罗钢时间管理简版2007.11.8.五洲宾馆ppt.ppt

1、时间管理与会议管理,罗钢 2007.11.8,杨教授的婚事_媒体的重视 82与28,时间说明什么?,天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。,旧约圣经之传道书,时间的安排与使用是有方法的,引 言,重要考试的体验故事点评：时间相同、价值不一样序顺是选择出来的，不是设定的要有放弃部分的准备抓住重点而不是面面俱到忙得无序，忙得丧失选择,早上买车票所看到的、想到的,目 录,一、认识时间的特性二、时间管理的理解三、时间管理的功能四、时间管理的自然法则五、时间管理的技巧,一、时间的特性,*供给毫无弹

2、性*无法蓄积*无法替代*无法失而复得 时间长度相同，价值不一样 时间与生涯关系,是目的性的生活技巧是步向成功的必要环节是配置资源的一种方法是对自己的管理，对人的管理,二、时间管理的理解,时间管理的理解,时间管理的选择,人们想什么和做什么的基本原则想做什么、实际做什么，形成个人特点是在金钱、家庭、工作、社交等一系列需求中排序，选择的规律个人偏好价值观不同，时间管理的选择也不同,时间管理选择排序,项目,短期利益,长期利益,重要性,工作、事业学习、能力健康友谊休闲家庭,大学毕业15年的同学聚会体会,成功在于选择选择考虑特长与兴趣成功在于坚持 在于形成自己的特色,三、时间管理的功能,了解自己掌握时间的

3、特点并有效利用选择、平衡多种需求，提高生活质量避免盲目，养成计划管理自己的习惯培训、养成选择的思维习惯时间是资本和无法更新的收入时间是车票，过期就作废时间的使用、组合如同投资组合,时间价值表,四、时间管理的自然法则,1、生理节奏法则2、二八管理法则3、边际效率递减法则4、工作与时间匹配法则5、四项限管理法则6、工作流程管理法则7、综合平衡管理法则,1、生理节奏法则,典型的精力周期图,100%,0,上午8点心 中午 下午5点,你的生理节奏特点很明显吗？你是否按生理节奏特点安排作息黄金时间的有效使用时间价值与工作繁简的匹配要认识自己,把握自我,生理节奏法,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在

4、此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时。,北京读书的体念,田忌赛马故事,做事有先后的选择发挥相对优势以市场、竞争的视角看待选择,一位博士高才生的悲剧,生理节奏的失调心理平衡的打破健康的问题学业、就业问题,2、二八管理法则,20%活动,80%效果,20%的人员,占有80%的财富20%的业务员,完成80%的业务量20%的黄金时间,完成80%的工作用黄金时间,抓关健环节,两个和尚的故事,专业课考试的体验,如何体现特点关键点在哪成功的步骤有哪些黄金时间如何安排,3、注意力之迷边际效率

5、递减法则,工作效率,45分钟 工作持续时间,游戏的时限规则和中场休息安排会议时限最佳时限的考虑课程时间的安排边际效率递减的相关例子,4、工作与时间匹配法则,复杂的难处理的工作，用整块的黄金时间简单、琐碎的工作，用零碎时间,开会时间整段时间 发邮件 零碎时间准备报告整段时间 打电话 零碎时间项目研讨整段时间 写通知 零碎时间,瓶子里面装东西,什么是你生命中的大石头呢？,一天，时间管理专家为一群商学院的学生讲课。他现场做了演示，给学生们留下了一生都难以磨灭的印象。站在那些高智商高学历的学生前面，他说：我们来做个小测验，拿出一个一加仑的广口瓶放在他面前的桌上。随后，他取出一堆拳头大小的石块，仔细地一

6、块放进玻璃瓶?直到石块高出瓶口，再也放不下了，他问道：瓶子满了？所有学生应道：满了！。时间管理专家反问：真的？他伸手从桌下拿出一桶砾石，倒了一些进去，并敲击玻璃瓶壁使砾石填满下面石块的间隙。现在瓶子满了吗？他第二次问道。但这一次学生有些明白了，可能还没有，一位学生应道。很好！专家说。他伸手从桌下拿出一桶沙子，开始慢慢倒进玻璃瓶。沙子填满了石块和砾石的所有间隙。他又一次问学生：瓶子满了吗？没满！学生们大声说。他再一次说：很好！然后他拿过一壶水倒进玻璃瓶直到水面与瓶口平。抬头看着学生，问道：这个例子说明什么？一个心急的学生举手发言：无论你的时间表多么紧凑，如果你确实努力，你可以做更多的事情！不！时

7、间管理专家说，那不是它真正的意思，这个例子告诉我们：如果你不是先放大石块，那你就再也不能把它放进瓶子了。那么，什么是你生命中的大石头呢？与你爱的人共渡时光，你的信仰、教育、梦想？切切记得先去处理这些大石块，否则，一辈子你都不能做！那么今晚，或许是今晨，你正在阅读这篇短文，可曾试着问自己这个问题：我今生的大石头是什么？然后，请你把它们先放进你人生的瓶子,整块连续性工作一气呵成大块工作因时间中断的损失,5、四项限管理法则,重要、紧迫 M1,重要、不紧迫 M2,不重要、紧迫 M3,不重要、不紧迫 M4,紧急,重要,时间管理事务分类表,紧急,不紧急,重要,不重要,I危机紧迫的问题有最后期限的计划,II

8、防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划长期目标放松充电,III不速之客的打扰某些电话某些信件与报告某些会议受欢迎的活动,IV繁琐的工作可有可无的某些信件可有可无的某些电话浪费时间之事某些有趣的活动,监考通知领导开会传达领导的指示 M1,学习锻炼身体人际关系 M2,回电话看望工伤的老师处理学生冲突 M3,看电视逛书店休闲 M4,紧急,重要,5、四项限管理法则（续）,偏重第一项限人，压力大，紧迫感强偏重第二项限，兼顾第一项限人，忙碌，但从容偏重第三项限人，被动型工作，没有方向感偏重第四项限的人，基本上属无聊人，时间利用不佳,时间安排四象限点评,重要与否，涉及价值观问题紧迫与否，涉及时间期限问题

9、关键是正确辩认重要工作，并合理排序，用整块的黄金时间处理重要的大项工作,四象限时间管理点评,四象限时间管理排序方法,两个构面：重要性、急迫性三种程度：最重要、重要、不重要,6、工作流程管理法则,工作存在有规律的流程科学的工作流程是有效管理时间的条件开会有流程做饭有流程但流程的设计应考虑时间的管理与匹配,提高餐厅服务的案例 流程改造,位于商业区的A酒楼，由于就餐高峰期过于集中的问题，服务员的服务时效不能满足客户的需求，导致就餐人员报怨。特别是倒茶、上菜的时效问题，投诉越来越多。于是餐厅经理召集服务人员讨论工作流程的改进问题，以便提高倒茶、上菜的时效，减少顾客等待的时间。,分析客户对茶的需求分析不

10、同菜加工需要的时间合理安排上菜的次序合理安排服务人员的职责,案例点评,相关案例,银行柜台服务流程的改进网上签报流程的推出李嘉诚推销的故事会议流程,分粥的故事,管理是有规则的合理的规则会提高大家的满意度合理的规则会提高资源的配置效率不合理的规则将加大交易的成本，出现腐败,甘特图,任务,A,B,C,D,E,一月 二月 三月 四月 五月 六月,出版校史的甘特图,1月 2月 3月 4月 5月 6月,编辑加工版式设计制图打印校样印制,7、综合平衡的管理法则,（事业）工作时间,（健康）吃饭时间,（健康）睡觉时间,（家庭）休闲时间,工作时间自由时间合理搭配工作时间应对时间合作、协调吃饭时间生理规律约束睡觉时

11、间恢复能量的需求休闲时间健康、娱乐的需求,每种时间都有合理的限定,一个民企老总的悲剧,五、时间管理的技巧,计算我们的时间了解自己的模式保护我们的时间找出生活中的时间杀手投资我们的时间找出可以令时间增值的机会,计算我们的时间,工作、学习时间事业吃饭、休息时间健康与家庭有关的时间生活社交、娱乐时间休闲,工作日志的格式,工作日志格式1,工作日志 月 日星期 工作 起止时间：至；,注：工作日志中主要部分为此表，另每月附加一张工作总结表，后附若干张会议记录表及备忘录；,工作日志的内容及写法,二、工作日志填写实例 5月29日工作开始时间8：30工作结束时间17：30,时间计划表工作 起止时间 使用时间 优

12、先顺序 备注,了解自己的模式,正常班模式早班模式晚班模式,与自已的生物钟对接,保护我们的时间,哪些事情是必须的哪些事情是可推后的哪些事情是可以授权的哪些事情可以不做,投资我们的时间,工作投资时间学习上投资时间社会交往上投资时间家庭关系的维护上投资时间,会议的管理,会议的成本会议召开的时机重要的、紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的,会议 內 容,会议的主題会议的目的会议的议程会议决议的跟踪,会议通知的内容,会议的名称:目的:时间地点会议的议程会议需要准备的资料参加会议的人員主办单位,会议通知范例,会议名称:业务分析会议目 的:公司本季营业额严重缩减,会议將 讨论营业额下降原因,提出对策。時

13、間:2007.03.18 上午8.30-10:00地 点:大会议室议 程:1.現況說明 2.各部門報告 3.未來趋势分析 4.解决的建议方案会议資料:参会各單位相关报表、资料与会人員:客服部長、人事部人员、营业部人员、企划部人員主办单位:营业部,会议决议的跟踪,什麼事?什麼時候完成?什麼人負責?什麼時候報告?如何報告?,一位女士离婚的悲剧,加班多出差多与先生交流的时间少与孩子在一起的时间少,电话；移动电话；E-mail；网址；传真；,善用省时工具,交通系统；电脑；手提电脑；PDA；语音系统。,时间管理的总结,理清价值观注重工作目标与顺序讲究二八原则注重工作流程、方法配合生物钟做正确的事，并做好贵在坚持,谢谢大家,