IBM《差旅报销》培训纪要2007.7.10Word文档格式.doc

1、【主要内容】 IBM差旅费报销共享服务中心概述 共享服务中心运作模式（SPORT模型） 其他关注点 问题答疑一、 IBM差旅费报销共享中心概述IBM差旅报销共享中心员工人数为30人，负责中港台三地约8000-9000员工的差旅报销业务，月平均单据审核总量为16000-17000笔，按照16人（单据核销人员）每月22天工作时间测算，每人月工作量在1062笔，日工作量为48笔；主要职责员工人数出差前费用申请事前control过程1系统维护票据接收、工作量的分配、票据管理公司卡协调费用审核16执行总监部门经理主管台湾地区费用审核2内控监督准备付款-付款操作员IBM差旅报销共享中心费用审核人员大多为新

2、毕业大学生，主要原因是IBM员工报销系统全部是用英文操作，与报销人员沟通也基本是通过NOTE互发信息的方式，且系统、平台已基本完善，新毕业的大学生比较容易在1个月的时间内独立承担岗位工作，且表现优秀者可通过人力资源部推荐到财务、审计等管理部门应职。二、 SPORT运作模式：IBM员工通过直接转交（北京当地员工约3000人）和通过邮政收发室将报销费用传递到差旅报销共享中心，差旅报销共享中心收到票据24小时内扫描确认并按照工作量分配到相应费用审核员处，费用审核员按照平台、系统闸口，在收到票据且该笔费用权限审批人（需报销费用员工部门经理在系统审核确认，）完成后5个工作日内审核完成，并将合格原始单据转

3、票据管理员统一按审核员、按天进行归档。S:（选址）指IBM差旅报销共享中心曾隶属于财务、HR部门管理，现行运作模式是外包P:（流程） 出差申请流程：报销人将出差申请在OTR（在线出差申请系统）系统中提交，系统会自动将该笔出差申请提交到该员工相应的部门经理的个人NOTE邮箱，提醒部门经理登陆OTR进行审批，部门经理对于出差的预算额度和有效性、必要性进行审核、确认；部门经理同意后合同旅行社会根据申请人提交的路线、时间等信息确认形成并出票，流程 费用由该员工通过信用卡支付；差旅费报销流程：员工通过WWER系统在系统中提交报销信息，共享服务中心在收到单据5个工作日内（部门经理审核确认的前提下）完成审核

4、，每周二、四付款；O：（差旅报销共享服务中心组织）R：（政策法规）1.员工报销应税项目与工资发放系统链接，实现自动扣税2.公司内差旅费报销部门员工必须遵守公司的保密协议3.对于一些特殊费用，公司员工必须得到相关授权的批准方可报销4.原始凭证的管理：所有的费用审核单据按照天、审核人归档，由共享中心统一管理T：（技术支持）1.OTR（Online Travel Reservation ）tool 在线出差申请系统2.NOTE IBM邮件系统3.WWER（Word Wide Expense Reimbursement）syetem 差旅费报销系统4.DB2 IBM数据库应用软件 用于编程出具报告S：

5、（服务质量管理） 差旅报销共享中心与IBM的HR签订协议，确保服务质量达标1. 对于共享服务中心客户与相关角色如何分清职责，定义并记入文档备查2. 客户所期待的共享服务的质量如何？3. 部门内部使用绩效考核办法 通过完成率（到每个人，抽取样本抽查审核准确率，每个月抽查900-1000份）表扬信、投诉信来衡量每个人的工作业绩，以提高每个人的服务质量，提升个人增值空间；三：潜在的收益处理单据：16个员工每月处理14000-17000份费用单据处理质量：专业化分工确保员工对公司政策和规定理解透彻成本节省：人工成本和凭证管理成本最小化员工能力要求：大学刚毕业的学生，适应能力强，共享中心对其注重能力的培

6、养，1个月时间要达到岗位工作要求并独立完成工作四、我的认识：（IBM值得我们学习和借鉴的.）整合资源：IBM共享服务中心整合人力资源：人员基础信息从HR系统中直接取过来，包括个人的基础信息和部门经理的权限设置；IBM共享服务中心整合财务资源：从财务系统将凭证信息取过来直接传递给记账系统，财务部负责执行费用核销的标准，平台的统一并与CFO沟通到位；员工差旅订票通过旅行社，但费用自行承担，通过个人信用卡支付相关费用，费用报销后将款打入员工费用报销存折，由员工自行还款至信用卡账户；员工报销单据的扫描：员工单据传递给共享中心后，共享中心用扫描枪扫描员工报销申请单的条码，确认效率高；职责划分明确：员工报

7、销费用金额有差异的必须经员工最终确认，无本人确认的财务予以退回员工差旅申请、费用申请必须由部门经理确认，部门经理的审批权限根据HR设置执行，如员工自行设置了其他审批人，该笔业务申请同时邮件抄送部门经理，避免舞弊、违规业务；每个费用审核员负责一定员工号段的人员报销审核，基本上半年到一年轮换一次，便于报销人与费用审核员的沟通；系统优化：WWER系统通过HR信息设置了权限组，对于员工提交的超权限、超标准的费用会有简要的提示，各个系统之间衔接闸口严密；系统可生成费用单据帐龄表，费用审核员可提醒报销人费用确认是否及时，有没有部门经理没有及时确认造成超期等情况，并通过邮件将信息发送给员工本人；note与OTP、WWER系统链接，非常便于信息的传递；前端数据每周备份到后端数据库中，可确保员工使用系统的速度和查询方便第 4 页