智慧档案馆建设解决方案-智慧档案馆解决方案.docx

1、智慧档案馆建设解决方案1 项目概述22 项目需求23 项目目标34 解决方案44.1电子档案管理系统.4.4.1.1 功能架构44.1.2 业务架构54.1.3 功能模块64.2 数字化加工.4 34.3系统接口.4 44.4数据保全.4 64.4.1 数据保全必要性464.4.2 数据保全解决方案464.5 其它相关建设内容4. 74.5.1 档案信息资源库建设484.5.2 档案安全管理体系建设534.5.3 档案规章制度体系建设554.5.4 档案运行机制建设574.4人工智能机器人：展厅/阅览室导引、迎宾系统594.5实体档案管理.6 24.5.1 智慧感知管理系统634.5.1.1

2、设计说明634.5.1.2 实现功能634.5.2 RFID 实体档案管理系统664.5.2.3 RFID 档案管理系统的优势674.5.3 档案智能存储管理系统854.5.4 档案安全管理系统954.5.5 档案环境智能管理系统 1. 0111 项目概述档案馆作为重要档案保管中心、档案信息资源数据中心、档案开发利用服务中心及形象和社会责任展示窗口，肩负着重大的使命和责任。但随着智能技术广泛普及、办公自动化的推广完善，信息化的发展，档案管理将进一步由传统模式向现代化模式转变，这将有力地促进档案工作与各项事业的结合，提高档案管理工作现代化水平，同时也将大力促进档案部门基础设施、管理手段的提升和人

3、员素质的提 高。将对档案的利用需求更加广泛，对档案资源的丰富程度、开放程度及安全利用手段的现代化程度有更高的要求。对档案的利用需求更加广泛，对档案资源的丰富程度、开放程度及安全利用手段的现代化程度有更高的要求。2 项目需求该解决方案结合档案管理实际需求，对电子档案和实体档案进行同步管理，高度集成电子档案管理系统、实体档案管理系统、档案库房安全管理系统、档案保管环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统等几大系统。对档案馆库内所有设备进行一体化管理，设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、定位传感器、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、智能灯光照明设备、视频监控设备等集中一体化管理，以统一专

4、用设备接口接入库房局域网总线，各功能设备独立运行的同时，根据设定逻辑和特定要求联动运行，实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化，有效地保证档案的安全与寿命。既满足各级档案馆对电子档案的业务管理需要，也满足了各级档案馆对实体档案的业务管理需 求。使档案新资源的系统利用状况及档案管理系统功能可以满足新形势下档案工作的应用需要。推动档案工作水平再上新台阶，全面支撑和服务企业发展。23 项目目标以科学技术为基础，依靠先进的设备和优越的设计理念、科学客观的管理，利用信息化管理及相关最新技术，有效整合电子档案管理系 统、档案库房安全管理系统、档案保管环境智能管理系统、

5、档案存储设备智能管理系统、实体档案管理系统、库房导引系统，为用户提供一个舒适、便捷的工作环境，为档案提供一个安全、舒适的保管环境，最终实现节约时间、节约能源和提高工作管理效率的目标。整体功能设计图整体设计效果图4 解决方案4.1 电子档案管理系统4.1.1 功能架构数字档案管理系统平台建设的最终目标是实现企业档案信息的统一平台管理，管理应用系统是档案管理信息化建设的基础和关键，管理应用系统主要由以下功能构成：文件管理、档案综合管理、原文管理、库房管理、档案检索、个人中心和系统管理等功能。数字档案管理系统的功能结构如下图所示：4系统功能结构图4.1.2 业务架构基于OAIS 模型，档案管理软件需

6、要开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能的数字档案管理系统。通过数据接口、数字化加工等技术完成档案元数据的采集，通过文件管理、档案整编、档案管理、资料管理模块收集、整理、存储各类结构化和非结构的数据信息，通过系统维护设置库结构及人员权限，并支持人员登录档案门户网站和检索利用平台进行信息资源的有效利用。数字档案管理系统的业务架构如下图所示。54.1.3 功能模块4.1.3.1 个人工作桌面用户可以根据自己的喜好和需要将常用的功能链接、通用的/精华的/推送的信息、个人快捷菜单按钮添加到个人工作桌面；用户对自己的工作桌面的布局可以进行个性化设置，满足用户自身的不同风格需要。个人工作桌面示意图

7、4.1.3.2 文件管理文件管理是企业档案资源的网上著录、采集、整理及管理的平台，主要功能包括个人文件管理、部门文件管理。4.1.3.2.1 个人文件管理为了更有效的进行档案收集工作，将个人日常使用的重要电子文件在系统中进行分类有效的管理，在需要归档或共享时，可将个人文件提交归档或共享到部门资料库中，主要功能包括：分类维护、数据著录、原文上传、文件归档、文件共享等功能； 分类维护个人文件管理主界面用户维护自己存放文件的目录分类，可新建分类并为分类命名； 数据著录分类维护7以卡片式方式录入数据信息，著录项以及著录项的生成方式能根据库结构定义功能中的设置自动生成，可连续著录条目信息；卡片式著录 原

8、文上传在卡片式著录界面可选择文件进行上传，可批量选择电子文件， 支持批量上传，可为电子文件指定密级； 数据导入、导出上传全文可将EXCEL 表格中的数据导入到系统中，系统自动读取 EXCEL 中标签中列名信息，可将其与数据库中的字段对应，可进行字段长 度、类型验证，实现数据批量导入，同时也可将数据导出到EXCEL ， 可设定导出字段； 数据迁移在不同的节点之间进行数据的移动，移动的过程中可选择数据的复制或剪切，包括数据数据条目和电子文件； 文件归档未归档的文件，点击归档按钮，生成归档人、归档时间等信息， 提交归档流程、流程审批通过后，可以打印移交清单。若文件已归档或正在归档审批中，则点击归档按

9、钮，可查看关联的审批单，进行流程跟踪。8个人文件归档提交部门审批审批流程图形跟踪9 文件共享用户可将个人文件共享到本全宗下任意部门或共享到指定用户； 若共享到某部门，则数据对该部门的所有用户可见（在部门文件管理中会在个人文件下显示姓名及节点）；若共享给个人，则个人在部门文件管理中的个人文件中可查看到其他人共享给自己的文件。 回收站为了保证数据安全，系统将个人文件管理中删除的数据放入回收站，回收站中可查看自己删除的文件记录，并可进行数据的还原或彻底删除。4.1.3.2.2 部门文件管理标准数据接口是指系统对外提供一套标准的 WebServices 服务，供OA 或其他系统向档案库归档数据使用。标

10、准数据服务在档案管理系统的模版上进行定义，定义过程包括选择接口使用的字段，生成接口描述用XML 文件需要指定使用的档案库。10 分类维护部门文件管理部门兼职档案员维护目录分类，可新建分类并为分类命名； 数据著录分类维护以卡片式方式录入数据信息，著录项以及著录项的生成方式能根据库结构定义功能中的设置自动生成，可连续著录条目信息；11 原文上传卡片式著录在卡片式著录界面可选择文件进行上传，可批量选择电子文件， 支持批量上传，可为电子文件指定密级； 数据导入、导出可将EXCEL 表格中的数据导入到系统中，系统自动读取 EXCEL 中标签中列名信息，可将其与数据库中的字段对应，可进行字段长 度、类型验

11、证，实现数据批量导入，同时也可将数据导出到EXCEL ， 可设定导出字段； 组卷、拆卷将零散的文件进行组卷，生成案卷级信息，案卷级的信息例如总页数、总份数可根据设置自动生成，卷内序号自动生成；将已有案卷的文件进行拆卷操作，可将文件从当前的案卷移除或移动到其他案卷下； 数据迁移在不同的节点之间进行数据的移动，移动的过程中可选择数据的复制或剪切，包括案卷级和文件的关系以及数据条目和电子文件； 归档未归档的文件或案卷，点击归档按钮，生成或填写归档人、归档时间等信息，提交归档流程，流程审批通过后，可以打印移交清单。若文件或案卷已归档或正在归档审批中，则点击归档按钮，可查12看关联的审批单，进行流程跟踪

12、。部门文件归档提起归档部门审批审批流程跟踪13 回收站为了保证数据安全，系统将部门文件管理中删除的数据放入回收站，回收站中可查看自己删除的文件或案卷记录，并可进行数据的还原或彻底删除操作；4.1.3.3 档案管理4.1.3.3.1 档案整理档案管理是档案管理人员进行档案数据采集、日常维护、数据检索、报表输出、统计分析、鉴定销毁、编研、年报等工作的日常管理模块。对企业的档案进行电子化的管理，从而提高管理效率，增强利用效果，减轻管理负担，降低管理成本。通过本子系统可以实现档案信息的收集，档案信息的检索，档案信息的统计、档案的鉴定与销 毁、档案的编研等工作。14档案管理界面档案著录提供档案数据一般性

13、的维护功能，主要包括数据著录、修改、删除、数据复制、数据剪切、数据粘贴，主题词标引，自动保存，批量修改，批量替换，智能查询、高级查询、数据查重、排序、数据迁 移、个人设置、刷新、节点查找、数据属性、文件发布等。档案移动包含档案导入/导出和数据迁移功能。档案导入/导出可以导入具有规则定义的文档型数据，例如 DBF 文件、XML 文件等；也可把档案数据导出、另存为 DBF 文件、Excel 文件、XML 文件、TXT 文件等。数据迁移可以对不同数据结构的模板间数据进行迁移，迁移时进行字段对应，会同时迁移条目所关联的电子文件原文管理档案管理中的原文管理是实现馆藏档案资源网上利用的前提，是实现档案资源

14、电子化、数字化、网络化管理与利用的必备条件。对系统中的原文实现扫描、挂接/上传、浏览、下载等功能。档案查询数据查询功能模块，是系统专门用于档案数据检索查询的功能模块，可以实现档案库不同模版、节点、分类的数据查询，包括单库查询、跨库查询、分类树查询三种形式。设置文件关联可以设置不同档案库的数据的关联字段。查看文件关联可以根据设置的关联字段，查看数据关联的其他模板的数据，对于产品类档案可以查看其分发路线，分发单、更改关联等信息。虚拟组卷可以将不同档案类型的数据通过虚拟组卷组到一个案卷级下。实现案卷级与其他档案模板文件级的强制关联。报表打印15档案业务管理工作中，档案各类目录清单、业务报表的打印输出

15、是一项重要内容，无论是档案移交、入库、统计、上报等等。在系统中可以选择多条数据调用报表设计器中的报表进行报表的打印输出， 可实现卷内目录、脊背签、面签、登记帐等报表的批量打印。年报管理年报管理功能，是系统提供给各用户单位向上级档案机构报送馆室情况的报表输出功能，管理档案馆（室）历年的年报。16年报管理主界面档案回收站在档案管理中删除数据时会把数据先放入档案回收站中。用户在档案回收站中根据需要进行彻底删除、还原、清空等操作，避免出现误删或恶意删除的情况，确保数据的安全。著录定义用户可以根据数据结构，设置著录项的显示顺序、隐藏 /显示、著录项著录规则，如默认值、序列生成、顺带生成、组合项生成、统计

16、生成，设置著录项代码、默认排序规则。重置节点著录定义、批量拷贝节点著录定。著录界面自定义用户可以根据个人业务需求进行自由设计、修改用于卡片式著录的界面，著录界面自定义仅适用于当前设置界面的用户，对其他用户不影响。4.1.3.3.2 档案鉴定17档案鉴定工作是档案业务管理中一项非常重要的管理内容，主要是针对馆藏档案资源的保管价值进行重新鉴定过程。既涵盖了失效、报废、无保存价值档案的鉴定销毁流程，同时针对时效档案资源的保管期限、密级的再审定处理，如：降低原档案文件的保管期限、密 级，系统提供对保管期限已满、保密期限已满的档案数据进行预警提醒功能，能够将保管期限已满、保密期限已满的档案数据条目自动添

17、加到待鉴定库，能够对待鉴定数据发起鉴定销毁流程审批，能够在鉴定销毁审批过程中生成审批表、鉴定意见等，能够打印鉴定销毁报 表。鉴定流程：（1） 由主审人（或档案人员协助主审人）选择多条记录，生成鉴定处置单；填写鉴定处置单，提出鉴定类型（密级鉴定、保管期限鉴定、销毁），对每条待鉴定的记录设置鉴定意见（根据鉴定类型仅能修改对应的下拉框），如选择的鉴定类型是密级鉴定，则进行修改调整密级，原因说明。提交流程时根据鉴定类型走密级鉴定审批流程或保管期限鉴定审批流程。提交给流程下一个节点时，自动记录当前的审批人和鉴定意见；可进行拿回操作，对拟稿中的单子可进行删 除，流转中及流程结束的单子不能删除。（2） 由复

18、审人员根据主审人员提供的鉴定处置单，可查看到上一流程节点的鉴定意见，并填写自己的鉴定意见，将单子提交给鉴定组组长。（3） 鉴定组组长可查看到前面流程节点的鉴定意见，并填写自己的鉴定意见，如果所有意见基本一致，鉴定组组长可直接进行终审， 进行鉴定结束，系统需自动根据最后一个流程的鉴定意见，保存最终的结果到鉴定关系表中，并更新原档案记录的相关字段（如鉴定时 间，若密级鉴定，则需更新密级；若保管期限鉴定，则需更新保管期限，若是销毁，则需更新档案记录的状态为已销毁）；如果鉴定组组长认为需要专家组审批，则将单子提交给专家组。（4） 专家组终审后，进行鉴定结束，系统需自动根据最后一个流程的鉴定意见，保存最

19、终的结果到鉴定关系表中，并更新原档案记录的相关字段。18（5） 鉴定结束后可形成最终评审意见的功能，可以输出打印档案鉴定审查意见报表。提起档案鉴定审批审批记录审批流程跟踪19销毁清单4.1.3.3.3 利用管理利用管理员办理借阅登记、授权及续借、催还、归还等业务，主要功能有利用办理、利用归还，利用催还，打印利用申请单，办理续借，查看历史利用信息等。利用管理（1）手动登记：选择用户显示出当前用户的待利用文件，可对纸质档案进行借阅手动登记，可点击“添加文件”从档案库中选择档案记录进行文件的添加 “移除”是从已添加的文件列表中删除；“修改”是修改借阅天数、利用类型（借阅或查阅）等属性信息；“登 记”

20、是将完成借阅的提交。也可刷条码进行自动完成文件的添加并同时自动完成借阅登记。（2）利用情况管理：是对历史网上申请的利用和手动登记的利用进行综合管理，可对纸质借阅进行归还、催还、续借处理，可对电子20文件的浏览、下载权限进行手动的权限提前收回，档案管理员仅能看到自己管理的档案利用记录，包括已归还、已超期、未超期、即将到期等类型的数据；（3）预约管理：管理所有预约，可选择用户查看所预约借阅的档案记录，也可点击档案记录查看预约该记录的用户。档案管理员仅能看到自己管理的档案的借阅预约。借阅预约管理员可对预约的队列进行管理，进行队列调整，取消预约，可根据预约状态显示数据，预约状态包括排队中，处理中，已取

21、消，已过期，已结束，全部等，系统自动给排队的用户发送消息通知；4.1.3.4 档案检索利用为了保障档案资源能够更广泛的得到利用，实现档案数据的网上检索利用，系统提供统一的检索利用平台，用于实现多种方式的检 索，用户通过客户端的浏览器即可在网上查询检索权限访问范围内的档案目录数据、浏览电子全文，并根据需要进行查阅、借阅、下载等相关利用。主要包含：统一检索、高级检索、全文检索、多维度分类检索、多媒体浏览、专题库浏览等。4.1.3.3.4 统一检索按照相应的权限进行智能化的检索。可对本全宗数据进行类似于百度的智能检索，检索词智能提示，支持单个或多个关键词，能够根据检索词进行分词处理，支持多关键字检索

22、，支持同义词检索，检索21页面的logo 可根据节日自动切换节日或重大活动图片，对检索结果可以进行排序、导出等操作。统一检索4.1.3.3.5 高级检索用户可以对本全宗数据进行多个关键词的不同逻辑运算符的检索， 在权限范围内检索到自己所需的档案及相关信息。高级检索4.1.3.3.6 多维度分类检索用户可以通过选择部门、档案分类、项目等不同维度分类树对本全宗数据在权限范围内检索自己所需的档案及相关信息。4.1.3.3.7 全文检索对全文内容进行检索，服务器每天定时创建全文索引，对新增、删除的全文即时创建增量索引22全文检索4.1.3.3.8 利用申请对于权限范围外的档案资料及其电子全文，利用用户

23、可以先在网上提交申请；根据定制的审批程序进行审批后，由利用管理员进行反馈或 授权，才能在网上查阅、下载档案资料及其电子全文，或者去档案业务 部门借阅档案实物。利用用户还可以浏览本人的网上浏览、查 /借阅、已归还、应归还和逾期未还等各种利用信息，对于申请浏览和下载的申请 在到期后可自动收回权限；用户在检索出要利用的档案资料提交申请时，系统仿照网上购物车的形式设计了“利用申请暂存架”，用户可以进行多次检索、选择要利用的档案资料，集中提交申请。4.1.3.3.9 利用审批23管理员通过流程引擎可定义利用审批流程，可针对不同类型的档案设置不同的审批流程，流程审批的待办工作会显示在档案网站的首页上或者与

24、企业的OA 待办事宜集成，实现在OA 中办理档案的利用流程。4.1.3.5 档案统计4.1.3.5.1 馆藏统计根据配置在个人工作桌面中展示年度全文馆藏量统计图；馆藏统计可按年度、库房、档案类型、时间段等属性进行统计，可实现对历年的档案馆藏数量进行统计，并展示历年馆藏变化量，包括常用统计和自定义统计；常用统计：统计条件是系统预置定义好的，如：统计名称为“全部馆藏统计”、创建人为“System”的统计项，系统预定义的统计， 不允许删除，统计结果以表格、柱状图、饼状图等形式展示，可以导出结果；24自定义统计：可自由选择档案门类，自定义统计维度，自定义统计条件，生成统计结果，统计结果以表格、柱状图、

25、饼状图等形式展示，可以导出结果4.1.3.5.2 全文统计根据配置在个人工作桌面中展示年度全文馆藏量统计图；全文统计可按年度、文件类型、全文格式、密级、时间段等属性进行统计，可实现对历年的全文馆藏数量进行统计，并展示历年全文数量变化量。4.1.3.5.3 利用统计可分为文件利用率统计、利用档案库统计、利用用户统计、利用工作量统计、利用类型统计、利用状态统计等。利用统计可进行利用率、利用人次、利用卷（件）次、利用目 的、经济效益、利用部门、利用工作量、档案类型、利用类型等多维度进行统计；25按利用率统计4.1.3.6 原文管理档案管理员通过原文管理可以完成对档案电子文件的电子原文实现扫描、全文挂

26、接/上传、浏览、下载、查询、统计等功能，同时， 针对已上传文件，可以进行查询、统计、备份以及删除操作，从而确保文件的准确性、安全性。具体包括原文扫描、单项挂接、批量挂 接、批量下载、浏览、原文统计、原文查询、原文备份、原文回收站等功能。4.1.3.6.1 原文挂接原文挂接功能，是实现大批量的电子文件与档案文件条目实现关联的一项重要功能操作。批量的原文挂接分为两种模式：一种是，以26档案文件条目为中心，选择要挂接的数据记录，自动实现电子原文的匹配关联；另一种是，以电子原文为中心，选择好需要关联的电子原文，自动实现档案文件条目的匹配关联。4.1.3.6.2 原文查询在权限范围内，可以通过原文名称进

27、行文件的查询，查看到原文在服务器上的位置、大小、上传时间、挂接人等元数据信息，并能在原文与档案条目之间实现关联查看。同时还可支持原文标密，对原文的密级进行控制；反查有权限查看本全文的人员，监督全文利用范围。4.1.3.6.3 原文下载有权限的用户用户，可以实现电子文件的单条或批量的下载利用、采集素材，实现电子文件的最大利用。4.1.3.6.4 原文统计对电子原文的数量及种类进行统计：可根据时间、档案或文件种类、密级、挂接人员等维度信息进行电子文件的数量统计，并生成相应的报表或统计图。4.1.3.6.5 原文回收站在文件、档案及资料管理中进行已挂接电子文件删除时，会把电子文件先放入原文回收站中。用户在原文回收站中根据需要进行彻底删除、还原、清空等操作，避免出现误删或恶意删除的情况，确保电子文件的安全。4.1.3.7 库房管理实体档案库房管理是实现档案部门档案库房智能化管理的重要工具。实体档案库房管理可以根据档案库房的结构、大小合理安排档案库房的空间、排架、存放位置，并且结合实体档案出、入、移库等操作实现档案目录的自动对应。同时，通过密级架、条形码的接口集成实现实体档案与条目档案信息的一一对应。结合系统，还可以对库房27的温湿度进行记录和管控，保障档案存放的安全性、长久性，主要功能包括库房信息管理、库房温湿度管理。4