化工学院团委、学生会工作程序规范化手册文档格式.doc

1、分别为办公室，组织部，宣传部，实践部，广告部，女生部，文艺部，学习部，网络部，日常管理中心，勤工助学中心，外联部，体育部，素质教育中心。化工学院学生会机构设置及部门职责如下表机构名称工作职责主席团1、负责主持学生会的全面工作，制定学生会的总体工作计划；贯彻民主集中制原则，对学生会工作实行集体领导。2、主席团对内主持日常学生管理工作，对外代表学生会开展活动；并通过主席3、团例会等形式，决定学生会的重要工作与活动安排。4、负责学生干部的考核，各部门工作的考核，干部培训及评优推优等工作。5、主席团负责主持召开学生会主席团会议，以及学生会部长会议，听取意见和建议，讨论制定学生会工作计划，决定、布置各项

2、工作。6、负责学生会内部的思想、组织、作风和制度建设。7、完成学校有关部门交给其他工作任务。办公室1、负责各种会议的会务，考勤和会议记录，协助学工办管理工作。2、起草和制定团委、学生会的通知，公告和纪要等。3、保管学生会财产，各种资料，档案的收集，整理。负责办公用品的订购与分发。宣传部1、“思风”文学社的建设。不定期的组织征文等活动，在全院营造一种“人文”氛围，提高我院同学综合素质。2、负责全院的新闻采写工作，利用校报、广播站等媒体为我院做好形象宣传工作。3、负责院内重大活动的工作总结，协同各部门将各项活动的策划及总结归结为文字材料，做好院内活动及所获荣誉的统计。组织部1、负责协助学工办老师开

3、展全院同学的思想建设工作,策划并组织每学期的党校、团校学习。2、负责全院团员的团员档案收集和整理工作，团员证的注册工作，团费收缴工作，以及新团员的吸收工作。3、策划并组织“时潮论坛”活动。4、策划并组织百科知识竞赛活动并负责其它的活动创新和拓展。实践部1、负责各类大型活动拉拉队安排与组织。2、织志愿者参加义务服务活动。3、负责开展“长城中学爱心支教”、“代理家长与留守儿童”等实践活动。4、统筹、管理全院“创新、创业”活动。组织并鼓励我院同学参加全校的“创新、创业”竞赛，争取有作品进入“挑战杯”。广告部1、负责制作全院的广告宣传画，并根据各部门的活动提供相应的广告宣传，做到及时，具有院系特色。2

4、、组织本院学生的班服班徽设计大赛等美术设计类活动。3、负责本院各项活动的舞台设计及舞台布置。女生部1、关注我院女生的生活，为女生提供各项服务。2、举办女生节系列活动。3、服从安排，与其它部门沟通，相互协助。文艺部1、挖掘与培养我院具有文艺特长的学生。2、认真组织开展院新生才艺大赛，迎新晚会。3、组织好舞蹈组，声乐组，品相组和器乐组，和素质教育中心一起建设好“灵性原野”。4、组织参加学校军歌比赛，百人大合唱，相声小品大赛等文艺活动，展现我院精神风貌，同时配合其他各部门开展工作。学习部负责我院学风建设，营造良好的学习氛围。负责全院晨读签到、不定期的对课堂到课率进行抽查，及时公布结果并向学工办汇报。

5、组织各年级英语演讲比赛，挖掘和培训英语演讲人才。组织新生经验交流会和考研经验交流会，促进各年级同学的交流网络部1、协助各个部门进行喷绘的制作。2、承办PPT风采大赛等与电脑相关的活动。3、针对我院学生进行电脑知识培训。4、化工E家网络交流平台活动5、为我院大型活动提供技术支持。日常管理中心1、负责新生寝室的安排、组织各班级对新生寝室卫生进行打扫。2、负责我院所有寝室卫生检查、几缕情况的检查和督查。3、承办寝室文化节系列活动、文明寝室评比、寝室内务大比拼等活动。勤工助学1、负责开展“每天一毛钱”爱心助学工程活动。2、负责校内外勤工助学岗位的联系、分配及工资发放。3、负责助学贷款申请和统计，建立贫

6、困学生档案。4、负责各项奖学金、助学金的申请及评定。外联部1、负责我院团委学生会的对外联系工作，做好和校团委、校学生会、各院系团委学生会及社团的联络工作。2、负责我院团委学生会大型活动的赞助。3、负责我院礼仪队的选拔、培训，以及活动礼仪出勤。体育部1、认真组织参加学校开展的各项体育赛事。2、在全院范围内组织开展各项体育赛事，丰富本院学生的课外生活，如：院内的篮球，足球比赛及班级拔河比赛、跳绳比赛。3、挖掘和培养各项球类、田径人才，为参加校级比赛作准备。素质教育1、在全院范围内组织开展演讲、辩论等各种形式的比赛，丰富本院学生的课外生活。2、组织建设好辩论队，演讲队，参加校“百灵鸟”杯辩论赛。3、

7、负责办好素质拓展认证中心。4、服从安排，与其它部门沟通，相互协助。第二章 工作流程一、材料收集、整理与编撰的时限1、学院开学初拟开展活动的策划书，按照学院学期的活动安排，在开学后的第一次部门例会上上交到分管主席处（包括各部门在下学期中拟开展的活动）初步审阅。各部门在学期中要临时增加的活动，活动策划书在活动开展前2周交到分管主席处审阅。如活动策划未能及时提交，那么该活动将被考虑取消。2、活动结束后5天内将活动的总结、策划书（包括纸质档和电子档）以及活动照片交至办公室处，纸质档交到金瀚林5栋化工学院团委、学生会办公室，电子档及照片统一发到邮箱hgxybgs2009。二、策划书审批流程1、所有策划书

8、必须在活动开展前2周交到分管主席处，经分管主席初审后的策划书将在主席团例会中进行讨论。主席团会议后，由分管主席将主席团讨论意见反馈，对策划书进一步修改，修改好的策划书交给胡阳老师最后审批。2、策划书撰写者态度端正，认真；策划书严格按照学院团委、学生会策划书的书写格式书写，不写错别字。3、策划书中要体现活动的目的、宗旨，活动预期目标，活动中可能出现的问题及其解决方案。其中要体现活动具体流程，把每个环节安排到具体的负责人。4、所有活动策划都要经过审批方可开展。三、报账1、保留好活动使用过的正规发票，收据不能作为报账凭证，如果活动缺乏正规发票可以去购物中心凭购物小票兑换。2、报账时将所购物品列成经费

9、开支清单（包括物品项目、费用、经手人、证明人），同时将所有需要报账的金额统计好，将物品用途，经手人、证明人，用黑色签字笔写在发票后面，发票正面不能涂改。为方便统计活动经费，还要制作一张经费开支一览表（见样表）注明项目、时间、支付人或单位等信息。特别要注明有发票的金额数量以及无发票的金额数量。3、如果各部门需要发放奖金，需要制作奖金发放表，写明金额，领取人，证明人。发放奖金时，持奖金发放表找到获奖人员，获奖人员签字，需有证明人在场并签字。四、 借教室程序如部门开展活动需要借多媒体教室（90人以上），则先去学工办领取借教室的批条，然后经学院审批，最后到新办公大楼三楼教务处教务科进行审批。小型会议可

10、在化工楼A栋101召开，提前1-2天到学工办办理相关的借用手续。五、海报、喷绘制作流程1、各需要海报及喷绘的部门请认真填写好海报申请表及喷绘/写真制作情况表，将表格内容写清楚，字迹工整、清晰，不写错别字；每次活动的海报数量原则上不超过3张，写真、喷绘设计方案相同，如有特殊要求，请部门负责人与广告部及网络部协商。由于喷绘写真工作涉及到很多细节问题，希望各个部门能够与网络部制作人员在电脑前交流；2、海报表格提前5天，喷绘表格提前7天交至相关负责人处，未按期交表格的部门，广告部及网络部将不保证海报及喷绘质量并有权不予接收该部门喷绘及海报制作权；3、学生活动喷绘、海报、写真、宣传板等宣传时间为1-2天

11、，即活动开始前1-2天，悬挂地点在在南苑、北苑宣传栏。金翰林悬挂时间较长。需悬挂至南苑、北苑、金翰林宣传栏的喷绘请在活动前5天到学院学工办领取相关表格，认真填好表格并经院学工办签字盖章。然后到相关部门签字、盖章。（写真签字地址：学生活动中心四楼社会实践部办公室。喷绘签字地址：金翰林8栋3楼金翰林公寓管理办公室）校团委需要2天时间审批喷绘及写真。审批结束后，校团委会有人联系喷绘/写真负责人，告知审批通过，负责人要去校团委领取已经签字的喷绘/写真表格交予琴湖四栋督察队办公室；4、喷绘请在每天早晨早六七点悬挂，晚上十点钟之前取回防止丢失。海报需要及时回收，交予广告部；5、各部门严格遵守上述规定，所有

12、海报及喷绘写真申请以申请表为准，口头、短信均无效。六、通知发放要求1、各类通知须经本部门分管主席签名，并将通知底稿（签名稿）交到办公室备档；2、各部门开小会的通知以后不予受理，请各部门自己联系开会人员；3、如我院举行校级活动，需要向其他院系传达通知或请柬，必须由办公室统一备档后发放；4、请各部门在活动前12天把通知内容交到办公室，希望各部门合理安排活动举办时间，便于办公室发放通知；（如对通知的张贴时间有特殊要求，必须提前说明）5、如遇到特殊情况，需马上出通知，必须提前与办公室主任联系，不得以部门名义，自行张贴通知；6、通知栏属于化工学院团委、学生会所有，各部门或班级不得擅自张贴海报或通知。如有

13、特殊原因必须由胡老师或主席团批准（以批条为准），并在办公室登记备档后方可张贴；7、任何部门与个人不得私自撕毁通知，如抓到必定严惩不待。七、新闻要求本部门活动时间及地点确定后请提前三至五天通知宣传部负责人，便于安排干事排班，否则对于新闻未能及时上传造成的后果由本部门自己承担。八、文件装订先必须对文件进行排序。正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便予将来翻阅利用，采用左边装订和左上角装订两种方式。第三章 规章制度化工学院第九届团委、学生会材料规范要求为使我院相关材料收集与整理工作更加规范化，特制定本规范如下：一、原始文件材料的质量要求1、纸质文件材料必

14、须使用碳黑墨水笔或黑色签字笔写，不能使用字迹容易扩散的圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔写。2、所有形成文件材料的纸张必须用A4纸二、材料的格式要求（一）文字材料制作工具使用Microsoft Word2000/XP/2003/2007中文版。（二）页面设置1、纸型采用国际标准A4型纸且激光单面打印或复印。2、打印方向（1）文字材料采用纵向打印。页边距：上25mm，下22 mm，左28 mm，右26 mm。（通知除外）（2）表格采用横向单面打印，上边距为28mm，下边距为26 mm，左边距25 mm，右边距22 mm。（3）文中表格采用纵向打印，页边距同（1）。（三）文字材料字体、字号、结构层次

15、等方面的要求1、标题（除文中小标题外标题后为段后0.5行）标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一级标题：2号黑体（如有副标题，用3号楷体;行距为固定值28，居中排版）。二级标题：小二号黑体。三级标题：3号仿宋_GB2312加黑。文中小标题：4号仿宋_GB2312加黑。各级标题独立成行，不加标点，标题前左缩进两个字。2、正文正文字体大小采用4号仿宋_GB2312体字，行距为固定值28磅，表格内文字的字号、行间距可适当调整。大标题下空一行，每自然段左缩进两个字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中如有小标题，结构层次序号为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四

16、层为“（1）”。结构层次如为三层，取上述层次中的第一、三、四层；如为两层，取上述层次中的第一、三层；如为一层，取上述层次中的第一层。3、附件文件资料如有附件，在正文下空一行左缩进两个字用4号仿宋_GB2312字体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称，附件如有序号使用阿拉伯数字。4、落款凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期，用4号仿宋_GB2312字体字标识。5、页码新形成的文件材料的页码标在页面底端（页脚）右侧。用4号半角Times New Roman体阿拉伯数码标识。6、页眉页脚页眉为“魅力化工，精彩你我”，用小三楷体加粗，在页面上端右侧；页脚

17、为“化工学院第九届团委、学生会”，用小三楷体加粗，居于页面底端中间。（四）材料印刷和装订的要求新形成的文件材料采用单面印刷。一律在左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm，同一册中页码连续编排。三、材料中纯表格材料的格式要求（一）表格制作工具为了方便数据的汇总与分析，对于数据较多的表格制作工具统一使用Microsoft Excel （2000/XP/2003/2007中文版），数据较少或需要文字表述较多的表格，使用Microsoft Word2000/XP/2003/2007中文版。一般均使用A4纸。2、页面设置上25mm，下22 mm，左28 mm，右26 mm，表格居中方式为水平居中

18、。3、打印方向表格均采用或纵向打印，文中表格用纵向打印，页边距的设置要注意与全文纵向打印的页相吻合。（三）表格格式1、表格名称表头二号黑体，对齐方式为垂直居中、水平居中，在Excel中可以选择字体大小为16磅。2、标题行黑体四号字，在Excel中可以选择字体大小14磅，对齐方式为垂直居中、水平居中。表格分页时，标题行重复。3、表格中字体、字号等要求仿宋_GB2312体四或小四号，在Excel中可以选择12磅，对齐方式为文字内容垂直居中。（四）统计表和一览表要注意区分。化工学院第九届团委、学生会二九年九月湘潭大学学生活动宣传制品管理规定（修订版）为进一步加强对学生活动宣传制品的规范管理，努力营造

19、优美的校园学习、工作、生活环境，根据学校的有关文件精神，结合学生活动的实际，特制订以下管理规定： 一、所有学生活动宣传制品（包括横幅、喷绘、海报等）须在活动开展前三天申报，申报表经校团委审批同意，并持有效手续到校园精神文明建设学生督查队办公室作好登记备案后，方可悬挂张贴。二、申请表上须注明宣传制品主要内容，且表格内容清晰无修改痕迹。喷绘、写真申报时须附上样图（A4纸打印），并报电子文档（2M以内）送校团委（社会实践部办公室），同时在三翼播报点进行网络宣传。三、喷绘规格尺寸统一为高1.2m，宽0.8m以内，固定悬挂在南北苑铁栅栏“喷绘宣传栏”（有明显标示）。四、申请多项宣传制品悬挂时，须在每项宣

20、传制品后标明数量，但每项活动横幅申请总数不超过2条，喷绘不超过2张，写真、海报总数不超过4张。五、学生活动宣传制品的内容必须积极、健康，不得有任何商业信息。六、宣传横幅统一为红底白（黄）字，字体统一，规格尺寸为长9m，宽0.9m以内；悬挂位置于路面正上方，横跨道路；悬挂期间两端必需保持平行、绷直，不得侧斜、曲皱或者破损；悬挂的高度控制在距离地面3.55m之间，低于3.5m或高于5m的为不合格（北苑横幅悬挂注意适当加高）。海报、写真、喷绘尺寸为高1.2m，宽0.8m以内，仅限于宣传栏内张贴。七、横幅悬挂地点，原则上为校园主干道，南苑建设银行至工商银行十字路口处，北苑男生宿舍门口至北苑铁门处，其他

21、地点不能悬挂（各学院挂在院门外的除外），且横幅正面朝向南面，不能悬挂在道路一侧，特殊情况，由举办单位提出申请，经校团委同意后，方可改变张贴地点。八、学生活动宣传板的摆放地点为南北苑宣传栏前；摆放时间为630-1900，1900后由摆放单位回收宣传板。九、学生活动喷绘、海报、写真、宣传板等宣传时间为1-2天；横幅悬挂时间为3天，特殊情况可适当延长，但不能超过4天（宣传时间不得有任何更改）。宣传截止时间为所申请到期日18：00，宣传时间结束后，由举办单位安排工作人员自行拆除，校团委每两周将各单位宣传制品的管理回收情况在三翼校园予以公布。十、学生跳蚤市场必须经学校保卫部门批准同意，方可在规定时间和地

22、点进行摆点。原则上摆点地点为南苑铁门内侧至建设银行处和北苑铁门内侧至北苑男生宿舍门口处。十一、未经批准擅自悬挂、张贴的各类宣传制品，校园精神文明建设学生督查队予以收缴。十二、由校园精神文明建设学生督查队规范取下的违规横幅如三天之内未被取走，就将进行处理；过期海报、写真将现场处理。十三、申请宣传制品的流程：从三翼校园网（）的通知通报栏目，下载湘潭大学活动宣传制品申请表-送团委社会实践部办公室（TEL:8292024）-团委审批-督查队办公室登记（琴湖4栋架空层南面二号）-执行宣传制品的相关活动。十四、督查队夏季值班时间：7401200 14101830 督查队冬季值班时间：8001200 134

23、01800共青团湘潭大学委员会 二九年三月 湘潭大学学生活动中心报告厅、舞厅使用收费标准场地活动内容收费标准报告厅晚会（3小时）200元/次会议（3小时）舞 厅备注：1、每场活动收取押金200元。2、所有在报告厅、舞厅开展的活动，超时半小时以内加收费用50元，超时在半小时1小时加收费用100元。3、综艺晚会类包含一次彩排，彩排时间不得超过两小时。如需增加彩排次数，按正常活动标准收费。4、布置会场不计费，时间控制在两小时以内。共青团湘潭大学委员会二八年十二月 化工学院第九届团委、学生会 - 29 -第四章 公文写作一、函按函件的内容和作用分，函可以分为以下五类：1、商洽性函商洽性函为机关（部门）

24、之间联系和商洽工作时使用。这类函的正文一般有两部分：（1）商洽原由。写明发函的原因。（2）商洽事项。明确提出所要联系和商洽事项的具体内容，特点要注意写清对对方的要求和希望。2、询问性函这类函为向对方询问有关问题，有时也可简述某一项，提出处理意见，请求对方给予答复时使用。正文一般包括两个方面：（1）询问原由。说明询问的目的或原因，也可叙述有关情况。（2）询问内容。明确而具体地写明所询问的问题。3、答复性函这类函为答复对方来函所询问的问题时使用。上级机关对下级机关一般性的请示,除批复外，也可用函给予答复。正文分为三个层次：（1）告知情况。说明对方来函收悉，并在简要复述对方所询问问或所提要求后，常用

25、“经研究，先答复如下”等语来承上启下，过渡到下文。（2）答复意见。针对来函内容，给予明确、具体的答复。（3）结尾。最后以“此复”、“特此函复”或“谨作答复”作结，如果告知情况部分用了“现答复如下”，则可不写结尾。4、委托性函这类函为委托有关部门（单位）代办某些事时使用。如各地人民法院经常用它委托有关部门代办一般性案件,或代查与一般性案件有关的某一情况。正文常常有以下三部分:（1）委托原由。说明委托的目的以及所要委托代办或代查等项的基本情况。（2）委托内容。说明委托代办或代查的具体要求及应注意的问题，包括时间限制，质量要求或数量指标等详细内容。一般写“以上事项，希大力协助办理（或查清）并请尽快见

26、复”等语。5、告知性函这类函是将某一事项或某些情况（包括办理受托代办事项的情况等）告知有关部门（单位）时使用的。它与答复性函非常接近。它们的根本区别是：答复性函是答复对方所询问的问题，而告知性函则是告知对方代办或代查事项的情况。范文邀 请 函尊敬的_教授：您好！我们诚挚地邀请您参加由化工学院团委、学生会承办的的化工学院“艺梦家园”迎新晚会。真诚地期待着您的支持与指导！化工学院团委、学生会 二八年十月十七日二、通知1、通知的定义及分类通知是机关单位向特定的受文对象告之有关事项的效益性公文，是一种使用范围较广的公文。从内容性质上看，可分为批示性通知、指示性通知、一般性事务性通知和会议通知四种。2、

27、通知的写法通知一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。（1）标题。通知标题一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有的还要根据具体情况写明“联合通知”“紧急通知”“重要通知”“补充通知”等。非正式文件处理的一般性通知，标题可直接标出文种。（2）主送机关。在标题下、正文前顶格写受文的单位或个人。（3）正文。通知正文包括通知的缘由、通知事项、通知要求三部分。（4）落款和日期在正文右下方写上发文机关和发文日期。不同类的通知其正文的写作有所不同。（1）发布性通知的正文一般很简短，写明发布的意义和目的，提出执行的要求。如果在题目和正文中已指明所发布的文件名称，也可在正文后不再注“附件”的字样，直接将发

28、布的文件附在通知即可。（2）指示性通知的正文包括两个部分。开头部分写明通知的缘由，可以写当前存在的问题，发布通知的意义，也可以写：“特发本通知”或“特通知如下”转入通知内容。通知内容大多采用分条列项法，具体的提出要求和措施、办法。指示性通知一般不单独结尾，而是以公文的完结而结束。（3）会议通知的正文要具体全面。一般包括：召开会议的机关、会议名称、会议起止时间、地点、会议内容和任务、参加会议的人员范围和人数、入场凭证、报道时间及地点、与会人员须携带的文件材料、其他要求事项等内容。（4）任免通知的正文比较简单，只要写清楚任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务就可以了。（5）一般性通知所涉及的事项比较具体，正文要交待要办什么事，什么时间完成和要求等，有的告诉受文单位一些事项，以便工作联系，不需办理。（6）涉及评奖评优等涉及到全院工作以学工办名义下达通知，盖学工办章。如果涉及到各部门活动则以团委、学生会名义下达通知，并盖团委公章。一般说，通知是下行文，不能向上级机关、同级机关和不相隶属机关发通知。但在实际工作中，有时通知的事项不仅需要自己的下级单位知道，同时也需要同级机关或不相隶属机关了解，通知送交上级机关和其他单位，而不必向他们另发通知。写通知一忌啰嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒暄。通知是一种简洁明确的公