办公自动化方案.docx

1、办公自动化方案办公自动化软件系统政府要上网，企业要效益，办公自动化已成为机关和企业现代化管理的必然趋势。本套办公自动化软件又可组合运作的四个系统组成。这四个系统分别是办公流转软件系统、办公文档管理系统、办公系统、用户业务处理系统（根据用户要求集成）。一、办公流转系统1.1办公流转软件说明根据流转系统的实际要求，办公自动化软件是一个自定义、跨平台的系统，用户使用起来简单方便。并且提供了标准的二次开发接口供用户进行二次开发，所以本办公自动化软件也是一个开放的系统。可以满足所有用户对流转系统的要求。采用信息交换平台和数据库的组合作为开发后台，以信息处理及分析对象作为中间层，以Web及Outlook,

2、 Notes作为前台的三层次结构开发模式，来开发一个通用的现代办公系统，从而使自定义这一全新的开发思想得以实现。本套办公流转系统选用了Microsoft的Exchange Server及Lotus的Domino作为三层次开发模式的信息交换平台，在数据库的组合方面，选择了基于OLEDB及ODBC接口的数据库。ODBC和OLEDB是微软公司制定的数据库访问标准接口，目前绝大多数数据库厂商都支持此编程接口。这样，用户在升级数据库时，就不必重新购买应用软件，从而节省大量的时间及费用。使用三层次结构模式开发OA系统，允许用户将OA系统纳入业务处理、财务等系统中一起构成一个更大的完整系统，可以通过OA系统

3、看到、得到更为全面的信息。同时，可以提供更高、更灵活的安全机制。用Web技术开发的前端软件，可大大提高系统的安全性；对客户端机器硬件的要求不高，可以保护用户原有的软硬件投资；同时，用户只需在服务器上作配置和维护，将降低系统维护、升级的难度和费用。此外，通过浏览器方式进行操作，十分简单，节省大量的培训时间和费用，减少实施OA的阻力，加快OA的进程。当然，对于已熟练使用Outlook或Notes的用户，我们也提供了相应的客户端。三层次结构的OA软件，其中间层符合COM标准，运行在微软的MTS平台上，信息的处理都基于COM对象模型，具有相当高的可靠性；使用MTS在多平台服务器上进行分布处理，信息处理

4、和前台界面彻底分离，使前端的应用反编译无法获取访问系统数据的密码，无法更改系统对数据的处理方法，具有更高的安全性；三层次的结构还提供了方便灵活的开发接口，使用COM标准，可以利用各种开发工具对系统进行二次开发。1.2办公流转系统的组成软件客户端:流转系统客户端已集成到Outlook或Notes里，通过自己的邮箱登录进Outlook或Notes界面。可以在里面进行收发批示公文、撰写公文的操作。软件Web客户端：用户可以通过用IE浏览器去登录，在Web 客户端里可以与outlook、Notes客户端一样进行公文的收发、撰写。还可以在公用文件夹里参加例如单位论坛、公告栏等的活动。更为重要的是运用IE

5、的方式可以支持远程办公，用户在外可以通过拨号上网或Internet的方式登录到软件里进行文件的收发、批示和撰写。软件公文设计工具：公文设计工具是对流转的公文制定出通用的公文模板，使其能反复多次使用而无须每次都要撰写公文的内容和对公文的格式进行编排。在公文设计工具里，可以设计出与用户日常使用的公文、表单格式一模一样的模板，可以随时进行修改、调整。软件流程设计工具：工作流程的定制是软件的核心内容之一。在对单位日常的实际运作流程作全面了解的基础上，用流程设计工具可以设计出非常实用的工作流程。并且不需更改任何源代码就可以更改流程里的任何信息。软件系统管理工具：在管理工具里，有对整个流转系统的公文管理、

6、用户管理、流程定制、公文定制、流程恢复和其他功能等六个功能模块。可以实现个人、部门公文处理报表的自动统计。1.3办公流转软件的主要应用特点a)全面提高办公效率 利用软件流转系统，所有的收发文都可以在上面进行流转，用户只需在电脑面前利用键盘、手写笔及麦克风就可以进行批示、发送。流转完的公文还可以自动归档到软件中。省去了以往收发文需要人工发送的程序，而且还可以设定公文的催办督办功能，定时催促办理，全面提高办公效率。b)使管理更加科学化和规范化 用户可以在办公流转软件公用文件夹的单位论坛、公告栏里对单位的一些事情发表言论、看法；单位领导也可以利用流转系统征求下属意见。公文在流转的时候是按照事先设计好

7、的流程进行流转，不存在中途随便改变流向的问题；对公文内容的修改可以保留痕迹，流转过后不能做任何的修改。每一个员工和部门的公文办案率可以查看。这样，使管理更加民主化和规范化。c)完全符合机构改革中的中国国家机关使用 在目前机构不断进行改革的中国，机构的精简、人员的调整带来问题的必然是如何提高工作效率，由此，最有效的方法就是实现办公自动化。办公流转软件里严格的权限设置，修改痕迹的保留，用户无代码的自定义、工作流程和公文模板的自定义修改，完全符合并保护国家机关的办公习惯。d)节约办公资源 使用本软件，几乎所有的信息资料都可以在上面进行流转。不再需要大量的纸张作为信息的载体，结合软件使用时，公文在批示

8、、审阅后会自动归档到软件中。利用电子文档的特点 可以方便地保留在磁盘、磁带或刻录成光盘进行永久保存。e)有效地使用信息资源 将单位或企业内部的所有信息资源集中起来进行规范的管理，并且使得各个员工按照一定的规则去分享这些信息资源以达到提高信息资源利用率的目的。这一方面是实现办公自动化最直接的表现。二、办公文档管理系统2.1系统主要特点功能全面 文档管理软件的功能主要体现在软件的客户端、Web客户端和报表设计工具三大部分，其使用者分为文档管理员和普通用户两大类。文档管理员可以方便地使用客户端对各类文档（文书、科技、会计、工程、照片、合同等）进行管理，例如对文件和案卷的管理，对文档库中各种信息进行统

9、计、查询，对各种报表资料的打印管理，对普通用户提交借阅单的审批，对用户权限的管理，对系统的维护等；同时，文档管理员又可利用报表设计工具设计各种报表，提供各种报表的打印功能。 普通用户则可以通过客户端或Web客户端充分利用文档库中的文档资源，既可以在阅览室中阅读您有权限直接阅读的文档，又可以在文档借阅室中借阅您所需要的文档，并且，您可以通过全文检索功能方便迅速地检索到文档库中所需的文档。符合国家档案管理标准为了加强档案业务的建设，使档案工作逐步走向规范化、标准化和系统化，国家档案局实施了一系列的档案管理标准，如档案著录及分类规则，文书、科技、会计、照片、合同档案的管理规范等。除了国家的统一标准外

10、，各个部委针对实际情况对档案管理也有自己的一些规定。因此，文档系统必须符合国家、机关、企业档案管理的标准。文档管理软件的各项功能完全符合国家档案管理标准，其体系结构、类目设置、序列编排，以国家有关档案工作的法规标准为依据，符合档案工作的实际，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论和实践的结合方面有很强的科学性和适用性。并且，该软件通过了国家档案局的监定，符合一级档案管理的要求，已有数家符合一级档案管理标准的单位在使用。为企业提供精致、实用的文档管理 企业用户的文档管理比较灵活，有部分单位并没有采用国家对文档的管理模式，此时便可简化文档的管理标准，根据企业的特点定义文档的结构、分类模式、著录格

11、式、检索和统计方式，定义用户或组别的权限等，使文档的管理更简便、精致，利用更方便，更加适合企业的应用。操作简便、使用轻松写意 软件客户端完全根据档案管理的工作习惯来设置，文档管理员在计算机上完成的操作即是他们的日常工作，操作方便，管理简单。软件 Web客户端采用网页技术设计的界面，几乎不需要专门的培训就能够掌握系统的操作方法，简单易用。同时系统采用友善的“所见即所得”的权限控制和管理方式，只把与您有关的信息送到面前，您不会因为没有权限打不开文件、经常吃闭门羹而感到心情沮丧，使权限的管理友好、简洁、安全。另外，利用全文检索功能您将能够快速地找到所需的文件。自定义功能、满足需求不断变化办公文档管理

12、软件继承了用户可自定义功能思想，用户除了可以使用系统提供的标准设置以外，文档管理员还可通过系统管理工具定义档案库的体系结构、类别设置，并可自定义文件和案卷著录卡，自定义文档的表头栏目格式，自定义打印报表等。通过这些自定义工具，当档案管理需求、国家标准变化时，用户只需用鼠标进行定义即可满足新的要求。提供了灵活方便的后台开发接口，采用的先进编程技术体现了软件开发技术的新理念。它基于先进的三层次结构及文档管理支撑平台，采用DCOM接口，使软件系列产品各模块之间能相互衔接，实现数据的相互传送，其他第三方程序也可以通过该DCOM接口实现档案的归档；由于使用OLEDB（ODBC），用户可自行选择合适的后台

13、数据库，如MS SQL Server、Oracle、Sybase等。2.2系统概述2.2.1背景办公文档软件面向的是文档管理和文档利用，是一个相对独立的的系统可单独运行。由于文档的来源多种多样，所以本系统还与其他业务系统的关系相当密切。本系统除了完成电子公文（包括收文、发文、签报和政务信息）的自动入库外，还提供开放的接口，可支持任意格式的信息归档，可以将其它业务部门的业务处理系统中需要归档处理的文件信息进行归档处理。2.2.2任务文档管理系统的任务是将流转后的电子公文、已经存在的纸质文档以及其他载体的文档按照有关文档管理的法令法规进行统一的管理，实现文档收集、整理、鉴定、保管、利用、移交、统计

14、等工作程序的计算机处理，提高文档管理的效率和工作质量，实现文档工作的科学化、规范化和标准化。2.2.3目标 根据文档管理工作的实际需要，本软件是一个开放的系统，提供通用编程和用户接口，能够将多种文件来源纳入本系统中进行管理，同时实现电子档案的移交。其次，本软件是一个相当灵活的系统，不仅立足于现有文档信息管理的需求，而且通过对系统参数的设置，提供通用报表设计工具等手段，满足文档管理工作未来发展变化的需要。2.2.4结构：Client/Server 与 Web 的完美结合。Client/Server 结构和Web结构是目前应用软件普遍采用的结构模式，在软件开发和应用方面有很多先进的特点，且互为补充

15、。文档管理系统采用Client/Server 和 Web 相结合的方法。通过多层次体系结构(Multi-tier)将数据层、业务逻辑层和应用层隔离，用Client/Server 实现文档管理的全部业务，用 Web 实现文档查询和借阅。 三、办公系统目前国内市场上的日常办公系统较多，但能真正满足各方需求，既适合不同机关也适合不同企业的应用却不多，且多数系统只限于单机上的应用。其实，办公自动化所涉及到的范围很广，对公文及其流转的管理、文档资料的管理、会议管理、客户信息的管理、车辆管理以及其它特殊业务的管理等等。由此可见，单位内部管理的应用尤为重要。3.1系统主要特点功能齐全软件提供的办公功能实用、

16、齐全，主要应用于单位内部的管理和监控方面，同时还可以增加用户的一些其它特殊业务的管理应用。用户可以通过 Windows客户端和Web客户端访问系统资源，进行会议管理、车辆管理、查阅图书材料、客户资源利用、来访预约与登记、预定餐食菜谱、公共个人文档、单位论坛、电子邮件、日程安排、支票申请、人事管理、考勤记录、网上电话、视频会议等等。便于管理和监控由于本软件采用了当今流行的三层次结构和Web结构的完美结合，客户端使用者分为系统管理员、管理员和普通用户两类。系统管理员可以对管理员、普通用户实行组别的分配及用户和组别操作权限的定义，而管理员、普通用户则只能在允许操作的范围内使用办公功能，访问的资源也相

17、应有所限制，确保共享资源具有高度的安全密级。整个办公系统由系统管理员进行维护和权限的分配，各自功能则可由相应的管理员在其职权范围内实施管理与工作的监控。自定义功能，满足需求的不断变化本软件沿用了自定义功能的思想，用户除了可以使用系统提供的标准设置以外，系统管理员或各子功能的管理员还可通过系统管理工具定义各共享信息的分类结构、维护信息的类别设置。在会议管理子系统中，还提供会议室管理设计工具，管理员可以通过一些形象的图表轻松的设计与实际相符的各类会议室及其内的座位、装饰、用具等位置的摆设。通过这些自定义工具，当实际应用变化时，只需用鼠标进行定义即可满足新的要求，可谓“弹指一挥，运筹千里”。操作简便

18、、使用轻松写意软件 Windows客户端完全根据日常办公的工作习惯来设计，用户在计算机上完成的操作即是他们的日常工作，操作方便，管理简单。软件Web客户端采用网页技术设计的界面，几乎不需要专门的培训就能够掌握系统的操作方法，简单易用。同时系统采用友善的、“所见即所得”的权限控制和管理方式，只把与您有关的信息送到面前，您不会因为没有权限打不开文件、经常吃闭门羹而感到心情沮丧，权限的管理友好、简洁、安全。3.2系统概述本软件突破平台限制，使系统能同时跨越各种群件平台（Microsoft Exchange、Lotus Domino等）、各种数据库平台、各种操作系统平台。换言之，用户可以自由选择各种平

19、台软件，可以在各种平台同时存在的局域网、广域网和互联网中使用该软件。软件功能出增强了办公功能，还增加了会议管理、车辆管理、新闻管理、资料管理、网址管理等实用性很强的办公管理功能。3.2.1目标 根据办公管理工作的实际情况，办公软件是一个开放的系统，提供通用编程和用户接口，能够将本系统以外的应用程序挂接到本系统中进行综合性管理。其次，本软件是一个相当灵活的系统，不仅能有条不紊地管理信息，并且每一个子系统都能适应纵向、横向的变化，可以随时增加和修改、删除类别等维护信息，提供通用会议室管理设计工具，满足不同用户的对办公管理的不同需要。3.2.2 结构：三层次结构与 Web 的完美结合三层次结构和We

20、b结构是目前应用软件普遍采用的结构模式，在软件开发和应用方面有很多先进的特点，且互为补充。本软件采用三层次结构和Web 相结合的方法。通过多层次体系结构(Multi-tier)将数据层、业务逻辑层和应用层隔离，用三层次结构实现办公管理的全部业务，用 Web 实现资料信息的查询和借阅。3.2.3软件用户：分管理员和普通用户。管理员用户：可以以管理员的身份进入Windows客户端进行会议审批、车辆申请的审批、审批资料借阅单、系统维护等办公管理工作，或以管理员身份进入Web端浏览，监控管理工作。普通用户：可以进入Windows客户端或Web客户端，在授权的范围内使用办公功能，例如查看自己的工作任务，

21、阅读、借阅和检索图书资料、新闻，查看天气预报等。3.3 系统功能介绍会议管理在“会议管理系统”中主要包括“会议室管理”、“不允许提议题”、“议题维护管理”、“议题审批”、“会议安排”、“会议管理”、“会议查询”、“人员查询”和“会议室查询”“会议提案”、“会议纪要”、“近期会议查询”等功能。用户可以通过系统提供的功能，适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理。“会议审批” 领导可以方便快捷地对提交给他的开会申请进行审批。“会议管理” 系统管理员可以对会议类别进行维护；对外单位人员和部门进行维护；对议题进行管理；可以新建一个会议，并提交上级领导审批、安排会议事务等，还可以安排与会人员的座位；可以

22、设计会议室，并对会议室进行管理；可撰写、分发会议纪要；此外，还可以对“议题”、“会议”、“人员”进行查询。普通用户可以查看到分配给他的任务，如“需参加会议”、“会议审批”、“事务处理”、“事务考勤”和“议题管理”等，还可以查看会议情况，如“出席情况”、“会议纪要”等等。任务管理在“任务管理”中可以创建一项新的任务，将合作任务指定给他人，可以随时查询任务进展，并利用“任务周期”规定一些规律性、循环性任务的定期执行。公共个人文档查阅公共文档可以获知本单位或部门内部的最新通知、消息、规定等共享信息。文档区内信息可以随时更新。具有相应权限的用户能够删除文档。在个人文档内，可以综合管理私人的文件，业务信

23、息等。并与“公文处理”实现了资源共享，保障了用户快速高效地处理个人文件资料。单位论坛提供一个开放式的交流环境，内部员工可以针对单位内的某一公共事务进行深入地切磋讨论。办公室定期将收集到的近期工作重点、计划等以论题方式提交，并可划分议题类别，职工可以通过阅读工作进展了解最新动态并提出建议。电子邮件电子邮件又分为收信箱、发信箱、已发邮件和已删邮件四部分。用户可在其中进行个人日常邮件的处理操作，还可进行诸如创建新邮件，答复发件人，转发邮件的公共操作。日程安排系统提供了详细日历、日程安排表和任务栏。通过查看日历，可以选定日程表的不同时段来安排每天的事件、私人约会和任务。这有助于用户养成预先计划的好习惯

24、，这样当公务繁忙甚至临时急件较多时，因为事先安排得当，因而能够做到心中有数，应付自如。便笺即电子便条。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何少量以后可能需要的信息，用户可以根据自己的喜好选定便笺纸的颜色，新建、分发便笺，系统也会自动保存对便笺所作的更改。联系人即个人通讯簿。可以存储与用户通信的人或单位的信息，比如职务、电话号码、地址、电子邮件地址、Internet 电子邮件地址等。用户可以新建联系人，并通过联系人的电子邮件地址发送邮件，在单位内部发送会议安排及任务。支票申请用户在此进行支票申请，并在得到领导的认可签字后，将申请单发送给财务部门备案，并约定领取支票时间。出差申请含有支票领取的功

25、能。用户在申请单上写明出差事由后，根据所乘坐交通工具的不同（飞机或火车），报部门及上级领导签字。将获准的申请单发送给财务部门备案，并约定领取支票时间。考勤月报月底每人填写自己的考勤情况并发送给本部门领导，由其进行审核汇总，签字后发送给人事管理部门。后勤管理提供对宿舍楼分布的管理（如所在区、街道、住房情况、产权等），提供维修管理。后勤部门接到报修信息后，根据实际情况决定是否维修，如不维修，将原因通知报修人。如维修，事后将维修结果录入，以便查询统计。人事管理包括人员资料的建立，如：中文姓名、系统内部使用名、所属单位、部门、职务、电话、办公室房间号、电子邮件等。具有人事管理权限的用户可随时增加、修改

26、、删除人事资料。其他人员可以查询公用人事信息。车辆管理在“车辆管理系统”中包括“系统管理员”、“车辆审批”、“车辆管理”和“车辆申请”等功能。用户可以在“车辆管理”中对所有车辆的基本信息进行管理；查看和管理车辆的状态；还可以申请用车以及用车审批、发车管理等。客户资料在“客户资料管理系统”中包括“客户资料查询”、“客户资料维护”、“用户登记”、“用户删除”等功能。由于系统采用的是客户端/服务器端机制，每一项功能都需要由管理员进行可操作的权限分配，能最大限度确保系统的客户资料的安全性。用户除了可以实时维护客户资料，还可以通过系统提供的丰富的查询和打印功能，充分利用客户信息；此外，还可以监控业务人员

27、的业务跟踪情况。资料管理在“资料管理”中包括了“审批”、“保管”和“借阅”等功能，可对所有的图书资料进行管理：包括“资料库”、“资料类别”和“出版社”等；可以管理资料的借阅情况和借阅资料，包括“资料借出”、“资料借阅的审批”等等。网上传真可以通过安装相应的软硬件设备，使在线的所有用户均可以方便自由的收发电子传真件，并与对方的传真机相连，使得办公传真可以象共享网络打印一样方便。网上电话通过安装相应的软硬件设备，网络上的员工可以方便的将电话网络与单位的计算机网络融会在一起，使得计算机网络应当具备的音频传输功能得到充分的体现。用户可以通过网上电话功能，直接在计算机里面进行拨号连接，还可以与联系人等功

28、能合并起来使用，在联系人等功能中也可以直接实现电话拨号。视频会议通过相应的软硬件设备的配合，用户单位可以在本系统中实现网络上用户之间的视频会议功能，使得用户可以在自己的计算机前进行相互间的会议交流，减少的大量的安排会议的时间。网上电子业务是实现将用户单位对外的一些业务表单通过Internet来进行网上直接办公的功能，并与单位本身的业务系统进行无缝的衔接。用户可以通过Internet主页，将单位本身对外的一些业务表格向公众或者广域网上公布，使得相关的人员在填写好申请表格后，该表格的信息自动在用户单位的工作流程中进行流转，并进行相关的审批，审批完成后，其结果还可以在Internet主页上进行发布。

29、来访管理在“来访登记系统”中包括了“来访登记与注销”和“来访登记记录管理”等。“来访登记系统”中的系统管理员可以对所有人员的来访进行登记管理，包括：可以对证件类别进行维护；可以进行来访登记与注销；可以对来访人员信息进行管理等等。普通用户如果没有任何权限，则不能查看任何来访人员的信息。订餐管理在“每日菜谱系统”中包括了“菜谱管理”和“订餐”等。“每日菜谱系统”中的系统管理员可以管理每日菜谱，包括对菜单的管理；管理每日菜谱；进行订餐管理。用户可以根据管理员定出的菜式预订样餐。网址管理在“网址管理”中系统管理员可以对网址统一进行科学的分类管理，包括“新增”、“删除”、“分配所属类别”等。对于普通用户，则只需要查找到所需的网址，便可以开始网上游，浏览某一网址。新闻管理无论任何新闻都要提交审批，只有经过审批同意发表的新闻才能发表给全体员工。在“新闻管理系统”包括“新闻录入”和“新闻审批”及对新闻信息进行维护等功能。“新闻管理系统”的系统管理员主要对新闻的一些信息进行管理，包括对新闻类别的维护；提交我撰写的新闻；对提交的新闻进行审批；对新闻信息进行查询等等。普通用户只可以查看权限允许的同意发表的新闻内容，而不能随意录入新闻。天气预报在“天气预报”中，系统管理员可以录入每天的天气情况，普通用户便可以查看到当天或近期一段时间内的天气情况。四、用户业务处理系统根据用户要求集成。