秘书的职业风险及其防范措施Word文档下载推荐.doc

1、在我国，秘书一职由来已久。相传部落时期，黄帝就曾经设置“六相”，以仓颉为史官，记录部落发生的大事小情，这就是最初的秘书，彼时尚且一人负责多事分工不明。及至春秋战国，秘书一职突飞猛进发展，在一国之中已经成为了分工明确的重要职位，常常协助君王处理政务，可以参政议政1。此后从秦汉一直到明清时期，历朝历代的大夫、尚书、翰林、军机大臣等称谓其实都指的是秘书。随着中央集权的发展，秘书的工作体制也越加完备，系统严密，是皇权统治下行政管理的重要组成部分。虽然秘书在我国渊源深厚，但是“秘书”一词正式出现并命名秘书工作却是在清朝末年。并在国民政府时期以文件形式从中央到地方建立健全秘书工作。新中国成立以来，我国也在

2、建立健全适合社会主义的工作组织制度，其中就有秘书长、办公厅的设立2。改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化3。1.2.秘书的概念经历了从官职向社会职业转变的过程，在现代社会，秘书已经不再是行政职位，社会上比如：文秘、文员、内勤、xx助理等的称谓，其实都是指秘书。然而时代再怎么发展、秘书岗再怎么转变，唯一不变的是这一岗位始终领导岗位相伴而生。因此，我们可以给秘书下定义为：秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，是领导者、主事者的参谋和助手。从秘书岗位说明书中可以看出，我国现今秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系

3、接待、办理文书和交办事项等。1.3.秘书的类别与层次按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类。以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、公关秘书等。以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等。在秘书职位的纵向层次上，秘书分为三个层次：初级秘书、中级秘书和高级秘书。1.4.现代秘书的职业特点现代秘书主要有四个职业特点：其一是前文提及的社会化、行业化，秘书不再是政府机关设立的专门职位，开始由公职走向大众，成为领导人身边的参谋和助手，无论这个“领导人”是政客还是总裁；其二是专业化、知识化，现代秘书成为

4、了社会各行各业广泛需求的“软人才”，也是管理人才的一种，自然有其要求的专业知识以便于与业余人员相区分。秘书不仅要掌握许多协助领导的知识，而且合格的现代秘书按照其在组织内部的工作分工不同，需要掌握的专业知识也有不同。例如行政秘书的专业课程有：商业数学、企业法、簿记、演讲、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。其三是自动化、高科技化，既然技术能解决一切问题，能保证秘书的高效率工作，是否意味着未来的秘书工作将不再具有重大意义，秘书也将为机器所取代呢？这是现代秘书的又一个独有的发展方向。其四是科学化、制度化，我国自1998年起实行秘书专业人员必须持证上岗，并在企事业单位推广秘书职业资格证书制度

5、。按照劳动和社会保障部安排，定于2008年5月对从事秘书工作的人员进行国家职业资格全国统一鉴定。秘书一职位有了科学的考核标准与严谨的制度框架，使得这一职业更加稳固而不可取代。2.现代秘书的职业风险2.1.角色认知风险充分了解了秘书的来源与现代秘书的职业特点后，我们可以知道，秘书工作一直以来都是以“协助领导者工作”为主要内容，是作为“幕僚”一般的存在，协助领导处理事项并协助领导管理人员4。这样重要的一个职位，如果没有清晰的角色认知，就很容易产生风险了。如果秘书在上传下达、监督执行等工作任务中产生了自负的情绪，以“二领导”的身份自居，那么早晚会影响到秘书与服务对象的关系协调，损害领导与秘书的形象不

6、说，还容易造成组织内部管理上的混乱。如果秘书在服从领导、协助上级的工作中心态出现失衡，错以为自身职业价值难以实现，以为自己只是领导的附属品、“打杂的”，自己出力领导享功，势必会影响工作的积极性。此外，秘书这一特定角色身份处于社会人际关系的“中心地带”，极容易陷入人际关系的“漩涡”之中不得脱身：无论是阿谀奉承还是冷漠桀骜，都会对工作产生极大的影响，阻碍组织团结，降低工作效率。角色认知错误既不利于秘书工作的有效开展，也不利于秘书的身心健康，不利于净化社会风气，是在秘书行业发展过程中的首要风险，极易出现，极难避免。2.2.职业道德风险随着改革开放的深化，市场经济体制的实行，秘书日趋职业化、社会化，脱

7、离了公共体制，不免接触到更多的市场经济阴暗面。门户开放后，进来的并不全是新鲜的“空气”，“毒虫”和“污染”一样开始肆虐。秘书职业也无法躲避，这就令秘书的职业道德风险越来越重5。比如市场经济中的“利益性”，身为领导身边的二把手，难免会遇到一些“走关系”、“送礼”的事情。如果长此以往习惯了收受贿赂，变得目光短浅，“不拿钱不干活”，那对秘书的工作会造成难以想象的重大漏洞。现代社会是“人情社会”，是“圈子社会”。秘书职位在某种意义上是其他人接触到领导的“前哨战”，由于深处身份地位的特殊性，往往会成为一些不法之徒、想要投机取巧的人找到的突破口。再加上秘书职业工作任务琐碎繁重、需要极强责任感才能够驾驭，然

8、而却常有着与工作和心力付出不成正比的物质生活待遇，这就更容易使秘书的心态失衡，贪念一起、行差踏错，便步步沉沦、无法自拔。在诸多高级官员落马事件中，往往这些官员的秘书也会一道因为“收受贿赂”、“滥用职权”等原因被双规处罚，这就是秘书职业失去道德底线后产生的风险。秘书职业所处的社会大环境中不良因素的影响，是当今秘书职业面临的重大风险，是对现代秘书职业道德底线的考验。2.3.涉及保密方面的风险从历史上看，英国的秘书最开始就是协助国王处理信件的职位。这一工作经常需要接触到许多重要机密，保密是秘书工作的基本要求，既属于职业道德，也是秘书的职业特色，还与秘书专业认知有着一定关联。泄密意味着严重渎职，甚至会

9、触犯法律。然而秘书要做好保密工作却大不易。一方面，由于目前关于保密工作的有关法律尚不健全，秘书对机密文件的处理缺乏严谨的规范，很容易造成操作不当的泄密；另一方面，泄密技术高度发达，如果秘书自身能力有限，就极容易防不胜防，在不知不觉中被探取了机密。同样的，如果秘书自己认知不清，缺乏警惕心理，也很容易泄密。比如商务秘书在帮助领导处理商业机密的时候，如果对手公司有意探听套话，自己又没有警惕心理，很容易因为言语不慎而带出口风，使得自己的公司失去先机，造成利益受损6。秘书工作涉密面广，保密要求极高，工作难度日趋加大，这是秘书在其职业活动中的又一大风险。2.4.权益保护风险不得不承认的是，由于秘书职业的工

10、作特质，现代秘书也正走在年轻化和女性化的道路上。这就产生了职业环境方面的风险。如果说角色认知、职业道德和涉及保密方面的风险都是秘书工作会对领导及集体利益产生影响的风险，那么权益保护风险就是涉及秘书个人利益的风险了。我国作为一个发展中的社会主义国家，法律体系并没有西方发达国家那么全面完善。直到今天，仍然没有一部完善的“秘书法”颁布，这就使秘书工作者的基本权益得不到应有的法律保护，在遭遇一些侵犯时无法有力的回击，陷入被动之中。秘书社会地位的法律确认，从业资格的法律界定，职称或职务的晋升，就业的法律保护等等，由于法律没有明文规定，难以形成统一的认识和做法。这就使得现代秘书鱼龙混杂，从事秘书职业的人员

11、从精明强干的人才到光鲜亮丽的“花瓶”什么人都有，甚至有一些没有职业道德的人会利用性别、年龄优势，以讨好领导人的方式立足秘书职业，却并没有足够的知识能力修养来处理秘书应该完成的工作，最终甚至会影响社会对整个秘书行业的评价。除了批评一些没有道德底线的秘书从业者外，我们也不能不重视现代秘书在职业环境方面遇到的危险和侵权。然而由于法律的不健全，往往秘书从业者受到伤害后难以找到有关的法律形成强力保障，再加上从事秘书职业的许多人都是年轻女性，势单力薄，最终往往是不了了之，无法追究侵害方责任7。这不能不让我们叹息。2.5.其他风险除上述职业风险外，我们还应该看到当前在用人制度上的一些徇私舞弊行为，造成了秘书

12、职业长久以来无法实现专业化。比如任人唯亲的行为，在一定程度上影响了秘书职业的从业环境，造成了社会人士对秘书行业评价的偏失，这是阻碍秘书职业发展的人为风险之一。3.针对风险的防范措施从上文对秘书行业的风险分析中，我们可以看出秘书行业的风险防范措施仅用秘书从业者的努力是远远不够的。首先，国家应该为秘书职业确立完善的“秘书法”，保障从业者的一切合法权益，应该从法律层面上确认秘书的社会地位，认可秘书的任职资格，并保护秘书的就业安全。随着经济的发展，秘书这一职业将在社会中占据更加重要的地位，必须对此有着一定程度的重视，确保秘书“软人才”不会出现断链和缺失，只有完善的法律法规才能保护源源不断的人才加入这一

13、行业，为我国经济发展添砖加瓦。第二，用人单位应该注意为秘书创造较好的工作条件，确保秘书的工作能够顺利进行，维护秘书的名声与权益。不能“上梁不正下梁歪”，使社会对秘书行业的评价为“乌烟瘴气”；不能任人唯亲，破坏秘书行业的秩序；不能徇私舞弊，“马屁先行”；应该重视秘书的工作能力和职业素养，保证秘书行业的清明高效。也只有这样，才能使得用人单位获得最大利益。第三，秘书从业者应当对自己的角色有明确认知，掌握秘书从业应该具备的知识技能，具备秘书职业素养，并在工作中不断学习以积累经验培养杰出的工作能力，最重要的还要把握自己的道德底线。当自己的合法权益遭受到侵害时，不应该软弱退缩，要积极收集证据反映给有关部门

14、，勇敢对“潜规则”说不。只有三方共同努力，才能够真正达到有效防范秘书行业的职业风险，才能够使我国的秘书职业更加专业化，适应时代潮流，解决人才市场对秘书职业的“供过于求”和“供不应求”的矛盾，最终促进国家经济政治发展8。4.总结优秀的秘书是社会经济发展中急缺的管理型综合型软人才，这一职业的职业通道很长，中国加入WTO，更为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。然而秘书职业存在的风险也是不容忽视的。秘书从业者和想要踏入秘书行业的人，都应该对此有清醒的认知，在工作中审慎服务，合理规避风险，守好自己的道德底线。而且用人单位也应该注意为秘书工作创造良好条件，为秘书“正名”。只有从业者和聘用方都努力规范行业，

15、才能使我国的秘书工作进一步提高质量和效率，使整个行业清正高效，不再被社会上戴着有色眼镜的人批评，成为现代社会的重要职业。参考文献1周志俊.试论我国秘书工作的历史嬗变J.景德镇高专学报,2000,15（1）:33-36.2王健英.中共中央秘书长和秘书工作部门的历史演变（下）J.上海党史与党建,2015（9）.3钟小安.中国秘书简史M.重庆:重庆大学出版社,2010.96-98.4金常德.基于职业认知教育的秘书职业概论课程开发J.教育与教学研究,2010,24（2）:115-117.5徐忠献.秘书职业风险初探J.嘉兴学院学报,1996（2）,50-51.6刘森.商务秘书实务与训练教程M.重庆:西南

16、财经大学出版社,2012,238-243.7周辉.强化涉外商务秘书法律意识的必要性J.秘书,2001（6）:12-13.8张子彤.浅谈文秘人才市场现状下文秘专业的问题与对策J.商情,2013（16）:217-217.附录一：总经理秘书岗位说明书岗位名称总经理秘书所在部门人力行政部岗位定员1直接上级人力行政部经理直接下级-职位编号职系职级主管级修订日期所辖人员本职：负责公司层面的会议管理、计划管理、对重点工作进行督办，及时了解总经理的工作日程，做好总经理的日常办公服务及出差行程安排。岗位目标：根据公司发展方向、企业文化、规章制度，协助总经理处理各类办公事务，协调公司内外部工作关系，使总经理的工作

17、更有时效性、逻辑性及专注力职责与工作任务：职责一职责表述：会议管理工作时间百分比：30%工作任务1、建立、完善会议管理制度2、公司级会议的筹备及组织3、做好会议记录，根据会议需要整理会议纪要并发布4、对会议决议和布置的工作负责跟进督办，并及时向总经理汇报完成情况二计划管理10%1、建立、完善计划管理制度2、负责公司级工作计划制作的时间节点安排及通知3、负责各部门阶段性工作计划的汇总与整理4、协助总经理制定公司战略规划、经营计划及各阶段工作计划分解三公文管理1、集团下发的各类通知的宣贯及督办 2、总经理要求下发的各类通知的发布、存档3、人事任命发布、存档4、公司大事记资料存档5、建立、完善文件管

18、理规定6、公司级文件格式及模板规范四总经理日常事务管理40%1、总经理日常工作事务安排 2、总经理出差行程安排（预订机票及酒店、联系预约人及接机人、准备差旅费及材料等）3、总经理费用报销4、总经理日常办公服务（茶水、加湿器、文件整理、工作提醒、来宾接待等）5、总经理演讲报告及演示材料的制作6、需总经理签批的各类文件整理、报批7、总经理邮箱管理职责五总经理相关的外联事务沟通协调5%职责六本岗位阶段性工作计划制定、总结岗位工作标准：序号工作内容工作标准年度工作每年10-12月根据集团安排组织年度经营计划研讨会会务服务工作及时、高效2每年12月-次年2月向集团提报次年年度经营计划及预算及时、无误3每

19、年1-2月份组织系统年会的外联事宜细致、礼貌4每年10-12月份制作总经办次年预算精确、合理长期工作5配合总经理处理外部公共关系，参与公司级活动的策划、安排、组织工作日常6建立、完善岗位相关管理制度月度工作7每月5日前将公司月度工作计划与总结的制作及上报集团8月度经营分析会的通知、材料制作、组织召开、会议记录、督办汇报等日常工作9总经理邮箱每日管理、每周反馈每日查看、合理反馈10总经理办公服务及日程安排细致、周到、11规范上报文件并报批合规12工作流流转及时13公文撰写、发布及存档细致、齐全14公司级会议的组织、记录、督办及汇报及时、负责15总经理出差行程安排及预订工作及时、周到16更新行政督

20、办表并发布按时17总经理票据报销细致、无误18外来拜访人员的接待及总经理指定人员的约见礼貌19撰写总经理需要的有关报告、文件等20总经理交办的一切临时办公事务权力：1、对各部门上报文件有规范性的审核权2、对总经理交办事项有跟踪督办权3、对公司级工作计划有到期催收权及修改建议权岗位涉及制度：会议管理制度、计划与报告管理制度、行政督办管理制度、文件管理规定工作协作关系：内部协调关系与公司各部门进行业务协调及集团相关部门；外部协调关系与总经理及公司相关的合作单位；任职资格：教育水平大学本科以上学历；专业文秘及管理类相关专业；培训经历秘书培训，公共关系、文书写作及行政管理培训等；经验1年以上相关工作经

21、验；知识结构知识全面，了解基本管理、财务及法律方面知识，能迅速掌握与公司业务相关的各类知识，精通秘书知识，掌握基本行政管理、经济、法律等知识，熟练使用办公软件，具备基本的礼仪知识、网络知识及公文写作知识等；技能技巧具有较强的组织、协调、沟通、应变能力、敏锐的洞察力、较强的判断决策能力与计划执行能力、良好的职业道德及高度的责任心等；其它：使用工具设备计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、录音录像等工作环境办公室，间或出差；工作时间特征正常工作时间，偶尔加班；所需记录文档各类会议纪要、通知、发文、报告、材料、工作计划、工作总结等公司文件；备注 本人签字： 日期：部门经理签字：第 9 页 共 10 页