公司档案管理办法及实施细则1Word下载.doc

1、有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。5、 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。6、 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。7、 宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各种文件材料等。8、 其他方面。第九条 档案级别的划分：档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。等级的划分：一级为绝密文件 二级为秘密文件 三级为机密文件 四级为普通文件1、 重要的会议材料，包括会议的通知

2、、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等级为三级。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。文件等级文件类型归

3、档管理及期限调阅管理一级 绝密文件 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件。原则上不可调阅，但因特殊情况要经过总经办领导的批准，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认二级 秘密文件公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书三级 机密文件 各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报 公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等形成文件的半个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件或电子文档要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级

4、签字确认四级 普通文件会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录形成文件的一个星期内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件或电子文档要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。 附表格如下 第十条 归档时间1、 基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。2、 各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。第十一条 公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。第十

5、二条 公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十三条 公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。a）档案管理归档要求：1、 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；

6、跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第十四条 公司要建立健全各项档案管理制度，列入公司的经济责任制体系，并制定严格的奖惩办法。第十五条 各部门保管文件的档案范围及相关规定1、 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。2、

7、 各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。 a）部门存档文件的范围：1 、部门例会纪要、业务函件、往来文件。2 、客户业务信息、资料、销售报表。3 、公司及各部门的规章管理细则。4 、原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。b）文件档案分类整理保存第十六条 档案分类 行政部负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用。1、 根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法2、 分类编号要遵循文件材料的形成规律，并

8、且要便于保管和提供利用。3、 常用的分类方法有：（1）按工程项目分类；（2）按专业性质分类；（3）按组织机构分类；（4）按时间分类。可按文书的性质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别，再从小类别细分种类、年份等。4、 文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。“加密”还分为绝密、秘密和机密三类。不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。第十七条档案编目：要编制档案总目录、档案分类目录。第十八条 档案管理人员职责 1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3

9、、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第十九条档案保管1、 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。2、 存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。3、 要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。a） 文件档案保存期限：. 永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其它债权凭证；（8）工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；（9）其

10、它经核定须永久保存的文书。. 10 年保存：（1）预算、决算书类；（2） 人事档案、会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其它经核定须保存10 年的文书。.在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定第二十条 人事档案的归档一、 内部人事基础档案的建立在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案包括：1、 应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）2、 面试评价表；3、 体检结果或身体健康等证明；4、 身份证查询记录5、 身份证复印件6、 学历查询录7、 学位、学历证书复印件；8、 职称查询记录；9、 职称证书复印件10、 专业技术等该岗位所需要的相关证书复印

11、件11、 个人简历12、 薪酬福利确认书13、 离职证明达到上述要求的人员资料方可归档，建立内部人事基础档案，形成内部人事档案袋。二、内部人事后续档案的归档在员工的内部基础档案建立之后，根据个人的异动（调动、转正、调薪、离职等）、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案，并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。（一）异动当调动、转正、调薪、离职等异动发生时，人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录的填写。异动档案包括：1、调动：员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正

12、审批表、管理人员任命试用期考核评定表；2、转正：转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录；3、调薪：员工薪酬调整审批表；4、离职：离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。（二）绩效管理依据公司的绩效管理制度，目前的绩效考核周期为周度、月度、季度和年度。因此，人力资源部绩效管理负责人应按照月度、季度和年度及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源的相关分析和总结一起归档，形成绩效管理档案。并于年末集中移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的绩效管理档案。绩效管理档案包括：1、 周度、月度、季度、年度

13、绩效考核评定表2、 其他（三）培训外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、整理培训记录及相关总结，形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员，其中员工培训记录（包括培训项目、培训学时、培训费用、培训协议等记录）装入员工内部人事档案袋，形成员工培训档案。部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档，形成部门培训档案，并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。第二十一条 公司培训档案包括：1、培训签到表；2、员工培训课前调查表；3、培训效果调查问卷；4、培训总结；5、部门培训档案管理工作稽核检查记

14、录；6、内部讲师推荐表；7、内部讲师资格评审表；8、内部讲师半年考核表.部门培训档案包括：2、培训效果调查问卷；3、培训总结。员工培训档案包括：1、员工培训记录；3、 培训协议。（四）职业生涯规划和满意度调查公司年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈，访谈记录由人力资源部相关人员整理后，即时移交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的职业生涯规划和满意度调查档案。（五）其他除上述记录之外的和员工个人相关的奖惩、其他需要归档的记录等也将由人力资源部人事专员即时归档，装入员工内部人事档案袋，形成员工档案的一部分。第二十二条 内部档案分类及编号内部档案分类及编号办法：一、

15、 建立档案案卷目录：序号案卷题名案卷号件数页数备注1公司文件项目文件其它2人事管理文件制度人事档案请示、报告考勤相关记录劳动仲裁文件和记录社保档案其他文件3绩效管理文件绩效管理记录4薪酬管理文件请示报告相关记录5招聘管理文件人才库6培训管理文件培训项目相关活动记录7合同文件招聘类薪酬类培训类8相关部门备案文件其他文件档案调阅管理第二十三条 公司档案只有公司内部人员可以借阅。调阅文件档案要履行调阅手续。填写档案调阅单，而后交给部门主管或是部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅。调阅之前要填写档案调阅记录方可进入档案室查阅或调阅资料。1. 普通文件档案：2. 调阅“加密”的文件档案，要办理调阅手

16、续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认。3.人事的档案的调阅管理： 查阅权限：公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查阅所有员工的人事档案；各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；原则上不得摘抄或者复印员工人事档案。如由于工作原因确需摘抄或者复印的，经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后，交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记； 员工人事档案不得借出查阅。如必须借出查阅时，应提交申请，由主管领导及人力资源部审批后方可执行，并严格履行登记手续； 借阅人事档案必须严格遵守

17、保密制度，并严禁涂改、抽取和撤换档案。 调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅。4.调阅档案的人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。5.一、二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及扫描件，且其它各部门不可复印及留存扫描件。6. 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。7.用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续第二十四条 调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。第二十五条 调阅范围外

18、部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅，不能带出，必须带出行政部查阅的，要经过公司负责人批准。第二十六条 调阅时间1. 一般普通文件档案最长不超过二周。2. “加密”文件档案最长不超过一周。附则：第二十七 奖惩一、 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定，如出现违规操作，给予负责人点名批评，并视情节轻重处以100300元的罚款。二、 经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅限期内不归还的，给予责任人罚款100200元的处罚；档案管理人员未及时催还的，每次给予罚款1050元的处罚。三、 故意毁损档案资料的，应当视损毁资料的价值给予相应的处罚；情节严重的，予以辞退处理。第二十八条 解释权本管理办法由行政部门人力资源人员负责解释，自颁布之日起生效；各部门在本办法的指导下制定各自的档案管理办法，报公司人力资源部审核后颁布执行，在未颁布自己的档案管理办法之前，执行本办法。附件1：档案调阅单附件2：档案调阅记录 档案调阅单 日 期：2014年3月7日姓名部门职务查阅申请公司领导、部门经理及主管审批意见行政部门人力资源中心意见 人事档案管理办法 档案调阅登记 查阅日期查阅原因查阅内容是否复印/摘抄查阅人确认档案管理员确认本制度解释权归行政