XXX公司ERP信息化方案资料下载.pdf

1、1.协助公司更好的应对市场快速变化，梳理企业的流程、制度及相关的规范，并通过企业 ERP 系统进行固化，提升企业管理的效率和质量，降低管理成本；2.建立统一的 ERP 信息化平台系统，整合企业内部各个部门的信息和资源，实现各业务的横向集成，从而实现采购、库存、销售、财务、报表及分析的业务全覆盖，使各项业务数据在系统内进行有效的传递和共享，避免各业务部门各自为政、数据不统一、沟通不畅，产生大量的“信息孤岛”的现象；XXX 有限公司 6/52 3.加强对库存成本管理，及时准确地提供产品成本的动态信息，进行准确的成本核算和分析；4.加强采购、库存、生产全方位的分析能力，提供多角度、全方位的生产状况查

2、询和报表分析 1.3.建设范围 针对公司信息化现状和需求分析以及公司信息化规划的统筹考虑，建议选择目前应用最广的用友 U8 软件，作为公司 ERP 信息化平台，针对目前第一阶段，建设范围如下：类别 软件模块 用友 U8 财 务会计 总帐 报表 固定资产 供应链管理 采购管理 库存管理 存货核算 UAP 平台（权限管理、审批流程、基础档案、参数设置、预警、消息设置）XXX 有限公司 7/52 第二章 系统应用解决方案 2.1.公司整体信息化规划 本信息化建设框架是基于目前 XXX 公司的业务现状和需求分析的基础上，对公司信息化建设的整体规划，用以指导公司信息化建设持续有效的推进，建立与公司业务持

3、续发展相适应的信息化系统，以提升公司整体信息化管理水平，为公司创造整体效益。说明：白色为本次建议建设内容，黄色为未来可深化扩展的规划内容 此信息化规划框架主要包括支撑平台层、财务管理、运营管理层、战略管控层和门户层五个层级：门户层：对公司各种业务流程和信息资源进行全面整合和管理，实现公司员工集成登录、综合办公、各种数据查询、消息发布、流程审批、移动应用等。战略管理层：随着公司的发展壮大和规范化的管理，需要从战略层面建立公司的决策支持和风险XXX 有限公司 8/52 管理及决策分析系统，对公司进行整体管控和战略决策提供高效的信息化支撑。业务管理层：依据 XXX 公司所属的制造业特点，对采购、销售

4、、库存、质量、委外等进行管理，并对生产过程进行相应的管控；建立人力资源系统，对公司人员从入职、晋升、薪酬、培训、离职等全生命周期的跟踪管理；建立预算管理系统，对进公司进行全面的预算管控。财务核算层：建立财务管理平台，加强公司财务核算和分析力度，并与业务有效集成，实现对成本核算、应收应付、财务报表、费用报销、财务分析等的有效管理。支撑平台层：在本层级主为各业务系统的支撑平台，主要包括系统网络环境、服务器环境、数据库环境及 UAP 平台（基础数据、用户信息、业务预警、审批流等），它对各业务、财务系统数据共享和集成形成了有效的支撑。本技术方案后续章节主要对此次信息化建设的主要内容进行展开介绍。2.2

5、.ERP 基础建设建议 为建立高效的 ERP 信息化系统，针对 XXX 公司目前的现状，需要对公司基础建设方面还需要做一些调整和优化，主要体现为以下几个方面：组织体系和岗位设置 2.2.1.目前主要的部门设置为研发、采购（含库管）、销售、财务、人力行政，随着 ERP 信息化建设，对日常业务的规范、流程制度的制定、基础数据的维护工作会大量增加，ERP 信息化的配置、维护的也需要熟悉 ERP的人进行专人维护。因此，在 ERP 建设初期，建议明确 ERP 系统岗位职责：1）ERP 信息化系统管理员：负责基础数据维护、ERP 的配置、维护 2）采购岗位：负责采购询价、采购合同、采购订单管理 3）库存管

6、理岗位：负责原材料、半成品、产成品的出入库和库存物资管理 XXX 有限公司 9/52 4）财务核算岗位：负责对日常成本费用核算、应收应付、对采购、库存成本核算的管理 5）财务报表和分析岗位：负责对各项成本费用分析，编制各种财务报表 6）其他的如销售等岗位，可做查询权限，进行相关数据查询 基础数据的规范管理 2.2.2.对 ERP 涉及的基础档案进行梳理和规范，建立全公司统一规范的基本档案，主要涉及物料分类、物料档案、资产分类、资产档案、客户和供应商分类、客户和供应商档案、部门和人员档案，以下对重点的物料档案、客户和供应商档案进行说明。1、物料分类 根据物料不同属性、不同用途或者在企业生产运营管

7、理的不同业务环节或物料的用途，对物料进行分类管理，并制定相应的编码规则和级次规则，比如编码规则设置为 2/2/2，大类 01，中类 0101，细类 010101；2、物料管理 物料管理作为 ERP 管理的核心内容，需要对物料进行统一的梳理，并制定相应的物料编码规则，对物料进行编码管理，确保一物一码的管理，对物料新增、物料属性管理进行严格的控制，为公司采购、销售、库存管理打下良好的基础。除物料编码、名称、规格型号外，还具有多种属性，如人员属性，可以将物料和采购人员、库管人员关联，不同的采购岗位、不同的库管员所管理的物料是不同的，可方便采购人员、计划人员和库管人员对各自管理的物料进行高效、准确的管

8、理和操作。系统支持对物料和人员进行进行匹配管理。3、客户和供应商管理 客商是 ERP 系统中非常关键的基础资料之一，客商档案维护的信息包括基本信息、财务信息、销售信息、采购信息等，需要对目前的客商情况进行梳理，并按一定的规则，如内部客商、外部客商，国内客商、国外客XXX 有限公司 10/52 商等分类进行客商分类，并对客商分类及客商编码制定编码规则和级次规则，做到全公司统一管理。会计科目的全面梳理 2.2.3.需要对会计科目进行全面的梳理，设置相应的会计科目和辅助核算，并制定相应的核算方法，以确保公司对物料、成本管理及应收应付的核算管理的支持，并提升财务核算的准确性和高效性。用户的权限规划 2

9、.2.4.未来 ERP 系统建成后，XXX 公司的所有用户都在 ERP 系统中进行操作和查询，因此为确保数据的安全，权限管理显得尤为重要。需要对用户权限进行规划，系统按用户、角色、功能多级的权限进行控制，简化、规范企业业务权限体系，确保系统的安全，满足信息安全共享的原则和内外部审计的要求。单据格式设置 2.2.5.对于各业务涉及的单据，如物料申请单、采购申请单、采购订单、入库单、检验单、销售订单、销售出库单、生产订单、返修订单、物料出料单等单据，需要根据公司管理的需要，设计单据内容和格式，供单据填写、查询打印使用，满足业务流转需要。业务流程的制定 2.2.6.针对不同业务类型设置灵活的自定义业

10、务流或审批流，主要是针对物料申请单、采购订单、付款申请单等单据审批的需要，固化公司的业务管理流程，建立以流程为导向，完成日常的业务管理操作，确保各项业务能够按照公司的要求严格进行控制。预警平台的建立 2.2.7.对于一些重要的业务环节和关键的监控指标，可以通过预警平台进行预警控制，做到及时的风险预警和应XXX 有限公司 11/52 对措施，促进业务的高效率、低成本的运行。系统中预置了一些常用的预警，对于用户的一些特殊要求，用户还可以自定义预警类型，根据自己实际业务的需要，利用系统中有的业务对象进行预警，如在库存管理中，可以根据库存管理的需求提供如下的预警条件：序号 业务预警条件 条件描述 1.

11、超储预警 2.短缺预警 3.安全库存预警 4.预留超期解除预警 通过实际的预警控制消息，及时有效地提高风险防范与操作及时，实现预先通知、未雨绸缪的作用。利用 UAP 平台进行搭建 ERP 运营环境，为 ERP 各项业务提供运营支撑 2.2.8.UAP 应用平台历经十几年的发展，通过体系架构的不断完善，已经成长为成熟、先进、高效的高端平台，可以完美的支持企业 IT 系统的建设。利用 UAP 平台，可以对灵活有效的完成系统运行所需的参数配置、基础数据维护、业务流程配置、权限管理、单据配置、消息通知与预警的配置，为各模块的功效运营听提供良好的支持。2.3.供应链应用建议 采购管理 2.3.1.采购管

12、理控制采购商品从请购到收货、质量检验、入库的详细流程，当货物接收时，能对相关的采购订单进行自动检查。通过对供应商合同的管理和比较，对价格实行有效控制，以取得最佳的效益，对供应商和采购部门的绩效评估可以协助采购部门确定采购环节中尚待完善的地方，同时在采购和应付帐款、收货和成本核算XXX 有限公司 12/52 部门之间建立有意义的信息通讯，以保证公司的某一环节所提供的信息能在其它所有有关的环节中反映出来。通过建立和维护采购订单方式，来实现采购合同跟踪，安排供应商交货进度和评价采购活动绩效等需求目标。从而，提高采购活动的效率，降低采购成本。采购是 XXX 公司供应链活动中一个重要的业务部分，系统采购

13、管理模块从供应链管理的角度，为企业的采购活动提供一个良好的管理平台，帮助用户对采购业务的全部流程进行管理，提供请购、采购订货、采购到货、采购入库、采购发票、采购结算的完整采购流程，用户可根据自身实际情况进行采购流程的定制，确保企业生产经营需要，避免物料短缺或者库存积压风险，支持企业的持续经营。为统一管理材料采购的业务，对于固定资产的采购不通过采购管理模块进行管理，而是通过固定资产模块直接进行相关业务的管理。2.3.1.1.采购系统的建设目标 结合 XXX 公司的采购现状特点和采购管理的需求，通过采购管理系统建设可以实现如下目标：规范采购职责权限和分工，通过系统进行职责与采购物料的匹配，进行采购

14、的规范化管理。支持采购业务从物料需求、采购平衡、采购订单、收货、质检（第一阶段，暂时系统外进行）、入库、收票、到结算全过程的管理。跟踪采购订单的业务状态，对采购资金进行全面的反映。对采购过程管理，制定采购审批流程，并通过系统进行固化，实现对企业每一种业务模式下的审批程序进行统一管理和规范，使企业对采购的发生和资金的流出进行科学的控制和管理。采购系统与库存系统、财务系统等实现完全的集成应用，实现各业务的协同、相关数据自动生成，确保数据的准确性、高效性，并可追溯，企业各部门、各职员之间实时的数据共享和交换。XXX 有限公司 13/52 对采购申请、采购订单的执行情况进行跟踪分析，对供应商的供货情况

15、进行统计分析。2.3.1.2.典型的采购流程 XXX 公司未来采购最基本的业务流程为请购采购收货入库结算应付，虽然实际采购业务复杂多变，但基本是围绕这条主线展开的。根据采购业务特点、管控需要，我们以一个典型的采购流程进行阐述未来系统内的采购业务，主要实现如下功能：采购业务人员在与供货单位签定了采购合同或协议后，向供应商发出采购订单。供应商所订货物送达企业后，企业对收到的货物进行清点，根据采购订单生成到货单。经过仓库的质检和验收，填写采购入库单。将收到供应商开具的发票交给采购核算会计，由采购会计进行采购发票输入和采购结算工作。将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账

16、会计进行应付账款核算。（一）典型业务流程 注：以上为典型的采购流程，实际操作中可以根据不同的采购业务进行设置不同的流程，并固化在系统XXX 有限公司 14/52 中，以便日常操作时按规定的流程执行。（二）流程说明：1）研发/销售部门产生物料需求。这些物料需求计划可以来自销售部门、生产部门的物料需求，也可以是内部各部门的请购需求。2）采购部门根据物料需求制定采购计划，然后下达采购订单，并将采购订单传递给供应商。3）供应商根据采购订单指定交货计划，进行送货。4）货物到达企业后，对收到的货物进行清点，参照采购订单填制采购到货单。5）经过仓库的质检和验收，参照采购订单或采购到货单填制采购入库单。6）取

17、得供应商的发票后，采购部门填制采购发票。7）采购部门进行采购结算。8）将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账会计进行应付账款核算。2.3.1.3.采购系统的主要是实现功能 1、请购管理 采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，请购是采购业务处理的起点，用于描述和生成采购的需求，如采购什么货物、采购多少、何时使用、谁用等内容。同时，也可为采购订单提供建议内容，如建议供应商、建议订货日期等。2、采购价格管理 为简化业务操作，对于询价和报价的管理不再系统中体现，系统中只是在定价完成后，通过采购订单的方式录入采购物料的价格。以后新的订单产生后，通过以设置采购单据的取

18、价方式（以最近订单的单价、物料档XXX 有限公司 15/52 案中的价格、手工录入），填制单据时系统根据取价方式带入单价，用户可修改。3、采购合同管理（后期深化应用考虑）合同管理主要是对指企业根据采购需求，与供货单位之间签订的、购销协议进行管理，为减少本期实施成本，合同管理本期暂不考虑，后期根据业务的发展，在深化应用的过程中，再考虑进行实施。4、采购订单管理 采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业采购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。通过采购订单的管理，可以帮助企业

19、对采购业务进行事前预测、事中控制与监督：可以根据请购单或者销售计划批量生成采购订单，可以选择生单的记录，可以修改数量。可以对某种产品的所有组件进行齐套采购，减少冗余采购是对某存货底层的所有采购件，进行齐套下达请购单或采购订单。通过对订单执行统计表可以查询符合条件的订单记录的执行情况，用户可以查询某张订单或某采购员的订单执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况。采购订单编制完毕后，可以对其经过的环节进行状态跟踪控制。采购订单的状态主要包括订单确认、到货、入库，订单在上一状态未完成的情况下不允许进入之后的环节。5、采购到货管理 采购到货是采购订货和采购入库的中间环节，一般由采购业务员根据供方通知

20、或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据。到货后的原材料如果存在问题，还需要退货处理：包括到货区退货和库存区退货，分别如下：A.到货区退货 a）到货区退货通常用于质检不合格退货，所以必须参照订单退货。通过到货单上的退货-XXX 有限公司 16/52 采购订单实现。b）除了参照原有订单退货，也可以自制退货单，用于已难以查清原有订单的情况下。通过采购订单中勾选【退货】后自制新增实现。c）到货区退货时不能超过到货待检量。到货区退货的后续处理可以生成补货订单继续收货；B.库存区退货 a）物资入库后发现不良时需要退货，属于库存区退货，简称退库。可

21、参照采购订单进行退库，通过库存管理的采购入库单上的退库-采购订单实现。b）如果已不知道原有订单，可新增退货订单并根据退货订单退库。c）如果不需进行订单跟踪，也可以直接手工自制退库单。通过库存管理的采购入库单上的退库-自制退库实现。d）库存区退库的后续处理可以生成补货订单继续收货。6、补货管理 补货产生的原因本质上是由于目前实际的到货或入库数量未满足订单要求的数量：1）退货、退库基于原订单补货。即退货冲减原到货单的到货数量，后续通过继续到货形式进行补货，仍然走原有采购流程。2）通过新增补货订单补货。即通过采购管理的补货订单维护上的新增-退货单/退库单实现。7、采购入库 采购入库是通过采购到货、质

22、量检验环节，对合格到货的存货进行验收入库管理。8、供应商管理 用户对供应商进行管理，包括：供应商资格审批、供应商供货审批以及相关的按照供应商业务的查询和分XXX 有限公司 17/52 析。供应商审批：企业在接受一个供应商之前，一般会对其进行考察，只有通过有关部门的审批之后才能成为其合格供应商，进入企业的供应商档案。供应商供货的审批：已经成为企业的供应商是否可以供货以及供哪些货进行控制。只有通过了供货审批的供应商及其存货，才可以转入供应商存货对照表中。供应商业务的查询分析：主要有供应商存货价格分析、供应商交货情况统计分析、交货质量分析、交货周期分析等，另外可以根据供应商交易金额的比例，将供应商进

23、行 ABC 分类。9、采购付款 采购付款有两个时点可以进行，一个是签订合同后就可以付款，另外则是在发生采购行为时付款。在系统中分别对应采购合同付款、采购订单付款。10、采购开票 采购发票是供应商开出销售货物的发票，用户根据采购发票确认采购成本，进行记账和付款核销。填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。红冲发票：由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。修改发票：若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。11、采购暂估 暂估是指发票未到时，对入库的

24、货物进行估价的过程，以保证后续财务活动可以正常进行。主要针对本月存货已经入库，但采购发票尚未收到，对货物进行暂估入库，待发票到达后，再根据该入库单与发票进行采购结算处理。如果采购相关费用对货物成本影响较大，则可对某一费用项成本进行暂估。XXX 有限公司 18/52 暂估的操作方式 处理 方式 备注 采购入库单 对采购入进行手工暂估。在暂估处理节点查询出采购入库单点暂估按钮。可进行：货物暂估成本、货物暂估应付。费用暂估成本、费用暂估应付。采购入库单签字后自动暂估。采购入库单组件：自动暂估 流程配置中，配置在采购入的签字动作后。货物暂估成本、货物暂估应付 采购入库单签字后自动确认成本和应付。确认应

25、付和成本 流程配置中，配置在采购入的签字动作后。货物确认应付、货物确认成本 12、采购结算 对入库单/消耗汇总和发票进行匹配，作为发票付款的依据。根据发票、入库单的匹配结果，完成确认采购成本计算，同时通过自动传成本或者手工传成本方式，进行成本核算。13、费用处理 运费发票是记录在采购货物过程中发生的运杂费、装卸费、入库整理费等费用的单据。运费发票记录可以在手工结算时进行费用分摊，也可以单独进行费用结算。运费发票记录可以与采购入库单记录结算，也可以直接分摊到具体的存货。XXX 有限公司 19/52 库存管理 2.3.2.2.3.2.1.库存管理的目标 1.支持企业的各类出入库业务，包括：采购入库

26、、产成品入库、生产报废入库、设备入库、借入、借出还回的入库、在途入库、出库申请、销售出库、材料出库、设备出库、借出、借入还回。2.支持库存状态的管理，例如待检、合格、不合格、报废、冻结、退回等状态，不同状态对可用性的产生影响，如对某些存货进行临时或永久性的冻结处理，禁止该部分物料进行任何相关的业务，如出库，形态转换等。3.各类条码的应用。如分类条码，单品条码，箱条码等的出入库业务和库存盘点业务。本次不考虑，在后期深化应用的再进行实施。4.对于供货商没有序列号的重要原材料，需要支持对物料的单件跟踪管理，可设置序列号编号规则、指定序列号、维护序列号构成，对物料进行序列号的管理，便于后期对物料的追踪

27、查询。5.支持物料属性管理，可按批次/单件管理、库存状态、供应商、生产厂商管理存量、物料其他辅助属性等维护管理存量。6.支持对库存相关业务信息的全面而丰富的统计和分析，包括但不限于：安全库存分析、超储分析、短缺分析、呆滞积压分析、库龄分析、收发存汇总、出入库汇总、存货分布汇总、材料消耗汇总、销售汇总、库存综合分析及相关的统计报表等。2.3.2.2.库存管理主要功能 1、采购入库 对于有订单采购的，可以基于采购订单、采购订单到货计划、或到货单进行采购入库；对于无订单采购的，可以进行手工入库。需要质检的，可以根据质检单，质检合格后入库。XXX 有限公司 20/52 2、材料出库 材料出库对领用的物料进行基本的出库业务。主要包括如下的场景：出库申请；材料出库 3、销售出库 销售出库对销售给客户的物料进行基