物资管理办法.docx

1、物资管理办法物资管理办法1总则1.1为了实行标准化管理和规范、创新、透明、公正、公平的物资管理过程，进一步做好公司物资采购和使用工作，实现采购数量、采购单价、使用数量能够得到有效控制和监督，特制定本管理办法。1.2本办法适用于公司所属各单位的物资管理。2管理职责与规范2.1公司各事业部主要职责：2.1.1对各单位物资招、议标采购情况进行监督、检查，对招标结果具有否决权；2.1.2负责集团公司物资采购合同的监控、评审；2.1.3电力事业部负责对物资供方的资质实施审查，对于合作过程中发现有恶意损坏公司利益和声誉的供应商，将其添加至物资供方黑名单，不再与其合作；2.1.4对各单位施工现场物资使用情况

2、、计划控制情况、节超情况，定期（不定期）进行监督、检查；2.1.5负责集团公司本业务系统的NC上线、维护及日常运行工作。2.2分公司、电力工程部、项目管理部主要职责：2.2.1各分公司及电力工程部、项目管理部需指定物资负责人，将指定的人员报公司备案，当主管人员进行变更时必须报公司各相应事业部进行批准；2.2.2按公司要求及时提供、上报各种报表；2.2.3负责督促所属项目经理部的NC上线、维护及日常运行工作。2.3项目经理部物资管理部门主要职责：2.3.1贯彻落实公司、分公司物资管理各项管理规定、办法，做好现场物资的验收、耗用、搬运、储存和保管等各项工作；2.3.2负责向上级物资主管部门推荐合格

3、物资供方，建立项目经理部物资供方名录档案；2.3.3负责项目经理部物资采购数量控制在采购计划数量内，采购价格与市场价格基本相符；2.3.4提出紧急物资采购依据，编制物资采购合同草案，办理合同评审和签订手续；2.3.5负责提供项目成本分析中物资相关数据，并报上级主管部门。3采购流程管理3.1物资的分类为便于管理，将需要采购的物资分为主要物资和一般物资。3.1.1主要物资是指：采购数量占物资总量比例较大、采购金额占物资总金额比重较大、涉及工程结构和人身安全的防护用品等。比如：钢筋、型钢（含H型钢）、钢格栅、压型钢板（正式工程）、不锈钢（板）、耐磨板（微晶板）、木材、水泥、砂、石、砌块（砖）、商砼、

4、安全网（国标）、安全帽等，以及电器设备、电线、电缆、大宗装饰、装修物资等。3.1.2一般物资是指：零星物资、小型机具、施工用辅材等。比如：铅丝、圆钉、棉纱、扫帚等。3.2计划管理3.2.1物资总控计划3.2.1.1计划编制要求及规定总控计划应根据标后预算、图纸及设计变更、物资预算和工程量清单、现场物资消耗情况进行编制。3.2.1.2计划编制责任人：计经部门、施工组织设计及方案编制和落实的负责人、计经副经理。3.2.1.3批准人：公司授权的项目经理。3.2.1.4项目开工一个月内，计划编制责任人依据标后预算、确定的施工组织设计、施工方案、现场实际和降低成本措施、施工图预算（当无施工图预算时，按合

5、同或投标文件相关内容编制），编出项目总体控制计划（附表1）。3.2.1.5对于“三边”工程，图纸到位后，项目应及时提出物资用量，作为暂定物资总控计划依据；图纸依次到位后，项目应及时编制物资总控追加计划。3.2.1.6应根据图纸会审纪要、设计变更、现场签证、审批过的施工方案变更、合同工作量的调整、原预算的修正等，适时对物资总控计划进行修订。3.2.2物资需用计划3.2.2.1编制责任人：工程用料需用计划（附表2）由计经部门编制，项目计经经理审核，项目经理批准；施工措施用料需用计划由生产部门编制，生产经理审核，项目经理批准。3.2.2.2工程用料由计经部门根据物资总控计划和施工进度计划，按照满足生

6、产、适度备料的原则进行编制，需用计划不得超过总控计划数量；施工措施用料计划（附表3），由项目生产部门根据施工现场需用情况进行编制。3.2.2.3没有计划不得采购，当需超计划采购时须说明情况并编报补充计划，累计采购数量不得超过物资总控计划。3.2.3临时设施计划3.2.3.1项目经理部临时设施设计方案，由项目生产部门核定其规模和标准，由生产经理审核，项目经理批准。3.2.3.2计经部门根据设计方案编制预算，提出物资需用计划明细。3.2.3.3临时设施物资需用计划编制、采购流程，同施工用物资一致。3.2.4物资采购计划执行3.2.4.1物资部门收到物资需用计划后，应进行认真、仔细审核。主要审核的内

7、容有：采购计划单的审批手续是否完善、物资（设备）的规格、型号、单位、数量、品牌、质量、进场时间等相关内容是否齐全。3.2.4.2如发现提交的物资需用计划数量不明、无具体质量要求、进场时间有误等情况时，物资部门须及时与计划提交部门的负责人进行联系，并将尚未明确的物资需用计划退回重新编制。3.2.4.3物资部门没有认真审核物资需用计划，接收无法正确执行的需用计划而延误物资进场时间的，其责任由物资部门、计划提供部门共同承担。3.3供方管理3.3.1主要物资供方管理若主要物资供方首次与公司合作，在确认供方前应对其进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量控制体系能否满足施工、设计需求，并填写物资供方

8、考察表（附表4）。经过考察，物资供方满足需要，由项目物资部门通过A8发起新增供应商申请表（附表5），附电子版企业资质文件。经电力事业部、企业管理部审批后，录入NC系统以备引用。3.3.1.1供方考察应查验的资料：营业执照；生产（经营）许可证；县、市级以上质量检测机构对产品进行检测的质量检测证明；企业实力和信誉的有关资料；质量、环境/职业、健康、安全管理水平。3.3.1.2对供方实地考察的内容包括：生产（经营）规模及能力；生产过程和工序检测办法；采用执行检测产品的标准；对产品的检测能力；产品价格水平；运输、配送能力及方法等。3.3.2一般物资供方管理若一般物资供方首次与公司合作，由项目物资部门通

9、过A8发起新增供应商申请表（附表5），附电子版企业资质文件。经电力事业部、企业管理部审批后，录入NC系统以备引用。3.3.3个人供方管理原则上不允许与个人供方签订合同，特殊情况需要对个人签订合同时，项目经理部需对个人出具物资采购委托书，写明委托采购物资名称及相关要求，被委托人不得在施工现场从事劳务和专业工程施工分包。3.3.4供方评价项目经理部物资部门对供货完毕的物资供方，及时进行考评并填写供方履约评价记录（附表6），项目物资部门每月对主要物资供方履约情况进行记录。凡有一次违反合同约定质量标准供货、逾期供货，拒不采取纠正措施给项目带来一定损失的供方；发生经济纠纷，不经公司相应事业部调解，直接起

10、诉至人民法院，给公司生产经营带来负面影响的供方；利用合同签订时的疏漏或管理疏漏进行恶意欺诈的供方，及时上报相应事业部。电力事业部在公司范围内进行公开通报，两年内，公司各单位不得与其合作，两年后如再需合作的，必须重新考察、评价，经公司主管领导批准后方可合作。3.4招议标管理3.4.1主要物资采购额大于10万元的采购过程应进行公开招标，当采购条件不能满足公开招标过程时，应对主要供应商进行议标。3.4.2项目经理部应成立招标小组，招标小组由项目物资主管、技术负责人、计经经理、项目经理等项目主要负责人组成。3.4.3物资招议标过程3.4.3.1招标单位根据物资需用计划，拟定招标文件时，将拟招标物资数量

11、、规格、质量要求、需用时间、拟付款方式、卸货地点、开标时间等相关信息在招标文件中明确。3.4.3.2在投标方响应招标文件要求的基础上，对投标方的价格、产品质量、服务、承诺、信誉及业绩等方面做出综合评定并填写项目招标开标记录（附表7）；当采购条件不能满足招标过程时，应对主要供应商进行约谈并填写物资议标采购洽谈记录（附表8）。3.5合同管理3.5.1公司各单位在签订物资采购合同时，须使用公司标准合同文本，确属无法使用时，应写明原因报总经济师批准。3.5.2必须选择合格的合同主体，公司相应事业部是合格主体的认定部门。签订合同的单位，不得违反公司法中相关规定，采购单位负责人的直系亲属不得作为拟选供方。

12、3.5.3集中采购合同各分公司根据情况可采用集采集付、集采分付两种集中采购模式。3.5.3.1集采集付采购模式分公司将项目部报送的物资需用计划进行汇总平衡后，确定需统一采购的物资，招标、合同签订、付款、入账统一由分公司办理，调拨给各项目部。合同签订、入库、调拨过程统一在NC系统分公司机关目录下进行操作。3.5.3.2集采分付采购模式分公司将项目部报送的物资需用计划进行汇总平衡后，确定需统一采购的物资，招标、合同签订统一由分公司办理，入库、结算、付款过程由各项目部根据合同约定办理。合同签订在NC系统分公司机关目录下录入，入库、付款在NC系统项目部目录下录入。3.6一般物资的采购 单笔采购额小于三

13、万元的一般物资、不涉及工程结构和人身安全的防护用品采购可不签订采购合同，但必须依据计经部门或生产部门提出的物资需用计划进行采购，财务人员依据项目经理批准的验收单进行账务处理。不得将大额采购进行分解，一经查出将对责任人处以罚款，并在集团公司A8平台进行通报。4物资现场管理4.1物资的验收4.1.1项目经理必须组织对进入现场的建筑物资、构配件、设备、预拌混凝土等进行检验，未经检验或检验不合格，不得使用；必须组织对涉及结构安全的试块、试件以及有关物资进行取样检测，送检试样不得弄虚作假，不得篡改或者伪造检测报告，不得明示或暗示检测机构出具虚假检测报告。4.1.2核对资料：物资进入现场后，项目物资负责人

14、与仓库保管员必须及时进行物资的验收工作，详细登记物资进场记录，同时核对物资采购合同、合格证、材质检测报告、发货单、发票等有关资料，检查资料是否齐全 、有效，检查无误后妥善保存。4.1.3检验实物数量检验，按合同约定的计量方式、数量，核对发货清单数量和实物数量是否相符。外观质量检验，应查验其表面质量情况，是否有包装破损、变色、腐蚀、表面缺陷、变形及破碎等问题。内在质量检验，需要复检的物资要有取样送检证明报告, 书面通知取样员取样送试验室做化学成分、力学性能、工艺性能等试验。复检合格方可发放使用，复检不合格的物资应挂上“不合格物资”标牌,并按照“不合格品控制程序”进行处置。4.1.4检验完毕、无误

15、，由项目经理部物资员会同物资使用单位（加工制作单位）专职物资员办理验收入库手续。填写入库验收单时，须将物资名称、规格、计量单位、数量、单价、金额填写清楚、准确，特别是计量单位，要与合同中的计量单位保持一致。4.1.5安全网等安全防护用品进入施工现场后，物资部门应负责组织安全、质检部门相关人员进行抗冲击试验，并做好试验记录存档备查。试验结果符合国家相关规定，方可发放使用。试验结果不符合国家相关规定，按照“不合格品控制程序”进行处置。4.1.6需要复试的物资，由物资员负责通知试验员取样送检，待检验合格后办理验收手续。4.1.7对未验收或试验的物资不得投入加工、安装和使用。对因生产急需且可更换的物资

16、需要紧急放行时，必须经项目经理批准。项目物资管理人员做好物资紧急放行记录， 并进行标识。4.1.8入库验收单必须在物资进场检验合格后24小时内录入NC系统，杜绝延时补录。物资管理人员必须及时将录入系统的入库单据进行打印，并报请相关领导审核签字，物资管理人员将签字完整的入库单据及原始发票一并交与项目财务人员，由财务人员对系统内维护的发票进行维护。如果发票未和物资同时到达现场，物资运达现场检验合格后也要及时录入入库单据。4.1.9对于当月发票未到的入库单据，物资管理人员必须在NC系统中进行暂估处理，月末20日前办理暂估验收手续交项目财务人员，待发票送达后，及时送交项目财务人员，并参照原有入库单据录

17、入相应发票，由系统自动完成冲暂估操作，不得手工进行冲暂估处理。财务人员从存货核算模块打印系统自动生成的该物资的冲暂估入库单和正式结算入库单据作为财务总账冲暂估和正式结算凭证的附件。4.2物资的搬运、贮存4.2.1对易燃、易爆、易损、易腐蚀、有毒、怕震动的物资在搬运前应详细查阅说明书，按说明书要求搬运；必要时，由物资部门人员编制作业指导书。4.2.2对大体积、大重量的物资的搬运，物资保管人员应选择适宜的起重设备、运输设备，物资保管人员应对搬运的过程进行指导，并对作业过程进行记录。4.2.3凡进入项目现场的物资,应根据现场平面布置规划的位置堆放，现场大宗物资须堆放整齐、成堆、成方、成垛，长大件一头

18、齐，要求场地平整、排水良好、道路畅通、进出方便。4.2.4进场原物资按产品名称、规格型号、数量、生产厂家、进货日期、检验和试验状态等进行标识。4.2.5物资堆场和库房必须整洁、规范、消防设施保持完好。物资存放，要根据其属性、特点、材质要求等进行分类，依据先入库先使用原则合理存放。码放储存时，其码放形状和数量，必须满足物资性能要求，性能互相抵触的物资，应严格分开存放。对库存物资定时作好清洁、除尘、防锈、通风工作，防止物资变质受损。有毒、易燃、易爆物资必须设立专区、专库堆放，示警标识醒目。4.3物资的发放和使用4.3.1项目经理部物资部门必须根据物资需用计划，对每批（次）发放物资记账、对比，严禁超

19、计划发放，发放数量超出需用计划时办理调拨手续。4.3.2各单位应在承包合同中明确，钢筋车间、砼搅拌站等承包单位和分包方（专业工程分包、劳务分包）必须承担发放、使用环节控制责任，并按公司要求填写物资发放控制台帐（附表9）。4.3.3型钢及其它建筑物资的发放、使用，应根据加工制作单位（使用单位）与项目经理部确定的承包方式，由项目经理部物资部门依据物资需用计划办理调拨、领用手续。专业分包实行领料调拨制；劳务分包应办理领料出库手续。4.3.4仓库物资凭生产副经理或工长出具的限额领料单发料，限额领料单数量不得超出物资需用计划量，严禁无单或白条发料，发料应本着先进先出的原则发放。4.3.5对合同规定由分包

20、方（专业工程分包方、劳务分包方）自购的物资，原则上项目经理部不得代购。如确需代购的，分包方（专业工程分包方、劳务分包方）必须出具其法定代表人签字、盖公章的代购申请书，计经部门对其合同相关条款、结算方式等进行审核，经项目经理签字同意，方可代购。代购的物资必须以调拨单的形式办理手续。4.3.6分包方（专业工程分包方、劳务分包方）在完成合同内容后或中途退场时，必须与其办理物资结算手续。项目物资主管，依据调拨单对其进行结算，在结算后两日内将结算结果报项目计经部门核查。4.3.7考虑到盘点数据的真实性、准确性，未拉出仓库的钢筋、型钢半成品及其它物资，一律作为库存物资留帐下月处理。进入施工现场已使用或未使

21、用的半成品一律按实进入当月施工成本。4.3.8项目物资管理人员对工具、用具等可回收物资实行登记制度、台帐式管理，将保管责任落实到个人，凡新购入的工具、用具物资部门必须进行登记。工具、用具毁坏时，应把毁坏的物资退回仓库，根据毁坏程度由责任人按价值赔偿。丢失的工具、用具由责任人按原有价值进行赔偿。4.3.9各单位必须严格控制物资的使用，根据形象部位与实际耗用物资的情况进行分析，并将主要物资的消耗情况报项目计经管理人员。4.3.10 物资出库后，项目物资管理人员应当及时将出库信息录入NC系统（出库单不填写单价，调拨单必须填写单价）并进行打印（白色联保管人员留存、红色联财务人员留存、黄色联领料人员留存

22、），及时上报相关人员签字完整后月末统一提交项目财务人员入账。财务人员核对无误后，作为财务总账物资出库凭证的附件。4.4物资盘点管理4.4.1每月20日、每季度、年终对项目各类物资库存情况进行盘点，年终盘点由公司电力事业部制定统一的盘点计划，项目盘点由各项目经理部组织，项目物资人员、计经人员参与，分公司物资管理部门负责监督；分公司仓库由分公司物资管理部门或人员组织盘点。4.4.2以钢材盘点为例，供、用双方首先将钢材的验收入库量、库存量核对汇总；项目经理部物资员配合钢筋车间承包单位的专职物资员将本期物资发放控制台帐（附表9）签认量汇总并按使用单位分类统计。4.4.3以搅拌站物资盘点为例，供、用双方

23、先将当期的砂、碎石、水泥验收入库量、库存量核对汇总；项目经理部物资员配合搅拌站承包单位专职物资员将本期物资发放控制台帐（附表9）签认量汇总并按签收单位分类统计。4.4.4盘点时一定要将账面数量与库存数量进行仔细核对，账面数量和库存数量有差异的要查找差异原因，并在盘点表上注明，经项目经理审核同意后，方可作盘盈或盘亏处理。4.4.5月、季度盘点结束，将本期盘点结果按公司要求，报项目计经、财务部门，年终盘点按公司电力事业部制定的盘点计划要求执行。4.5甲供物资的管理项目经理部物资人员应及时记录甲供物资接收情况，配合甲方共同办理验收移交手续，每月20日认真填写甲供材收发存汇总表（附表10），并经项目物

24、资主管、项目负责人审批后存档。甲供物资应单独存放不得与项目自购物资混在一起。若甲供物资发生损坏、丢失或不适应情况，由项目经理部组织有关人员与甲方共同商定处理办法，并留存书面资料。4.6商品砼的管理各单位对商品砼的验收，按照商品混凝土供应合同约定的计量方式进行验收，不给供应商开具收料小票，以项目相关人员签字的商品砼送货单为准，同时应明确签字人及其字样，不允许施工人员代签。4.7物资账务和资料管理4.7.1物资管理资料包括：各种物资原始资料包括签收小票（砌体、砂石、商品砼等）、送货单或收料单、收料记录、发料记录、验收单、出库单、调拨单等；物资设备采购合同、采购合同台帐、采购台帐、物资盘点表。4.7

25、.2项目物资管理人员应在日常工作中积累相关资料，并在工程完工后一个月内向分公司、电力工程部、项目管理部移交全部物资管理资料。分公司、电力工程部、项目管理部物资管理部门或人员，按照项目保存所有资料和汇总管理资料并整理归档，在项目正式竣工，内外结算付款完成，内部审计完成后，由资料管理部门组织集中销毁。4.8剩余物资的管理4.8.1剩余物资是指：工程变更等原因，造成本工程使用不上或施工过程中的剩余物资，且本工程不再使用和本工程完工后没有使用完毕的物资。4.8.2项目剩余物资首先在各分公司、电力工程部、项目管理部之间进行调剂，并办理调拨手续。分公司、电力工程部、项目管理部剩余物资无法内部调剂的，将情况

26、说明报公司相应事业部，由公司事业部在公司各项目之间进行调剂，费用由调入单位和调出单位自行协商。公司内部确实无法调剂时，各单位可自行出售。出售时须有项目物资主管和其他项目主要管理人员三人以上共同在场，并在处理清单上签字，销售款交报帐员进行账务处理，并做好相关记录。5物资信息化管理5.1新增存货档案新增存货档案由项目物资人员申报，电力事业部进行后台新增。5.1.1项目物资人员在对某一种物资新增申报前，必须首先进入存货档案在同类别物资中进行认真查找，确定系统确实没有该种物资后，再进行申报添加，申报时应注明该物资的分类及计量单位。5.1.2物资名称要规范，要注意区分物资的学名和俗名、别名，必须使用物资

27、的学名（必须以现行的国家标准规范为准）。5.1.3计量单位要统一，编码编制采用物资的最小计量单位为原则，必须采用统一计量单位，严禁使用“桶、捆、卷”等不规范的计量单位，以确保物资的计量单位的统一性。5.2 NC项目物资盘点要求在盘点时，物资部门只统计截止盘点时间库存物资的数量。项目应严格按照要求，及时在系统中录入相应单据，对未能及时出具发票的物资要进行暂估入账处理。所有出入库单据录入完毕，并和项目现场实物核对无误后，在NC系统盘点节点进行操作，将NC系统盘点表保存打印经相关领导签字后，交财务部门，财务部门核对无误后进行签收。截止盘点日期库存为零的项目经理部不出盘点表，但需书面告知相关财务人员。

28、6考核6.1物资采购数量超采购计划时，未按程序编报补充计划。核实后，对项目经理部处以5001000元罚款。6.2私自修改公司标准文本合同相关条款，给予项目经理部100元次的处罚，给公司造成经济损失、负面影响的，由项目经理部及相关责任人承担经济损失，并对项目经理部处以500010000元罚款。6.3未按公司物资验收、发放相关规定执行，不认真履行验收、发放职责，由于物资质量问题给公司带来经济损失和负面影响的，由项目经理部承担相关经济损失，并对项目经理部处以500010000元罚款。6.4将大额采购进行分解，规避公司合同评审、签订过程的，一经查出给予相关责任人500元罚款，并在集团公司A8平台进行通

29、报批评。6.5未按照公司信息化管理要求及时、准确录入相关NC单据，账务处理造成严重滞后的，对相关责任人处以每次500元罚款。7附则7.1本管理办法自发布之日起实施。原物资管理办法（豫建二政字【2015】13号文）同时废止。7.2本管理办法在执行过程中如有问题，请及时反馈至公司相应事业部，以便作进一步修订。7.3本管理办法由公司民用事业部、电力事业部负责解释。附件：附表1：物资总体控制计划表附表2：物资需用计划表附表3：施工措施用料计划附表4：物资供方考察表附表5：新增供应商申请表附表6：供方履约评价记录附表7：项目招标开标记录附表8：物资议标采购洽谈记录附表9：物资发放控制台账附表10：甲供材收、发、存汇总表附表1 物资总体控制计划 第 页 共 页使用部位： 年 月 日 序号物资名称规格单位数量备注主管: 制表: 附表2物资需用计划表使用部位： 年 月 日 序号物资名称规格型号单位数量材质要求使用时间备注主管: 审核: 制表:附表3施工措施用