原材料采购管理系统.docx

1、原材料采购管理系统原材料采购管理系统 专业： 班级： 成员： 摘要随着科学技术的快速发展,我们的生活逐渐进入了信息化时代,而信息化时代信息系统的作用与我们的生活息息相关，企业公司还有一些个体商户的运营也体现出了信息系统的重要性。然而随着业务和产品的数量的增加，信息系统变得很难管理，查询时间和工作量也大大的增加了。采购是企业经营的核心环节，它对于企业降低经营成本、确保产品质量、缩短生产周期具有非常重要的意义。而原材料的采购是企业运营的基础，更是要认真对待以及完善整个采购流程，确保企业不出现缺货现象。因此，我们针对于一般企业的采购环节建立原材料采购管理信息系统。一 需求分析1.1 需求分析采购是以

2、各种不同的途径，包括购买、租赁、借贷、交换等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求，采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。 采购管理是指为了达成生产或销售计划，从适当的供应商那里，在确保质量的前提下，在适当的时间，以适当的价格，购入适当数量的原材料所采取的一系列管理活动，而供应管理是为了保质、保量、经济、及时地供应生产经营所需要的各种物品，对采购、储存、供料等一系列供应过程进行计划、组织、协调和控制，以保证企业经营目标的实现。鉴于采购管理在企业中的巨大作用，我们说采购是企业经营活动的重要组成部分，对采购活动的管理也应该重视。1.1.1 一般采购流程对于

3、一般商品，所需要的采购过程如下：1采购申请 当采购人员根据品类管理系统的信息反馈，对市场进行综合调研，发现了商城在品类上的欠缺，并且发现了填补这一空缺的目标，于是提出采购申请。2选择供应商对供应商进行资格的审定，也就是质量，成本，交付与服务并重的原则。在这四者中，质量因素是最重要的，首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量保证体系，然后确认供应商是否具有生产所需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格，要运用价值工程的方法对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩大产能的潜力。最后一点，也是非常

4、重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。3与供应商的接洽确定好商品之后，事先与采购部联系，并将相关资料传送到。在得到采购部电话通知后，于约定的时间到采购部与主管人员接洽。4合同管理 在与供应商接洽阶段，若双方达成共识，即可商量签约，在签定前，请供应商认真了解合同中每一条款，对于个别部分的修改以及对合同的补充，经双方同意可填写在备注栏内。按合同要求认真填写相关内容，加盖企业公章。经批准后，供应商的所有资料在电脑系统内建档，并取得供应商合同编号。5收货、质检、退货具体步骤：验收厂商所持订单或其他单据是否准确无误。如有错误，则拒绝接货；验收进货商品与订单商品是否一致。如果送货商品与订单商品不一致，则拒

5、绝接货；验收商品保质期限、生产日期，不符合保质期限要求或过期商品拒绝接收；验收商品送货数量，即使货物已装箱密封，也应打开核实。送货数量与订单数量有差异的按实收数量为结算依据。如预付款进货数量短少，需填写进货短缺记录表并由厂商签字认可；6付款由财务部统一为供应商办理结帐手续，结帐依据与供应商签订的合同规定条款予以结帐。整个流程如下图所示：1.1.2 原材料采购流程我们通过分析一般采购和原材料采购流程，得出原材料采购的流程为：制定缺货通知单、缺货通知单的审批、选择供应商、采购订单的生产、供应商发货、到货单的形成、入库或者退货。（1）制作缺货通知单，仓管员根据库存情况以及企业需求情况，对原材料的缺货

6、情况进行统计，形成缺货通知单。（2）缺货通知单的审批，这一步对企业是相关重要的，缺货通知单上数量的出错、日期的出错或其他方面的出错都会对企业的整体运营造成影响，例如，数量过多会造成增加企业的库存并占据企业的资金，使得资金流动减少，而数量过少，原材料不足，企业则无法生产，所以缺货通知单要审批确认之后才可提交给采购员。（3）选择供应商，企业的原材料供应不止一家，需要从供应商信息中选择合适的供应商，并取得相应的联系，从而为下一步的采购订单做好准备。（4）采购订单的生产，当采购员收到仓管员的缺货通知单之后，要查找系统的供应商信息，制定采购订单，发给供应商。（5）供应商发货，供应商受到企业的采购订单之后

7、，会在相应的限期内进行发货。（6）到货单的形成，对于供应商所发的原材料，需要对到货的原材料的数量、日期、包装以及合格率等做相应的检查，形成到货单。（7）入库或退货，对合格的到货单进行入库操作，而不合格的到货单要退货处理。我们的整个流程图如下所示：1.1.3 系统信息要求（1）操作员信息：每位操作员都需要用户名和密码才能登入系统，所以，系统需要对操作员进行管理、还有相关的密码修改和操作权限设置。（2）采购员信息：每个采购员都有唯一的采购员号以及相关的基本信息，方便系统对采购员进行查询和管理。（3）供应商信息：供应商信息主要是供应商号、名称、联系方式、地址等信息，便于采购员联系和订货。（4）仓管员

8、信息：仓管员信息主要是仓管员号、名称、联系方式等信息，便于采购员与其联系和信息的审核工作。（5）原材料信息：对于所有原材料信息都需要进行统一管理的，包括材料的名称、规格等属性，使得整个系统的采购（退货）环节有序的进行。1.1.4 用户对系统要求1、信息要求：操作员可以在系统上查询所需要的采购信息，包括有提供所订货原材料的供应商信息，相关的联系方式和地址，以及原材料的价格等，以利于对整个采购管理系统的全面管理。2、处理要求：当一些信息发生变化时，操作员需要对相应的信息进行修改和管理。如在某一时段上，供应商提供的原材料价格发生变化时，需要对价格进行修改。3、安全性与完整性要求：A、安全性要求：（1

9、）系统应设置访问用户的标识以鉴别是否是合法用户，并要求合法用户设置其密码，保证用户身份不被盗用；（2）系统应对不同的数据设置不同的访问级别，限制访问用户可查询和处理数据的类别和内容；（3）系统应对不同用户设置不同的权限，区分不同的用户。 B、完整性要求：（1）各种信息记录的完整性，信息记录内容不能为空；（2）各种数据间相互的联系的正确性；（3）相同的数据在不同记录中的一致性。1.2 系统功能分析：基于以上系统信息和系统要求的分析，我们将本系统分成以下几个功能（如下图）：系统设置、信息管理、缺货管理、采购管理、到货管理、退货管理和入库管理。其中系统设置包括操作员管理、操作员密码修改；信息管理包括

10、仓管员管理、采购员管理、原材料管理和供应商管理；缺货管理包括缺货通知单管理、缺货通知单审核和缺货通知单的查询；采购管理包括采购订单管理和订单信息查询；到货管理包括供货单管理、到货单管理和到货信息查询；退货管理包括退货单管理和退货信息查询；入库管理包括入库单管理和入库信息查询。数据库操作功能：查询、删除、修改、插入；1.3 业务流程概述系统的业务是系统要达到的业务目标，业务流程分析是系统分析中的基础环节，就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。是一种用尽可能少、尽可能简单的方法来描述业务处理过程的方法。根据以上系统功能的分析，我们将采购管理系统分成系统设置、信息管理、缺货管理、采购

11、管理、到货管理、退货管理和库存管理七个模块，当然这其中还涉及应付账款等问题，将交给财务部门处理。1.4 数据流程图数据流程图是全面描述信息系统逻辑模型的工具，它抽象概括地把信息系统中各种业务处理过程联系起来。根据以上的业务流程的分析，以及采购管理系统的特点，我们给出了以下数据流程图。由于采购管理系统主要涉及货物的订货和验收，退货等环节，我们将采购管理系统的顶层设计如下：将顶层进行分解，得到第一层数据流程图如下：1.5 数字字典1.5.1数据项数据项编号： I01-01 数据项名称：供应商编号 别名：供应商编号简述：供应商拥有的具有唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000”

12、“9999”数据项编号： I01-02 数据项名称：供应商名称 别名：供应商名称简述：供应商的名字 类型及宽度：字符型，50位 数据项编号： I01-03 数据项名称：地址 别名：供应商地址简述：供应商的地址 类型及宽度：字符型，50位数据项编号： I01-04 数据项名称：电话 别名：供应商电话简述：供应商的电话 类型及宽度：字符型，8位 取值范围：“00000000”“99999999”数据项编号： I01-05数据项名称：简介 别名：供应商简介简述：供应商的相关信息类型及宽度：字符型，100位数据项编号：I01-06数据项名称：原材料编号别名：原材料编号简述：识别原材料的唯一性代码类型及

13、宽度：字符型，4位数据项编号：I01-07数据项名称：原材料名称别名：原材料名称简述：原材料的名字类型及宽度：字符型，50位数据项编号： I01-08数据项名称：缺货数量别名：原材料编号简述：识别原材料的唯一性代码类型及宽度：长数型，8位数据项编号：I01-09数据项名称：到货期限别名：到货期限简述：到货的最迟时间类型及宽度：日期型，8位数据项编号： I01-10 数据项名称：核销状态别名：核销状态简述：采购单的核销状况 类型及宽度：枚举型取值范围：“未核销”、“已核销”数据项编号： I01-11数据项名称：订货数量别名：订货数量简述：向供应商所订货的原材料数量类型及宽度：长数型，8位数据项编

14、号： I01-12数据项名称：订货单价别名：订货单价简述：订货的原材料的单价类型及宽度：数值型，6位数据项编号： I01-13数据项名称：供货数量别名：供货数量简述：供应商所提供的原材料数量类型及宽度：长数型，8位数据项编号： I01-14数据项名称：到货数量别名：到货数量简述：原材料实际到货的数量类型及宽度：长数型，8位数据项编号： I01-15数据项名称：合格率别名：合格率简述：原材料到货的合格率类型及宽度：数值型，2位 数据项编号： I01-16数据项名称：退货数量别名：退货数量简述：原材料退货的数量类型及宽度：长数型，8位数据项编号： I01-17数据项名称：入库数量别名：入库数量简述

15、：原材料实际入库的数量类型及宽度：长数型，8位数据项编号：I01-18数据项名称：到货日期别名：到货日期简述：到货的时间类型及宽度：日期型，8位数据项编号：I01-19数据项名称：订货日期别名：订货日期简述：订货的时间类型及宽度：日期型，8位数据项编号： I01-20 数据项名称：采购员号 别名：采购员号简述：采购员拥有的具有唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号： I01-21 数据项名称：姓名 别名：采购员姓名简述：采购员的名字 类型及宽度：字符型，20位 数据项编号： I01-22 数据项名称：职称 别名：采购员的职称简述：采购员的职称类型

16、及宽度：字符型，50位数据项编号： I01-23数据项名称：电话 别名：供应商电话简述：供应商的电话 类型及宽度：字符型，8位 取值范围：“00000000”“99999999”数据项编号： I01-24数据项名称：应付金额别名：应付金额 简述：购买原材料，所需支付的金额类型及宽度：长整型，8位数据项编号：I01-25数据项名称：应付日期别名：应付日期简述：支付的时间类型及宽度：日期型，8位数据项编号： I01-26 数据项名称：缺货通知单号 别名：缺货通知单号简述：识别缺货通知单唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号： I01-27 数据项名称

17、：采购订单号 别名：采购订单号简述：识别采购订单唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号： I01-28 数据项名称：供货单号 别名：供货单号简述：识别供货单唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号： I01-29 数据项名称：到货单号 别名：到货单号简述：识别到货单唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号： I01-30数据项名称：退货单号 别名：退货单号简述：识别退货单唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号

18、： I01-31 数据项名称：入库单号 别名：入库单号简述：识别入库单唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号： I01-32数据项名称：账款编号 别名：账款编号简述：识别应付账款唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”数据项编号： I01-33 数据项名称：仓管员号 别名：仓管员号简述：仓管员拥有的具有唯一性的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0000” “9999”1.5.2数据结构数据结构编号： DS01-01 数据结构名称：供应商信息别名：供应商信息简述：供应商的基本信息组成： I01-01+I

19、01-02+I01-03+I01-04+I01-05数据结构编号： DS01-02数据结构名称：缺货通知单别名：缺货通知单简述：缺货的基本信息组成： I01-06+I01-07+I01-08+I01-09+I01-10+ I01-26数据结构编号： DS01-03数据结构名称：采购订单别名：采购订单简述：采购订单的基本信息组成： I01-01+I01-06+I01-11+I01-09+I01-12+ I01-19+ I01-27数据结构编号： DS01-04数据结构名称：供货单别名：供货单简述：供货单的基本信息组成： I01-01+I01-06+I01-13+ I01-28数据结构编号： DS

20、01-05数据结构名称：到货单别名：到货单简述：到货单的基本信息组成： I01-01+I01-06+I01-13+I01-15+I01-18+ I01-29数据结构编号： DS01-06数据结构名称：退货单别名：退货单简述：退货单的基本信息组成： I01-07+I01-06+I01-16+ I01-30数据结构编号： DS01-07数据结构名称：入库单别名：入库单简述：入库单的基本信息组成： I01-07+I01-06+I01-17+ I01-31数据结构编号： DS01-08数据结构名称：采购员信息别名：采购员信息简述：采购员的基本信息组成： I01-20+I01-21+I01-22+I01

21、-23数据结构编号： DS01-09数据结构名称：仓管员信息别名：仓管员信息简述：仓管员的基本信息组成： I01-33+I01-21+I01-22+I01-23数据结构编号： DS01-10数据结构名称：应付账款别名：应付账款简述：支付的信息组成： I01-01+I01-24+I01-25+I01-32数据结构编号： DS01-11数据结构名称：原材料信息别名：原材料信息简述：原材料信息组成： I01-06+I01-071.5.3数据流数据流编号: F1 数据流名称: 缺货通知单 简述: 申请采购部门采购数据流来源: 仓管员数据流去向: P1.1审核申请数据项组成: 缺货通知单号+原材料编号+

22、原材料名称+缺货数量+到货期限+核销状态数据流量: 约2050张/日数据流编号: F2数据流名称: 合格缺货通知单 简述: 申请采购部门采购数据流来源: P1.1审核申请数据流去向: P1.3选择供应商数据项组成: 缺货通知单号+原材料编号+原材料名称+缺货数量+到货期限+核销状态数据流量: 约2050张/日数据流编号: F3数据流名称: 不合格缺货通知单 简述: 申请采购部门采购数据流来源: P1.1审核申请数据流去向: 仓管员数据项组成: 缺货通知单号+原材料编号+原材料名称+缺货数量+到货期限+核销状态数据流量: 约2050张/日数据流编号: F4数据流名称: 供应商信息 简述: 所要采

23、购原材料的供应商信息数据流来源: P1.3选择供应商数据流去向: P1.4编制采购订单 数据项组成:供应商编号+供应商名称+地址+电话+简介数据流量: 约50100张/日数据流编号: F5数据流名称: 采购订单 简述: 采购所需的信息数据流来源: P1.4编制采购订单数据流去向: P1.5编制供货单数据项组成: 采购订单号+供应商编号+原材料编号+订货数量+到货期限+订货单价+订货价格+订货日期数据流量: 约50100张/日数据流编号: F6数据流名称: 供货单 简述: 供货所需的信息数据流来源: P1.5编制供货单数据流去向: P1.6到货验收处理数据项组成: 供货单号+供应商编号+原材料编

24、号+到货数量+到货日期数据流量: 约50100张/日数据流编号: F7数据流名称: 合格到货单 简述: 到货信息数据流来源: P1.6到货验收处理数据流去向: P1.7编制入库单数据项组成: 到货单号+供应商编号+原材料编号+入库数量数据流量: 约50100张/日数据流编号: F8数据流名称: 不合格到货单 简述: 到货信息数据流来源: P1.6到货验收处理数据流去向: P1.8退货处理数据项组成: 到货单号+供应商编号+原材料编号+退货数量数据流量: 约50100张/日1.5.4处理逻辑定义处理逻辑编号:P1.1处理逻辑名称:编制缺货通知单简述: 编制缺货通知单输入的数据流：仓管员处理描述:

25、 根绝库存的信息，应用模型计算缺货数量输出的数据流: 缺货通知单处理频率: 约1次/周 处理逻辑编号:P1.2处理逻辑名称:审核缺货通知单简述: 审核缺货通知单输入的数据流：缺货通知单处理描述: 将缺货通知单进行审核，判断是否符合要求输出的数据流: 合格缺货通知单，不合格缺货通知单处理频率: 约1次/周 处理逻辑编号:P1.3处理逻辑名称:选择供应商简述: 选择供应商输入的数据流：缺货通知单，供应商信息处理描述: 综合选择供应商的几个因素，选择合适的供应商输出的数据流: 供应商信息表处理频率: 约1次/周 处理逻辑编号:P1.4处理逻辑名称:编制采购订单简述: 编制采购订单输入的数据流：供应商

26、信息表处理描述: 根据供应商的信息，原材料的价格，制定合理的采购订单输出的数据流: 采购订单处理频率: 约1次/3天 处理逻辑编号:P1.5处理逻辑名称:编制供货单简述: 编制供货单输入的数据流：采购订单处理描述: 编制供货单输出的数据流: 供货单处理频率: 约1次/3天 处理逻辑编号:P1.6处理逻辑名称:到货验收处理简述: 到货验收处理输入的数据流：供货单处理描述: 根据到货数量及合格率，次品率等，判断到货是否合格输出的数据流: 合格的到货单，不合格的到货单处理频率: 约1次/3天 处理逻辑编号:P1.7处理逻辑名称:编制入库单简述: 编制入库单输入的数据流：合格的到货单处理描述: 对到货

27、单的进行适当的修改，形成入库单输出的数据流: 入库单 处理频率: 约1次/3天 处理逻辑编号:P1.8处理逻辑名称:编制退货单简述: 编制退货单输入的数据流：不合格的到货单处理描述: 对到货单的进行适当的修改，形成退货单输出的数据流: 退货单 处理频率: 约1次/3天 1.5.5数据存储数据存储编号: D1 数据存储名称: 供应商信息简述: 存放供应商的基本信息 数据存储组成: 供应商编号+供应商名称+地址+电话+简介关键字：供应商编号相关联的处理: 数据存储编号: D2 数据存储名称: 采购订单简述: 存放采购原材料的基本信息 数据存储组成: 采购订单号+供应商编号+原材料编号+订货数量+到

28、货期限+订货单价+订货日期关键字：采购订单号相关联的处理: P1.4，P1.5数据存储编号: D3数据存储名称: 应付账款简述: 存放应付金额的基本信息 数据存储组成: 账款编号+供应商编号+应付金额+应付日期关键字：账款编号相关联的处理: P1.4数据存储编号: D4数据存储名称: 入库单简述: 存放入库原材料的基本信息 数据存储组成: 入库单号+原材料编号+原材料名称+入库数量关键字：入库单号相关联的处理: P1.7数据存储编号: D5数据存储名称: 退货单简述: 存放退货原材料的基本信息 数据存储组成: 退货单号+原材料编号+原材料名称+退货数量关键字：退货单号相关联的处理: P1.81

29、.5.6 外部实体定义外部实体编号：S1 外部实体名称：供应商 简述：提供原材料的商家输入数据流：采购订单 输出数据流：供货单外部实体编号：S2 外部实体名称：仓管员 简述：采购管理系统的始发者输入数据流：入库单，不合格的缺货通知单输出数据流：缺货通知单二 概念结构设计概念结构是将需求分析抽象为信息结构即概念模型的过程，这样才能更好地、更准确的用某一DBMS实现这些需求，是整个数据库设计的关键，它主要特点是能真实、充分地反映现实社会，包括事物和事物之间的联系，能满足用户对数据的处理需求，是对现实世界的一个真实模型，而且还易于理解，也方便用户的操作，对数据的修改和各种模型的转换。从以上的数据流程图中，我们选择了第二层数据流程图作为设计E-R图的出发点，从分析数据流图和数字字典中可以看出，整个系统功能是围绕“采购管理信息系统”问题进行处理，仓管员发起购货，采购员订货，供应商发货等一系列环节，我们将总的E-R图分成两部分，一个是仓管员采购员的E-R图，另一个是采购员供应商的E-R图，两个E-R图如下：三 逻辑结构设计3.1逻辑设计的任务和目标以上的概念设计阶段是独立于任何一种数据模型的，但是逻辑设计阶段就与选用的DBMS产品发生关系了，系统逻辑设计的任务就是将概念设计阶段设计好的基本E-R图转换为选用DBMS产品所支持的数据模型相符合的逻辑结构。3