公司办公室综合事务管理程序资料下载.pdf

1、本文件由公司办公室起草，归口管理并负责解释。本文件起草人：张洪旺、孟令华、王绍峰 本文件2008年3月第一次发布实施。公司办公室综合事务管理程序 1 目的：明确公司办公室综合事务的服务程序，提高办公室工作效率，减少工作中间环节。2 范围 对公司内部所有部门提供服务。3 具体服务项目和服务程序 3.13.1会议室管理程序 为加强会议室的管理使用，保证公司各类会议的顺利召开，提高会议室的利用率，特制定会议室管理程序：3.1.1会议室由公司办公室负责调配。各药厂、部室需用会议室的要提前到公司办预约，由公司办根据参会人数及其会议性质安排会议室，并且在会议室使用登记薄中准确登记。3.1.2各部门在开会期

2、间，应维护会议室的地面、桌面清洁，保证会议室的钥匙、电器、门窗及设施的齐全完好，如需要投影仪、热水、茶叶、纸杯等物品，应提前提出，由公司办协助做好准备。3.1.3会议期间，全体参会人员应注意爱护会议室公共财物及设施，因使用不善造成会议室内设施损坏由所借部门负责修复或原价赔偿。3.1.4会议结束后，使用部门要负责会议室桌椅摆放整齐，保持桌面、地面整洁，关闭门窗，切断灯具、空调、饮水机等的电源，及时将钥匙交回公司办，与管理人员进行验收交接。3.1.5会议室使用时间若有冲突，公司级会议优先安排。3.1.6开会期间手机要打到振动或静音。3.1.7会议室内严禁大声喧哗，随地吐痰、丢弃杂物。3.23.2报

3、刊、信件（特快专递）管理程序 为进一步加强邮费管理，准确合理的分配报刊，节约开支，提高工作效率，特对报刊分发管理和特快专递、挂号信、包裹收发作以下规定程序：3.2.1从邮局送来的报纸、杂志等邮件，均由收发室工作人员负责清点、验收，并及时分检和分发。3.2.2非工作人员均不得私自处理信件。3.2.3各单位应指定专人负责本单位的报纸、杂志和各种邮件收发工作。3.2.4各单位信箱钥匙由该单位收发员负责保管，对号开箱取件，报 纸、杂志当面清点，如有差错及时向收发室人员反映。3.2.5凡寄往公司办公室和滨化集团的各种函件，均直接送公司办公室，不得委托他人传递，更不能交非公司办公室人员转送。3.2.6凡机

4、密信件、挂号件、包裹单、汇款单等，须先行登记，再分送有关部门和个人签收。或填发领取通知单，通知有关部门和人员到收发室签收。3.2.7外寄公函、邮件，须由各部门出具证明，派专人到收发室办理，凡寄往国外和港澳台的公务邮件和特快专递由公司办批准后办理。3.2.8非发票、合同等重要、紧急物件以及私人物品一律不准寄公费特快，若确有需要请到公司办办理批准手续。3.2.9因公寄发特快一律先来公司办收发室登记，由单位领导签字后，公司办收发人员负责寄发。3.2.10因公寄挂号信、包裹需到公司办收发室登记，由收发人员负责审核送寄。3.2.11大宗物品（重量超过5千克）可用包裹形式寄发，不得用特快专递寄发，确有需要

5、请到公司办办理批准手续。3.2.12未按以上规定执行，出现信件丢失等情况收发室人员一概不负责。违反快件、挂号信、包裹规定邮寄者，费用自理。3.33.3计算器管理程序 为了进一步加强我集团公司计算器配发管理，厉行节约，减少浪费，根据去年各单位计算器申报及使用情况，针对某些单位计算器申报不规范、更换频繁等原因，特制定如下程序：3.3.1凡需配备计算器者，一律事前写出书面申请。申请应写明申请人，所需原因，所需计算器性质（统计用或工程用），经所在公司、部室领导签字并加盖部门公章，送公司办审核。3.3.2所报申请经公司办主任审核签字后，由公司办统一配发。3.3.3配备的新计算器，如有质量问题，使用者应在

6、三日内到公司办换取，超期不予更换。3.3.4对各单位人员不经批准私自购买的计算器，不予报销。3.3.5凡配发的计算器，使用人员要仔细保管，爱惜使用，故意损坏者，一律不再配备。3.3.6凡配发的计算器出现故障，由公司办负责修理，修好后，由原使用者领回继续使用。3.3.7若计算器属于科室或者工段公用，则申请人和保管人均为科长或工段长。3.3.8员工在公司内工作调动且之前有计算器的，调动后不再配发新计算器。3.4证明信、介绍信管理程序 3.4.1集团公司职工凡需开具集团公司证明信、介绍信时，应出示上岗证、工作证等有效证件。3.4.2需开具集团公司介绍信时，应先由各公司、部室开具本部门介绍信，注明前往

7、何处、具体事由及日期，并由部门负责人审核签字后，由公司办备案并统一转开集团公司介绍信。3.4.3在开具部门介绍信时，本部门负责人要严格审查，如遇有违背公司业务整体规划或部署时应不予办理。3.4.4需由公司办出具集团公司证明信时，必须先由相应分管部门审核。凡涉及员工个人参工时间、收入、职称等内容的，须先由人力资源部负责人审核签字；凡涉及员工个人户口、家庭成员关系等内容的，须先由安全保卫部负责人审核签字；凡涉及员工政治面貌及表现、各项政审材料等内容的，须先由企业文化部负责人审核签字；凡涉及员工有无住房等内容的，须先由实业公司负责人审核签字，然后经公司 分管领导签字同意后，由公司办出具证明信，并按规

8、定加盖集团公司公章。3.4.5各公司、部室负责人要严格审查证明信内容，确保所证明内容的真实性和准确性，并承担因内容不实引起的后果和责任。3.4.6除经董事长、总经理签字同意外，一律不予开具空白介绍信、证明信、担保信。3.53.5领用纸张及复印流程 3.5.1领用纸张：需由使用单位写出书面申请，标明纸张用途、纸张用量、申领数量，由车间或部室负责人签字、盖章后交文印室，由文印室人员核定数量后负责发放，一次领用原则上白纸不超过14令，复印纸不超过两包。3.5.2复印：复印文件只限于生产及科研等与工作相关的材料，个人物品一律不给予复印。需复印文件经文印室人员审查后，由文印室人员或在文印室人员指导下进行

9、复印。3.5.3其他文印及文件装订用品，由文印室人员审核后，负责发放及装订。3.63.6办公用品（纸杯、纸袋）管理程序 纸杯、纸袋由办公室统一管理，本着节约的原则按需领取，并在公司办公室登记。3.7传真信息管理 3.7.1传真机只用于集团公司机关业务的信息传递，不得用于与公司业务无关或个人信息的传递。3.7.2传真机设在公司办公室，传真信息管理由公司办公室负责。3.7.3收发传真信息格式应规范，必须注明收件人和发件人的姓名、工作单位、联系方式等。3.7.4发送传真时，应征得公司办公室同意或者由公司办公室人员负责发送。3.7.5每天上午9：00前，公司办公室对收到的传真进行一次集中整理，并电话通知相关单位，各单位或职工个人也可随时到公司办公室收取传真。3.83.8其他业务流程，根据公司办公室职能的变化，不断补充完善或增补删减。