出口物资采购管理办法-01正文.doc

1、海外发展公司出口物资采购管理办法（试行）1 范围本办法适用于海外发展公司各部门、各境外分支机构。本办法包括物资需用计划编制、物资采购计划确定、物资供方的考核评定和选择、物资采购实施、物资验收入库和出库、物资发运实施、采购货款支付、出口退税的处理等内容。2 目的保证境外项目所需国内采购物资按时保质的供应，降低采购物资供应成本。3 定义3.1 物资指境外在建工程项目、日常办公和生活中使用的物资，分为三类:（1）构成建筑物本身的各类原材料、成品、半成品、工程设备等。（2）建设项目工程中使用的但不构成建筑本身的机械设备、实验设备、车辆、周转料具、临建临设物资等。（3）办公用品和生活物资等。4 职责4.

2、1 国内部门4.1.1 采购部采购部为国内物资采购的主责部门。（1） 根据工程技术部门提供的境外项目物资需用计划，负责国内物资采购。（2） 负责建立合格供应商体系，健全物资采购平台，并每年组织考核评定。（3） 负责组织采购招标与评标。（4） 负责材料报验资料中产品信息与供应商信息的收集。（5） 负责物资采购价格提交境外分支机构审批。（6） 负责组织采购合同起草、评审、会签和签订，以及采购合同保管等事项。（7） 负责境外分支机构国内物资的采购、监造、检验、接收等工作，并对采购物资的价格、质量、供货周期与售后服务负责。（8） 负责组织采购物资货款审批与支付。（9） 负责采购物资的入库手续与发票登记

3、。（10） 指导、监督境外各分支机构物资采购部门的工作。（11） 协助财务部门按照财务制度执行过程中财务资料补充等事项。（12） 协助物流部办理存储和发运物资事项。4.1.2 物流部物流部为国内物资发运的主责部门。（1） 负责编制采购物资的发运计划。（2） 组织货运公司的招标工作。（3） 负责采购物资的存储、保管、装箱工作。（4） 负责办理材料出库手续。（5） 负责商检、报关与发运；及时向境外分支机构提交发运物资的清关资料。（6） 负责发运物资明细资料与境外分支机构收到的物资的核对、签收、反馈等工作。（7） 跟踪国内物资发运、国外清关过程，协助境外分支机构做好物资接收工作。（8） 根据物资采购

4、计划和报关发运情况，协助采购部编制采购计划。（9） 协助财务部门确定物资报关价格，协助财务部门做好出口退税工作。4.1.3 工程部（1） 负责审核境外分支机构提交的需国内采购的物资需用计划。（2） 负责材料报验资料的汇总编制。（3） 负责采购物资的质量及技术性能验收。（4） 负责采购物资预算价格和实际采购价格的比对分析，进而分析工程材料成本。（5） 参与采购部组织的合格供应商评审。（6） 参与采购部组织的采购招标、合同评审、交货验收与货款支付审核等工作。4.1.4 各部门协助完成境外项目所需国内采购物资的采购与发运工作。4.2 境外分支机构（1） 负责提交境外项目和自需的需国内采购物资的需用计

5、划。（2） 负责审核并提交材料报验资料，及时反馈材料报验审批结果。（3） 负责审批国内采购物资的价格。（4） 负责支付国内物资采购的资金。（5） 负责办理目的港通关和验收手续。（6） 接收检验国内采购物资并向国内反馈检验结果。（7） 根据国内指令在当地和第三国实施物资采购。5 物资需用计划物资需用计划是指用于境外工程项目所需物资的需用计划，包括以下几种情况：（1） 用于境外分支机构自需，需在国内采购物资的需用计划。（2） 用于境外分支机构自行签订的境外项目，需在国内采购物资的需用计划。（3） 用于国内代境外分支机构签订的境外项目，需在国内采购物资的需用计划。（4） 用于国内签订的境外项目，拟在

6、国内采购物资以及在国外（含境外分支机构驻在国和第三国）采购物资的需用计划。5.1计划编制与提交（1） 用于境外项目以及境外分支机构自需物资的需用计划，由境外项目技术负责人或所需部门负责编制，并提交给境外分支机构的物资管理部门。（2） 境外分支机构的物资管理部门根据现有库存以及当地市场情况编制需国内采购物资的需用计划。（3） 外分支机构的负责人负责审批需国内采购物资的需用计划。（4） 境外分支机构的物资管理部门负责将审批后的需国内采购物资的需用计划提交给国内工程部。（5） 国内采购物资的需用计划通常情况下需要提前4个月提交到工程部，特殊急需物资至少需要提前15天提交到工程部，境外分支机构提出计划

7、时应充分考虑采购时间、加工周期、航程以及清关所耗费的时间。5.2 计划审批（1） 所有需国内采购的物资需用计划，由国内工程部（项目负责人）负责组织的审核。（2） 工程部（项目负责人）审核后，报给国内分管经理审批。（3） 审批通过后由工程部（项目负责人）转交给采购部实施采购。（4） 审核与审批时间须在一周内完成。6 采购价格审批（1） 采购部收到需国内采购的物资需用计划后，首先了解市场价格，根据物资的类别、体积、重量等特性确定运输方式，并由物流部协助获取运输费用，经汇总整理后将采购物资的到岸价格以及相关信息，填入采购物资价格审批表，并提交给工程部（项目负责人）。（2） 工程部（项目负责人）审核后

8、报分管经理审批，审批通过后由工程部（项目负责人）报境外分支机构的物资管理部门。（3） 境外分支机构的物资管理部门应充分考虑当地的清关费用、关税、内陆运输费用等各种费用，比对国内采购价格与当地采购价格的优劣，确认需国内采购物资的明细与价格，将确认结果报分支机构的负责人审批。（4） 境外分支机构的物资管理部门负责将审批后的采购物资价格审批表提交给国内工程部（项目负责人）。（5） 工程部（项目负责人）将审批后的采购物资价格审批表存档作为双方核算依据，同时提交给采购部实施采购。（6） 如果在采购过程中，实际采购价格与之前的审批价格有较大的出入，则需报境外分支机构重新审批采购价格。7 物资采购计划（1）

9、 采购部接到经过审批的采购物资价格审批表后进入采购程序，首先要根据采购物资的供货时间、采购方式与相关要求，编制物资采购计划，并根据询价情况编制资金使用计划报财务部。（2） 物流部协助采购部完成物资采购计划的编制。（3） 物资采购计划应注明项目信息，还应包括物资名称、规格型号、技术要求、商检要求、退税比例、出口关税、进口方关税、采购方式、采购时间、包装要求、发运方式、候选供应商的等信息。（4） 工程部（项目负责人）负责物资采购计划的审核。（5） 分管经理负责物资采购计划的审批。8 物资供方的考核评定和选择8.1 考核评定时间 （1）采购部每年年初负责组织相关部门对物资供方进行考核评定，并于每年2

10、月初完成编制 “合格物资供方名册”。（2）各境外分支机构的物资管理部门在接收采购物资时，对其进行检查验收，记录存在的问题，并对采购物资的状况做出评价，评价记录作为物资供方的考核评定依据报国内采购部。（3）各境外工程项目部在项目结束时对所采购的产品进行评价，评价记录作为物资供方的考核评定依据报国内采购部。8.2 评定方法采购人员负责向供应商发放供应商资格预审表，并核查供应商填写的供应商资格预审表及提供的相关资料，确认供应商是否具备符合要求的资质能力。对经销商进行资格预审时，经销商除按照资格预审表要求提供自身有关资料外，还应提供生产厂商的相关资料。填写供方评定记录表、供方评价表、供方登记表，并按表

11、中要求进行评定。8.3 供方选择采购物资时首先应从合格物资供方名册中选择供方，如果确实需要选择新的供方，需要先进行登记和评定，由采购部负责组织相关部门进行评定，评定合格后方可选择。9 物资采购实施采购部按照审批后的采购计划实施采购。采购应按照“透明公开、质优价廉、就近采购”的原则并选择最有利的方式进行。采购方式分招标采购、比价采购、单一来源采购、零星采购、紧急放行采购五种方式。9.1 招标采购程序招标采购是指对于采购金额数量较大（单项金额50万以上，多项金额100万以上）、技术要求较高且有较多可供选择供应商时，采用邀请招标的方式选择供应商，参与投标报价的供应商不得少于三家。9.1.1 招标文件

12、准备采购部负责编制采购招标文件。工程部（项目负责人）、物流部等有关部门就招标文件当中的技术、商务等条款提出具体协助。招标文件原则应包括： l 技术要求：技术性能与规范要求、样品要求、材料报验资料要求、交货地点、运输方式、交货方式、包装要求；l 商务要求：报价格式、支付条款、质量保证期、质量保证金、报价有效期、合同条款；l 招标须知：报价时间、提交方式、特殊要求；等。招标文件由采购部负责组织相关部门会签，分管经理与主管副总经理审批。9.1.2 供应商投标报价在邀请供应商投标时，采购人员应与供应商就下列采购信息进行沟通：l 产品的名称、规格、型号、数量；l 对产品的质量、环境、安全等方面的要求；l

13、 样品/样本报验的要求；l 检验和交付（供货期、运输、交付方式、进货地点等）的要求；l 人员资格的要求；l 产品的标识和包装等方面的要求；等。9.1.3 供应商评价与选择采购单位和项目必须根据对供应商提供产品及供应商能力的综合评价结果选择供应商。综合评价的内容根据供应商提供的产品对工程的重要程度不同而有所区别，具体规定如下表：供应商类型评价内容考察样品/样本确认产品性能比较供应商能力评价采购价格评比钢材、水泥等主要结构材料 重要机电设备 一般机电设备 门、窗、防水材料 主要装修、机电材料 一般装修、机电材料 零星材料 注：必须进行的评价 根据合同约定和需要选用必须保留的记录 该项评价进行时应保

14、留的记录9.1.4考察必要时，采购部应在评价前组织对供应商进行考察。考察的内容应包括：生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后服务能力进行必要的调查等。考察由采购部组织、工程部（项目负责人）与有关人员参加。考察后，组织者应将考察内容和结论写入供应商考察报告作为供应商进行能力评价的依据。对公司合格物资供方名册中的供应商可免于考察。9.1.5 样品/样本确认根据工程实际情况，对于需要进行样品/样本确认的物资，工程部（项目负责人）应提前确定需要，并向采购部提交样品/样本确认计划，明确需要确认物资的名称、规格、数量、提交时间等要求。采购人员负责样品/样本搜集与询价。收到样

15、品/样本后，采购人应交与工程部（项目负责人）确认。工程部（项目负责人）负责从技术角度与经济角度综合考虑，对所提交的样品/样本进行确认，并将样品/样本的确认结果通知采购部。9.1.6 综合评标及供应商的确定综合评标由评标小组进行评价，评标小组由采购部负责组织，成员由采购部、工程部（项目负责人）及相关人员、分管经理等组成。评标小组通过将资格预审情况、考察结果、样品/样本报验结果、价格与工程要求的比较，应对供应商做出以下方面的评价：l 供应商和厂家的资质是否符合规定要求；l 产品的功能、质量、安全、环保等方面是否符合要求；l 价格是否合理（必要时应附成本分析）；l 生产能力能否保证工期要求；根据上述

16、评价结果选出“优质价低”者作为最终中标供应商。供应商的确定，首先由评标小组提出一致意见，由总经理根据批准。如果采购小组意见不一致，应将不同意见呈报总经理经理批准。对综合评标结果和入选供应商名称做填写评标记录，评标小组各成员会签意见。9.2 比价采购（1） 比价采购是指采购金额相对较小、技术要求相对程度较低，产品质量稳定，需要供应商进行技术配合支持，邀请至少三家参与报价，从中加以比价后决定供应商的采购方式。比价采购也是招标采购的简化形式。（2） 比价采购由采购部负责实施，邀请至少三家参与报价（3） 采购部应在邀请报价前组织对供应商进行考察，对于公司合格物资供方名册中的供应商可免于考察。（4） 采

17、购程序包括：拟定采购报价邀请书、选取供应商、样品/样本报批、发放报价邀请书、综合比价、确定供应商。（5） 由采购部采购人员编制物资采购报价邀请书。工程部（项目负责人）与物流部给予必要支持。邀请书包括：技术要求（技术性能、样品资料要求）、商务要求（报价格式、支付条款、保函保险、质量保证期、质量保证金、报价有效期、合同方式）、招标须知（报价时间、提交方式、特殊要求）。（6） 报价邀请书由分管经理批准实施。（7） 供应商的确定由采购部组织工程部（项目负责人）及相关人员进行评价并提出书面意见，由分管副经理、主管副总经理批准。9.3 单一来源采购程序（1） 单一来源采购是指向供应商直接购买的采购方式，包

18、括以下几个条件l 只能从特定供应商处采购的；l 原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充、必须向原供应商采购的；l 对原有采购的后续扩充、追加。（2） 采购人员首先确认采购物资是否符合单一采购条件。（3） 向供应商发出询价邀请。（4） 将所选供应商及其价格填写在单一来源采购记录表中。（5） 报部门经理与工程部（项目负责人）审核，由分管经理批准。（6） 采购人员按批准的供应商和价格签订采购合同。9.4 零星采购程序（1） 零星采购是指所购买产品的技术要求不高且货值低于1万元的采购，可以从几家经销商或者供应商直接询价、比价、谈判后购买。（2） 零星采购方法可简化为：采购人员在市场询价的基础上，将候

19、选供应商及其价格填写在零星物资采购记录表中，报部门经理、工程部（项目负责人）审核，由分管经理批准。采购人员按批准的供应商和价格进行采购。（3） 零星物资采购采用口头订货方式时，采购人员应将物资的规格型号、数量、送货要求等采购信息清楚地告之供应商并达成共识。（4） 此种采购方式，参加报价的供应商可以不进行资格预审。（5） 零星采购可不签订采购合同，但供应商应提供有效的票据，注明物资的名称、规格、型号、数量、单价以及附件备件等信息，用以证明该种物资的有效来源。9.5 紧急放行采购程序（1） 紧急放行采购是因某种原因没有充足时间对某种物资按照正常采购流程进行采购时，为达到预期目的而采取采购方式。（2

20、） 当符合紧急放行采购条件时，采购部根据情况申请紧急放行，填写紧急放行采购申请单，报工程部（项目负责人）审核。（3） 工程部（项目负责人）根据以往的进货检验的质量状况和供货商业绩等情况，签写审核意见（对质量不稳定尤其是曾经出现过质量问题的产品应拒绝紧急放行）。（4） 分管副经理负责紧急放行采购申请单的审批。（5） 采购部接到批准同意的紧急放行采购申请单后实施采购。（6） 紧急放行采购可以简化采购流程，但必须具备保证采购过程有效性的证明文件与资料。（7） 技术要求不高且货值低于1万元的紧急放行采购，可不签订采购合同，但供应商应提供有效的票据，注明物资的名称、规格、型号、数量、单价以及附件备件等信

21、息，用以证明该种物资的有效来源。10 材料报验材料报验是指在境外项目中按照合同要求，将用于构成建筑物本身的各类原材料、成品、半成品、工程设备等物资的详细信息，如型号、规格、技术参数、认证、生产工艺、生产厂家、厂家信息等，提交给监理工程师审批的过程。（1） 工程部（项目负责人）负责根据招标询价结果以及物资需用计划中物资的类别汇总整理材料认证所需要的相关资料。（2） 采购部负责组织供应商考察评价以及招标询价，并负责收集提供材料报验所需的技术信息与供应商信息等。（3） 对有商检要求的产品，物流部协助采购部审核相关供应商的资格。（4） 分管经理负责整个材料报验过程以及报验资料的审批。（5） 工程部（项

22、目负责人）将审批过的材料报验资料提交给境外项目的技术负责人审核，由其上报给项目监理工程师审批。（6） 采购部根据境外项目监理工程师的批复结构实施物资采购。11采购合同签订11.1 合同内容采购部在与供应商商谈采购合同时，应与供应商就采购信息充分沟通，并在采购合同中注明采购物资的名称、规格型号、单位和数量、供货日期、技术标准、包装要求、交付方式以及质量、安全和环保等方面的内容，规定验收方式以及发生问题时双方所承担的责任、争议解决方式等。采购部负责组织合同拟定和会签工作。采购合同应在公司的标准合同文本基础上，结合实际项目和采购情况进行编制。11.2 合同评审采购合同由采购部组织合同评审，由采购部、

23、物流部、工程部（项目负责人）、财务部、分管经理参与评审会签，国内主管副总经理或总经理予以批准。采购部采购人员负责就各部门提出的评审意见对合同条款进行修改，并在合同评审记录上签字确认修改情况。11.3 合同签署采购合同由采购部负责人签署生效。采购合同签订后，采购部应将采购合同正本、采购合同评审汇签单交财务部保存，将采购合同副本（或复印件）发至工程部（项目负责人）。此外，采购部应保存一份采购合同副本，11.4 合同执行（1）采购部负责采购合同的执行。包括按照合同约定，督促供应商供应物资，组织采购物资生产过程检验与交货验收，办理采购合同结算，处理执行过程当中的问题等全过程参与。（2）在合同执行过程中

24、，采购部要组织工程部（项目负责人）及相关人员对采购物资的生产过程进行监督查验。（3）若采购物资在查验过程中出现问题，采购部要负责与供货商联系，处理有关事宜。如（质量和规格、型号或技术性能）不合格，要负责退换、退货以至索赔等。（4）采购部负责落实采购物资的供货时间，随时掌握供应商的生产进度，督促供应商能够按时交货。若出现逾期交货由采购部负责对供应商提出索赔。12 物资验证物资验证是指物资生产完毕装箱发运之前，由采购部负责组织对采购物资进行的验证，工程部（项目负责人）、物流部等相关部门参与。12.1 准备工作（1） 应针对所验证物资的特性和数量，提前确定存放地点、码放形式和包装方法。（2） 验证人

25、员要提前熟悉验证方法和规定，熟悉质量、安全、包装运输方面的特殊规定和专门要求。（3） 做好与其他相关人员和部门（如供货商、场站、港口等）的沟通工作。12.2验证的依据l 采购合同/合同明细l 厂家发货明细单l 相关物资技术标准l 设备装箱单l 相关法规及管理规定12.3 验证的内容l 产品合格证l 质量证明文件(包括出厂检验、试验报告)l 数量、规格、型号l 产品标识l 设备试运行情况l 包装完好情况l 外观质量等12.4 验证的方法（1） 对文件资料逐项核查。（2） 对实物质量抽查的比例按照相应材料标准确定；无具体规定时一般为5%-10%。抽查中如发现不符合规定要求或有问题时应扩大抽查范围或

26、全部重新检验。（3） 出口物资如果属于国家法定检验的商品，则由供应商提供品质检验证书。（4） 对于现场大宗材料和钢材的数量验收，应以实际验收数量为准，每车都必须点数和（或）检尺，并按理论换算方法进行计量换算，作为实际验收数量。（5） 验证人员必须根据验证情况填写物资验证记录。（6） 当验证物资无质量证明文件或文件不齐全，供应商提供的质量证明文件与所到货物不符，或者对供应商提供的质量证明文件正确性有所怀疑时，可以对采购物资组织复验。13 物资交接（1） 对生产完毕后的物资，由供应商提前通知采购部具体时间与地点进行物资交接。物资验证与交接可同时进行。（2） 物资交接由采购部组织，物流部与工程部（项

27、目负责人）参与实施。（3） 供应商应提供详细的送货明细单，双方按送货明细单交接物资并签字确认。（4） 对接收的物资，由采购部负责办理入库登记手续，填写物资验收入库单。（5） 采购部办理入库登记手续时，与物流部办理交接手续，双方签字确认。14 物资发运实施物流部负责采购物资的发运工作。（1）物流部负责按照采购程序选取货代公司或运输公司。在询价前应掌握如下信息：l 拟采购、发运的物资总量（总立方或总重量）；其中有无大型机械设备。l 报价类型。l 物资的集中启运地以及目的港或投标项目的地址。l 其他特定的运输/包装要求。（2）物流部负责进行订舱、集货等事宜。（3）物流部组织货物商检、入库、装箱、报关

28、等相关事宜，其中物资报关价格确定要按照财务部制订的工作流程确定物资报关价格，所有发运物资要做好装箱明细及时发给境外分支机构。（4）物资发运后，物流部应对运输商提供的发票、装箱单、保险单、提单、商检品质证书进行审核。审核无误后，物流部将复印件存档，正本箱单发票交货代办理清关，正本提单交境外分支机构物资管理部门办理提货手续。（5）开船后物流部及时通知境外分支机构船舶动态；境外分支机构密切和目的港代理沟通掌握船舶动态。（6）货到目的港，境外分支机构负责清关和验收，如有问题于清关后7日内向物流部提出。（7）零星急需物品尽量让个人捎带，如确需空运方式发运的，需要经过国内分管领导审批。15 物资发运后票据

29、采购物资出库发运的票据，按照需办理报关退税项目、不退税项目和个人捎带三种方式办理。（1）报关退税项目：物资发运后5个工作日内，物流部填写物资出库单，原件一式两联交财务部，财务部审核无误后签章返回物流部一联，作为物流部与接收物资境外机构核对物资；物流部须在物资报关出口后30日内将完整的清关资料、办理核销、退税资料交财务部（退税资料提供复印件，财务部签收后留存备查）。（2）不退税项目：物资发运后5个工作日内，物流部填写物资出库单（含不退税物资、海运费、港杂费等）一式两联交财务部，财务部审核无误后签章返回物流部一联，作为物流部与接收物资境外机构核对物资。（3）交个人捎带的项目物资：物资捎带后3个工作

30、日内，物流部需提供附捎带人签字的个人捎带物资明细表一式两联交财务部，财务部审核无误后签章返回物流部一联，作为物流部与接收物资境外机构核对物资。16 采购货款支付（1）采购部负责采购物资的货款支付。（2）采购部向供应商支付款项时，应填制资金支付审批表，经会签审批后连同采购合同提交财务部，财务部根据资金状况及时安排支付货款；付款时需提供发票或收据。（3）对供应商分期付款至80%时，对方应提供全额发票；出口物资因报关明细需要可暂缓提供发票，但是付款比例不得高于合同额的90%。（4）根据合同规定向生产供应厂商索要的增值税发票均要与合同签订单位名称、收款单位一致，不一致的不予付款。17 采购过程的监测分管经理、主管副总经理和总经理应在检查工作时监测本单位的采购实施过程，监测内容包括：l 采购过程是否按公司有关规定执行；l 业主和境外分支结构对采购产品的性能、价格以及供货期和服务是否满意；l 公司有关采购方面的文件规定是否完善、合理并简洁有效；l 对监测时发现的问题及时采取纠正和预防措施。18 记录序号记录名称记录编号收集部门保存部门1.物资需用计划表工程部工程部、采购部2.物资采购计划表采购部工程部