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1、（4）语言的简明性简明性是指应用文在语言上尽量简洁、明确。应用文是办事的,简洁，才能提高办事效率；明确，才能保证工作质量。应用文要避开运用一些不切实际的形容词和不相宜的比拟、夸张等修辞方法。（二）应用文的分类1.公务文书公务文书，简称公文。人们通常说的公务文书有广义和狭义两种理解。广义的公文指法定机关、社会团体、企事业单位在公务活动中形成的、具有规范格式的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等。狭义的公文，专指行政机关公文。行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，即国务院XX年8月24日发

2、布的国家行政机关公文处理方法中列出的十三种公文：“吩咐（令）、确定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要”。2.事务文书事务文书是机关、团体、企事业单位为反映事实状况、解决问题、处理日常事务而普遍运用的文书，它具有很强的好用性、事务性和某种惯用格式。从广义上说，事务文书也是一种公务文书，目的是处理公务和传递信息，运用“事务文书”这一名称，是相对于正式公文而言的。如：安排、总结、调查报告、述职报告、简报、规章制度等。3.专用文书专用文书是指在肯定的业务范围内，根据特别须要而特地运用的文书。（1）传播文书（2）谋职文书（3）经济文书 （4）法律文书 （5）科研文书 4

3、.日常文书日常文书是指机关、团体、企事业单位和个人在日常生活、工作和学习中所运用的，具有肯定规范体式，能起沟通思想、沟通感情、传递信息等作用的应用文书。书信、日记、条据、启事、对联、感谢信、表扬信、申请书、慰问信、请柬等。（三）应用文的主旨主旨指应用文的中心愿思，是作者的意图、主见或看法在文中的体现。主旨也指应用文的行文目的、文本内容或对客观事物的看法等。主旨是应用文的灵魂，它确定着应用文质量的凹凸、价值的大小、社会作用的强弱。应用文的主旨与其它要素相比处在统帅的地位，材料的取舍、结构的支配、语言的运用、表达方式的选取都要围围着它进行。对应用文主旨的要求是：正确、直露、单一。（四）应用文的材料

4、应用文的材料是指撰写者为表现应用文主旨时所搜集、摄取或写入文之中的一系列事实、数据或论据。材料是应用文写作的基础。假如说主旨是应用文写作的灵魂，那么材料就是应用文的血肉。没有材料，主旨就不能确定。应用文的材料主要分为理论材料和事实材料两大部分。理论材料主要有方针、政策、各种法律法规及科学原理、定律、学说等；事实材料主要有事务与状况、实物与现象等。材料与写作休戚相关，应用文从搜集材料到文章定稿，实质上是一个搜集、分析、综合、选择、排列、组合材料的过程。对材料工作要抓好以下三个环节：1搜集材料依据特定的写作目的，应用文搜集材料要做到丰厚典型。所谓丰厚，指力所能及，全面占有材料。所谓典型，指材料能够

5、揭示事物的本质，代表事物的特征。丰富指的是材料的数量，典型指的是材料的质量，没有肯定的数量，也无所谓质量。二者是辩证统一的。应用文搜集材料的途径一般地说主要通过干脆获得与间接获得两条途径。1、干脆获得是指作者亲自从现实生活中获得。如运用视察、实地调查、访问、问卷、开调查会等方法干脆搜集材料。2、间接获得是指作者通过某种传播媒介所获得的材料。如各种记录、报表、统计数字、报刊、书籍、部门或单位的档案等获得大量的间接材料。2分析材料搜集到大量的材料，明确了写作的主旨，接下来就是分析材料的真伪。材料的真实是应用文写作的生命。分析材料的真伪主要从二个方面：一是分析材料的客观真实性。材料的客观真实是指作者

6、不能依据须要随意编造，不能移花接木和虚构、夸张。二是分析材料的本质真实性。材料的本质真实是指现实社会中，有些偶然的个别现象，从局部看，它的确存在于客观实际，是真实的，但就整体而言，这些偶然的、个别的真实现象却不能反映事物的整风光 目和内在本质。因此，在分析材料客观真实性的基础上，作者还必需分析材料的本质真实性，以便刚好剔除那些不能反映事物本质真实的虚伪材料。分析材料的总原则是：去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里。3选择材料选择材料是指在搜集和分析材料的基础上对具备候选资格的材料进行筛选取舍。经过分析的材料，并不能都写进应用文中去，还须根据肯定的原则对其进行筛选。选择材料是分析材料的深化。应

7、用文选择材料主要是依据主旨须要选择那些典型、真实、新奇的材料。所谓典型材料是指能够集中、深刻地表明事物的本质及共性，同时又带有显明的特性色调，“以一当十”的材料。所谓真实性材料是指材料既是生活中客观存在的事实，又要能反映客观事物的本质和主流。新奇材料是指材料具有簇新的意义，思想有肯定的深度，同时又具有很强的感染力、吸引力。新奇材料有两种状况，一是这个材料是以前没有人用过的，二是以前虽有人用过，但我用时却发掘出新的含义。（五）应用文的结构应用文的结构是指应用文内部的组织构造，也是支配材料、谋篇布局的方式。结构是应用文的骨骼，材料是应用文的血肉，主旨是应用文的灵魂。没有骨骼血肉无所附，灵魂无所依，

8、应用文的骨骼是否有机、和谐的统一成一个整体，干脆影响到应用文的表达效果。应用文的结构与一般文章一样，包括开头和结尾，层次和段落，过渡和照应等，下面按开头、主体和结尾三个部分予以介绍：1开头开头，是指文章从什么问题写起，从哪里下笔。由于写作内容、文种、目的等不同，应用文的开头方式常见的有：（1）概述式概述式是在开头部分用叙述的方法，概括地写出写作对象的基本状况、问题、或写出工作的基本过程。这种开头，多用于“调查报告”、“简报”、“总结”、“会议记要”等。（2）目的式目的式是开头就开宗明义，说明写文章的目的。这种开头常用于状况通报、通告、通知、看法等文种。（3）依据式依据式是依据法律、法令；文件精

9、神，领导指示；或对方来文；或存在的问题，突发事务等行文。这多用于确定、调查报告、某地场预料报告、合同等（4）提问式提问式是开头就开宗明义地提出问题，制造一个悬念，发人深思，然后引出正文。状况通报、调查报告、会议纪要、学术论文、新闻等，有时用这种方式开头。（5）说明式说明式是开头先对要写的对象的背景、状况做一些说明，在此基础上引出正文。这种开头多见于调查报告、新闻、通讯、广告等。2主体主体是应用文的主干所在。在考虑这部分结构支配时，要依据行文的目的，紧紧扣住主旨，条理清楚地逐层绽开述说，把有关事项的内容、状况、过程、要求、措施、方法、结果、成效、问题、阅历、教训等叙述清晰。应用文主体部分的写法没

10、有固定的模式，可以敏捷多变，量体裁衣。但也不是无规律可循，常见的结构方式有：（1）时序式时序式是按时间的推移或按事物发展演化的过程来支配结构。各层次之间为“先后”关系。总结、调查报告、状况通报等常用此种方式。（2）递进式递进式是指内容之间的意思一层进一层，层层推动其依次不行颠倒。经济活动分析报告、看法、报告、议案等常用这种方式。（3）总分式总分式是总述与分述的层次关系。详细运用此方式时，可以是先总提，后分述的“首括式”支配，也可以是先从几个方面分述，最终总括的方式。简报、调查报告、总结、述职报告等常用这种方式。（4）并列式并列式是文章各层意思无主从关系，并列而有联系，共同表达主旨或论点。详细运

11、用此方式时，可以是：（1）按空间的分布或场面的转换支配层次，如综合性简报、调查报告、状况通报等，常把不同地区、不同部门的动态状况，按同一主旨，采纳并列结构方式进行综合报道。（2）按材料的性质归类支配层次，如阅历类调查报告、总结、经济活动分析报告等，常按材料的性质分为几个层次。（3）按中心论点的若干侧面，提炼各个分论点，从不同的角度共同论证论点。学术论文等常用此方式。3结尾结尾是文章的总收束。应用文常见的结尾方式有：（1）总结式总结式，是依据正文的中心内容，进行概括总结，作出结论，点明主旨，以加深人们对文章的印象。这多用于总结、调查报告、通报等。（2）号召式号召式，是在结尾处发出号召，号召人们行

12、动起来去落实文中所提出的要求和任务。这多用于总结、确定、会议纪要等。（3）说明式说明式，主要是对主体部分的未尽事宜作一些补充说明，或者对与内容有关的问题做一些必要交代。这多用于公告、通报、通告、规章制度等。如“本通告自公布之日起生效”、“这个通知精神，适用于政府机关和事业单位”之类的结尾语句，都是对有关事项的补充说明。（4）惯用式惯用式多用于公文的结尾。其中包括上行文中的祈请式，如“妥否，请审查批示”、“以上看法，如无不妥，请批转各地执行”等带有祈请意思的语句，作为公文的结束语；还有下行文中期望式，如“特此公告”、“希遵照执行”、“希参照执行”等带有期望意思的惯用语句作结尾。以上各种结构形式，

13、在一篇应用文中可以采纳一种，也可以以一种为主、其他几种并用。总之，结构的支配必需为主旨服务。力求在不变的结构形式中求变，在改变的结构形式中求稳。（六）应用文的语言写作应用文要从以下几个方面留意语言的表述。1精确精确是指用词要切合语体，语言要精确、连贯，逻辑性要强，造句要合乎语法。2简炼简炼是指语言的简洁和精炼，用最少的文字表达最丰富的内容。3质朴质朴，就是不用夸饰性语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的肃穆性。（七）应用文的表达方式表达方式，是行文时对有关内容进行表达时所采纳的表述角度与方法。应用文的表达方式通常只有：叙述、争论和说明。1叙述叙述，是对人物的经验和事物发展改变的过程作出介绍和交代。

14、这里介绍几种常用的叙述方法：（1）概述、详述、散叙概述就是概略叙述某一状况，某一过程的基本面貌，使读者能了解个概要，这种叙述方法在应用文中运用的最多。详述就是具体叙述某事物的基本面貌或某一事务的详细过程，使读者有个细致的了解。如产品说明书、调查报告等。散叙是把很多不同时间、不同地点发生的事情，紧紧围围着一个主旨，分別进行叙述。应用文中的散叙，多是把并列的几件事或者是几亇部门、单位、几个人的事情分别叙述出来。（2）顺叙、插叙、倒叙顺叙是完全根据时间先后或事情发生发展的过程来支配段落层次的一种写法。用这种方法，可以把事物发展的过程叙述得头尾清晰，层次分明。如状况通报、工作总结等。大体上是这种写法。

15、插叙是指在叙述主要事务的过程中，有时需短暂把叙述的线索中断一下，插进有关的另一件事的叙述，插叙部分完结后，再接上原来的线索接着进行的叙述。插述，有时是为了补充主要事务，有时是为了突出人物性格，有时是对某些问题作补充说明。如调查报告或某些叙述性的公文，在叙述到某一内容时，常插入对另一内容的叙述。插述可以补充材料，丰富内容，使文章更加充溢。倒叙是先写事情结局或事务的某一重要情节，然后再按事务的发生发展过程进行叙述。如总结、调查报告等，经常是先叙述成果、结果，然后回头再叙述工作进展，过程及阅历。用这种方法，可以强调结局，突出重点。叙述是一种“易学难工”的表达方式。应用文的叙述肯定要做到：一是条理清晰

16、。应用文不是完整的记叙文，多数只是叙述一个情节，一个片断，一个过程，所以，线索不能繁杂，主线必需清晰，显明，叙述的人称也要留意。二是交代明白。叙述的目的，在于述说和交代文中基本内容。叙述的六要素不肯定要在文章中一一写出来，但事情的来龙去脉肯定要叙述清晰，交代明白。三是详略得当。叙述要抓住重点，分清主次。凡是对表现主旨起重要作用的，就必需详写；凡与主旨关系不大的，就应略写。只有详略得当，文章的重点才会突出，主旨才能显明。2说明说明，就是简明扼要地把事物的形态、性质、特征、成因、关系、功能等解说清晰，或把人物的经验、特点等表述明白。应用文常用的说明方法有：（1）定义和说明定义说明，是指用简洁而明确

17、的语言把事物的本质属性揭示出来，给人以清楚的概念。定义说明既能使人们对被说明的事物有一个明确的本质的了解。又能使人们把该事物与其它事物区分开来。定义说明虽然能够比较科学地揭示事物的本质属性，但是由于它的概括性太强，比较抽象，对事物、现象的特点难以说得详细详尽，所以经常须要用说明来补充定义说明。说明说明，是对概念进行具体解说，它是对定义的补充说明。通常是位于定义之后。各类科研文书和专用文书常用定义和说明说明。（2）分类和举例分类说明,是将被说明的对象，依据它们的性质、形态、成因、关系、功用等，根据肯定的标准分成不同的类别，然后逐类说明。举例说明，是举出突出实例来说明事物。它是通过个别相识一般的一

18、种方法，给人以实感。举例说明要细心选择例子，做到事例典型、有代表性，有启发性。应用文中的论文、总结、报告、调查报告、通报等常用举例说明。（3）比较和引用比较说明，是将不同的事物加以比较或将某事物本身的不怜悯况相比较的一种说明方法。比较包括类比和对比。比较时突出事物之间相像的地方，这就是类比；突出事物差异的地方，就是对比。引用说明，是说明事物或事理时，必要地引用一些与说明有关的权威性资料来加以说明。引用，可以为证明服务，也可以为说明服务。引用资料来证明作者之有理，让人信服;为了充溢内容或作为说明的依据而引用有关资料。引文必需贴切，有针对性。引用资料要仔细核实、注明出处。（4）数字与图表数字说明，

19、是用数字来说明事物和事理。数字说明，包括用约数、倍数、百分比等。运用数字说明，必需仔细核实数字，做到来源牢靠和精确无误。即使是估计数字，也要有依据，力求切近。图表说明，是借助插图、表格、照片来说明事物的本质和特征。图表说明能使说明对象由抽象变详细，便于读者理解和驾驭，但用图表说明时，要留意配有适当的文字加以说明。以上八种说明方法，在应用文中常常交替运用，它们没有凹凸之分。写作时要从实际动身，依据说明的内容、读者对象和写作目的的不同，敏捷运用。3争论争论是通过摆事实、讲道理，来阐明观点的表达方法。争论，一般说来是由论点、论据、论证三个要素构成。论点，是作者对所论述的问题提出的主见，看法和表示的看

20、法。它经常是争论的主旨，或称中心论点；论据，是用来证明论点的理由和依据，它主要是争论中的事实材料，它是争论的基础；论证，是以论据证明观点的过程和方法。应用文中适当运用争论，可以深化主旨，点明事情的实质；有时运用争论，还可以超越所要争论的事物本身，让读者发挥联想。常用的论证方法有：（1）举事例论证举事例论证，是用典型的详细事实作论据来证明论点。也是“摆事实”的方法。举事例论证，最重要的是留意论据和论点关系的一样性和紧密的统一性。（2）对比论证对比论证，是将论据中截然相反的两种状况进行比较，形成显明的比照，互为衬托，具有很强的论证力气。对比论证的方法有两种状况：一种是“横比”，是把同一时期的两种性

21、质迥然不同的事物进行比较。一种是“纵比”，是把同一事物在不同时间的不怜悯况作比较。（3）类比论证类比论证，是将性质特点相近的事物放在一起比较，从而达到精确相识事物的目的。在应用文写作中，把一些规模、条件彼此相像的单位、企业进行比较的方法，运用得比较普遍。以上是三种最基本的论证方法，此外还有事理引申法、反证法、分析法等等，就不一一介绍了。应用文中的争论要以事实为依据，以法律为准绳，就事论理，简明扼要。除了学术论文以争论为主外，一般应用文的争论都不是长篇大论，不须要旁征博引，反复论证。叙述、说明、争论是应用文常见的三种表达方式，阐述时只是为了便利才分开说明。在应用文写作中单一运用某种方式的不多，往

22、往是以某一种表达方法主为结合运用其它方式。（八）应用文的作用应用文在不同的社会，不同的历史时期，以其不同的内容和形式发挥着不同的社会作用。在现阶段，它的社会作用主要表现在以下几个方面：1宣扬教化，指导工作作用2传递信息，协调沟通作用3依据和凭证作用（九）应用文的写作要求1要熟识政策和法规，具有较高的政策水平2要有较宽的学问面3要具备较强的文字表达实力（1）学习语法、修辞、逻辑学问（2）加强写作实践，不断提高写作实力4要有规范的格式（十）电脑写作的涵义所谓电脑写作，是指运用电脑新的信息媒介，以键盘、电子笔、语音输入器乃至触觉、视觉和心理感应方式作为新的书写工具，以电脑屏幕为信息的新的显示界面，以

23、电脑软盘和硬盘为信息的承载体，所进行的具有显明主体色调的信息记录、沟通和传递活动。（十一）电脑写作与传统写作的区分1书写工具不同。传统写作的工具主要是刻刀和各种笔，而电脑写作的工具则是键盘、扫描器、电子笔、语音输入器等。用电脑写作工具写出来的文章，可以随意地复制、增补、删除、修改、粘贴，同时还可以配上动画、图片、电影等等。因此，与传统写作工具相比，电脑写作的工具更加简便化，不仅极大地提高了写作速度，而且效果更显明、方式更敏捷、过程更流畅。2写作方式不同。传统写作采纳的一种线性依次，由于受写作载体的限制，人们必需根据肯定的时空依次和逻辑秩序来表达信息，而且信息很快就固化、定型，对内容的增加、变动

24、和修改非常不便；而电脑写作的载体几乎没有空间限制，突破了传统写作的线性轨道，呈现出非线性化的特征。电脑的超级链接功能，可以随意地对文章进行编排，字体可以随意调换，颜色可以随意变更，使作者的思维处于一种超时空、跨媒体的自由境地。3写作媒体的不同。传统写作运用的是单一化的文字；而电脑写作则是媒体多元化、表现形式多样化。除文字外，电脑写作还可以随意加入声音、图形、图像和视频等手段，在电子邮件和网上闲聊中，人们还用各种符号来沟通思想，传递情感，大大增加了人们的写作情趣，也极大地丰富了写作的表现力。4搜集材料的方式不同。传统写作对材料的搜集有两条渠道，即干脆搜集和间接搜集。而电脑写作除了上述两条渠道外，还可以通过网络共享来进行。网络上的电子文本形成一个巨大的信息素材库，其信息检索功能远远超过世界上任何一个现代化的图书馆。通过鼠标点击，可以为所欲为地找到我们须要的任何材料，且速度快、效率高。