整理文件归档管理规定Word文档格式.docx

1、第三章 档案的管理第十五条 按照各部门工作性质的不同归档文件分类整理方法如下:1、综合办公室档案分类方法及台帐科目：合同/协议书、项目工程合同/协议书、项目前期合同/协议书、项目前期手续、证件、公司会议纪要、工程会议纪要、监理会议纪要、公司内部会签、集团发文/通知、集团审报、公司对外发文、监理来文、监理发文/回文、施工单位来文、工程发文/回文、工程图纸、申请单、报告、规划方案、项目咨询、通知单（书）、统计局报表、公司项目月报、数字/模拟文档、采购出入库、公司管理规定、其它。2、财务部档案分类方法：会计凭证、会计账薄、会计报表、合同/协议书、项目工程合同/协议书、拆迁补偿协议、劳务合同、证件、产

2、权证待存、社保、记录单、用印审批表、其它。3、经营部档案分类方法:合同审批表、付款审批表、结算审批表、工程招投标文件、监理招投标文件、工程合同/协议书、监理通知、施工单位通知、洽商会签记录、审核意见书、报告审批、电子版招标文件、预算书、其它.4、设计部档案分类方法：设计单位发文/回文、设计单位来文、技术文件、其它.5、工程部档案分类方法：项目工程合同/协议书、施工单位来文、公司发文/回文、会签记录、洽商会签记录、工程图纸、监理规划计划、监理通知、施工单位通知、进度控制、报告审批、监理工作总结、竣工验收文件、设计变更、基坑验收单、过程验收单、其它。（工程技术档案可以按工程技术种类的不同进行细分类

3、）。6、客服部档案分类方法：销售合同（成套按楼号、楼层、门牌号排序）,合同协议书、销售合同会签单、客户档案。7、拆迁部档案分类方法:个人资料、拆迁补偿协议、其它。各部门将本部门所涉及的档案按照以上方法分类，制作全宗名称，内附目录成册。根据分类和成立时间整理后，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。工程类文档要将已竣工工程整理成卷，未竣工工程资料整理成册。各类文档应该区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期.第十六条 过程管理：1。 属于公司保管的档案,各部门或个人要及时到综合办公室归档,并完成交接手续。公司各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后的一周内将需要归档的预立卷文件整理成

4、册移交综合办公室保管,任何人不得据为己有.2。 属部门保管的档案,在事件结束后的一周内汇编成册上报办公室.有需要在各部门长期留用或有关本部门商业机密的档案文件，在项目结束后统一移交综合办公室。各部门资料员在每年的二月十日前将上一年的档案总目录、当年预立卷材料的目录交办公室。第十七条 监督：综合办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。第十八条 销毁：须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。第十九条 公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。第二十条 借阅：因公司需要借阅

5、文档的，应填好档案借阅登记表,明确借阅、归还时间。外部单位需要借阅或收取我公司文档的,相关部门应在会签完成外部单位档案借阅领取会签单后，交予外部单位领取人前往本公司综合办公室办理档案借阅领取手续。员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带，需办理档案外借手续,经综合办公室核准后，方可带出，用毕即归还.阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放,以免遗失。第二十一条 分级查阅：具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权.第四章 档案备份制度第二十二条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。第二十三条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便

6、于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按计算机管理办法管理。第二十四条 备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在综合办公室保存.第五章 处理条例第二十五条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案3. 涂改、伪造档案4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）第六章 责任第二十六条 本制度适用于天津海泰北塘度假休闲中心有限公司各员工各部门。第二十七条 本制度监督责任部门为公司综合办公室，第一责任人为各部门指定的资料

7、员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。归档文件内容及原件归档部门（暂定）公司营业性证件序号文件编号归档文件原件归档备注1企业法人营业执照财务部2税务登记证3暂定资质证书办公室4商品房预售许可证5组织机构代码证6统计登记证公司内部管理文件公司例会会议纪要公司各项管理规定公司发文、回文会签记录办公室留底洽商会签记录工程部合同审批表经营部付款审批表7结算审批表8项目转让合同及补充协议9三方协议书10北京福泉投资有限公司章程11股东会决议12房屋租赁合同13公司内部会签文件14用印审批表工程准备阶段文件一、立项文件可行性研究报告及附件复印件可行性研究报告审批意见关于立项有关的会议纪要、领导讲话无二

8、、建设用地、征地、拆迁文件选址申请及选址规划意见通知书用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书建设用地规划许可证及附件国有土地使用征三、勘察、测绘、设计文件工程地质勘察报告建设用地钉桩通知单（书）地形测量和拨地测量成果报告申报的规划设计条件和规划设计条件通知书审定设计方案通知书及审查意见有关行政主管部门（人防、消防、环保、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议政府有关部门对施工图设计文件的审批意见四、招投标文件施工招投标文件工程监理招投标文件五、开工审批文件建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表规划审批申报表及报送的文件和图纸

9、建设工程规划许可征及附件建设工程开工证前期其他文件市区建委文件房屋测绘报告商品房销售备案表供电、燃气设施方案及协议书关于水资源的利用及雨污水排放等规定对外来往文件设计单位来文施工单位来文（JF、YS、YSFW）建设单位发文、回文（JY、GC）办公室存底监理文件一、监理规划监理规划监理实施细则监理部总控制计划等 二、监理会议纪要三、进度控制工程开工/复工审批表工程考工/复工暂停表四、质量控制不合格项目通知质量事故报告及处理意见五、造价控制预付款报审与支付月付款报审与支付设计变更洽商费用报审与签认工程竣工结算审核意见书六、监理通知有关进度控制的监理通知有关质量控制的监理通知有关造价控制的监理通知七

10、、合同与其他事项管理工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议违约报告及处理意见合同变更材料八、监理工作总结专题总结月报总结工程竣工总结质量评价意见报告竣工验收文件工程图纸会审记录工程洽商、设计变更记录甲方分包施工方案沉降观察记录基础、主体工程验收记录幕墙工程验收记录分户验收记录水质验收记录电梯验收记录规划验收室内环境监测人防验收记录人防备案表消防验收15勘查质量报告16设计质量报告17总包质量报告18监理质量报告19建设单位验收报告20单位工程竣工验收记录21住宅使用说明书22质量保修书23质量保修合同24城建档案馆预验收记录25电梯质量保修合同26竣工备案记录表27环评报告经营文件工程合

11、同招标文件（电子文档）批价文件总包/监理投标文件总包预算书销售文件北京市商品房预售合同销售部客户档案5.3m层高夹层补充协议房地产面积测绘合同及房屋土地测绘报告印刷、模型、设计、制作合同及协议财务文件保存年限一、会计凭证类原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年银行存款余额调节表3年二、会计帐薄类日记帐其中现金和银行存款日记帐25年明细帐总帐（包括日记帐）辅助帐三、会计报表月、季会计报表5年年度会计报表（决算）永久四、其他类会计移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册五、合同类商品房预售（销售）合同工程付款合同、协议及结算书拆迁补偿合同设备买卖合同、协议及结算书劳务付款合同协议及结算书咨询服务合同银行按揭协议、合同其他经济合同、协议及结算书