新中大报表处理系统操作指南.docx

1、新中大报表处理系统操作指南目录第1章 概述.-1-1.1 系统简介.-1-1.2 基本功能.-1-1.3 登陆系统.-2-1.4 报表处理系统的主窗口.-3-1.5 图标说明.-5-第2章 报表制作.-6-2.1 建表.-6-2.2 报表制作若干概念.-6-2.2.1 单元.-6-2.2.2 边界.-7-2.2.3 保护.-7-2.2.4 组合.-8-2.2.5 实表行列号.-8-2.3 报表编辑菜单.-9-2.4 行列增删.-11-2.5 编辑.-12-2.6 格式.-13-2.7 计算分析.-13-2.8 工具选项.-15-2.9 窗口.-16-2.10 其它.-16-2.11 报表输入.

2、-17-第3章 报表函数.-20-3.1 报表公式的设置.-20-3.2 公共函数.-20-3.3 普通金额类函数.-22-3.4 数量类函数.-25-3.5 外币类函数.-25-3.6 项目核算类函数.-26-1-报表处理系统3.7 预算函数.-27-3.8 固定资产系统取数函数.-27-3.9 工资核算系统取数函数.-28-3.10 银行代发工资系统取数函数.-28-3.11 现金类函数.-29-第4章 函数使用示例.-30-4.1 公式示例.-30-4.2 编制现金流量表.-31-4.2.1 项目核算法.-31-4.2.2 对方科目取数法（现金函数）.-35-4.2.3 对方科目取数法（

3、其它函数）.-38-第5章 远程传递.-39-5.1 报表传出.-40-5.2 报表汇入.-40-5.3 下级单位报表上报情况.-41-5.4 下级单位代码设置（报表汇入用）.-41-5.5 本单位代码设置（报表汇出用）.-41-5.6 网络服务器（包括远程）连接参数设置.-41-第6章 报表管理.-42-6.1 菜单功能.-42-6.1.1 报表功能菜单.-42-6.1.2 批处理.-46-6.1.3 权限管理菜单.-46-6.1.4 功能设置.-47-6.1.5 系统服务菜单.-48-6.2 报表存储.-50-2-第1章概述第1章概述1.1系统简介本功能手册全面介绍了最新版本“报表处理系统

4、”的功能和使用方法。手册共分6章，首先介绍了“报表处理系统”的基本功能；然后通过对“建表”、“报表制作若干概念”、“报表编辑菜单”、“报表输入”四个方面的介绍帮助您一步步完成一张完整报表的制作全过程；由于报表制作中需引用的报表函数非常多，而且引用函数定义公式的操作相对来说也比较复杂，所以本功能手册专门开辟了一章“三、报表函数”分门别类介绍各函数并配以“四、函数使用示例”章节以实例说明函数的使用方法；接下来依次介绍了如何通过本系统实现数据在不同企业、单位间的汇入和传出以及实现报表管理的各菜单的功能、操作方法等。1.2基本功能“报表处理系统”模块是新一代财经报表制作工具的杰出代表，它以久负盛名的P

5、owerBuilder和Visual C+工具合成开发，在设计思路上充分吸收了著名的Excel电子表格的优点，并且淋漓尽致地发挥了Windows的特点，在操作上最大程度地体现了新工具方便、直观、快捷、实用、美观等特点。新中大报表处理系统的功能特点可以从以下几方面进行阐述：与“账务处理系统”的完美结合使财务人员轻松自如。本系统的现金流量表设计精巧、编制灵活、生成快捷、已率先通过财政部专家评审。系统除了为您提供了丰富、实用的通用报表外，也提供了自定义报表的口径，并且提供了丰富的取数函数，这样用户可制作非常复杂、全面的报表，能满足您不同的管理需求。独有的审计追踪功能和表间平衡关系校验功能，可以清晰地

6、表述各账表之间的关联，更是减轻了对各类报表的审核工作。强大的报表汇总功能，可轻松实现同类报表的汇总工作。成批计算、成批打印等批处理功能大大节省了用户的时间和精力。可以多口径进行报表编辑：既可以通过系统主菜单进入相应编辑状态，也可以通过常用工具栏上的按钮进入，还可以通过选中需编辑的“单元”，单击鼠标右键，在随即出现的弹出式窗口中选择相应的编辑菜单。可以将报表数据方便地折合成以千元、万元、千万元等作为金额单位。-1-报表处理系统单元“保护”功能可以防止某些单元被他人更改或因为其它误操作而丢失，加强了报表的安全性。每张报表可以进行权限（口令）设置，加强了报表的安全性。各单元间可以进行任意组合，使一些

7、不规则报表的编辑变得轻松自如，如实现报表中的表头和表尾部分的编辑。可以自由定义账表打印的范围、页边距、打印方向、打印比例，对于打印内容超过一页的报表，还可设置固定的表头、表尾。全面支持彩色，包括报表的单元底色、文字、边界等。支持在报表的任意位置中插入图片，以达到图文并茂的效果。报表列表可以按树状显示，并能按报表类别、月份、下级单位分层展开。系统提供的传出和汇入功能可以方便地实现不同企业间、上下级单位间的数据传递，并且提供多种传递方式，其中包括远程传递。系统提供的“汇入其他财务软件的报表”功能，为第三方软件数据转入提供了开放的接口。报表可以和标准文本文件“TXT”，数据库格式文件“DBF”、“E

8、XCEL”文件相互转换，供用户深层次的开发使用。1.3登陆系统“报表处理系统”具有如此强大的功能和良好的性能，让我们赶快进入该系统，通过实践来掌握它。启动“报表处理系统”有多种方法：1、在安装了软件之后，它会自动在Windows的“开始”菜单中创建程序组，依次单击“开始程序新中大软件报表处理系统”，即可进入“报表处理系统主窗口”。2、如果在安装软件的过程中，在出现图1.3-1所示提示对话框时，若您按下“下页”键，则您可以在Windows桌面上直接启动“报表处理系统”。图1.3-1选择如何更新桌面窗口3、另一个方式是在Windows的窗口或资源管理器中找到本软件所在位置-2-第1章概述并双击其中

9、的bb020.exe应用程序启动。在介绍该部分内容时，是假设用户已完成了“1、安装报表处理系统”和“2、增加核算单位”两步操作。由于这两步操作已专门编有相关的手册软件安装手册加以详细介绍，所以在此从略。启动“报表处理系统”后，若用户设置了多个核算单位，那么一开始软件会要求您在“核算单位选择窗口”中选择其中的一个，然后，系统要求输入操作员姓名、密码（首次进入系统时，操作员只有“财务主管”，密码为空。但进入系统后，可通过系统管理员在“账务处理系统”中增加其它系统操作人员。最后进入报表系统主窗口。“报表处理系统”中的数据主要源自于“账务处理系统”中产生的数据，所以该系统必须和“账务处理系统”配合使用

10、。如果使用报表中从其它模块取数的函数，包括固定资产、工资、成本、采购、销售、库存等模块，那么必须同时安装并使用以上相应的模块。1.4报表处理系统的主窗口为了介绍的需要，我们将“报表处理系统的主窗口”划分为3个区域，包括主菜单栏、常用功能快捷键和本单位所有的报表区域。如图1.4-1，下面将说明各区域的功能和作用。主菜单栏常用功能快捷键报表区域图1.4-1报表主界面主菜单中的功能包括报表分组及类别管理、报表汇总、报表复制、批处理、操作员权限管理、以及数据备份与恢复等功能，这些功能将在“第6章报表管理”中介绍。-3-报表处理系统常用功能快捷键都是对于右边窗口（即报表区域）中的当前报表而言的，可以分别

11、进行相应的操作。其中“列表显示”和“树状显示”相当于是切换开关，单击它们可使窗口右边列示的本年报表以列表或树状方式显示，图1.4-1所示为“列表显示”。报表的树结构显示如下图1.4-2所示：图1.4-2报表列表树状显示窗口当切换至以树结构显示报表列表时，窗口只显示了报表树的第一层，细心的用户可以发现在报表树第一层的前面有一个号，表示此层还有下级层次。用鼠标单击这个号，则可以列出此层的下级层次，同时此号变成为号；反之单击号则不显示下级层次同时变为号。在报表树中任何一个带有号的报表项目上单击鼠标右键，系统将展开全部项目；此时，用鼠标双击该报表项目，报表树的结构又回到原来状态。在树状窗口的右下方有一

12、小图标： ，点击它后在随后弹出的窗口（见图1.4-3）中你可以根据自己的意愿定义报表树的每一层。-4-第1章概述图1.4-3设置查询树展开的层次窗口从图1.4-3中可以看出，查询树展开的层次最多可有四层，其中第一层系统默认为“报表分组”，不允许修改，第二层、第三层和明细层的划分标准在“月份”、“报表类型”和“下级单位码”三选项中选择，当然划分各层的依据不能重复，即“月份”、“报表类型”和“下级单位码”各只能使用一次。图1.4-2所示的报表树便是按“第二层报表类型、第三层月份、明细层下级单位码”进行设置的结果。在“报表处理系统主窗口”右边（即报表区域）是本年报表的列表子窗口，在以列表方式显示的报

13、表子窗口内每行表示一张报表，报表的内容有报表组别、报表类别、月份、备注、文件名、拥有者、批注等；对于新建核算单位，窗口内都有几张供参考的基本报表如“资产负债表”、“损益表”等等，软件不仅设置了这些报表的格式，而且也包含了从财务提取数据的计算公式；窗口内有一高亮显示条，表示此行为当前行；用鼠标双击当前行或按回车键即可打开该报表进行编辑，点击鼠标右键则可处理报表的批注内容。1.5图标说明本功能手册基本上做到重点突出，对于用户操作中可能会引起的错误操作或可能遇到的困惑，功能手册中都以“注意”、“提示”、“说明”、“疑难解答”的方式着重列出，以免用户错误理解；另外，本功能手册中示例丰富，基本上都以列举

14、加图片的方式说明各功能具体的操作步骤和方法。这是一个“注意”图标。它提醒您注意各种需要特别注意的因素或一些有趣的事情。这是一个“提示”图标。它向您介绍软件中一些较隐蔽的功能。这是一个“说明”图标。它对可能会引起您误解的问题进行解释。这是一个“疑难解答”图标。它提醒您一些用户在操作过程中可能带来问题的操作。-5-报表处理系统-6-第2章报表制作第2章报表制作在财务管理中，除了需要制作常规的几张格式统一的报表外，还经常需要制作各种各样的内部管理报表，由于这些报表的格式和内容是多变的，为此，本软件提供了完善的制表工具，并汇合了最灵活、最方便和自由的操作手段、准备了二百多个函数，使用户自己能随心所欲地

15、制作各种各样的复杂报表。2.1建表建表操作从单击功能快捷键“建表”开始，系统提供两种建表方式：“1.从原有报表格式中复制”是从已有同类报表中复制过来的简捷生成方法，屏幕将列出当月所有报表供用户挑选。您可以按不同的报表组别、报表类型、月份及下级单位的报表中进行报表筛选，然后再选择要进行复制的报表。“2.新建格式”即建立全新的报表，报表的所有格式也将都由用户自行定义。选择“新建格式”后，系统弹出“确定报表文件”设置窗口。用户可先通过“增加组”和“增加类别”按钮对分组及类别进行设置，再在选择报表中对分组、类别、日期、备注、下级单位代码、文件名及报表拥有者分别进行选择、录入。按“确认”按钮，进入“新建

16、报表默认格式”设置窗口。在新建报表默认格式窗口中，系统提供对报表名称，具体格式的设置，如行数、列数、行高、列宽、对齐方式、小数点位数和计算结果为零的单元显示0.00的设置选项，及对报表边框和颜色的具体设置。关于该窗口中的格式，行高和列宽建议用户不必作改动，其它参数则可根据需要作出调整。格式定义好之后，系统将给出一张空白报表，该报表的格式和定义的相符合。表格定义好后，然后就可以在该报表编辑窗口中进行具体的制作了。2.2报表制作若干概念在具体制作之前，需要先解释一些基础但又非常重要的概念。2.2.1 单元报表有若干个列，若干个行，行、列的每一个交叉(即格子)在此称为“单元”，例如某报表共有10行4列，那么该报表一共有40个单元，报表制-7-报表处理系统作的大部分工作都是围绕“单元”进行的。为了方便报表的制作，每一个单元赋予了唯一的名称，象A1、C12、FF2等等，前面的英文字母表示该单元所在的列，后面的数字则表示该单元所在的行，所以A1表示第一列第一行交叉处的单元，C12表示第三列第十二行交叉处的单元