3基建工程文件归档要求与档案整理规范.docx

1、3基建工程文件归档要求与档案整理规范基建工程文件归档要求与档案整理规范1总则1.1 为了规范彭水水电站基建工程档案案卷格式，明确归档文件质量要求及档案分类、整理原则，特制定本办法。1.2 本办法适用于彭水水电站基建工程档案的收集、整理和移交。工程各参建单位均应遵照本办法执行。2依据文件及术语2.1 依据文件2.1.1 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）2.1.2 大唐国际发电股份有限公司档案案卷质量规范2.1.3 大唐国际发电股份有限公司档案目录格式标准2.1.4 档案工作基本术语（DA/T1-2000）2.2 术语2.2.1 原件 original docum

2、ent 最初产生的区别于复制件(2.2.2)的原始文件。 2.2.2 复制件 copy; duplicated document 即复印件，指与原件(2.2.1)内容相同的复制品。 2.2.3 正本 official text 有规范格式和生效标志的正式文本。 2.2.4 副本 copy; duplicate 再现正本(2.2.3)内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。2.2.5整理 archival arrangement 按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(2.2.10)，使之有序化的过程。 2.2.6 案卷 file 由互有联系的若干文件组合成的档案

3、保管单位。 2.2.7立卷 filing 将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷(2.2.6)的过程。 2.2.8 卷内备考表 file note 卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 2.2.9档号 archival code 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 2.2.10编目 cataloguing;description 按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 2.2.11 案卷目录 folder list;file list 登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 2.2.12 卷内文件目录 innerfile

4、item list 登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 2.2.13 密级 security classification 档案文件保密程度的等级。2.2.14 归档 filing 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理(2.2.5)交档案室保存的过程。 3 归档文件质量要求3.1 文件内容3.1.1 归档文件的内容必须是实际情况的真实反映。文件中的文字、数据、图形等内容，必须真实描述当时当地的实际情况。若有特殊原因（例如笔误）要对原件内容进行修改的，要在监理工程师同意的前提下，用杠改的方式进行修改。杠改要借助直尺，用笔在原字迹上划一条横线，再在傍边空白处

5、工整地书写新修改的内容。杠改后，在修改痕迹傍边空白处由修改人签名或加盖私章。禁止使用涂改液，禁止用笔在原字迹上乱画。3.1.2 归档文件的内容必须是实际情况的准确反映。文件中的文字、数据、图形等内容，必须准确地描述当时当地的实际情况。应该用具体数据填写的表格，不得用文字代替。由有关负责人或监理工程师签字的地方，要签署全名，不得只写姓。签名要清晰易辨，不得书写潦草或者写艺术签名。3.1.3 归档文件的内容必须是实际情况的完整反映。文件中的文字、数据、图形等内容，必须完整地描述当时当地的实际情况。应该填写完整的表格，不得无故留有空白单元格。凡因实际情况不需填写的单元格，要用直尺画斜线将该单元格的左

6、下角和右上角连接起来（如图： ）。如果大幅面出现这种情况，可加盖“以下空白”章。凡需负责人或监理工程师签字的地方，要签字完备，不得空白。针对具体项目的文件或表格（如各种施工验评表），要在表格内容中将工程名称及具体部位填写清楚。分部工程验收会议签到表要在表头中打出该分部工程名称。3.1.4 归档文件的内容必须系统、齐全。各参建单位要根据彭水水电站基建工程档案归档范围及保管期限表（附表6）将管理、施工、验收过程中产生的原始文件进行系统、齐全地收集。监理是检查工程文件真实、准确、完整、系统和齐全的责任者。监理工程师要本着客观、严谨的态度从原始工程文件的产生开始进行监管，对工程文件进行检查验收时，发现

7、问题，及时责令施工单位进行整改。3.1.5 归档文件必须闭环。一方面是指文件中的签字要完备；另一方面是指文件的存在要具有闭合性：报告或请示要与其批复一并归档，监理工程师通知或监理指令要与回执单或回复一并归档。没有闭环的文件其归档价值需要进一步鉴定。文件归档原则是“谁产生谁归档，谁提出谁闭环”，即由文件产生单位负责归档本单位产生的文件，并且由提出某项事由的单位负责归档回复性质的文件，此时，作出回复的一方不再需要向建设方移交回复性质的文件，而仅在内部进行归档。3.2 文件形式3.2.1 归档文件从原件产生到副本制作，其打印和复印均要求采用100纯木浆、70g及以上的中性施胶复印纸（如APP的小钢炮

8、）。除某些特殊图表要求使用A3幅面以外，其他文件一律使用A4幅面。不得使用热敏纸、复写纸、过软过薄的纸张归档。某些灌浆记录仪生成的记录是用的热敏纸，必须及时复印后将复印件与原件一起归档。3.2.2 打印和复印文件必须采用激光打印机，红头文件或是加盖电子公章的文件要用彩色激光打印机。打印件和复印件必须字迹清晰，页面干净整洁，否则需重新打印或复印。书写时要采用以碳素墨水作为原料的书写工具。首选碳素墨水钢笔，其次选择黑色中性笔。除编写页码用铅笔外，不得使用上述两种笔以外的任何一种书写工具。凡加盖公章（包括竣工图章、档号章等），必须使用高品质印泥（如上海工字牌印泥），禁止使用印台油、油墨和颜料。3.2

9、.3所有文件统一页边距：上边距2.5cm、下边距2.0cm、左边距2.8cm、右边距2.0cm。横向打印的文件的页边距：上边距2.8cm、下边距2.0cm、左边距2.0cm、右边距2.5cm。3.2.4 归档文件字体必须在适当的大小范围之内，尤其是一些图表，里面的数据字体不能过小。为保证字体大小合适，可将图表整体放大，纸张从A4幅面放大到A3幅面。3.2.5 对某些归档文件进行适当修裱。若文件原件出现裂缝，使用白纸在页面背面贴合裂缝；若文件双面有字，则用透明胶粘贴（用透明胶粘贴后，要及时将粘胶的页面进行复印，同原件一并归档）。若文件原件出现破洞，使用同样纸张从背面贴补破洞；若文件页面有脏污，用

10、橡皮轻轻擦掉，顽固污渍不可强擦，以免纸张破损；若原件幅面小于B5时，对于单面有字的文件，采取粘贴在A4复印纸上的方法（注意页边距要满足3.2.3，且每张A4纸只能粘贴一页文件。页码写在A4纸上。），对于双面有字的文件，可采取置放于A4插袋里的方法（插袋用70g及以上白色复印纸制作。页码写在插袋上（1袋视为1页）。插袋中注明本袋所插文件的内容和总页数。同一插袋不能插多件，一件可以分多个插袋，一个插袋可插纸张不超过10张）；对于幅面较小的合格证，双面有字的，用粘贴在A4纸的方式时，要注意将A4纸相应位置规则地挖孔，以保证合格证粘贴上后其背面内容能在下页显示完整；若文件幅面等于A3，采用手风琴式折叠

11、成A4；若文件幅面大于A3，在不影响文件内容的前提下，对边缘多余空白部分进行剪裁，使之能最终折叠成A4大小。3.3 竣工图编制要求3.3.1 竣工图由施工单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。3.3.2 按施工图施工没有变动的，直接在施工图上加盖竣工图章。有变动的，可在原图上更改，加盖并签署竣工图章。文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。在施工图上进行修改的，要编写修改说明，格式如下：根据第XXX号设计变更通知单修改2处，编号为（a1、a2），修改内容：a1-XXX，a2-XXX。根

12、据第XXX号设计变更通知单修改3处，编号为（b1、b2、b3），修改内容：b1-XXX，b2-XXX，b3-XXX。将修改内容在施工图上相应位置进行修改之后，再分别在修改处标示出a1、a2；b1、b2、b3。图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。3.3.3涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并

13、签署竣工图章。3.3.4 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。3.3.5 竣工图采用图面朝外、手风琴式折叠方法，折叠成A4大小。多余的空白边框要在折叠之前裁减掉。3.3.6 编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。制作竣工图及其依据文件对照一览表，附在竣工图总说明之后，列出竣工图图号、变更依据（设计变更、变更设计、补充设计文件）文件编号、各自档号等内容。本条要求编制的内容可以作为竣工档案整编报告的一部分，也可以单独编写。3.3.7 竣工图章内容、

14、尺寸如图1所示。编制单位7竣 工 图13编 制 人技术负责人编制日期101060监 理 单 位 名 称监 理 人101025253080图1 竣工图章（单位为毫米）竣工图章最外层边框用1.5磅线条，内部框线用0.5磅线条，“竣工图”用小二仿宋加粗，其他字为小四宋体。3.3.8竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。编制人、技术负责人、监理人签字处必须为手写。编制日期为该竣工图生效日期。3.3.9竣工图应使用新的或干净的施工图，并逐张加盖竣工图章。竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。成册的竣工图（例如某些端子图、设备随机图册），仅在封面加盖竣工图章即可。3.3.10竣工图内容应与施

15、工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。竣工图编制完成后，监理单位负责检查竣工图编制情况，发现不准确或不完整时要及时责令编制单位进行修改和补齐。3.3.11一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，并在复印件卷内目录备注中注明原件档号。4 档案整理工作流程及工作要点4.1 档案整理工作流程图97654321101184.2 档案整理工作要点4.2.1 档案整理要有清晰的工作思路，要根据流程图中所示的工作顺序进行，以尽量避免返工。4.2.2 档案整理工作流程图中处于同一横排的多项工作，是可以同时进行的。4.2.3 由于某些文件的产生具有滞后性，

16、且在自检和监理预检的过程中会发现一些遗漏的文件需要寻找，因此文件的收集工作是贯穿整个整理工作流程的始终的，同时也是整理工作的前提。4.2.4 第1步，从某个角度通俗地讲，就是判断哪些文件能放进一个盒子，哪些文件不能放一个盒子。根据中国大唐集团公司水电企业档案分类表（69大类）（试行）中的第8大类基本建设（附表7）将所有文件进行归类（精确到第四级类目）。同一类目下的文件，先按照管理类、测量类、试验类、质量验收、竣工图类、竣工验收类、结算类这几个大的概念进行初步组卷。再有每卷（盒）不超过200页的原则，鉴于每个大概念下的文件往往都超过了200页，因此还要再分卷：管理类文件按照不同文种分卷，文种下面

17、按照时间段分卷；测量、试验文件按照问题分卷；质量验收文件按照开挖、支护、混凝土、金结、电气、灌浆等专业分卷（或按分部工程分卷），再往下按照具体施工部位分卷；竣工图按照专业分卷。不同类目下的文件，必须分开组卷。（注：1卷就是1盒，1盒里只能存在1个案卷。）4.2.5 第2步，案卷的排序指的是在确定该工程项目所在类目后，在此类目下所有案卷的前后顺序，与其他类目无关。先按照管理、测量、试验、质量验收、竣工图、竣工验收类的顺序进行粗排（结算类档案属于单独的分类号，不按项目排。），再在管理性类案卷里按照往来公文、会议纪要、施工组织设计、进度计划、方案措施等进行细排，再按照时间顺序进行详排；质量验收文件先

18、按照施工顺序进行粗排，再按照工程部位（高程、桩号）的顺序细排。卷内文件排序要把握几个原则：1、重要文件在前，次要在后；2、时间和施工顺序；3、批复或回执在前，报告或通知单在后；4、文字在前，图样在后；5、译文在前，原文在后；5、正件在前，附件在后；6、转发文件在前，被转发文件在后；7、结论性材料在前，依据性材料在后；8、竣工图卷中的变更依据性文件视为竣工图附件，放于该竣工图之后。同一卷中，一份依据性文件涉及到多张竣工图的，将此文件作为第一张竣工图的附件，在其他竣工图的卷内目录备注一项注明依据性文件所在的档号。4.2.6 第3步，先编写卷内目录，再根据卷内目录的内容编写案卷题名，最后编写档案移交

19、目录（格式见附表1）。编写卷内目录的前提是分件，即确定哪些文件为一件（在卷内目录中表示为一个条目）：管理类文件中通常一份公文为一件（含附件），但施工单位的报告和监理批复，各为一件；施工进度计划和方案措施及其审批表各为一件。试验类按不同对象分件；质量验收类通常按单元工程分件；竣工图每张为一件，设计变更等设计文件一份为一件。4.2.7 第4步，编写页码一定要在将案卷目录和卷内目录提请监理和档案室审核通过之后进行。凡有字页均要编页码，用铅笔于页面右下角（背面左下角）编写。经过装裱的文件页码按照3.2.5的要求编制。页码字迹要书写工整、字体不宜过大。各卷之间不连续编页码。案卷封面、卷内目录和备考表不编

20、页码。4.2.8 第6步，竣工图为三套正本，均为干净新图加盖鲜章之正本。文字性竣工档案制作一正一副。非主体工程竣工档案制作一正（竣工图两套正本）。需要移交地方档案部门的竣工档案要在原要求上多制作一套正本（含竣工图）。机组安装工程的竣工图，各机组要分别制作一套完整的竣工图。制作副本之前，务必要将正本提交监理和档案室审查合格。4.2.9 第7步，主体工程项目竣工档案副本都要加盖红章。若副本为盖章后的复印件，则补盖红章于原章旁，不要覆盖原章。竣工图章要盖在图框上方空白处，其次是图框附近其他空白处，再次是图面范围内的其他空白处。实在没有空白处可以盖在图纸背面与图框所对应的位置。凡散装的文件要在每件首页

21、的右下方加盖档号章（竣工图加盖在图框上方空白处），格式如下：档 号序 号(长5CM，高2CM；字体为四号宋体加粗；边框为1磅。)档号章用碳素墨水或黑色中性笔填写，序号为三位数，如001。若页面颜色过深或纸张太光滑，致使档号章盖上后不明显或着色不牢固，可用白色标签纸粘贴在档号章位置，再将档号章加盖在标签纸上。4.2.10 第8步，扫描原件一定要在仔细检查、确保每份文件的签字盖章及页码全部完备之后再进行。电子版按照彭水水电站电子文件归档与整理规范要求制作。数码相机拍摄的照片，要调整好亮度和色调，保证照片的清晰度，并为每张照片编号，著录详细的注释，包括拍摄时间、地点、事件、主要人物、拍摄者等信息。照

22、片要编制照片总说明。关于照片的制作按照彭水水电站非纸制载体档案资料管理办法的要求进行。 4.2.11 第9步，装订正本和刻录光盘之前，务必要将电子版提交监理和档案室审查合格。正式档案盒采用彭水水电站专用档案盒。照片要用专业打印机和优质相纸打印（彩色、五寸），装于照片档案专用盒里归档。4.2.12 第10步，编辑好的脊背务必要提交监理和档案室审查合格后方可打印。脊背中案卷题名与案卷封面中的案卷题名须一致，但鉴于脊背空间有限，往往存在文字比较拥挤的情况，因此案卷题名中起头四个字“重庆乌江”在脊背中省略。4.2.13 第11步，粘贴脊背之前要裁切打印好的脊背。裁切时要从脊背的两条边框线向内多裁2毫米

23、，以避免粘贴后两侧边缘外翘。粘贴脊背时，脊背条下边线对准档案盒脊背位置的红线向上粘贴。粘贴脊背要做到“正、平、牢”，胶水要刷满，不能有空鼓和褶皱，更不能歪斜易掉。5 档案案卷格式5.1 案卷封面5.1.1 案卷封面采用案卷内封面的形式，采用A4牛皮纸（70g以上），格式见附表2，页边距：上2.8cm、下2.8cm、左3.0cm、右2.5cm。请不要随意改动格式中的字体和间距等参数。5.1.2 案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名的组成结构是：重庆乌江彭水水电站单位工程名称分部工程名称（或具体施工部位）文件内容。5.1.3 立卷单位，应填写文件立卷单位的全称；5.1.4 起止日期，

24、应填写卷内文件形成的起止日期；5.1.5 保管期限，依据彭水水电站基建工程档案归档范围和保管期限表填写保管期限；5.1.6 密级，留空不填，由档案室填写；5.1.7 档号，分为三段，组成结构为：“梯级机组”“分类号”“案卷号”。第一段，梯级是10，机组分为00（公用部分）、01（1#机组）、05（5#机组）；第二段，分类号为中国大唐集团公司水电企业档案分类表（69大类）（试行）中的第四级类目，如8030；第三段，案卷号为第四级类目下的流水号，三位数表示。通常，立卷单位在凡需填写档号的地方，暂用铅笔填写（第一、二段可以确定，第三段案卷号可从001开始自编号）；移交后由档案室统一正式填写。5.1.

25、8 印刷成册自成一卷的印刷品，也要编制案卷内封面。5.1.9 案卷封面立卷单位处均要加盖立卷单位公章。5.2 卷内目录5.2.1 卷内目录，A4幅面，格式见附表3，页边距：上2.5cm、下2 cm、左2.5cm、右1.5cm。不要随意改动格式中的字体和间距等参数。5.2.2 序号，应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；5.2.3 文件编号，应填写文件文号或图样的图号；5.2.4 责任者，应填写文件形成部门或主要责任单位全称或规范简称；5.2.5 文件题名，应填写文件标题全称。若文件无标题，或原标题不能完全揭示文件内容的，要自拟标题，用中括号“”把标题所有文字括起来。5.2

26、.6 日期，应填写文件形成日期或最终生效日期。日期以8位阿拉伯数字标注，填写时省略汉字“年”、“月”、“日”,如2006.02.18 。5.2.7 页号，应填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写首尾页的页号，用“”连接，如2330。5.2.8 备注，填写需要特别说明的事宜，例如在多处归档的情况下，在复印件的备注一栏写明其原件所在档号。5.2.9印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，也要编制卷内目录，将整册文件视作一件进行著录。此类文件本身自带页码的，不必重新编写页码；若页码不全的，要接着自带页码续编。5.3 卷内备考表5.3.1 卷内备考表，采用A4牛皮纸（70g以上），格式见附表4，页

27、边距：上2.5cm、下2.5cm、左2.5cm、右1.5cm。不要随意改动格式中的字体和间距等参数。5.3.2卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。5.3.3 竣工图卷的卷内备考表说明一栏中要注明该卷文字材料和图纸各多少页（张）。格式为“本卷保管文字材料XX页，图纸XX张。”5.3.4 印刷成册自成一卷的，其备考表中的总页数包括原封面、目录及扉页、插页等有字页面。同时，在此类案卷最后一页页码旁边要用铅笔写上总页数。5.3.5卷内备考表排列在卷内文件之后。 5.3.6互见号应填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案的档号，并注明其载体形式（比如照片档

28、案）。5.4 案卷脊背5.4.1案卷脊背根据宽度不同，分为2cm、3cm、4cm、5cm、6cm五种，采用70g以上浅色牛皮纸。格式见附表5，案卷题名内容的行距采用固定值29磅，当2cm的脊背打3列文字的时候，行距为固定值19磅。不要随意改动格式中的字体和列宽等参数。5.4.2 为便于剪裁，案卷脊背两侧有边框线，但裁切时要将边框线裁掉，且要向内多裁2毫米。5.5 装订要求5.5.1 采用整卷装订与散装两种形式；散装分为单份文件装订和不装订两种情况。5.5.2 基建类文字档案均采用整卷装订。整卷装订即按照案卷封面卷内目录档案本体卷内备考表的顺序排列并装订成一本书的样式(备考表有字面要朝里)。5.

29、5.3 设备类档案采用整卷装订与散装并用的方式。当卷内多是大小不一的合格证、说明书时，可用散装方式，便于保管和利用；当卷内基本上是A4幅面的文字材料时，可采用整卷装订。5.5.4 图纸不装订。自成一卷的图册，保持原来装订形式，不必拆散。5.2.5与图纸同卷的文字档案（例如设计变更通知单）采用单份文件装订的方式。5.2.6 散装的案卷，要将案卷内封面、卷内目录、备考表装订起来，即“小三页”形式，置于卷内文件之前。5.5.7 不论是整卷装订还是单份文件装订，均采用三孔一线装订，装订线长度为18厘米，装订结实、整齐、美观。不得使用金属物或塑料夹装订。单份文件所含页数少于5页（单面有字）时，可采用胶水

30、粘贴代替线装。5.5.8 线装之后的案卷均要包边。设备随机资料考虑到经常复制利用的需要，在未制作副本和扫描电子版之前，可暂时不用包边。5.5.9 装订时做到左下齐，无倒页，不漏订。5.5.10 印刷成册、自成一卷的印刷品，不用拆散重新装订，保持原来装订形式即可。此类案卷属于散装，要制作“小三页”（如施工管理工作报告、测量专题报告等）。6 附则6.1本规范由重庆大唐国际彭水水电开发有限公司工程管理部档案室负责解释。6.2 本规范自发布之日起执行。附表1：档案移交目录档 案 移 交 目 录 年度(或项目)：序号案卷(文件)题名数量移交日期归档号备注移交单位： 接收单位： 移 交 人： 接 收 人： 附表2：案卷封面档 号重庆乌江彭水水电站工程地下厂房发电机断路器成套装置及其附属设备设计联络会纪要、设备性能试验报告、质量证明及装箱单 立卷单位 武汉事达电气股份有限公司 起止日期 2005年10月-2007年5月 保管期限 密 级 附表3：卷内目录卷 内 目 录