企业档案管理制度Word下载.docx

1、3.2.1项目前期资料：项目立项；项目合同审批；合同原件及技术协议；资质材料；决算书（非闭口价）等。3.2.1.1交工资料：（1） 设计合同资料部分：全套设计图、设计变更说明及变更图等；本公司立项报告；招投标文件原件；报价汇总表谈判说明；回标书各单位商务报价单；招标项目商谈准备表招标、议标申请审批表；谈判过程表投标竞价表；谈判结果报告评标报告；合同结算依据；合同原件及技术协议。（2） 安装竣工资料部门：初步设计；开工报告；施工组织方案；设备报验及设备进场报验；原材料试验质保书；焊接、探伤、清洗、强度、防腐、密闭性记录；中间交接验收记录、分部分项工程质量检验评定、隐蔽工程验收记录、自检记录、安装

2、调试记录、竣工报告、竣工图等；（3） 随机资料部分：装箱单、随机资料清单、使用说明书、合格证、检验记录及试验报告、零部件图目录、易损件图目录、随机设备图纸、工艺流程图、操作规程等。（特别是压力容器、行车等特种设备，压力容器所有资料及图纸必须交原件，随机图应“设计章、压力容器专用章、竣工章”三章并存）。3.1.1.2监理资料：监理大纲、监理规划、其他监理资料（通知、联络单、周报、月报、专题报告、会议纪要、整改清单、进度报表）、工程质量评估、监理小结、监理总结报告等。3.3基建档案应形成资料归档范围3.3.1主要工程项目的建筑物、构筑物施工技术文件：（1） 合同协议书及审批报告、开工报告、工程技术

3、要求、图纸会审记录及施工企业资质证明等；（2） 施工方案、组织设计及报批文件、施工计划等；（3） 全套设计图、设计变更说明及变更图等；（4） 原材料构件出厂证明、建筑材料试验报告等；（5） 施工定位测量复核记录、地质勘察报告等；（6） 土、岩试验报告、基础处理、桩基工程记录、地基验槽记录等；3.3.2项目建议书及其报批文件；可行性研究报告及其报批文件；环境预测、环境影响报告书和批复；总体规划设计、初步设计及其报批文件。3.3.3开工报告；建筑材料试验质保书；工程质量检查评定；隐蔽工程验收记录；申请竣工报告；监理总结报告；施工中质量大事日记等。3.3.4竣工文件：竣工验收报告、竣工验收证明、工程

4、决算书、监理评估报告、竣工图等以及重要工程项目的“三同时”资料。3.3.5以上资料在项目竣工验收后一个月内办理归档手续。3.4科研档案应形成资料归档范围3.4.1科研项目（课题）开题报告，项目（课题）论证、调研报告、审批文件、任务书、委托书、协议书、合同书、重要的会议记录和来往文函，项目（课题）研究计划或实施方案。3.4.2科研实验的主要原始记录、源程序、设计文件、图纸和技术工艺、基础资料、计算材料、阶段研究实验报告。3.4.3总结鉴定验收（课题）工作总结、研究技术报告、论文和专著、技术性能测试报告、参加人员名单、科研项目（课题）经费决算、科研成果鉴定证书、经济和社会效益证明。3.4.4成果和

5、奖励申报、科技成果申报表及附件、科技成果奖励申报与审批文件、获奖凭证、专利文件。3.4.5成果推广应用方案、技术转让合同、协议书、推广应用中形成的技术文件及工作总结、用户反馈意见和国内、外学术交流、宣传报道材料。3.4.6科研课题实施方案、技术资料、阶段性成果、验收报告、鉴定书、用户报告及成果登记表、最终成果；3.4.7科研课题专题论文、报告、专著、工作总结，专家权威鉴定意见。3.5基建、设备、技改项目档案验收、归档要求3.5.1凡是立项的项目（包括购置设备）都必须由档案室在工程验收报告（设备验收单）上签署竣工资料及随机资料基本完整归档的意见，项目（设备）才给予验收。3.5.2分厂各工程项目所

6、归基建、设备、技改资料必须由分厂兼职档案员扎口管理，分厂专业工程师、项目负责人签字后经装备部专职工程师进行审核签字，最后由档案室综合审核认可，确保档案资料归档率达100%，完整率达98%以上，准确率达100%。3.5.3每个项目竣工验收，首先由项目责任人列出该项目所有形成档案资料的合同清单，档案室按此清单接收各合同提供的资料。事后，在提供利用中发现所列清单归档不完整、不准确，要作为月度考核依据报企管。3.5.4所有归竣工图纸必须提供电子光盘，竣工图在原施工图上加盖竣工章并签名，竣工章按国家标准，在施工过程中对图纸中尺寸、文字说明更改，必须保留内容，更改图纸必须重新出图，并全部加盖竣工章及签名，

7、所有变更内容及说明要在电子光盘中体现出来。3.5.5归档竣工资料做到不乱涂写，幅面整洁，保持图样清晰，尽量不用复印件，竣工图除进口部分外一律使用蓝图，有利于长期保存和工作利用。3.5.6凡是土建、设备安装（制造）竣工资料、竣工图归档两份，随机资料归档一份、随机图归档两份，竣工图和随机图电子版以光盘形式归档一份。3.5.7归档材料应编制移交目录，一式二份，交接双方清点签字后各执一份。3.6工程竣工图章结构竣 工 图1550施工单位7编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总 监现场监理20 20 20 203.6.1竣工图章的内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日

8、期、监理单位、现场监理、总监。3.6.2竣工图章尺寸：50mm80 mm。3.6.3竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。3.6.4利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。3.7建设单位档案应形成竣工资料归档范围3.7.1立项文件：项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、关于立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料、环境影响评价报告书及批复、通航安全、劳动安全、卫生防疫、防洪等部门、评估及审核意见、其

9、他文件材料。3.7.2 建设用地、征地、拆迁文件 ：选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设、用地批准书、拆迁安置意见、协议、方案等、建设用地规划许可证及红线图、划拨建设用地文件、国有土地使用证。3.7.3 勘察、测绘、设计文件 ：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查、建设用地钉桩通知单（书）、地形测量和拨地测量成果报告、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书、初步设计及审批文件、专家意见及会议纪要、有关行政主管部门批准文件或取得的有关协议、施工图设计及审批文件、设计计算书。3.7.4 招投标文件：勘察设计招投标文件、勘察设计承包合同、施工招投标文

10、件、施工承包合同、工程监理招投标文件、监理委托合同。3.7.5 开工审批文件：建设项目列入年度计划的申报文件、建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表、规划审批申报表及报送的文件和图纸、建设工程规划许可证及其附件、建设工程开工审查表、建设工程施工许可证、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等、证明、工程质量监督手续。3.7.6 财务文件：工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图预算材料、施工预算。3.7.7 工程项目管理组织架构等3.8其他类合同档案应形成的资料归档范围：3.8.1 合同审批表、合同、技术协议、工程验收单、招标（议标）申请审批表、投标邀请函及回执、会议签到表、评标原则、

11、报价文件、评标报告、招标（议标）情况汇报、中标通知书、企业资质介绍文件、招投标资料。4、文书档案4.1归档范围 （1）凡是上级机关的来文及在执行过程中形成的一系列资料；本公司在党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理活动中所形成的具有保存查考价值的各种文件、资料；与有密切联系的有关单位的来往公函，都要归档。（2）要求收集归档的文书资料有：公司立项项目的请示、批复及有关资料；重要会议纪要；年度统计报表；生产情况汇编；各种合同、协议、契约；各种证书及外出开会的重要文件、资料等。4.2 归档时限文书应在第二年上半年将前年一年形成的文书材料归档；各部门兼职档案员应随时将工作中形成的具有保存价值的文件

12、材料收集齐全，经公司文书处理后归档。4.3 归档要求4.3.1 每件案卷均注明保管期限。4.3.2 归档材料应编制移交目录，一式二份，交接双方清点签字后各执一份。4.4、会计档案4.4.1 归档范围4.4.1.1 会计凭证：记账凭证及各种原始凭证。4.4.1.2 会计报表：财务成本决算及月报、季报、年报等。4.4.1.3 会计账簿：总分类账及财务成本各明细分类账。4.4.1.4 其他部门应保存的会计核算专业资料4.4.2 归档时限 财务部门负责整理、立卷、装订成册，当年会计档案资料在会计年度终了后可暂由财务部保管一年，期满之后，由财务部移交档案室保存。4.4.3 归档要求4.4.3.1 归档材

13、料要求内容连续完整、准确。4.4.3.2 组成会计档案的原始凭证、账册、报表，应按会计材料组卷要求，整理立卷，装订要规范化，封面书写齐全，并编上流水号。4.4.3.3 归档材料由财务部编造清册，一式两份，交接双方清点签字后各执一份。4.4.4 保管期限4.4.4.1 永久保管4.4.4.2 定期保管。分5年、10年、15年、25年四类。4.5、声像档案4.5.1 归档范围4.5.1.1 本公司召开的重要会议的主要照片、录像带、录音带等。4.5.1.2 中央、省、市领导和各界知名人士参加公司有关重大活动的照片、录像带、录音带等。4.5.1.3 本公司历史活动的照片、录像带、录音带等。4.5.1.

14、4 本公司外事往来活动的照片、录像带、录音带等。4.5.1.5 企业典型人物工作活动的照片、讲话录音等。4.5.1.6 本公司历年的各种奖状、证书的照片及有关文字说明。4.5.1.7 本公司历年产品、技术开发成果的照片、录像带、录音带等。4.5.2 归档时限相关部门摄影者待开展的活动及召开的会议结束后，应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年度。4.5.3 归档要求4.5.3.1 照片归档，必须是照片和文字说明材料同时归档，文字说明应写明照片形成的时间、地点、内容、人物、事由；4.5.3.2 具有永久、长期保存价值的文本或图形的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件。归档时应同时保存文件

15、的电子版本和纸质版本。4.5.3.3 录音带归档，应记载讲话时间、地点、内容、讲话人。4.5.3.4 录像带归档，应记载录像时间、地点、内容、人物、盘数。4.5.3.5 如是以电子媒介形式存在的声像档案，按电子档案归档要求执行。4.5.3.6 归档材料应编制移交目录，一式二份，交接双方清点签字后各执一份。4.6、电子档案4.6.1 为适应全公司信息化建设的需要，规范全公司电子文件归档和管理工作，确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。4.6.2 凡是本公司在生产、管理、经营、科研活动中所形成的具有保存查考价值的各种电子文件都必须归档。任何个人不得拒绝归档或据为己有。4.6.3 归档范围：

16、4.6.3.1 用文字处理技术形成、与纸质档案定稿内容完全相同的电子文件、字处理软件及软件的型号、名称、版本号等说明性的电子文件。4.6.3.2 OA系统软件及在业务流程中产生的各类数据、系统数据库文件。4.6.3.3 用数码相机拍摄的静态图像文件；用扫描仪、数码相机将照片档案、其他各类纸质档案进行数字化，获得的静态图像文件、文本电子文件；及所采用的图像处理、文学识别软件、解压缩工具软件。4.6.3.4 用计算机辅助设计或绘图软件制作的静态图形文件及所采用的辅助设计或绘图软件。4.6.3.5 用摄像机直接获得的动态图像文件。4.4.6.3.6 用音频设备获得的并经计算机处理的音频文件。4.6.

17、3.7 各类管理系统软件，及软件中产生的目录数据库及相应的电子文件；其它利用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种数据、参数等；对数据来源进行说明的电子文件。4.6.4 归档时限可采取实时进行或按照各类档案的归档时限规定执行。4.6.5 归档要求4.6.5.1 电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性在归档前由形成部门负责。电子文件归档时应由交接双方对其真实性、完整性、有效性和安全性进行检验，经双方签署意见后办理移交归档手续。检验不合格的应重新制作，并再次进行检验。4.6.5.2 归档电子文件同时存在相对应的纸质或其他载体文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.6.5.3 电子

18、文件验收合格后，应编制移交目录，一式二份，交接双方清点签字后各执一份。4.6.6 保管和利用4.6.6.1 档案室应按档案管理要求的格式将归档的电子文件拷贝到符合保管要求的载体上，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保管。4.6.6.2 档案室应配备相应的处理设备，定期对电子档案进行有效性检验和转存，发现问题应及时采取恢复措施。4.6.6.3 档案室要求具备符合归档电子文件安全要求的保管条件，符合GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范中防磁、控温等相关标准。4.6.6.4 电子文件的保管期限，参照各类档案纸质文件保管期限的规定执行。4.6.6.5 档案室应妥善提供归档电子

19、文件利用，执行有关权限规定；提供利用保密电子文件，应遵守公司的保密规定；通过网络提供利用的应有稳妥的安全保密措施。4.6.6.6 档案室应定期对电子文件的接受、检测、保管、利用、鉴定销毁等进行统计，按规定作出分析，发现问题及时向主管领导报告，作出妥善处理。5、档案保密管理5.1、 保密范围5.1.2 国家批准的发明；5.1.3 可以成为发明的阶段性成果；5.1.4 属保密的其他科研成果；5.1.5 企业独有的技术诀窍及传统工艺；5.1.6 带“密”的上下文件；5.1.7 企业经营资料，会计档案、职工档案的内含资料；5.1.8 各专业领导部门和企业内部规定的重要资料。5.2、 档案的密级划分5.

20、2.1 本企业特有的，一旦泄密会使企业遭受严重危害或重大损失的保密项目，列为“绝密”级。5.2.2 超过同行业水平或有相当水平，一旦泄密会使企业遭受较大损失的保密项目，列为“机密”级。5.2.3 不属于机密或绝密，一旦泄密会使企业遭受一定损失的其他保密项目，列为“秘密”级（包括企业内部审计档案及员工人事档案等）。5.2.4 上级来文，除上级领导部门冠有密级的文件外，一般作为“内部级”（包括企业经营，财务档案等）。5.2.5 不属于上述保密级以外的一般性档案，均属于“开放”级档案。5.2.6 企业资料密级的确定、变更和解密，由归口部门或档案室提出，报总工程师审批（其中绝密和机密级由总经理批准）。

21、5.3、档案的利用绝密级仅限于由总经理批准，指定的直接需要人员使用；机密级由总经理部有关领导批准，只限于直接需要的人员使用；秘密级只限本公司直接工作需要的人员使用；由档案室负责人控制或由总经理部领导同意；内部级使用人员经部门领导同意，档案室控制。5.4、保密措施5.4.1 档案管理人员和档案利用者均应树立保密观念，贯彻执行档案法和保密法，共同保守档案机密。5.4.2 绝密、机密、秘密的保密档案，档案室必须用钢柜保管，库房及柜上钥匙，由档案室指定人员掌握。5.4.3 经批准来档案室查阅者，首先按各密级的规定，手续具全，至档案室办理登记后，由档案人员陪同进行查阅有关内容，不得超越指定内容。5.4.

22、4 查阅保密档案，只限于在档案室内进行，需摘录或复制的档案内容由批准人限定，并规定使用期限，由使用者负责保密，用毕后，该摘录、复制文件交档案室保管，不得占为己有。5.4.5 档案室一般不接待外宾查阅档案。5.4.6 公司保卫部门，在中、夜班时，要加强对档案室周围的巡逻。发现不良情况，立即处理。5.4.7 发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导，当事者要写出书面报告。对违反保密规定，造成失泄密和被盗密者，根据其情节轻重，给予行政处分；构成犯罪者，依法追究刑事责任。5.4.8 利用者对所借档案文件、图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带探亲访友或出入公共场所。5.4.9

23、对保管期满、失去保存价值的档案文件档案室要按规定销毁，并作好记录。6、档案利用管理6.1兼职档案员、主任工程师和部门正职以上领导可直接向档案室请求利用与本职工作相关的档案资料。本公司其它人员，须持部门正职以上领导签署的证明（重要资料持总经理部领导证明），档案室提供利用。6.2为我公司办事的外来人员需利用档案，除持有部门正职或总经理部出具的证明，还须由责任部门派员陪同，档案室提供利用。非为我公司办事的外来人员需利用档案，须持有单位介绍信，并在介绍信上注明需查内容，经总经理部领导批准后，档案室提供利用。6.3利用档案一般只限在阅档室查阅，因特殊情况确需外借者，一般档案应经档案管理部门负责人同意，重

24、要的属专有技术、专利、引进技术、商业秘密等方面的保密档案，须经公司总经理部领导批准。6.4档案利用者不得擅自进库房翻阅，要爱护档案资料，严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损、折皱等。如发现上述情况，档案管理人员应及时制止并追查当事人的责任。6.5档案利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄、复制档案者，须经档案管理部门和相关责任部门负责人批准，重要档案须经公司总经理部领导批准。6.6档案借阅时间以一周为限，到期后仍需利用的，应向档案室说明情况，重新办理借阅手续。累计借阅时间不得超过一个月，如确实需要长期借阅，应由总经理部领导批准。6.7退还档案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可注销登记，

25、如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理。6.8利用者利用完档案后，档案管理人员要协助做好利用登记工作。对利用效果比较突出的，请利用者填写档案利用效果登记表。档案管理人员应定期对档案利用情况进行统计分析。6.9凡调离本单位人员，离职前须归还所借档案，否则不予办理有关手续。6.10网上查阅档案，由档案管理部门根据部门与职位统一设置查阅权限。7、档案鉴定与销毁7.1档案鉴定应以国家有关规定和本公司档案保管期限表等为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。7.2档案鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。7.3档案鉴定工作一般每5-10年进行一次。7.4档案鉴定工作按以下程序进

26、行：7.4.1 档案管理部门拟写档案鉴定工作申请，报分管领导审核，总经理批准。鉴定工作申请包括鉴定目的、内容、参加人员、所需时间等。7.4.2 成立档案鉴定小组、由分管档案工作的领导具体负责，档案部门和相关部门人员参加。7.5 科技档案的鉴定销毁由生技部门或装备部与档案室一起联合鉴定后监督销毁。7.6 会计档案的鉴定销毁7.6.1 对保管期满，需要销毁的会计档案，由档案室编制会计档案销毁清册，与财务部共同鉴定，提出申请，报经上级批准后，会同财务部、治保部共同销毁，并在销毁清册上签名盖章。7.6.2 准备销毁的会计档案中，如有未了结的债权、债务事项，其原始单据（凭证）应抽出，另行立卷，由档案室保

27、管到债权、债务结清为止。7.6.3 电子文件的鉴定销毁参照国家有关规定执行。对确认销毁的电子文件在办理审批手续后，在符合安全保密的前提下进行删除，对存储在不可擦除载体上的连同载体一起销毁，同时列出销毁文件目录存档备查。7.7 按国家有关规定，统一档案鉴定标准。7.7.1 鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。7.7.2领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清册上签署意见。7.8销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，分别在销毁清册上签字。7.9任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用

28、途或当作废纸出售。7.10档案鉴定工作结束后，档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。7.11档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档，永久保存。8、档案库房管理8.1档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心。档案库房管理应坚持“以防为主、防治结合”的方针和“坚固实用、安全防范、科学管理、利用方便”的原则，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。8.2档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在1424，相对湿度应控制在45%60%。库房温湿度记录要有专人负责，每天记录一次，并及时录入档案管理系统中，要积累、保存好测试的数据、采取的措施及其变化情况记录。8.3严格执行档案进出库登记制度，建立健全登记手续。8.4档案库房内实施定位管理，不同类别、不同载体的档案要