)相关合同:设置合同选择框,发票合同字

14、段为空的为未关联合同,不为空的为合同类发票。(可选)。选择合同后,页面下方发票内容自动关联合同标的。否则,用户可增加、删除相关发票内容。(发票内容:名称、规格、单价、数量、金额)发票对方:设置选择框及可输入框。选择对应客户(供应商)时自动关联纳税人识别号、地址、电话,开户银行及帐号信息。否则,可手工录入。创建完成后,确认,可提交审批。发票审批后,更新合同发票状态。合同完成。5.1发票审批(确认) 开具的发票审批后,系统自动记录审批时间,审批通过后,系统自动提醒相关人,待处理发票,可对发票进行打印操作,对于合同类的发票,自动关联合同中开票单位、标的等信息,发票打印后,可更新合同中发票状态。 接收类发票经商务确认发票后,系统自动记录确认时间及相关信息。 系统提供发票的不同查询方式。6、合同完成处理合同完成:收(付)款完成、收(发)货完成,发票完成完结10.合同状态- 10

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