计算机辅助管理操作规范Word下载.docx

1、1、公文下载（参阅第二类：功能操作）2、收文登记3、公文传阅4、发文办理（二）档案著录1、文件著录标引（立卷改革后以件为单位归档的档案）对于年度已经结束，档案已经收集齐全，并且尚未录入计算机的2002年及以后的文书档案可以采取直接录入“文件著录标引”项目内，以新规则的方式归档，点击“新建”命令开始数据录入。录入时每一个应著录项目的注意事项：（1）档案类别：（档案所属的类别。）档案类别包括：文书档案、会计档案、科技档案、照片档案、声像档案、电子档案、实物档案，此项应在下拉菜单中选择“文书档案”。（2）保管期限：（对档案划定的存留年限。一般分为永久、长期、短期三种。2006年9月19日国家档案局局

2、务会议审议通过国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定对保管期限划分提出新的要求，即永久、30年、10年，2007年及以后形成的档案其归档范围、保管期限均按新规范要求划分）。2002年及以后形成的文书档案以新规则的整理方法按“保管期限-年度”进行分类，同年度同一保管期限内的文件在当年终结后可先按同一文号或同一机构或同一问题的方法进行排序著录，以利于今后的查找利用。也可采用随办随归的方法进行归档，即当日收到一份文件便给定保管期限，进行著录后打印出文件封面，放入盒内归档。（3）年度：（年度指文件形成年度，是一种分类方法，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006）。此项在点击“新

3、建”命令后自动生成，自动生成的年度以计算机当前操作系统设定的年度为自动生成的年度。若自动生成年度与录入档案的年度不相符，可自行更改。（4）盒号：（按照档案盒上架排列后的顺序流水编制，以千位数为限，混年编制，几年一断号）。如：从2002年开始编制，永久有1、2两盒，即盒号为1、2，那么2003年永久从3号盒连接续编，以此类推。不同保管期限从1开始混年编制。（5）件号：（本项目是指档案室编件号，档案室编件号是档案室依据DA/T22-2000整理而给予文件的排列顺序号）。此项为计算机自动生成，不可手工著录但可更改。如采用二级分类法（即保管期限套年度），同一年度同一保管期限下件号为通号，从1开始自动编

4、号，直至该年度下同一保管期限的文件著录结束。不同年度或不同保管期限的档案件号将自动从1开始编号，直至同一年度同一保管期限内的文件著录结束。著录中发生删除时，软件提示“删除后是否要进行件号调整”，点击“是”软件将按原顺序进行件号重排；发生因修改保管期限而造成档案排序跳号或者需要在已经排好序的档案中插入文件内容，请运用著录窗口中下边的“件号调整”命令。（6）正题名：（正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目）。著录文件题名时应注意以下几点：“正题名”拟定应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种三个部分，缺一不可；正题名实在太长时，可以省略责任者；对题名中出现“我省”

5、、“我局”等字样的一定要加上具体的名称。“正题名”在联合发文中多责任者之间用“、”隔开；“正题名”内容要求完整，必要时副题名原文可照录于正题名后；没有题名或题名不规范的，根据其内容自拟标题，自拟标题外应加“ ”号。如原文件题名为“通知”二字，则应该用自己的话概括其文件所表达的意思，概括部分用半角中括号括起来，如：宜宾市档案局关于2006年国庆节期间库房安全管理的通知；题名太长时，也应根据其内容精简题名，外加“ ”；“正题名”中涉及到人名时，应尽量多著录原题名中未提及的其他人名，并在增加的人名两端加上“ ”，如果所涉人名太多，应尽量体现本单位所涉人名及更高领导职务人名。宜宾市档案局关于、等三名同

6、志职务的任免通知； “正题名”在录入简报时，简报中的“第几期”不能放入“文件编号”一栏，应在题名中完整体现简报的内容，如：宜宾市档案局简报第1期：四川省档案局胡金玉局长来宜调研工作；会议纪要等类似相关内容的也按以上方法著录；正题名中的副题名或说明文字能够反映正题名所没有反应到的内容时，可将副题名或说明文字照原文著录在正题名之后，并在前加“：”号，如：国家机关公文格式：中华人民共和国国家标准；“正题名”中不宜出现“，”“；”“。”等标点符号，词组中间也不能出现空格及其他符号、回车等，即不能断词。（7）文件编号：（文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体赋予文件的顺序号）。著录文件编号时应该注意以

7、下几点：此项可著录发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。如1：宜档发20075号如2：GB/T13968-92文件编号包括文件的字号、年号和文号，文件编号必须照原文著录，但文件编号的年号括号原文可能采用各种符号，如六角符号、圆形括号等，年号可能采用4位数或2位数，根据规定，括号一律用半角“ ”著录，年度一律采用4位数，文号一律不加0，如：宜档发20075号。有多个文件编号的，只著录一个文件编号，有立档单位的文件编号必须著录，否则著录主办单位的文件编号。（8）责任者：（也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人）。著录责任者时应该注意以下几点：责任者有多个时，

8、一般著录前两个或者前三个（其中主办单位必须著录，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“等”表示），责任者之间以半角“;”号相隔。机关团体责任者必须著录统一规范的通用简称，在一个全宗内，对一个单位的名称必须做到统一。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“（ ）”号，如：温家宝（总理）；文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“（ ）”，如：茅盾（沈雁冰）。未署责任者的文件，应著录根据其内容、形式特征考证出的责任者，并加“ ”号，考证出的责任者根据不足时，在其后加“?”，一并著录于“ ”号中，如：张治中?；考证无结果时，以三个“”代

9、替。（9）附件：（附件是用于补充、说明主体正文的相关文件资料。附件在能够完整或侧重的反应出“正题名”所没有反应出来的内容时，附件应该著录。“正题名”已经能够反应出附件内容或附件内容并不重要时，附件则无需著录。多附件时附件与附件之间用半角“;”隔开。格式如：附件1：；附件2：。（10）来文类别：（所形成文件跟本单位的级别关系。来文类别包括：上级文件、平行文件、自制文件、下级文件、其它文件，请根据实际情况著录。（11）稿本：（稿本是指档案文件的文稿、文本和版本。我们收到的外单位的文件一般都是依据定稿并按规范格式要求制作的正式文本，因此收文我们一般选择为“正本”。发文中，一份包含有领导签批意见的发文

10、处理笺、修改的底稿及最后定稿的文件，将此份文件完整的归档，我们一般选择为“存本”；如果本份文件只包含最后形成的正式文件，我们一般选择为“正本”；如果只有领导签批意见的发文处理笺及底稿的，我们一般选择为“定稿”。稿本还包括：草稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、副本、原版、试行本、修订本、影印本、各种文字本等，请根据实际情况著录。（12）文种：（文种是指文件种类的名称。国家法定文种包括：决议、决定、指示、意见、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告、通报、议案、意见。国家非法定通用公文文种包括：计划、总结、述职报告、简报、调查报告、启示、聘书、祝词、贺词、贺

11、电、贺信、欢迎词、欢送词、答谢词、介绍信、感谢信、慰问信、请柬、公益性广告、悼词、唁电、推荐信、开幕词、闭幕词、建议、要点、申请、公示、汇报、方案、说明、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、讣告等，请根据实际情况著录。（13）密级：（文件保密程度的等级。密级一般分为：公开、国内、内部、秘密、机密、绝密，请根据实际情况著录，对已升、降及解密的文件，应著录新的密级。公开级、国内级可不著录。（14）成文时间：（文件落款的时间。著录成文时间时应该注意以下几点：成文时间一律采用8位半角阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日，不够位数的添“0”。如2007年6月24日

12、表示为“20060624”。文件时间不完整或部分时间字迹不清的在著录时，缺少月、日或不清部分以“0”补充；缺少年或不清的，应考证出年份，考证不出年份的，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月、日用“0”表示。如是2000年的文件，著录为“20000000”。（15）载体类型：（指归档档案的类型）我们比较常用的档案载体类型大致分为纸、唱片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等；不常用还包括甲骨、金石、简牍、缣帛等。此项中，我们应该选择为“纸”。其他载体类型请根据实际情况著录。（16）载体数量：（本份文件的页数，有图文的页面即算为一页）。本份文件中所包含的处理笺、领导审批意见及底稿等所有要求归档的内

13、容均算入该页数中。（17）载体单位：（档案物质形态的统计单位）例如：“页”、“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。此项中，我们应该选择为“页”。若有其它类型载体，请根据实际情况著录。（18）载体规格：（指档案载体的尺寸及型号等。纸质文件：A4磁盘：3.5英寸（19）附注：（指档案中需要解释和补充的事项。附注项的内容依各项目的顺序著录，项目以外需解释和补充的列在其后面，附注与附注之间用“；”号隔开。题名的附注：注明同一文件的不同题名或其他称谓。附注1：正题名：题名又可称为“中国档案馆简要指南”；成文时间附注：注明考证出时间的依据。若著录为非文件形成时间时，应注明为何种时间。附注2：成

14、文时间：成文时间无法考证，著录时间为收文时间；软件项目填写以外需要注明的事项。如3：附注3：本文件的来源：捐赠（20）分类号：（分类号依据中国档案分类法的有关规定著录。案卷内容有多少主题就标引多少分类号，多个分类号之间用半角“;”间隔。由于没有强制要求对分类号的著录，对要求按科室或问题分类的单位可以将科室名称（代码）或问题（代码）著录在分类号一栏中，无此要求的可以不填。（21）电子文档号：（档案室管理电子文件的一组符号代码。）其结构如下：XXX X XXXX XX XXXXX件号机构或问题代号年度保管期限代号全宗号保管期限代号，永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。没有全宗号的单位以“00

15、0”代替全宗号，机构或问题代号为两位数字，不按机构或问题归档的，该项代号为“00”。（22）信息类型：（信息类型是指电子原文的信息格式。常用的信息类型包括：文本、图像、影像、声音。其它还有：数据、图形、计算机程序、多媒体。文本：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等，一般我们的电子原文多为：PDF、Word、Excel三种格式。图像：指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。影像：指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像文件。声音：指用音频设备录入并转换为数字形式的文件。数据：指采用数据库形式存在的具有文件属性的记录。图形：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。计算机

16、程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。多媒体：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。鉴于信息类型的不同，请根据其实情况著录。（23）缩微号：（缩微号是档案馆、室赋予档案缩微制品的编号。无缩微制品的此项不用填写。（24）所涉人名：（指文件题名及正文中所涉及到的人员的姓名。完整的体现本文文件题名及正文中所涉及的人员姓名。如在正题名中体现，此项可以不填。（25）全文标识：指明电子原文文件的路径、名称和文件格式三个部分。D:My Documents二七年工作目标明细表.PDF电子原文文件的路径可在电子原文上点击鼠标右键

17、，选择属性一项查看。（26）主题词：（表达档案主题内容的规范化的词或词组）。本项目一般著录主题词，也可著录关键词。关键词是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。在文件后面留有的，应该如实填写，主题词与主题词之间或关键词与关键词之间用半角“;（27）电子文件背景信息：（指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。此项可以不用填写。（28）备注：（著录档案中需要注释或补充说明的内容）。备注的字数一般不超过16个汉字为宜。无需备注说明的，此项可以不用填写。（29）归档时间：（指文件整理完毕存放入盒的时间

18、。此项由“软件”根据计算机默认的时间自动生成，无需手动著录。计算机默认时间有误的，请根据实际时间正确修改。（30）全文：存放字符型的文件全文信息，以便进行全文信息检索。自制文件：对本单位形成的需要归档的电子原文（包括附件）应全部加载入“软件”中一并进行归档，文书类电子原文一般分为PDF和Word（或WPS）两种格式，归档时应将最后定稿（加盖电子印章）的PDF文件加载入“软件”中，建议将最后定稿的Word与PDF一并归档，便于今后的利用。收文：对收到的需要归档的电子原文（包括附件）应全部加载入“软件”中一并进行归档；收到的纸质文件有条件的单位可以将其进行扫描，并使用Adobe Photoshop

19、等软件将扫描下来的图片转换成PDF格式，最后连接成一个完整的PDF文件进行归档。2、案卷著录标引（立卷改革前以卷为单位归档的档案）（2）档号：（档号由全宗号、目录号、案卷号三个部分组成，之间用“-”号隔开。全宗号是档案馆给一个单位确定的代码。全宗号用三位阿拉伯数字表示，不足三位数的添“0”，如“078”表示78号全宗档案。无全宗号的单位全宗号部分可以不填。目录号是全宗内案卷所属目录的代码。目录号用三位阿拉伯数字表示，不足三位数的添“0”，如“001”表示1号目录。案卷号是案卷目录内排列的顺序号。案卷号一般不超过三位阿拉伯数字，不足三位数的添“0”，如“001”表示该目录内的第一本案卷。全宗号、

20、目录号、案卷号之间用“-”号间隔组成档号。案卷号078-001-001目录号没有全宗号的，全宗号部分可以不填，如：-001-001一个保管期限要求占用一个目录号，即根据保管期限的不同占用三个目录号，同一保管期限内的档案案卷号进行流水号排序。（3）组卷年度：（指案卷形成时的年度。由于较早形成的案卷一般组卷年度很难得到考证，我们一律采用本卷卷内文件的截止时间的年份做为组卷年度。（4）保管期限：案卷应按“保管期限-年度”的方法进行分类，即相同保管期限的档案按案卷的形成年度进行排序著录，不同保管期限的案卷另起一个目录号，案卷号从1开始按形成年度进行排序著录，以利于今后的查找利用。（5）正题名：（即案卷

21、标题，是表达案卷内文件的中心内容、形式特征的名称。一般按照案卷封面上已经拟定的题名著录。案卷题名不能揭示案卷内容的，应重新拟写，重新拟写的题名两端加上“ ”；题名太长时，也应根据其内容精简题名，外加“ ”。案卷题名拟定应力求反映文件内容，一般包括责任者、内容、文种三个部分，缺一不可；个别正题名实在太长时，可以省略责任者；案卷题名中不宜出现“，”“；”等标点符号，词组中间也不能出现空格及其他符号、回车等（即不能断词）。（6）编制单位：（7）编制时间：（8）密级：参见（二）、1、（13）。（9）文件开始时间和文件截止时间：（指卷内文件的起止时间，分为文件开始时间和文件截止时间两项，即一卷内若干份文

22、件中最早形成的文件落款时间为文件开始时间，最后形成的文件落款时间为文件截止时间。起止时间一律采用8位半角阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日，不够位数的添“0”。文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月、日。月、日考证不出的以“0”补充；考证不出准确年份的，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月、日用“0”表示。如大概是60年代的文件，文件开始时间著录为“19600101”，文件截止时间为“19691231”。对于卷内只有一个时间的，那么文件的开始时间和文件截止时间为同一个时间，两项必须著录。（10）件数：（指本案卷中包含多少份文件的数量

23、。（11）载体类型：参见（二）、1、（15）。（12）载体数量：参见（二）、1、（16）。（13）载体单位：参见（二）、1、（17）。（14）载体规格：参见（二）、1、（18）。（15）附注：参见（二）、1、（19）。（16）归档时间：参见（二）、1、（29）。（17）提要（18）分类号：参见（二）、1、（20）。（19）缩微号：参见（二）、1、（23）。（20）所涉人名：参见（二）、1、（24）。（21）主题词：参见（一）、1、（26）。会计档案会计档案与案卷著录标引为同一个著录窗口，所填的21个项目与以上相同，相同部分不再累述，其中会计档案的保管期限划分与文书档案不同，参照下表：类 目保

24、管 期 限具体归档范围和保密期限按照会计档案管理办法（财会字199832号）确定一、会计凭证类各种会计凭证（包括传票汇总表）15年二、会计帐簿类现金出纳帐、银行存款帐25年税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账日记账、总账、明细分类、分户帐或登记簿固定资产明细账（卡片）固定资产报废清理保管5年三、财务报告类年度决算报表永久月报表、季报表、银行余额调节表、对账单5年四、其他类会计档案保密清册、销毁清册会计档案移交清册其他会计核算专业材料会计档案按照“类目-保管期限-年度”的方法进行分类：第一、按类目具体分为：财务报告类、会计账簿类、会计凭证类。并按此顺序编排归档目录号。其中“其他类”因为形成时间

25、较长，可将其归入文书档案的范畴。第二、按保管期限具体分为：永久、25年、15年、5年。1、财务报告类的保管期限包含永久、5年两种，在档号的编制时占用两个目录号；2、会计账簿类的保管期限包含25年、15年、5年，我们将5年部分放15年的目录号中归档，但在著录时依然著录为5年，在档号的编制时只占用两个目录号；3、会计凭证类的保管期限一律定为15年，占用一个目录号；4、会计档案一共将占用5个目录号，目录号的先后顺序按以上顺序编写。第三、按年度把同一类目中同一保管期限的会计档案按种类各年录各年的顺序著录。先把1990年的日记账、总账、明细账著录完成，然后再著录1991年的日记账、总账、明细账。第四、以

26、上标准仅适应行政（事业）单位。（22）凭证起止号：（23）会计主管：（24）复核：（25）装订：科技档案科技档案与案卷著录标引为同一个著录窗口，所填的21个项目与以上相同，相同部分不再累述，其中科技档案的保管期限划分与文书档案不同，参照下表：可行性研究、任务书设计基础文件设计文件永久（其中施工图设计、工程设计计算机书为“长期”）征地、移民文件计划、投资、统计、管理文件长期招投标、承发包合同协议长期（其中投标书、资质材料、投标修正文件、合同谈判纪要、合同书等为“永久”）专项申请、批复文件长期（其中环保、劳动安全、卫生、消防等文件为“永久”）建筑施工文件永久（其中开工报告、施工计划、建筑材料试验报告等为“长期”）设备及管线安装施工文件长期（其中设计变更通知、施工检验记录、竣工报告、竣工图等为“永久”，管线清洗、试压、通水、消毒等记录为“短期”）电气、仪表安装施工文件长期（其中设计变更通知、工程更改洽商单、施工安装记录、事故处理报告、竣工报告等为“永久”，施工计划、操作试验、电气装置交接记录等为“短期”）监理文件工艺设备文件科研项目文件永久（其中实验装置操作规程、安全措施、事故分析等为“长期”）涉外文件永久（其中谈判记录、谈判中外商提交的资料等为“长期”，询价、报价、投标文件及国外设备合格证明、保护措施等为“短期”）生产技术准备、试生产文件短期（其中产品技术参数、性