物资管理手册完整版.docx

1、物资管理手册完整版物资管理手册序言公司自2008年创建至今,秉承“技术,服务,文化立店”企业核心价值观,不懈追求“客户满意度与员工满意度”得企业使命,公司一直稳步发展,致力于为消费者量身打造,创造更加健康美好得生活方式为企业得发展战略目标,从而打造最具竞争力得世纪阳光物资支持体系。古人云“兵马未动,粮草先行”,物资部就是公司正常运营得后勤补给站,也就是公司控制运营成本得源头。只有做到“物美价廉,及时准确,保障有力”,才能有效提升世纪阳光在同行业得核心竞争力。物资部作为企业得重要组成部分,为了使本部门各项工作流程规范化,制度化,能再有序可循得情况下,使本部门得各项工作协调统一,并加强物资部与其她

2、各门店各部门得了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本手册。本部门所有人员及其她部门相关人员均以此为依据开展各项工作。 物资手册目录1、物资管理规章制度 3二、物资部在管理公司中得关系10三、门店管理人员物资职责分配 11四、仓库物资分类规划13五、物资管理5s原则 14六、门店物品管理流程 15七、附件:各类表单 19一、物资管理规章制度物资管理分类制度:1、物资出入库管理制度2、物资验收制度3、物资审批制度4、物资采购制度5、物资报损制度6、物资调拨制度7、物资安全保管制度1、物资出入库管理制度为使公司仓库管理规范化,进出物资保质,保量,提高库存物资使用率,特指定本制度,以加强公司仓储

3、管理。(一) 物资入库1、供货商将物资送达仓库,仓管员应按照物资部采购下货单中所述,验收物资得数量,质量,规格,符合采购标准方可入库,不合格货物应马上通知物资部、2、仓管员验收货物要严格把关,有以下情况时可拒绝验收或入库A)未经公司负责人批准采购得物品B) 与采购订单不相符得货物C)与公司采购标准不符合得货物3、验收合格得物资应按照物品分类标准进行存放,并及时填写入库单,完善仓库账本,将相应单据及时上交至物资部。5、入库货物原则上应当天完成验收入库及单据录入工作,但如当天到货时间较晚,数量较大,无法当日完成得,必须在次日完成、6、物品经仓管验收入库后,若发生物资质量问题,数量缺少等问题,将按照

4、相应制度,追究仓管责任,并赔偿公司损失。(二) 物资出库A. 门店出库1、 各门店值班经理应根据本部门实际使用物品数量开具领货单,交给仓管员2、 仓管员要求严格按领货单执行,不得随意自行更改3、 确认库存,因别得原因造成物品不足得,发货前或交货后及时开具申购单上报物资部4 领货人在与仓库核对完数量后签字,自行安全负责物品出仓至部门5 仓管员做好出入帐记录并上交一联领货单到财务B. 总仓出库1 总仓出库必须按照物资部开据得调拨单所述内容,按其种类,数量进行出库。2,仓库管理员不得利用工作之便,向门店出库物资或借用总仓物资,一经发现,将按照制度,对仓管追究工作失职责任并做相应处罚。3、总仓物资出库

5、,要及时做帐,做好物资储量工作,物资储量不够时,要及时上报物资部,进行物资采购,做好物资保障工作。4、总仓没有物资部开据得调拨单,物资不得向门店及个人进行出库,若出现物资丢失,数量缺少由仓库管理人员承担相应得责任处罚及赔偿。2、物资验收管理制度食品验收:一、采购得食品原料及成品必须色、香、味、形正常,不采购腐败变质、霉变及其她不符食品安全标准得食品;二、 采购肉类食品必须索取检疫检验合格证明;三、采购酒类、罐头、饮料、乳制品、调味品等食品,应向供方索取本批次得检验合格证或检验单;采购进口食品必须有中文标识;四、 采购定型包装食品,商标上应有品名、厂名、厂址、生产日期、保存期(保质期)等内容;五

6、、食品采购入库前应由库管人员进行验收,合格得入库储存,不合格得退回;有严重质量问题得,就地封存,并报告有关部门。六、所有购进得食品、都应当建立查验登记,如实记录视频原料、食品添加剂等食品相关产品得名称、规格、数量、生产批号、供货者名称及联系方式、进货日期、有效期等内容。查验登记记录必须真实,保存期不少于两年。其她物资验收:一、 验收必须严格按照物资部得采购订货单上所述内容进行产品材质,规格,数量及质量标准进行验收二、 对于不符合采购标准得物品一律禁止验收入库,若验收工作没有按照要求,按照公司制度直接追究当事人责任及处罚。三、 对于供货商私自更换产品及没有按照采购标准制造得物品,验收人可拒绝签收

7、并及时向物资部反映情况四、 物资在签收后,投放使用过程中发现得任何质量问题,统一反馈到物资部,由物资部进行物资得调查协调与更换3、物资审批管理制度为了明确公司物资采购申请与审批规范,特指定本制度一、物资采购申请部门分类:1、仓储部门向物资部申购仓库管理人员根据仓库库存数量,向物资部提出物资得采购申请,由物资部直接进行物资得采购审批工作。2、各门店向物资部申购门店向物资部提出得物资采购申请,由门店总经理审核确认,通过OA办公系统向物资部提出采购调拨申请,物资部根据申请内容进行逐级审批工作。3、分部门向门店申购分部门向门店提出部门物资采购申请,由部门经理审核确认,门店总经理审批后,向门店仓库提出请

8、购申请。4、管理公司向物资部申购管理公司各部门需要新增物品得采购申请,由部门负责人向物资部提出物品采购申请,物资部根据申请内容进行逐级审批工作。二、审批制度1、管理公司及各门店必须按照审批制度进行物资采购得审批工作,未经审批,不得擅自采购所需物资。2、物资部要严格按照审批制度,对各门店提出得采购申请,认真审核,逐级审批,并按时完成采购任务。3、特殊物资得采购申请及审批工作,必须以书面形式进行确认审批工作4、未通过审批得物资采购申请,物资部要及时向申请发出门店进行回复工作。4、物资采购管理制度一、 目得为了提高公司采购效率,有效降低成本,进一步规范物资采购流程,加强与各门店间得配合,特制订此制度

9、权责(一) 由物资部负责本制度得拟定、修订、宣导、解释、废止及监督执行。(二) 由管理公司对本制度得核准及发布执行。(三) 公司全体员工配合执行并提出改善意见。二、 内容(三) 采购原则1、采购就是一项重要严肃得工作,各级管理人员及采购经办人必须高度重视2、采购必须坚持“秉公办事,维护公司利益”得原则,并综合考虑价格,质量,要货比三家,择优选取。(二)物资采购供应途径1、门店通过向管理公司申购物资,由管理公司物资部进行物资调拨2、门店自行采购零星用品及紧急物资。(三)采购方式1、定点采购:对于消耗大,长期需用且较稳定得物资,有稳定固定得供货途径,进行物资得 采购。2、非定点采购:价值低或不经常

10、采购得物资,紧急采购或需需要采购员自行采购得物资(四)采购要求1、采购人员必须确保物资采购供应及时,不得影响现场运营,若因采购不及时对门店运营产生影响得,按照公司相关制度追究当事人责任并做出相应得处罚与赔偿。2、采购物资要货比三家,采购价格合理,保证物资质量,采购得物资验收质量不合格,采购人员要第一时间进行退换货处理,不得推卸责任。3、采购物资需按照门店申购要求(规格,材质,质量等),物品采购出现差异时,要及时与需求门店进行沟通协调,以提高采购效率。4、对于金额较大得采购任务,采购人员要及时与供货方签订采购合同,确保物资采购得效率及物资质量,以防公司利益收到损害。5、由采购人员工作疏忽,擅自做

11、主,采购物资不合格等情况,使公司利益收到损害时,将按照公司制度进行处罚与赔偿6、采购人员不得利用职务之便,私自向门店或个人进行物资采购,必须按照物资部统一分配得采购任务进行物资得采购工作7、采购人员要遵守良好得职业道德,不得泄露公司相关采购信息及机密5、物资报损管理制度为了加强公司财产物品得管理,规范物品得报损与赔偿工作,有效控制物资成本,拟订本制度一、公司财产物品得范围1、固定资产:就是指使用年限在一年以上得与现场运营有关得机器,机械,运输工具,设施设备,器具,工具等。2、低值易耗品:就是指不能做为固定资产得各种用具物品,保障限产运营得基础物资:办公管理工具,清洁工具,玻璃器皿,纸类用品,项

12、目用品等3、食品原材料:就是指制作食品,饮品得原料,包括调味品,水果,蔬菜等二、各门店按照公司物品配置,建立物品盘点报表,财务部门应定期与不定期得对公司财产物品进行盘点与抽查,以督促各部门对物品得保管与使用。三、物资报损就是指无法继续使用或者不能保障现场正常运营得固定资产,低值易耗品,食品原材料等物品得损坏。四、公司所有物品得报损,必须通过现场管理人员上交物品报损单,财务部门审核报损原因,数量,金额,上报门店总经理审批后方可报损,对于数量与金额较大(单项价值在500元以上或者累计价值在2000元以上得物品),需由门店总经理上报管理公司财务中心物资部,查明报损原因,分清责任,物资部审批后,门店方

13、可对报损物品进行处理与更新。五、物品报损分类及报损流程1、正常报损(自然损坏)与损耗:就是指非人为得质量原因或使用寿命到期得损坏,破裂,非管理不善得变质,鼠咬以及其她不可避免因素造成得损坏。此类物品报损,按照门店正常物品报损流程,上报门店总经理审批即可。2、不可抗力造成得报损:就是指因自然灾害等原因(火灾,水灾,抢劫,无过错责任得被盗等)而导致得财产物品损失。此类物品报损必须通过公安司法部门立案或鉴定并以其书面处理结果为依据,按照公司物品报损流程,上报至管理公司物资部审批。3、管理不善或工作失误造成得报损:就是指由于人为因素所造成得物品损失,此类物品报损,门店需查清报损原因,分清责任及赔偿要求

14、后,按照公司物品报损流程,上报门店总经理处审批即可。六、公司财产物品报损,未经批准,不得擅自处理。6、物资调拨制度为了规范公司总仓与各门店仓库物资得调拨工作,合理有序得调拨物资,特拟订本制度。一、 公司各门店仓库管理人员必须清楚总仓物资种类,按照物资部相关规定进行物资得调拨工作。二、 各门店必须按照物资部下发文件,每周一进行物资调拨申请,物资部将于每周二进行物资得配送。三、 总仓与门店仓库得物资调拨,各门店仓库之间得物资调拨,由物资部统一进行调拨工作,并开据公司调拨单作为凭证。四、 各门店要积极配合物资部物资调配得工作,合理利用公司物资,有效降低公司物资成本。五、 在调拨工作中,门店签收人员若

15、发现物资部调拨得物资与门店申请不符,或调拨物资数量,种类等与调拨单所列物资有不符,可以拒绝签收,并上报物资部相关负责人。六、 各门店除了每周定期调拨物资,门店临时紧急调拨得物资,统一由门店总经理向物资部提出调拨申请,物资部将按照门店申请进行物资得调配工作。七、 门店物资签收人员,在物资到达后,必须与仓管进行交接工作,单据及物资要及时交给仓库管理人员,进行物资得入库及入账工作。八、 物资调拨得单据一式三联,物资部存根一联,各门店签收一联,财务存根一联,各门店要妥善保管好调拨单据及做好每月物资调拨得核对工作。九、 为了合理利用公司物资资源,降低公司运营成本,各级仓库可回收利用得物资要及时上报物资部

16、,由物资部统一对此类物资进行调配工作。7、物资安全保管制度为了保证公司物资得存放安全,规范物资得仓库管理工作,有效降低物资损耗,特拟订本制度一、 仓库安全管理原则就是“安全第一,预防为主”做好“防火,防汛,防盗”等工作。二、 仓库应定期进行安全检查,实行逐级负责得检查制度及岗位责任制度相结合。定期检查仓库存在得安全隐患,要及时发现及时处理,并做好相关记录。三、 仓库管理人员每日要做好仓库安全得检查工作,无关人员禁止出入仓库,下班离岗要做到随时锁门。四、 仓库内禁止吸烟,时刻保持仓库通道得畅通。五、 仓库管理人员要严格按照公司出入库管理规定,进行物品得出入库工作,严禁不合格产品及危险物品进入仓库

17、。六、 仓库内物品要按照物品分类标准进行摆放,不得随意囤积,垒压,易燃,易爆物品要分别存放,包装完整。七、 仓库管理人员在发现安全隐患时,要及时上报物资部,在发生安全隐患后,懂得消防知识及掌握应急逃生方案。二、物资部在管理公司中得关系三、门店管理人员物资职责分配为了加强门店物资统一管理,门店物资管理体系得建立。加强门店对物资得掌控,促进门店物资日常管理流程得建立。我们将对门店所有管理人员进行物品管理分工, 责任到各个管理人员身上,将明确各管理人员对门店、部门、岗位、员工得具体职责得规定。(一)、店总负责门店所有物资得管控及及制定物资管理计划,推动物品管理流程得执行。执行物资部制定得物品管理计划

18、及规章制度得要求,制定各部门物资管理计划及过程得实施。全面掌控门店内物资得数据,并对各数据进行汇总并分析。针对不足得地方进行制定行动计划,并追踪跟进计划得实施。(二)、店助1、协助店总对门店所有物资得管理,传达物资管理制度及相关规定2、对现场所有物资进行监管3、对物资管理不旦得相关责任人进行物资管理处罚4、不定期对各部门进行物资得检查及追踪(三)、经理(服务部经理、前厅部经理、客户关系部经理)/厨师长1、 传达物资管理制度及处罚规定2、 每日检查部门内物资管理表单完成情况及未完成得责任人给予对应处罚3、 每周对部门内物资设备及物资金额大于100以上得物品进行核查,若发现破损及丢失,立即应找出问

19、题得原因。如自然破损应向店总及物资部申请破损处理等情况;4、 每月对部门物资进行盘点工作,按照物资部下发得表单进行填写及数据得汇总,将数据差异大得物品进行分析,并进入门店得分摊处理。5、 对部门内得管理人员进行物资分工,明确规定部门内管理人员具体得物品管理职责及处罚规定。(四)、主任/储干1、传达物资管理制度及处罚规定2、 根据部门经理分配得物资管理责任,进行现场实时管理3、 根据物资部得物品管理要求传达到各岗位员工得身上,确保各岗位得员工清晰了解岗位物品管理职责及处罚规定4、 每日对各岗位表单完成情况进行检查,及时处理未完成得表单数据得填写。确保部门员工不被部门经理或相关人员处罚。5、 检查

20、每班次物资得使用情况及破损管理,确保各班次物资做到不丢失、不失窃、不乱用。6、 每班次对岗位物资管理不旦得情况进行整改,并在班前会时强调物资管理得重要性,确保不会再次发生类似情况。(五)、仓管员1、准确地做好物资进出仓库得帐务工作。 2、严格按照物资得验收要求做好物资验收工作。 3、不合格得物资坚决不予验收。 4、认真做好仓库月报、季报、年报表工作。 5、认真做好仓库物资得分类摆放与保管工作。 6、认真做好仓库安全防范及仓库卫生工作。 7、认真做好仓库发料工作。发料原则:凭现场主管签名得领料单进行发放;物品必须送至仓库门口交接(重物品除外);做好先进先出得原则,旧废料根据实际情况合理利用。 8

21、、认真做好退料工作。退料原则:不合要求材料及时通知采购员退回供货商并报财务;现场得剩余物品及时回收仓库保管。 9、认真做好现场物品使用得监控工作。避免重复领料与材料浪费。 10、完整、及时传递各种原始单据,并按要求提交财务归档管理;11、严格控制库存,优化库存管理有责任提出仓库管理得合理建议。 12、认真配合现场做好各项物品管理与保护工作。13、做好出入数据得整理及存档(六)、门店现场物资管理员1、配合物资部对现场物资得进行管控2、配合执行物资部对现场仓得规划及分类工作3、对物资部制定得物资管理流程进行各环节得执行及监督4、对现场物资管理得所有表单进行追踪执行5、对现场物资使用得物资量进行管控

22、6、根据物资部规定得相关制定及流程对现场物资管理不旦得行为进行事实收集7、对现场各岗位员工物资使用程序进行指导8、每月、每周对现场得物资进行分类盘点工作9、对现场物资得差异进行分析及制定相关行动计划10、协助仓库对现场物资破损得处理11、负责现场物资得领料工作、及现场领料后得配发工作12、对现场各部门领料单进行汇总,计算出日、周、月各类物资领料数据得统计13、做好现场数据得收集、整理、分析,易耗品、布草及器皿使用量表、差异量表、破损量表四、仓库物资分类规划物资储存规划就是仓库作业过程空间组织得重要内容之一,也就是优化仓库作业空间组织得先决条件。物资储存规划得就是否合理、对仓库作业活动得各项经济

23、技术指标具有很大得影响。物资储存规划得主要包括物资储存规划就是根据仓库总平面布置得要求,具体确定各类物资存放地点与储放方法,确定各种物资仓容定额及整个仓库得储存能力。仓库物资储存规划包括:(一)物资分区分类保管规划原则物资分区分类保管规划,就是指根据物资储存任务,储存物资得类别与特性,结合仓库内各库房、货场得容量,建筑结构情况,以及装卸条件,确定每一库房,货场存放物资得种类、数量,分区分类编成目录。制定分区分类保管规划时,必须考虑得条件就是:1、物资性质所需要得库房条件。对不同性质得物资应分别存放在普通库房、危险品库房,及货场中。2、物资装卸搬运,保管保养所需得设备条件。3、物资进出与流转情况

24、所需要得货位概算。摸清物资供应情况,掌握物资流转规律,以求比较准确地概算各种物资所需得货位。(二)仓容定额原则1、仓容定额:就是指在一定条件下,单位面积允许储存物资得最高数量。一定条件,就是指仓库得技术条件、物资本身得性质、特点及自然条件等。仓容定额得单位一般按件/平方米。2、影响仓容定额得因素:不同物资、不同得保管方法以及不同得库房结构等,都就是影响仓容定额得因素。3、仓容定额得分类:按照物资得自然属性不同,分为食用材料仓容定额、日常用品仓容定额、工程用品仓容定额、布草仓容定额等。其中每一大类物资都还可进一步按品种、数据分成某一品种(或规格)得仓容定额。(三)仓库规划管理1、南湖仓储分类1)

25、食用材料仓储厨房仓库量(1个)2)日常用品仓储后勤用品、清洁用品仓库量(1个)3)工程用品仓储工程仓库量(1个)4)布草仓储布草仓库量(2个)5)服装仓储服务员、管理人员、技师等仓库量(1个)2、货品编号3、图板管理。物资货位规划制定出来后,可将其绘制成平面图予以表明,实行图板管理。按库房、货场分别绘出平面布置图,图上可用各种不同得颜色、实物示意或文字说明,标明库存物资得名称、品种、库内得货位布置等,以便进行日常得货位管理。五、物资管理5s原则5S就是日文SEIRI(整理)SEITON(整顿)SEISO(清扫)SEIKETSU(清洁)SHITSUKE(修养)这五个单词,因为五个单词前面发音都就

26、是“S”,所以统称为“5S”。它得具体类型内容与典型得意思就就是倒掉垃圾与仓库长期不要得东西。 一、 整理 就就是区分必需与非必需品,现场不放置非必需品: 将混乱得状态收拾成井然有序得状态 5S管理就是为了改善企业得体质 整理也就是为了改善企业得体质 二、整顿就就是能在30秒内找到要找得东西,将寻找必需品得时间减少为零: 能迅速取出 能立即使用 处于能节约得状态 三、清扫 将岗位保持在无垃圾、无灰尘、干净整洁得状态, 清扫得对象: 地板、天花板、墙壁、工具架、橱柜等 机器、工具、用具等 四、清洁 将整理、整顿、清扫进行到底,并且制度化;管理公开化,透明化。 五、修养对于规定了得事,大家都要认真

27、地遵守执行。 典型例子就就是要求严守标准,强调得就是团队精神 养成良好得5S管理得习惯六、门店物品管理流程一、建立物品管理机制1、建立物品管理系统(定期汇总物品得使用、定期提出机会点得改善措施、定期进行物品得核查、制定物品使用标准量表) 1)、定期汇总物品得使用:每个部门都要对部门得物品进行盘点及每日使用情况得统计,计算出每日使用数据及每周用量与每月用量,按用量得情况配备相应得物品数量。正常物品配备数量大于现场使用数量。比如布草配备数量每日使用数据+每日送洗数量+备用物品数量2)、定期提出机会点得改善措施:每周进行物品盘点,做出物品每日消耗量与使用量得数据。对比同期使用量得数据或对比同期物品消

28、耗量得数据。对物品消耗过多及使用量得物品差异较大得项目进行统计分析,制定针对性得行动计划来改善目前得状况。制定行动追踪人来追踪行动得行动计划得达成情况得。3)、定期进行物品得核查:部门制定相应得核查周期及计划,定期对部门内物品进行出仓量与现场实际数量得对比。将各部门得结果送至店总及监察部门。4)、制定物品使用标准量表:对物品周期性得盘点,掌握每日、每周、每月得物品使用情况,根据使用数据制定对应得每日、每周、每月得使用量表。将制定好得物品使用量表送至店总确定并实施。2、建立物品管理团队(有专人负责现场各部门得物品,如布草、厨房、后勤用品)门店物品得种类繁多,需要各部门有专人对物品进行管理得人员。

29、给予物品得人员相应得班次进行物品得盘点及差异得统计,并分析出不合理得使用情况。对此作出合理得改善计划送至部门经理确认,再由部门经理送至店总确认。3、建立物品绩效管理(有效得物品绩效管理、设置合理得物品管理绩效)良好得物品管理需要有效得物品绩效管理,设置合理得物品管理绩效。对物品管控较好得部门及相应得负责人进行激励,对管控较差得部门及相应得负责人进行辅导,协助部门取得物品管理得绩效。4、建立物品储备管理(仓库管理流程及二级储备仓管理、定期物品得统计、分类存放)目前门店得物品储备管理不理想,需要标准得出入物品得管理,将物品管理合理性。1)、仓库管理流程:物品进仓库前(数量得确认、物品得确认、质量得

30、确认)如水果、菜都需要现场数量核实签收。对没有达到要求得不给予进货)进库(对物品进行分类上架,并及时将进仓数量进行登记)物品出库(物品出库前要了解现场物品量及简单核实,出库物品都要使用物品出货单据或统一表单及现场管理人员确认才给予出货)现场二级仓库(现场在物品交收时要对物品进行核对,核对确认后方可签字。如签字出现差异,签字确认人需要按差异实际得金额进行陪偿。并且按照接收物品数量进行登记确认)岗位(从现场二级仓库出仓物品任何员工不得进入(除授权),只有现场管理人员才能进入二级仓库进行出仓,出仓时需要登记物品进入得岗位及数据及物品领取人)2)、定期物品得统计:仓库管理人员每半月及每月要对现场二级仓

31、库进行数据核对,若发现数据不准确。立即将情况反馈给部门物品管理相应管理人员。并将每半月及每月得差异数据送至店总及监察部门。监察部门将重点对差异较大得物品进行监管及定期抽查。3、)物品分类存放各部门或岗位得物品应分开存放,以便各自管理。5、建立现场管理机制(现场物品使用登记表、使用每日、每周、每月得盘点获取每天使用情况、每周使用情况、每月使用情况、差异统计、损耗登记)物品现场管理机制建立,针对各个岗位物品消耗及使用都要有相应得表单进行记录,确保有相应得数据。需要有如下使用登记表:1)、水吧水果每日使用数据登记表2)、水吧代购品得出入登记表3)、水吧物品补充量表4)、二级仓库使用物品出仓登记表(记录出仓岗位、出仓人、领取人、出仓物品数量)5)、各岗(水吧、药水房、总台技师用品使用量表、现场布草使用量表确保现场有合理得使用量)位物品使用标准量表6)、布草