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1、秘书学原理现代秘书学原理第一章绪论秘书概说一、秘书职业的变化（一）性别的变化印象中秘书总是女的。因此，传统的秘书吸引力成为必要条件。于是超短裙、细高跟皮鞋、染得鲜艳的指甲便是女秘书给人的印象。上世纪六十年代世界上的秘书几乎全是女的。1962年的一项调查显示，28%的公司相信性是秘书工作的必须。在英国甚至对秘书的走路姿势都要求左摇右摆。但到了现在，观念发生了很大的变化，越来越多的男性担任了秘书。(二)工作内容的变化传统的:接电话、打印文件、整理档案、接待来访人员、泡茶倒水。 过去那种单纯的事务型秘书已不再适应当今社会的激烈竞争，现代社会需要的是智囊型和助手型的秘书。现代的：全美秘书协会对秘书的要

2、求。以前很多人把秘书称为“花瓶”，看了这些要求以后，我们就知道秘书已不是“花瓶”了。那么，当秘书有没有前途呢？四 秘书的前途很多人认为秘书是吃青春饭的，总不是长久之计，没有多大发展前途。其实错了。秘书工作所取得的经验，对以后成为高层管理人员是有很多帮助的。许多伟人都曾做过秘书。毛泽东在第一次党代会上任秘书，1923年又成为中共党中央的第一位秘书。在国际事务中最显赫的秘书职务可能是联合国秘书长的职位了。普通人一样可以从秘书成为管理人员。卫哲与芹的故事。但秘书也不是任何人都可以当的，先来做个简单的测试。秘书成功路线：1、秘书职业路线：初级秘书、中级秘书、高级秘书（中、高级可成为管理人员）2、秘书产

3、业路线：秘书培训、秘书服务第一节秘书概念的流变一、我国秘书概念的古今异同在漫长的历史发展过程中，不同的时代，对秘书人员的称呼各不相同。“秘书”一词最初不是指人或职务，而是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。二、我国现代秘书概念的确立纯粹以“秘书”二字来称呼秘书工作人员，是从清末开始的。秘书概念真正具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府的建立为标志的。第二节秘书的定义秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。我们可以从以下几个方面来理解。一、秘书活动的根本对象是领导者对象是主体活动的客体，也是主体赖以存在的前提。任何一种职业活动，都有明确的对象。秘书人员必须首先为同级

4、领导者服务，秘书机构必须首先为同级领导机关服务，这是秘书活动中的一项重要原则。二、秘书活动的根本职能是辅助管理现代领导管理控制系统的健康运行，是建立在信息的有效环流基础之上的。现代领导管理控制系统的信息的载体形式和传递手段，主要有文件、会议、电话、传真、电子文书等等。而这正是秘书活动的直接对象。因此，没有现代秘书活动，就没有现代科学领导与管理。三、秘书活动的根本方式是处理信息和事务由于信息必须通过电话、文件、会议等方式表现出来，因此秘书活动中的信息处理过程，又必然表现为秘书处理事务的过程。离开了秘书实务，信息处理便无从着手；同样，离开了处理信息，秘书实务就显得毫无意义。四、秘书活动的根本性质是

5、辅助性这里的“辅”是相对“主”而言的。也就是说，秘书活动相对领导活动而言，是从属的、被动的。然而，秘书在从属的地位上要积极协助领导。第三节秘书学的研究对象、学科特点和研究方法一、秘书学的研究对象秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。具体范围包括秘书活动源流研究、秘书活动主体研究、秘书活动环境研究、秘书活动职能研究、秘书实务研究、秘书教育研究等六个方面。二、秘书学的学科特点秘书学的学科特点包括纵合性、系统性、应用性、政治性等四个特性。三、秘书学的研究方法秘书学的研究方法主要有事实积累法、经验研究法、案例研究法、抽象具体法、纵横比较法、借鉴移植法等。思考题：1、我国秘书概念的古今异同体现在哪里？

6、2、现代秘书的定义是什么？应从哪些方面来理解？3、什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？4、简述秘书学的学科特点。第二章秘书系统及其组织形态第一节秘书系统的基本要素一、主体要素秘书主体是指具有秘书资格和秘书行为能力的人。秘书资格和秘书行为能力，这是构成秘书系统主体要素的两个必备条件。二、手段要素手段要素是秘书主体用以影响和改变对象要素的方法、技术、程序以及物化工具的总和，是主体要素与对象要素之间的中介要素。手段要素可分成软件系统和硬件系统。三、对象要素秘书活动的对象分为根本对象和直接对象。作为秘书系统基本要素之一的对象要素是指后者，即秘书主体通过自己的行为，运用某种手段直接作用的信息和事务。第

7、二节秘书系统运动的过程、原则和特征一、秘书系统运动的过程秘书系统的运动过程是由若干个运动子系统构成的，它们之间相互联接、相互作用，形成一个信息和事务环流的回路。这些子系统包括信息收集系统、信息加工系统、保障支持系统、信息内反馈系统、信息传递系统、抗干扰系统、信息存储系统等。二、秘书系统运动的基本原则秘书系统运动的基本原则是：整体性原则、有机关联性原则、动态性原则、目的性原则。三、秘书系统运动的基本特征与其他系统相比，秘书系统的辅助管理活动有以下几方面的特征：中介性、直接性、全面性、潜隐性、机要性。第三节秘书机构的含义、称谓和类型一、秘书机构的含义秘书组织是通过内部分工和职能的划分，为实现辅助领

8、导实施管理的共同目标而协调行动的秘书群体。秘书组织的成立，除了具备秘书系统的三项基本要素外，还应当符合以下几项条件：复合的主体、共同的目标、分工和协调、领导权威、工作制度和行为规范。二、秘书与秘书机构的称谓（一）秘书人员的称谓目前，尽管在观念上人们已普遍认同现代秘书的概念，而在实际工作中，对秘书人员仍存在随意称呼或称谓不统一、不规范的情况。有必要在全国范围内建立一套科学的、完整的、统一的秘书职务称谓系列。（二）秘书机构的称谓在我国，各种各类的秘书机构的称谓大体上可以分成三类：一类称为“办公厅”；另一类以“秘书”一词定冠，后面缀以“局”、“处”、“科”、“室”等，一般为办公厅下设的部门机构。还有

9、一类是根据秘书组织内部分工的业务名称来确定名称。（三）秘书机构的类型1、按工作时间分可分成常设性秘书机构、临时性秘书机构。2、按社会性质分可分成国家公务秘书机构、社会公务秘书机构、私人秘书机构。3、按服务对象分可分成领导集体秘书机构、领导者个人的秘书机构。4、秘书的类别和层次秘书作为一个职业大类，如同教师、医生一样，横向上有类别，纵向上有层次之分。1、秘书的类别秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。如服务于机关的为“机关秘书”，“企业秘书”，“私人秘书”，“商业秘书”，“涉外秘书”等。同在政府机关和某种企事业单位的秘书，因其工作的不同而有更细的划分。如“行政秘书”、“机要秘书”、“会

10、议秘书”、“文字秘书”、“教学秘书”等。美国对秘书人员的分类和工作职责规定较明确，主要有：行政秘书、公司秘书（又称“董事会秘书”、“执行秘书”）、通讯秘书（负责电话、电传、电报、信件等通讯事务；文件的起草、打字、编排、校对；记录上司口述或会议情况。）、技术秘书、医学秘书、法律秘书。2、秘书的层次国家机关的秘书等级有十五级，分为两种情况。一种是领导职务，一种是普通秘书。职别与级别的对应关系如下：部、省级正职：三至四级；部、省级副职：四至五级；司、厅级正职，巡视员：五至七级；司、厅级副职，助理巡视员：六至八级；处、县级正职，调研员：七至十级；处、县级副职，助理调研员：八至十一级；科、乡级正职，主任

11、科员：九至十二级；科、乡级副职，副主任科员：九至十三级；科员：九至十四级；办事员：十至十五级。1998年3月，劳动和社会保障部开始对北京、天津、上海等十个省市进行企业秘书职业鉴定，分为三个等级“初级秘书”、“中级秘书”、“高级秘书”。三、秘书组织的结构（一）秘书组织结构设计的意义和原则结构是组织各要素之间既定的关系模式，只有依靠结构，才能把孤立的诸要素整合为一个系统。设计秘书组织结构应遵循以下几条原则，它们分别是适应性原则、适度性原则、分工协调原则、优化性原则。（二）秘书组织的领导体制秘书组织的领导体制就是秘书组织领导层的结构状态。这种结构状态应当是金字塔形。（三）业务结构业务结构是指把秘书组

12、织的业务按专业化的要求分工后组成的结构。（四）群体知识结构一是指具有不同知识特点的秘书人才的合理组合。二是指不同知识水平的秘书人才的比例构成。（五）智能结构智能是指人们运用知识的能力。人的智能特点是非常丰富多彩的，把不同智能特点的秘书人才合理地组合起来，就能实现智能的群体的优化，发挥群体智能优势。（六）年龄结构年龄结构是秘书组织结构中的一个重要的亚结构。（七）职务等级结构目前，我国秘书的职务等级基本上可以分成两大类：一类是担任领导职务的秘书，另一类是没有领导职务的普通秘书。具有领导职务的秘书，职务等级从正部职到副科职，共八类十一个等级；非领导职务的秘书，其职务等级从巡视员至办事员，共八类职务十

13、一个等级。思考题：1、组成秘书系统的基本要素有哪些？2、简述秘书系统的运动过程。3、与其他系统相比，秘书系统的辅助管理活动有何特征？4、秘书机构的结构主要包括哪些结构？第三章秘书系统的职能第一节辅助决策一、辅助决策的含义和特征所谓辅助决策，就是在决策的全过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。辅助决策具有经常性、纵合性、全过程性等特征。二、辅助决策的原则定位原则、超前原则、信息原则、协调原则、谏诤原则。三、辅助决策的主要环节1、发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标。2、搜集并提供信息，为领导系统的决策提

14、供科学依据。3、拟写和预审备择方案。4、组织专家对备择方案进行分析、评估、论证。5、反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性。6、督促检查，确保决策的有力执行。第二节处理信息一、信息的含义和特征（一）信息的含义（二）信息的特征1、客观性2、传感性3、可变性4、共享性二、处理信息的原则1、及时性原则2、保真性原则3、适用性原则4、系统性原则5、浓缩性原则6、预测性原则三、收集信息的主要内容和形式（一）信息的主要内容1、政策法规信息2、指挥性信息指上级机关有关工作、生产的指令、通知、计划、批示等，还有政府主管部门的管理性、业务指导性的办法、细则等。3、本单位信息包括工作计划、单位主管的指令、批示、会议

15、记录、会议纪要；业务往来的如合同、协议书、工作函件等；工作报告、总结、生产报表、业务记录、账目等。4、社会反馈信息人民群众对政府机关，顾客、客户对企业的信件、访问、电话中所反映的正反两方面的反馈信息，也包括报刊杂志、电台、电视台等新闻媒介对本单位的评论。5、可比信息不同地区、不同国家的同类事务可作横向比较的信息。比如大城市的交通建设可互相比较；某商品销售额本月与上月相比。6、相关信息指初看起来各不相干，当为研究某一课题时却相互有关联的信息。比如新建企业第一步是选址,在选址时不能只考虑土地位置及面积大小等几个简单的因素,还得顾及周围的道路交通、产业结构、社区环境、原料产地、销售地区等相关因素。政

16、治风云、经济形势、社会动态、突发事件等都是要关注的相关因素。7、未来信息社会发展、经济发展、科技发展、科学推断和预测的未来信息。过去的秘书往往只收集前三种信息。（二）信息的形式或称表现形态有三种：1、文字形态信息报纸、杂志中的社会信息、反馈信息、动态、行情等。政府机关、主管部门下达的文件，公开发表的法规、宣传资料等。各种有价值的图书、专著、译著、地图等。国外的专业杂志、科技文献资料、新产品说明书等。本地区、本机关、本单位的内部资料，如档案、总结、报表、大事记、地方志等。专业文献、词典、百科全书、年鉴等综合性资料。名人录、企业名录、电话号码簿、名片等。2、声像形态信息图文并茂的图书、照片、录音带

17、、录像带、电影、模型、实物等。3、记忆形态信息即存在于人们脑海中还未以文字或声像表达的信息。四、处理信息的主要环节1、信息搜集（案例）2、信息加工3、信息传递（案例）4、信息存储5、信息检索第三节协调关系一、协调关系的含义和特征所谓协调，就是协调主体运用自己的影响力，调节或消除协调对象之间的矛盾。秘书系统的协调有以下特征：从属性、广泛性、间接性。二、协调关系的原则1、客观公正原则2、沟通协商原则3、化解矛盾原则4、思想领先原则5、分级归口原则6、灵活适度原则三、协调关系的主要环节1、充分调查研究，全面掌握情况2、吃透领导意图，明确协调目标3、运用正确手段，开展协调活动4、督促各方守约，落实协调

18、结果第四节办理事务一、事务的含义和特征所谓秘书系统的事务，是秘书系统主体直接作用于具体事和物的劳作过程。秘书系统的事务活动具有以下特征：服务性、繁复性、程序性、突击性。二、办理事务的原则1、政策性原则2、计划性原则3、协调性原则4、规范性原则5、公关性原则三、办公室日常事务（一）电话事务管理1、电话接打程序打电话：掌握电话号码，了解对方的身份，备好要用到的文件、资料或数据，在记事本上逐一列出电话中将要谈的事情。及时自报家门。重要内容请对方重复。接电话：及时拿起电话；通报问候；电话记录；通话内容处理。2、电话礼仪案例分析：秘书刘小姐正在忙于写一份文件，总经理让她上午必须交稿。这时电话铃响了。刘小

19、姐心想，领导这份文件要的急，完不成肯定挨批。因此她继续端坐在电脑前，不理睬那电话。可这电话铃响起来没完，刘小姐听得不耐烦，她拿起电话，大声地问：“你找谁？”对方说：“我找你们张副经理。”“张副经理不在。”“那他什么时候来啊？”“他出去开会了，今天不来单位。”不容对方再说什么，刘小姐“啪”地一声挂了电话，继续写自己的文件。过了一会儿，电话又响了，刘小姐拿起电话一听还是刚才那位，她不高兴地说：“我不是告诉你我们经理不在吗？”对方说：“对不起，小姐，我找你们张副经理有急事，你能告诉我他的手机号吗？”“我们经理的手机号不经允许不能告诉别人，你明天再来电话吧。”刘小姐放下电话，心想：照这样什么时候才能写

20、完文件啊？干脆，先把电话线拔了，等写完再插上，别人问就说电话坏了。于是她拔了电话插头，继续埋头写文件。一个半小时后，她终于写完了文件，高高兴兴地去找总经理交差了。可怜的电话插头，孤零零地躺在地上，刘小姐早把它忘了。分析：刘小姐错在哪里？1、不接电话。更不应拔电话插头。2、接电话时没有礼貌。3、擅自挡驾。（二）接待（三）、信件、邮件管理1、分类电报、特快专递、航空信等急件；政府部门或上级公司文件；业务往来公函；写明上司亲启的信函；汇票、汇款单；包裹、印刷品；报纸、杂志；同事的私人信件。2、拆封上司的“亲启”件和同事的私人信件，秘书不可拆，应原封送交本人。机密文件一般由领导指定专人负责，秘书没有授

21、权不得拆开。万一无意拆开这类信件，应立即封口并注明“误拆”，还须秘书签字。用剪刀或裁纸刀。3、登记应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理日期。4、分送5、复信6、查对7、寄发（四）值班管理事务（五）旅行出差事务管理1、出差前做好各项准备工作制定出差计划。安排日程、地点等。2、预订车、船、机票3、安排住宿4、准备好携带的物品相关资料、合同、文具、手提电脑、旅行支票或信用卡。5、临行前的工作安排6、与上司一起出行时做好旅行服务（六）安排会议（七）印信管理1、印章的使用和管理印章的作用：标志作用（机关或领导人职责权力的标志）；法律作用（公文盖章才能生效）；

22、印章的种类：按性质分：单位印章、部门印章、领导人印章。还有业务专用章：密封章、收发文章、财务专用章、物资专用章等。印章的保管使用;由专人保管。使用前必须经过领导批准。案例分析：小李是厂办秘书，负责保管单位的印信。一天，有一份文件急等盖章，小李却怎么也找不到公章了。后来他猛然想起，昨天供销科老王要开一封介绍信，自己当时正忙着，就拿出介绍信和公章给了老王，让他自己填写、盖章，老王用完后，不知将公章放在了什么地方，自己也忘了收。小李急忙给老王打电话询问，老王抱歉地说，昨天因为看见小李他们较忙，就将介绍信拿回自己屋里填写，盖章，章用完后忘了还给小李，还在自己的办公桌上呢。老王急忙将公章拿过来还给小李，

23、小李才在文件上盖了章。小李的做法对吗？小李的做法严重违反印信管理规定：a)公章应由专人保管使用，不能随便交给别人。b)还让公章在别人的办公桌上过夜，隐藏着极大的风险。小李没有负起保护公章安全的责任。c)介绍信也应由小李亲自填写，不能让别人填写、盖章。（七）保密事务管理四、办理事务的方法（一）时间管理的方法案例：请看下面的测试题，判断三家公司的前途：A公司：8点上班，实行打卡制，迟到或早退1分钟扣50元；统一者装，必须佩戴胸卡；每年有组织地搞一次旅游、两次聚会、三次联欢、四次体育比赛，每个员工每年要提4项合理化建议。B公司：9点上班，不考勤。每人一个办公室，可以根据个人爱好进行布置；走廊白墙上，

24、信手涂鸦无人制止；饮料和水果免费敞开供应；上班时间可去理发、游泳。C公司：想什么时候来就什么时候来；爱穿什么就穿什么，把自家的狗和孩子带到办公室也可以；上班时间去度假也不扣工资。你觉得哪一家公司更有发展前途？据说，有96%的人认为第一家公司前景更好，因为他们制度严密，松弛有序。A公司：广东金正电子有限公司。1997年成立，是集科研、制造为一体的多元化高科技企业。2005年7月因管理不善申请破产。B公司：微软公司。1975年创立，全球最大的软件公司和美国最有价值企业，股票市值2883亿美元。C公司：Google公司。目前每股股价402美元，上市一年翻了3倍，直逼百年老店可口可乐，也是唯一一家能从

25、微软帝国挖走人才的公司。（二）提高效率的方法（三）请示报告的方法思考题：1、秘书系统的职能指什么？它包括哪些职能？2、什么是辅助决策？辅助决策的原则是什么？3、什么是信息？处理信息的原则是什么？处理信息的主要环节有哪些？4、协调关系的含义和特征？5、秘书系统事务活动的特征？办理事务的方法？第四章秘书与领导者的关系第一节秘书与领导者的矛盾关系一、秘书与领导者的同一性首先，秘书与领导者双方作为矛盾着的对立面，必须相互依存，互为条件。其次，秘书与领导着之间的相互补充和相互渗透。二、秘书与领导者的差异性1、法定地位差异2、工作职能差异3、个性差异第二节秘书与领导者的人际关系一、强制性特征二、首属性特征

26、第三节秘书与领导者关系的类型一、领导的类型（一）不同管理风格的领导1、专制型领导领导者决定一切，直接布置任务让下级执行。要求下级绝对服从。2、交易型领导赏罚分明，给下级较大的压力。3、威慑型领导可谓残酷无情，裁员、炒人鱿鱼不会手软。这种领导很有权威，也讲究自己的权威。4、民主型领导领导者发动下级讨论，共同商议，集思广益，然后决策。要求上下融洽，左右协调，齐心协力地工作。5、放任型领导领导者撒手不管，下级想怎么干就怎么干，爱干什么就干什么，完全自由。（二）不好领导的类型1、专断型领导他与专制型的领导的共同之处，都强调领导者的权威。但前者不一定是贬义的。有的领导工作能力很强，喜欢独自拿主张，以保证

27、工作决策效率。专断型领导则有贬义，表明领导不愿接受下级的民主提议，但有拿不出合理有效的决策，属于刚愎自用。2、无知型领导对自己领导的行业缺乏专业性的了解。3、注重形式型领导4、吝啬小气型领导斤斤计较自己的得失，喜欢沾人便宜。对下属缺乏起码的体恤之心。（王秘书的遭遇）5、生活不检点型领导6、牢骚满腹型领导7、反复无常型领导8、爱管闲事型领导9、模糊型领导10、马虎型领导11、健忘型领导12、不走正道型领导二、秘书与领导者关系的类型（一）互补型（二）诤友型（三）服从型（四）依赖型（五）抵触型（六）奴仆型（七）交换型第四节秘书对领导者的补偿作用一、精力补偿二、知识补偿三、能力补偿四、思维补偿五、心理

28、补偿(陈伯达与毛泽东、斯大林)第五节秘书处理与领导者关系的原则一、正位案例：曹操怒斩杨修二、适人案例： 投领导所好，让我们双赢 不求升迁，但求加薪三、合时 案例四、择地五、善言 案例六、渐进七、谦让如果得罪了领导，可以采取以下策略：1、反省原因有原因才有对策。你可以回想一下，领导对你听到的改变是从什么时候开始的，由此往前推导，回忆你和领导交往的种种事件场合。如果还找不出原因，可以打听，但要讲究策略，不要闹得满城风雨。必要时，可以直接向领导打听，采用诚恳、开诚布公的方法。2、不要表现出来有两方面的含义：一方面，你不要表现出与领导产生了隔阂，应当一如既往地做好自己的工作。另一方面，不要让你的同事看

29、出来。3、不要寄希望于别人的理解4、找个合适的机会沟通5、找个合适的人充当和平使者6、找个轻松的场合表示对他的尊重第六节秘书正确处理与领导者群体的关系一、正确对待领导者之间的矛盾二、仔细分析领导者之间的矛盾三、灵活处理领导者之间的矛盾美国著名心理学家在时间管理一书中，提出领导侧评秘书20道题。思考题：1、简述秘书与领导者的矛盾关系。2、简述秘书与领导者的人际关系中的两个基本特征。3、秘书处理与领导者关系的原则是什么？第六章秘书修养第一节秘书修养的重要性秘书修养是指秘书长德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。“德”即秘书的思想和道德；“才”即秘书的才能，包括能力和技能；“胆”即秘书

30、的心理品质；“学”即秘书的知识、学问；“识”即秘书的分析、判断和预见的能力。一、从秘书主体在其职业环境中的角色特征及其作用看秘书修养的重要性1、职务影响力2、非职务影响力二、从秘书主体在管理活动中的地位看秘书修养的重要性第二节秘书职业道德修养一、秘书职业道德的范畴（一）职业理想（二）职业态度（三）职业责任（四）职业义务（五）职业纪律（六）职业良心（七）职业荣誉二、秘书职业道德的规范（一）尽职尽守（二）实事求是（三）廉洁奉公（四）任劳任怨（五）谦虚谨慎（六）保守秘密（七）文明守信第三节秘书知识和能力修养一、秘书知识和秘书能力修养的原则（一）适应性原则（二）比例性原则（三）个性原则（四）动态性原则二、秘书知识结构（一）基础知识（二）专业知识（三）辅助知识三、秘书能力结构（一）业务能力 写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读能力、协调能力、策划组织能力、预测能力、应变能力、观察能力、交际能力。（二）业务技能 专业技能、相关技能（速记、翻译、校对符号使用、文件印制复制、音像制作、计算机操作等技能）第四节秘书心理修养一、身体健康的标准世界卫生