IT资产管理系统需求手册doc.docx

1、IT资产管理系统需求手册docIT资产管理系统需求手册(V1.0.0)文档版本号：1.0.0编写人：王岩产品名：IT资产管理系统需求软件开发人：联系方式：QQ：修订记录：版本号修订人修订日期修订描述1.0王岩2013-9-25初稿一、前言资产管理系统用于管理公司的IT资产，包括资产从采购入库到最终报废的整个生命周期的全部记录。常规登记（登记入库，领用登记，领用归还，送修登记，送修归还，借用登记，借用归还，报废登记）和查询功能。流程：用户申请资产，部门领导审批，再到IT管理员到资产管理系统后台进行处理功能、费用报销功能。登记功能包括：登记入库，领用登记，归还登记，送修登记，送修归还，借用登记，借

2、用归还，报废登记等功能。查询功能主要包括：当前资产状态查询，登记入库查询，领用查询，领用归还查询，送修查询，送修归还查询，借用查询，借用归还查询，报废查询，资产日志查询，用户日志查询。二、 系统登录注意：系统最好是支持自动更新的，即如果系统有更新的话，用户在启动程序的时候会自动更新最新版本。输入用户工号和密码后点登录即可登录到系统。三、 主菜单的要求3.1系统管理3.1.1修改密码系统会显示当前用户的ID，修改密码时需要输入原密码，如果原来的密码不记得，需要找资产管理员帮忙密码初始化一下。如果是新来同事，也需要找资产管理员帮忙开通用户。 3.2通用资料3.2.1供应商信息资产的供应商信息。供应

3、商信息包括供应商名称，联系人，联系电话，联系地址，传真，备注等信息，用户点新增按钮，可以新增供应商，如果需要修改供应商，则需先选择列表中的某个供应商，然后点修改。则可以对某个供应商进行修改。如果要删除某个供应商，则需要先选择某个供应商，然后点删除按钮。要求：如果要修改或者删除某条供应商的信息，请先确认该供应商信息是否已经被用，即在资产登记的时候，已经被选择了该供应商。3.3字典信息字典是指资产的类别信息。字典信息在系统里面是分为两级结构。第一级字典类别。字典类别可以理解为一个大类的总称。如 “办公设备-办公用电脑设备”是指办公电脑相关的大类。该类下面可能包括电脑主机，LCD显示器，或者CRT显

4、示器等具体的类型。第二级就是指大类下的具体某个资产类别。如电脑主机就属于第二级别。如果要登记某个资产，则需要首先知道该资产是属于某个大类，然后在该大类下面找是否存在与要登记的资产相匹配的具体类型。第一级 ：字典类别。如果要修改或者要新增新的大类。则先要选择列表里面的字典类别，在旁边的列表框中会显示当前系统中已经存在的大类定义。比如要修改“办公设备-办公用电脑设备” 这个大类，则先选择左边的字典类别，再找到“办公设备-办公用电脑设备”，点上面的修改按钮，则可以修改。要求：不能随意修改第一目录。如果确定在系统中该大类下面如果没有具体的资产类别的话，则可以修改，如果存在则建议不要修改。第二级：具体的

5、资产类别。用户点某个大类，则可以看到该大类下的具体资产类别了。如“办公设备-办公用电脑设备”大类下面就有电脑主机,LCD显示器等类别。如果要修改里面的电脑主机这个类别，则先选择电脑主机，然后点修改按钮进行修改。 要求：如果在系统里面要修改某具体的类型，先确认是否存在该类型的具体资产已经做了登记。如果已经有该类型的资产做了登记，修改了这个类型，系统是否会自动更新数据信息。3.4部门信息要求系统里面存在的部门信息是基于邮件系统的部门组织架构，所以需要从AD中导入，一般用户只能对部门架构进行查询。如果要修改某个部门信息或者要修改某个部门下的用户或者经理信息，需要管理员来操作，最好是与AD定期自动同步

6、。3.4.1用户信息查询用户信息查询需要提供查询公司员工信息，包括员工的ID，姓名，所在部门等信息。如果该信息如果有需求，也可以是基于HR系统的，也可以是与AD定期自动同步获取用户信息。3.5管理及查询3.5.1资产管理资产管理页面需要提供查询功能和登记功能，查询功能主要是针对当前系统里面的所有资产进行查询(提醒：对于查询列表中的资产可以双击查询该资产的配件详细信息)。可以按照资产状态查询，如处于登记入库状态资产查询，处于领用状态的资产查询等查询。登记功能包括以下功能： 登记功能介绍： 1. 资产的登记入库。资产从外面采购回来后，需要登记入库。录入保修期，供应商，价格等信息。2. 资产的领用登

7、记：处于在库状态下的资产可以被领用。3. 领用归还：用户因为某种原因，需要将已经领用的资产归还给IT部。则需要进行领用归还的登记。4. 借用登记：借用登记与领用登记很类似，唯一的区别是：借用登记是对资产进行短时间的借用，而领用登记是长时间的占用。5. 借用归还：借用归还与领用归还的操作一样。是将借用的资产归还给IT部。6. 维修登记：如果处于在库状态的资产需要送修处理。则需要进行维修登记。注意：如果用户已经领用资产，在使用的过程中发现资产出现故障，不能使用，则需要打电话通知IT同事进行检查。如果IT同事确认是硬件的问题，则首先要进行维修登记，部门领导审批后，IT部先进行领用归还的操作。归还后，

8、如果需要马上送修，则需要进行送修登记。送修后的资产不能领用操作。7. 维修归还：对于已经送修的资产，如果已经修好，则需要进行维修归还的登记。送修归还的资产可以用来被领用。8. 报废登记功能：对于那些没有使用价值的资产，可以进行报废登记。注意：报废登记只针对与处于在库状态下的资产。如用户领用的资产，不能进行报废登记。3.5.1资产登记概述：资产登记是对购买后的资产进行登记入库，资产类型包括设备、配件、耗材，设备是指可以维修的资产，如电脑主机，电话等。设备有可能存在配件，如电脑主机可能存在cpu, 主板，硬盘，显卡等配件信息。说明：配件是指属于某个设备的配件，如主机里面的CPU就属于一个配件。耗材

9、是指不可以维修的一次性资产，领用后不需要再归还。如光盘等。添加子配件：如果当前新增的是设备，并且该设备存在配件。则需要将该子配件的信息也登记进来。如：当前登记的是电脑主机，并且主机存在内存和硬盘信息等配件信息，为了登记该配件信息，在输入主机信息后，需要增加配件信息按钮，弹出的子配件与父窗体页面。但是资产类型不可用，因为当前新增的是设备的配件信息。所以系统默认的是配件信息，输入信息后，用户输入内存信息后点确定则会放回新增设备的页面，并且在当前资产拥有的配件信息列表里面有新增的配件信息。3.5.2领用登记资产登记入库后，就可以将资产分派给其他同事，分派前需要进行领用登记。领用登记的领用人可以是用户

10、也可以是部门。如果是部门，则领用的资产属于部门共用资产，如果领用人是用户，则资产的责任为该用户。普通用户领用的操作步骤：1输入基本信息：输入领用人的工号，如果只知道该用户的姓名，不知道用户的工号，则可以点系统主菜单通用资料-用户信息查询。输入用户姓名就可以查询到用户的工号及部门信息. 在领用登记页面，输入用户的工号，系统会自动带出用户的姓名。其中，红色字体为必填信息。输入领用人工号，姓名，负责人工号，姓名，负责所属部门信息。2选择要领用的资产。在字典类型里面输入要领用的字典类型，在资产名称里面选择需要要领用的资产名称，点击查询，系统会列出属于库存状态的资产。当前库存资产列表中的数据表示可以用来

11、领用的资产数据，选择需要领用资产，并且点中。系统弹出这个提示意思是：当前新增的配件，并且当前负责人已经存在设备信息。那么当前新增的配件是否要与已经存在的设备建立关系。比如说：用户张三以前领用了一台主机，由于内存太小了，需要加一根内存。用户在做领用登记时点击的是内存这个配件，系统就会弹出这个提示，问是否需要将该配件添加到这个设备上面，让该内存属于该主机，则该配件就会添加到该设备上，如果当前负责人存在多个设备，系统会弹出一个选择设备的对话框，因为系统不知道用户需要将该配件与哪个设备建立关系，就如同用户有两个主机，系统不知道当前申请的内存是添加到哪个主机下面，以下是弹出让用户选择的界面。注意，选择设

12、备的时候用户只能选择一个设备，因为一个配件不可能同时供两个设备使用，如申请的内存，只可能插在一台主机里面，不可能分开给两个主机使用。部门共用资产申请：部门共用资产申请与个人资产申请的唯一区别是领用人工号输入时是部门名称。如果不清楚部门的具体名称，可以根据负责人所属部门，或者系统可以弹出所有的部门，用户可以记下部门名称，在领用人工号里面输入刚才看到的部门名称，录入完后，系统会自动填写姓名栏目里面的部门名称。其他功能与个人申请基本一样即可。3.5.3领用归还概述：如果用户离职或者其他原因，需要归还资产，则需要做领用归还的登记。领用归还是将负责人的资产归还进行入库, 领用归还后的资产的状态就属于入库

13、的状态了。在系统里面，领用归还，借用归还，维修归还等都是属于入库。入库后的资产就可以为其他同事领用（注意：如果归还的是设备中的配件，不是归还整个设备，那么该配件还需要删除与设备的关系才可以领用，删除关系后才可以领用,避免重复录入）。领用归还的操作步骤：1：输入要归还资产负责人的基本信息: 包括负责人的工号，姓名，选择负责人所属的部门，及当前归还的时间, 备注信息.2: 选择需要归还的资产： 输入完基本信息后，点“查询此工号用户领用的资产”按钮，系统会显示该用户所领用的资产信息,将入库的资产信息添加到已归还项目里。如果用户只是想将某个设备下的配件进行归还，需要系统列出当前设备下面所有的配件，由管

14、理员选择需要归还的配件。注意：是否需要再单独设计一个“借用登记”？功能：在借用资产快到期时，系统可以自动提前几天，通过站内短信或者发系统邮件的方式，提醒管理员回收资产。3.5.4送修登记概述: 送修登记是对用户归还的有故障的资产进行送修登记，做了送修登记的资产的状态为送修状态，相当于已经出库了，不能针对该资产进行领用操作。如果某个用户的资产需要进行送修登记，则首先需要将资产进行领用归还，归还了才可以对资产进行送修登记。因为只有在库存状态下的资产才可以送修登记，所有需要先归还资产。修好入库: 概述: 修好入库登记是对已经修完的资产进行登记入库，这里并不完全是修好的入库，也可以包括没有修好的做入库

15、。在后台系统里面做登记就可以了。对于做了维修好入库登记的资产的状态属于入库，该资产又可以被领用了。3.5.5报废登记概述: 报废登记是对已经入库的资产进行报废（入库包括：登记入库，领用归还，借用归还。），在后台系统里面做登记就可以了。对于做报废登记的资产不可以被领用了。3.5.6操作日志查询概述： 操作日志查询是对资产的操作登记查询。包括登记入库查询，领用登记查询，领用归还查询，维修登记查询，维修归还查询，借用登记查询，借用归还查询，报废登记查询。（此功能是否有用，需要讨论）3.5.7费用报销概述：费用报销功能用来管理公司IT资产的费用报销情况，需要有报销登记和查询功能。四、系统的后台服务4.1 每周和每月的资产变动自动邮件提供。系统把每周或者每月的资产变动信息以邮件的形式发送给相关领导人，也可以设计成管理员登录后自动显示上一次资产管理操作的提醒信息。4.2 每月的费用报销邮件提醒。 系统可以导出上个月的费用消耗明细及汇总，或者自动将上个月发给相关领导人。