信息沟通管制程序文档格式.docx

1、3.2管理者代表负责编制此程序,并监督各部门贯彻实施。4术语定义:无5工作程序5.1沟通需求5.1.1内部沟通需求1）公司政策，目标及重要思想的传达；2）公司品质/环保状况、品质/环保问题的传达、解决；3）公司交期确保及交期状况传达；4）客户要求之评审5）相关资讯，资料的分析6）学习、培训、联络7）质量/环境/环保/职业健康安全方针、质量/环保/职业健康安全/环境目标（指标）；8）重要环境因素/重大危险源9）体系文件的制定与修改10）危险化学品的性质11）监测和统计的结果12）环境行为的改善信息13）内审和管理评审的情况14）质量/环境不符合及纠正预防措施15）环境紧急状态信息16）体系运行的

2、其他信息5.1.2外部沟通需求1）适用的质量/环境/环保/职业健康安全法规变化的信息2）产品开发信息3）市场动向、顾客的询价、合同的处理及更改、顾客质量/环保信息的反馈4）政府部门（环保、消防等）对公司的要求5）周边单位和居民对公司在环保方面的投诉及期望等。5.2沟通形式：为促使内部质量管理体系信息得到及时的沟通，本公司沟通形式如下：1）部门内部总结会议2）生产调度会3）全体员工会议4）内审首、末次会议5）管理评审会议6）内部联络单7）通知、通告8）互联网、邮件9）其他5.3沟通过程5.3.1例会5.3.1.1公司每天各部门经理需召开例会，将当日之工作计划，工作中需注意之问题等告知工作人员。5

3、.3.1.2每周各部门经理需召开例会，主要传达公司之品质、交期、生产情况及安全状况。5.3.2面谈凡部门与部门之间，或部门内部人员之间协调处理一般性工作事务适宜使用此方式，采用此方式时，应注意避开生产作业通道或正在运行的生产岗位以及容易发生安全事故的地点，同时注意避免大声喧哗。5.3.3汇报凡部门工作在执行过程中，因各种因素的影响而导致工作难以按计划的要求达成，需寻求上级主管协调、支持和指导时，可采用此方式。按此方式作业时，下级部门须事先将工作汇报的意图以口诉或书面的形式告诉上级主管，以便其安排适宜的时间听取汇报，汇报工作一般应安排在会议室进行。5.3.4会议5.3.4.1凡部门内部有重要的生

4、产工作任务需要传达、宣告或部门之间有重要事务需要协调，或本公司有重要的生产工作措施需要讨论、发布执行时，均可按举行会议的方式进行沟通协调，会议一般应安排在专设的会议室进行，以保持其良好的环境和应有的严谨气氛，并将每次会议内容记录在内。a）.开会前，会议主持部门应提前以合适的方式，将有关开会信息（如开会时间、开会地点、会议主题等）传达至各部门或人员（如以电话通知、口头通知、书面签核等方式）。b）.对会议的讨论内容及决议事项，会议主持部门应指定专人进行会议记录（形式不定，但必须记录人员名单、会议主要内容、会议决议等），并在会议后派专人对决议项目执行情况进行跟踪。c）对于公司规定的各项例会，会议主办

5、部门可不另行通知，但应作好会议记录，按第b）项执行。5.3.4.2品质和环境有害物质会议a）当有严重之品质和环境问题，或客户有投诉需检讨时召开品质和环境会议，品质和环境会议需有会议记录。b）质量和环境有害物质目标：定期（一般每月、每季）或不定期召开质量和环境有害物质目标达成关况检讨会；c）客户需求及合同评审依据产品服务需求评审程序进行。5.3.4.3内审会议管理者代表主持内部质量审核的首次会议、末次会议，具体的实施参见内部审核管理程序。5.3.4.4管理评审会议总经理按照计划的时间间隔主持管理评审会议，评价质量管理体系，确保质量管理体系的适宜性、充分性、有效性。5.3.5网络信息：a）电子邮件

6、：公司设立企业邮件服务器，供员工的内外部信息沟通之用；b）即时通讯软件：公司建立因特网联接，供员工在工作中使用QQ、MSN、Skype等即时通讯软件之用c）公司内部信息平台：即ERP等，目前尚在筹建中。以上网络信息的使用和管制，具体参照电脑及网络使用规范执行。5.3.6宣传栏：对公司临时下发各项规章制度或决议，可由行政中心或其他相关部门负责将此类信息打印并经相关责权人员签核后，张贴于公司固定的宣传栏内进行宣导。5.3.7信息交流途径5.3.7.1部门内部一般工作人员或一般作业人员之间需讨论问题或交换意见时，须在进行此项活动之前征得各自直接负责人的同意，相关负责人在同意其口头申请后，须对此类活动

7、的进行时间做出明确的安排，并按此要求督促活动人员按时返岗作业。5.3.7.2当部门内部下级向上级提出沟通要求时，上级应尽量安排时间满足其要求，以便于上、下级之间及时达成共识，利于工作开展。若因特殊原因不能满足下级要求，上级须直接或委托他人向申请人说明原因，征得谅解，并在后续适当的时机主动与申请人交换意见或委托其代理人与申请人进行意见交流，代理人在受委托后须及时将交流情况转告给申请人，以便做出相应的调整和回应。5.3.7.3当部门之间有工作问题需协调处理时，须由部门主管以适当的方式进行交流，拟定出解决问题的办法，若主管之间难以达成共识，则须向各自的上级主管反映情况以寻求更高层次的沟通，以及时获得解决问题的方法。5.3.7.4一般情况下，主管级以下人员不得越级向上反映情况，若因特殊情况，如直接上、下级之间虽然经多次交流，但仍不能获得共识时，下级在向其直接负责人说明原因后可向更高一级主管反映情况，寻求解决方案。5.3.7.5信息交流注意事项：a）在进行各项信息交流时，参与人员应以客观事实为依据来阐述表达各自的看法和观点，尽量避免使用主观臆断性的推断或结论。b）在讨论问题时，要注意围绕中心议题进行，尽量避免涉及与本次讨论主题无关的内容。c）在进行交流讨论时，要注意保持文明、礼貌、谦让、包容的态度和作风，对不同的观点可以评论，但不要发展成无序的争吵。